Zeitmanagement

Vor allem in Zeiten von Corona und Homeoffice ist die Strukturierung des Arbeitstages wichtig, um nicht den Überblick zu verlieren. Deswegen ist Zeitmanagement besonders wichtig. Nachfolgend zeigen wir eine Definition, erklären Strategien und geben einen Überblick darüber, wie sich Zeitmanagement lernen lässt.

Was ist Zeitmanagement?

Beim Zeitmanagement handelt es sich um eine Strategie zur Planung und Einteilung der Arbeitszeit, um diese möglichst effizient nutzen zu können. Dabei geht es auch um eine realistische Einschätzung, um Engpässe oder Leerlauf zu vermeiden. Kernelemente des Zeitmanagements sind Konzentration und Fokus, um die anstehenden Aufgaben im gesteckten Rahmen erledigen zu können. Nachfolgend ein Blick auf die Geschichte des Zeitmanagements von der Antike bis in die Neuzeit.

Die Geschichte des Zeitmanagements

In der Historie bestehen unterschiedliche Ansichten zum Thema Zeitmanagement, die jeweils dem Leben der Menschen entsprechen. Bis zum Mittelalter ist es allerdings keine offen ökonomische Ansicht, die Zeit als Maßstab für finanziellen Aufwand zu verwenden. Wichtiger Vordenker dieser Ansicht ist der römische Dichter Horaz, der mit Carpe Diem (lebe den Tag) die Ansicht vertritt, dass die Lebenszeit sinnvoll zu nutzen ist. Die Aussage Zeit ist Geld, die heute in aller Munde ist, wird erst Mitte des 18. Jahrhunderts von Benjamin Franklin geprägt. Hier liegt der Grundstein für die spätere, wissenschaftliche Betrachtung der Arbeitszeit und damit die Schaffung von Methoden zum Zeitmanagement. Frederick Winslow Taylor gilt als Begründer dieser Untersuchungen. Seine Veröffentlichung „The Principles of Scientific Management“ nimmt sich der Aufgabe an, das Arbeiten in Fabriken mit neuen Methoden effektiver zu gestalten.

Arbeit strukturieren und umfunktionieren

In den Produktionsstätten äußert sich diese neue Art zu arbeiten in einer veränderten Unternehmensstruktur. Statt in einem offenen Umfeld ohne Spezialisierung und Trennung zu arbeiten, werden unterschiedliche Bereiche definiert und miteinander verzahnt. Spezialisierungen in unterschiedliche Einsatzgebiete sorgen für eine effiziente und geordnete Zusammenarbeit.

Zeitmanagement-Methoden

Um die eigene Zeit besser einteilen zu können, stehen unterschiedliche Methoden bereit. Einige der bekanntesten möchten wir an dieser Stelle vorstellen. Nummer eins ist die Pomodoro-Technik die Arbeits- und Freizeit in Blöcken strukturiert. Die Mischung aus Arbeit und Entspannung soll den Fokus während der Arbeitsphasen erhöhen. Das Arbeiten erfolgt in 25-Minuten-Intervallen, auf die jeweils eine Pause von fünf Minuten folgt. Zuvor werden die anstehenden Aufgaben notiert und strukturiert, um sie jeweils nach Abschluss streichen zu können. Die Methode eignet sich gut, um besonders kleinteilige Aufgaben Stück für Stück zu erledigen. Ebenfalls mit einer zeitlichen Unterteilung arbeitet die nächste Methode: 60-60-30. Hierbei sind zwei aufeinanderfolgende 60-minütige Phasen vorgesehen in denen konzentriert gearbeitet wird. In der ersten Phase ist eine fünfminütige Pause zum Ende vorgesehen. Der nächste 60-Minuten-Abschnitt besteht erneut aus konzentriertem Arbeiten und zum Ende folgt eine Phase der 30-minütigen Erholung. Zwei dieser Abläufe pro Tag unterzubringen, kann maßgeblich zum Erledigen von Aufgaben beitragen.

