Timeboxing: Arbeitstag wie Bill Gates und Elon Musk strukturieren
Timeboxing ist eine effektive Technik, um Zeitmanagement und Produktivität zu verbessern. Diese Methode hilft dabei, die Arbeit in überschaubare Abschnitte einzuteilen und Aufgaben besser zu planen und sie zu priorisieren. Auch Bill Gates und Elon Musk setzen darauf.
Mit Timeboxing kann man die eigene Produktivität effektiv steigern und den Fokus auf eine bestimmte Aufgabe lenken.
Foto: PantherMedia / HayDmitriy
Wer kennt es nicht? Kaum möchte man sich auf eine dringende Aufgabe konzentrieren, kommt ein Anruf. Nach dem Gespräch arbeitet man eine Weile weiter, plötzlich blinkt das Chatsymbol oder zahlreiche E-Mails kündigen sich in Outlook an. Will man nur einen kurzen Blick darauf werfen, um zu prüfen, ob es dringend ist, ist es schon passiert. Die Konzentration ist weg und für die Aufgabe, die man eigentlich in einer halben Stunde erledigen konnte, braucht man doppelt so lange. Ja, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und sie in einem bestimmten Zeitrahmen zu erledigen, kann schwierig sein. Vor allem, wenn man viele Ablenkungen und Unterbrechungen hat. Mit einer Zeitmanagement-Methode kann man die eigene Produktivität effektiv steigern und den Fokus auf eine bestimmte Aufgabe lenken. Es handelt sich um Timeboxing.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Technik, bei der ein bestimmter Zeitrahmen für eine Aufgabe festgelegt wird. Mit anderen Worten: Es ist eine bestimmte Technik der Projektplanung. Man teilt seine eigene Zeit in sogenannte Timeboxen ein, legt also einen festen Zeitrahmen für eine Aufgabe oder einen Vorgang innerhalb des Projekts fest. Während dieser Zeit konzentriert man sich gezielt auf diese Aufgabe und versucht, so viel wie möglich in der festgelegten Zeit, bzw. Timebox zu erledigen. Wenn die Zeit abgelaufen ist, kann man anhand eigener Ergebnisse bewerten und gegebenenfalls entscheiden, ob weitere Timeboxen für die jeweilige Aufgabe einzuplanen sind, damit man die Aufgabe abschließen kann.
Für jedes To-Do ein exakter Zeitblock
Im ersten Schritt identifiziert man die Aufgaben, die zu erledigen sind. Danach wird dafür ein Zeitraum festgelegt, der für einzelne Aufgabe angemessen ist. Diese Zeit kann je nach der Aufgabe unterschiedlich ausfallen. Wenn man z.B. innerhalb einer Timebox Mails beantworten möchte, reichen dafür vielleicht 10 bis 15 Minuten. Wenn aber eine kompliziertere Aufgabe ansteht, wie z.B. Verfassen eines Berichtes, eines Artikels oder Erstellung eines Kostenplanes, dafür braucht man deutlich länger. Deshalb kann das eingeplante Zeitfenster auch länger ausfallen.
Während der Timebox-Periode konzentriert man sich ausschließlich auf die Aufgabe, die für dieses Zeitfenster vorgesehen ist. Wichtig dabei ist zu versuchen, so viel wie möglich zu erledigen. Dabei sollte man, soweit es geht, sich von allen Ablenkungen wie E-Mails, Telefonanrufen und sozialen Medien fernhalten.
Wenn die eingeplante Zeit abgelaufen ist, kann man sich entscheiden, ob weitere Zeitblöcke dafür nötig sind oder ob man die Aufgabe abschließen kann und zur nächsten übergehen. Interessant ist, dass man in der Regel in der für die Aufgabe eingeplanten Zeit fertig wird. Wenn aber der zeitliche Rahmen fehlt, dauert die Arbeit meist länger. Und genau das besagt das Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Vorteile von Timeboxing
Die Vorteile für solches Zeitmanagement liegen auf der Hand. Schließlich kann man durch Timeboxing, die eigene Produktivität deutlich steigern. Diese Vorteile kann man grob in folgende unterteilen:
- Produktivität steigern: Indem sich die Person auf eine Aufgabe konzentriert und versucht, so viel wie möglich innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen, kann die Produktivität erheblich gesteigert werden.
