Zeitmanagement für Ingenieure 12.06.2017, 00:00 Uhr

Acht Tipps, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen

Am Ende des Tages ist zu viel Arbeit übrig? Dann haben Sie entweder massig zu tun oder ein Problem mit der Zeiteinteilung. Lernen Sie, sich und Ihre Zeit sinnvoll zu organisieren.

Wem die Zeit im Nacken sitzt...

Wem die Zeit im Nacken sitzt...

Foto: panthermedia.net/stokkete

Ingenieure machen jedes Jahr massiv Überstunden. In kritischen Projektphasen mag das eine Weile lang gefordert sein, zur Normalität werden sollte es aber nicht. Ein gutes Zeitmanagement hilft dabei, unnötige Überstunden zu vermeiden. Denn als größte Zeitkiller entpuppen sich häufig die vielen Kleinigkeiten, die ständig dazwischenkommen. Oft hilft es, Prioritäten zu setzen und für ein ordentliches Umfeld zu sorgen.

Dringendes kommt zuerst

Was ist wichtig, was nicht? Die Präsentation muss heute noch fertig werden? Dann sollte man nicht mit dem Materialbericht anfangen, der noch eine Woche Zeit hat. Das ist eigentlich offensichtlich. Doch im Eifer des Gefechts ist das oft nicht der Fall. Es ist also ratsam, die Aufgaben zu priorisieren. Was wichtig ist, bekommt die Priorität A. Wichtige Aufgaben, die noch Zeit haben, die Priorität B. Unwichtiges und Routinearbeiten fallen unter die Priorität C.

Um den Überblick zu wahren, gibt es verschiedene Optionen. Manche bevorzugen den klassischen Papierkalender. Andere tragen die Obliegenheiten in die Aufgabenliste von Outlook ein und lassen sich regelmäßig erinnern.

Routinearbeiten ins Mittagstief verlegen

Jeder Mensch hat seine persönlichen Hochzeiten und seine Tiefs. Letztere fallen oft in den Nachmittag. Daher ist es sinnvoll, Routinejobs in diese weniger produktiven Zeiten zu verlegen. Und die Hochzeiten für A-Jobs zu reservieren.

Alles in einem Abwasch

Wer konzentriert arbeiten möchte, sollte sich nicht ablenken lassen. Wenn möglich, heißt das also: Tür schließen, keine Mails checken und keine Telefonate annehmen.

Eher einfache Arbeiten wie das Beantworten von E-Mails macht man am besten in einem Wisch. Dann muss man sich nicht jedes Mal neu hineindenken. Allerdings können einen die neu eintrudelnden Nachrichten schnell aus dem Rhythmus bringen. Daher ist es sinnvoll, sich offline zu melden. Für alle Outlook-Nutzer gibt es dafür unter dem Menüpunkt Senden/Empfangen die Funktion „Offline arbeiten“.

Pausen machen produktiver

Es mag Zeitgenossen geben, die stundenlang durcharbeiten können. Normalos sollten aber mindestens einmal pro Stunde eine Pause einlegen. Sonst leidet irgendwann die Konzentration. Wer dann noch aufsteht und sich bewegt, tut außerdem noch etwas Gutes für die Gesundheit.

Wissenschaftler der Kölner Sporthochschule am Zentrum für Gesundheit und Bewegung haben für die Sendung W wie Wissen zwei sportliche junge Menschen zum Dauersitzen eingeladen. Nach einem mehrstündigen Sitzmarathon waren die Blutzuckerwerte schließlich sehr viel höher als normal. Am anderen Tag durften die Probanden einmal pro Stunde Treppensteigen, wodurch die Werte rapide gesunken sind.

Multitasking macht Mehrarbeit

Wer alles auf einmal machen will, hat hinterher oft mehr Arbeit. Denn beim Multitasking machen sowohl Männer als auch Frauen viele Fehler. Und alle verbringen in der Folge mehr Zeit damit, die Malheure wieder auszubügeln. Zu diesem Ergebnis etwa eine Studie der Universität Michigan vor über fünfzehn Jahren. Also besser eine Sache richtig machen als viele falsch.

Teile weise

Manchmal herrscht Land unter, und man weiß einfach nicht, wo man anfangen soll. In den meisten Fällen lässt sich der große Brocken in viele kleine Abschnitte teilen. Und die kann man dann Stück für Stück abarbeiten. Wer sich von dem Berg dennoch erdrückt fühlt, sollte sich diese fünf Schritte gegen Stress zu Herzen nehmen.

Ordnung ist das halbe Leben

Mit dem kreativen Chaos ist das so eine Sache. Wenn es darauf ankommt, sind wichtige Unterlagen oft unauffindbar. So manche Arbeit muss dann doppelt erledigt werden. Ein bisschen Ordnung kann also nicht schaden. Auf den Schreibtisch kommen am besten nur die Unterlagen, die gerade bearbeitet werden. Der Rest kommt in den Ablagekorb, sortiert nach Arbeitsvorgang. Eine saubere Ordnerstruktur empfiehlt sich auch für den Computer.

Eine Studie von Sharp Business Systems hat herausgefunden, dass eine unübersichtliche Dokumentenablage zum Problem werden kann. 31 Prozent der Befragten aus Deutschland gaben an, dass sie Zeit mit der Suche nach Dokumenten verlieren.

Erst überlegen, dann handeln

Es ist hilfreich, wenn man sich am Morgen jedes Arbeitstages überlegt, was man machen will, was man machen soll und was man machen muss. Dann kann man sich die Aufgaben von Beginn an entsprechend einteilen. Dabei sollte man am besten noch Zeit für Unvorhergesehenes einplanen. Denn leider kommt nicht immer alles so, wie man sich das vorstellt. Mit dieser Methode bringt man aber wenigstens einen roten Faden in den Arbeitstag.

 

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