Die ALPEN-Methode

Eine weitere bekannte Methode zum Einteilen der Arbeit ist die sogenannte ALPEN-Methode. Anfangs werden die Aufgaben katalogisiert, um anschließend deren Länge zu planen. Dann werden Pufferzeiten eingeplant, die bei der Erledigung der Aufgabe zu berücksichtigen sind. Danach werden Entscheidungen für die Prioritäten bei der Abarbeitung getroffen, um schließlich eine Nachkontrolle durchzuführen. Ziel ist es, herauszufinden, wie und ob die Methoden funktioniert haben. Anschließend lassen sich gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Effizienz zu erhöhen. Diesen spezialisierten Methoden liegen bestimmte Basis-Maßnahmen zugrunde.

Weitere Methoden

Generell gilt, dass es für erfolgreiches Zeitmanagement unerlässlich ist, die eigenen Aufgaben zu reduzieren und diese zu delegieren. Diese auch als Eisenhower-Prinzip bezeichnete Strategie reduziert das eigene Arbeitspensum massiv, während andere Personen bei der Bewältigung von weniger wichtigen Aufgaben unterstützten. Darin inkludiert ist auch das Vermeiden von Ablenkungen, um eine Konzentration auf wichtige Aufgaben zu erreichen. Jede Ablenkung verbraucht nicht nur direkt Zeit als Abzug von der aktuellen Tätigkeit, sie bringt jedes Mal Einarbeitungszeit mit, die anfällt, wenn eine Tätigkeit erneut aufgenommen wird. Als Grundlage für diese Einteilungen ist es nützlich, sich die verbrauchte Zeit generell zu notieren. Dadurch lässt sich ermessen, wie die bisherige Zeitplanung aussieht. Nach der Zeiterfassung kann bemessen werden, wo sich Zeit einsparen bzw. effektiver einsetzen lässt. Anschließend lassen sich auch nützliche Tools zum Managen der Zeiteinteilung einsetzen.

Tools zum Zeitmanagement

Um beim Zeitmanagement zu unterstützen stehen unterschiedliche Tools zur Verfügung. Neben spezialisierter Software sticht dabei die Tabellenkalkulation heraus, die sich mit Excel (oder vergleichbaren quelloffenen Programmen erledigen lässt). So lassen sich einfache To-Do-Listen erstellen, die man nach Belieben mit weiteren Funktionalitäten anreichern kann. Allerdings ist Excel nicht überwiegend für die Tagesplanung gedacht und bietet dementsprechend keine besonderen Einstellungen zum Anlegen von To-Do-Listen und ähnlichem. Sind hingegen weiterreichende Optionen zum Planen und Strukturieren gewünscht, kommen spezielle Tools in Frage. Bekannte Kandidaten sind Todoist und To-Do von Microsoft. Beide lassen sich sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten und Tablets verwenden. In beiden Tools lassen sich tägliche Aufgaben festlegen und strukturieren. Nach Erledigung sorgt das Abhaken von Aufgaben für ein strukturiertes Abarbeiten und bringt Erfolgserlebnisse mit sich. Generell gilt, dass die Tools zum Zeitmanagement den eigenen Anforderungen entsprechen müssen. Deswegen geht probieren über studieren und die richtige Lösung will gefunden werden. Außerdem will gutes Zeitmanagement gelernt sein.

Zeitmanagement lernen

Gutes Management der eigenen Zeit zu lernen beinhaltet die Beherrschung der hier dargelegten Methoden. Konkret geht es darum, den Stress bei der Arbeit und auch im Privatleben zu reduzieren. Apps, Tools und Methoden sind also nicht nur einzusetzen, sondern zu meistern. Der eigene Biorhythmus ist ebenso bei der Zeiteinteilung zu berücksichtigen, wie die Tendenz, sich ablenken zu lassen. Wie bei den Apps ist bei der gesamten Betrachtung des Zeitmanagements die eigene Präferenz zu beachten.