- Besser planen: Durch das Festlegen eines Zeitrahmens kann man besser planen und entscheiden, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe nötig wird.
- Ablenkungen reduzieren: Indem man sich ausschließlich auf eine Aufgabe konzentriert und sich nicht ablenkt, kann der Fokus auf die Hauptaufgabe gerichtet bleiben.
- Fortschritt überwachen: Timeboxing bietet eine Möglichkeit, den Fortschritt zu messen und zu verfolgen.
Harte und weiche Timeboxen
Es existieren verschiedene Arten von Timeboxen, die auf unterschiedliche Arten und für verschiedene Zwecke eingesetzt werden können.
Man unterscheidet zunächst harte und weiche Timeboxen. Sie beziehen sich auf den Grad der Flexibilität innerhalb des Zeitrahmens. Und man kann den Unterschied schon bereits nach Bezeichnung der Boxen erkennen. Bei einer harten Timebox handelt es sich um einen festen, unveränderlichen Zeitrahmen, innerhalb dessen eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität abgeschlossen werden muss. Es ist unmöglich, den eingeplanten Zeitrahmen zu verlängern oder zu verkürzen. Wenn die Zeit abläuft, wird die Aufgabe abgebrochen, unabhängig davon, ob sie abgeschlossen wurde oder nicht.
Harte Timeboxen sind besonders nützlich bei Projekten oder Aktivitäten, bei denen es wichtig ist, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens fertig zu werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Eine weiche Timebox hingegen ist flexibler. Man kann den Zeitrahmen den Bedürfnissen anpassen. Mit anderen Worten: Es ist in diesem Fall durchaus möglich, den Zeitrahmen bei Bedarf zu verlängern oder zu verkürzen. Eine weiche Timebox ist besonders nützlich bei kreativen Aufgaben, bei denen es schwierig ist, den genauen Zeitbedarf im Voraus festzusetzen.
Zeitfenster für Entspannung nicht vergessen
Darüber hinaus kann man folgende Arten der Zeitboxen unterscheiden:
- Tageszeitboxen: Der gesamte Tag wird in Zeitblöcke unterteilt. Dadurch kann man sicherstellen, dass die Arbeit in überschaubare Abschnitte eingeteilt ist und so den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben richten.
- Aufgabenzeitboxen: Für jede bestimmte Aufgabe gibt es einen begrenzten Zeitrahmen. Man kann beispielsweise eine Stunde Zeit für eine bestimmte Aufgabe reservieren und dann konzentriert daran arbeiten, um sie innerhalb dieses Zeitrahmens abzuschließen.
- Meetingzeitboxen: Diese Art der Zeitkasten wird häufig in Teammeetings verwendet, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmende in einem begrenzten Zeitrahmen ihre Anliegen vorbringen und besprechen können. So kann man die Zeit für jedes Thema oder jeden Redner bzw. Rednerin auf eine bestimmte Zeitspanne begrenzen.
- Projektzeitboxen: Sie werden verwendet, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des geplanten Zeitrahmens abgeschlossen wird. So kann man beispielsweise einen bestimmten Zeitrahmen für jede Phase des Projekts festlegen.
- Entspannungszeitboxen: Ja, die darf man auch nicht vergessen, um Entspannungsphasen in den Arbeitsalltag einzubauen. Man kann beispielsweise kleine Pausen pro Stunde reservieren, um produktiv zu bleiben und sich gleichzeitig ausreichend zu erholen.
Beispiel an Musk und Gates nehmen
Es gibt Berichte darüber, wie z.B. in der „Independent“, dass beispielsweise Bill Gates und Elon Musk auf Timeboxing setzen. Beide haben in Interviews und Artikeln darüber gesprochen, wie sie Zeitmanagement-Methoden wie Timeboxing nutzen, um ihre Arbeit effektiver zu organisieren und ihre Ziele zu erreichen. Bill Gates ist bekannt dafür, dass er seine Arbeit in überschaubare Zeiteinheiten aufteilt und einen strukturierten Zeitplan erstellt, um sicherzustellen, dass er seine Aufgaben rechtzeitig erledigt. Dadurch kann er perfekt seinen Arbeitstag gestalten.
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