ALPEN-Methode: In 5 Etappenzielen zum effektiven Arbeitstag
Täler, Almhütten und Enzian am Wegesrand: Passionierte Wanderer werden diese Begriffe mit der kleinen Alpenwanderung verbinden. Doch hier ist etwas anderes gemeint: Mit der ALPEN-Methode erleichtern Arbeitnehmer ihren beruflichen Alltag. Was sich dahinter verbirgt.
To-Do-Listen sind ein zentrales Element der ALPEN-Methode.
Foto: panthermedia.net/gmstockstudio
Die Deadline für die Projektabgabe endet in vier Stunden, parallel gehen E-Mails ein und die nächsten Aufgaben warten schon: Im Job verschlingen uns To Dos – vor allem, wenn ein planmäßiges Vorgehen beim Erledigen fehlt.
Nicht nur Bergketten wirken beruhigend auf den Betrachter: Die Alpen verschaffen auch Arbeitserleichterung. Wie das mit der ALPEN-Methode gelingt, erfahren Sie hier.
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Was ist die ALPEN-Methode?
Jeder Buchstabe des Akronyms ALPEN steht für einen Begriff:
A: Aufgaben aufschreiben
L: Länge abschätzen
P: Pufferzeit planen
E: Entscheidungen treffen
N: Nachkontrollieren
Zunächst klingen die Punkte sehr simpel. Doch wenn es so einfach wäre, würde wohl jeder Arbeitnehmer stressigen Phasen völlig gelassen entgegen blicken. Die Methode muss effektiv angewendet werden, damit sie greift.
Wer hat die ALPEN-Methode erfunden?
Lothar Seiwert, ein deutscher Wirtschaftswissenschaftler, hat die Methode ursprünglich erfunden. Seiwert ist Zeitmanagement-Experte.
Neben der Eisenhower-Matrix und der SMART-Methode gehört die ALPEN-Methode zu den beliebtesten Anwendungen, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren. In diesem Fall ist vor allem das Selbstmanagement gemeint. Jeder kann selbst Prioritäten setzen, Aufgaben delegieren oder weitere Projekte ablehnen, wenn es zu viel wird.
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
Etappenziel 1: Aufgaben aufschreiben
Zwischen Videokonferenz und Kundentermin noch eine To-Do-Liste schreiben finden viele Menschen lästig. Schließlich weiß man ganz genau, welche Aufgaben warten und kann sich ja auch per Kalenderfunktion erinnern lassen. Strukturiert ist allerdings anders.
Bei der ALPEN-Methode setzen Sie sich bevorzugt am Abend hin und schreiben eine To-Do-Liste. Notieren Sie alle Aufgaben für den nächsten Tag – auch die, die liegen geblieben sind. Im Zuge dessen beginnt die Priorisierung. Was muss als erstes erledigt werden? Termine gehören ebenfalls auf die Liste. So entsteht ein Überblick; Aufgaben gehen nicht unter. Kommen wir zum zweiten Etappenziel auf der Tour: wie viel Zeit sollten Sie jeweils einplanen?
Etappenziel 2: Länge abschätzen
Der Tag begann so gut: Mit einem Kaffee im Homeoffice arbeiten Sie in Ruhe an einem Projekt weiter – da kommt ein unvorhergesehener Termin rein. Videokonferenz mit dem Chef: Ein neues Briefing wartet. Adhoc To Dos zerschießen uns schnell den Tag. Eine vermeintlich schnell abgearbeitete Aufgabe dauert unnötig länger oder muss nochmal geschoben werden. Die Zeit für die Erledigung einzuschätzen ist gar nicht so einfach.
Nachdem die To-Do-Liste steht, stellt sich die Frage, wie lange Sie für die Erledigung benötigen. Bei Routineaufgaben fällt die Einschätzung nicht schwer. Bei neuen Aufgaben müssen Sie schätzen. Mit der Zeit ergibt sich hier automatisch ein besseres Zeitgefühl. Bei der Zeiteinschätzung können Sie ruhig nach Ihrem Bauchgefühl gehen und schauen, wie schnell sich die Liste abarbeiten lässt.
Etappenziel 3: Pufferzeiten planen
Damit Ihr Arbeitstag nicht wie oben beschrieben zerschossen wird, sind Pufferzeiten wichtig. Diese decken neue Aufgaben aus dem Tagesgeschäft ab. Teilweise kann eine Aufgabe auch mehr Zeit in Anspruch nehmen als eingeplant. Tipp: Belegen Sie Ihren “Stundenplan” nicht bis zur letzten Minute. Die Puffer können Sie nach der 60:40-Regel einrichten. 60 % des Arbeitstages stehen für die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung. 40 % beinhalten Sicherheitspuffer, zum Beispiel zum Beantworten von dringenden E-Mails. Ein weiterer wichtiger Schritt auf der Alpen-Wanderung ist geschafft.
Etappenziel 4: Entscheidungen treffen
Wanderer werden das kennen: Manchmal ist es besser umzukehren und einen anderen Weg einzuschlagen. Auf Ihrer “Alpenwanderung” werden Sie sicher feststellen, dass einige Aufgaben zwar gleiche Priorität haben, aber Sie sie unmöglich alleine bewältigen können. Delegieren gehört also auch zur Methode. Das geht natürlich nur, wenn Sie auch in der Position sind zu delegieren. Aus falschem Stolz nicht um Hilfe zu bitten, bringt Sie auf der Alpen-Tour nicht weiter. Verantwortung abzugeben kann oftmals befreiend sein. Außerdem schafft es Luft für neue oder alte Aufgaben.
Etappenziel 5: Nachkontrollieren
Auf dem letzten Streckenabschnitt überprüfen Sie, was Sie heute geschafft haben und wie Sie vorangekommen sind. Wenn Sie den Arbeitstag zufrieden beenden können, hat die ALPEN-Methode gegriffen. Erfolge und Misserfolge gehören bei diesem Etappenziel dazu. Aus Fehlschlägen lässt sich lernen; Optimierungen für den nächsten Tag ableiten. Durch die Nachkontrolle merken Sie, ob Sie für ein To Do viel mehr Zeit gebraucht haben als gedacht oder ob Tasks auf der Strecke geblieben sind, die längst hätten erledigt sein sollen. So lässt sich die Projektmanagement-Methode stetig ausbauen.
4D optimiert das Zeitmanagement
Welche Vorteile hat die ALPEN-Methode?
- Aufgaben werden visualisiert
- Deadlines auf einen Blick
- Pufferzeiten schaffen Flexibilität (Reaktion auf Spontanes oder Pausen zum Brainstormen)
- Erfolge werden sichtbarer
- Steigerung der Arbeitsmotivation
Welche Nachteile hat die ALPEN-Methode?
- Pufferzeiten nicht immer umsetzbar (An manchen chaotischen Tagen sind diese Zeiten schnell aufgebraucht)
- Bei fehlender Selbstdisziplin greift Plan oft nicht
- Zeit kann bei der Bearbeitung schnell aus den Augen verloren werden
- Wer eng im Team arbeitet, hat es schwer, einen individuellen Plan zu erstellen
Fazit zur ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode schafft Erleichterung im Arbeitsalltag. Die Voraussetzung ist ein planmäßiges Vorgehen, damit Arbeitsprozesse optimiert werden können. Wer die Nachteile im Blick hat, sich selbst organisieren kann und dabei flexibel bleibt, kann seine Zeit durch die 5 Etappenziele noch besser und konzentrierter nutzen.
Welche Zeitmanagement Methoden gibt es?
Hier finden Sie weitere Methoden, um sich selbst und die Arbeitszeit besser zu managen:
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