Projektmanagement und Projektarbeit: Worauf es ankommt
Ein gutes Projektmanagement braucht als Basis Planung, Organisation und Koordination – ganz gleich, wie komplex ein Projekt auch sein mag. Dazu gibt es praktische Tools, die Sie bei Ihrer Arbeit als Projektmanagerin oder Projektmanager unterstützen.
Ein gutes Projektmanagement braucht auch eine gute Planung.
Foto: PantherMedia / AndreyPopov
Ist von einem Projekt die Rede, denken Sie vermutlich auch sofort an einen beruflichen Kontext. Doch auch im privaten Umfeld begegnen uns Projekte: Das kann eine Hochzeit sein, die nächste größere Renovierungsaktion in der Wohnung oder am Haus, eine Gartenparty oder ein Umzug. Die Gemeinsamkeit all dieser Projekte liegt darin, dass diese auf ihre eigene Weise komplex sind und nur mit einer guten Planung, Organisation und Koordination zum gewünschten Ergebnis oder Erfolg führen.
Was ist Projektmanagement?
Die Definition von Projektmanagement lautet: Planung, Koordination und Umsetzung von zeitlich beschränkten Projekten, Themen und Vorhaben. Bedeutsame Aufgaben mit besonderer Komplexität werden meistens über ein gesondertes Projektmanagement, kurz „PM“, abgewickelt. Zum Projektmanagement gehören ebenfalls alle relevanten Aspekte, die grundsätzlich notwendig sind, um das Ziel des Projektes zu erreichen. Dazu zählen unter anderem:
- der Rahmen oder Leistungsumfang
- das Budget
- die vorgegebene Zeit
In der Geschäftswelt gibt es für das Projektmanagement sogar eigene Richtlinien, unter anderem Vorgaben nach DIN ISO. An dieser Stelle zeigt sich auch der Unterschied zu den meisten privaten Projekten: Wenn die eigene Gartenparty ein Flop war, weil das Wetter nicht mitspielte und die Getränke nicht ausreichten, ist das ärgerlich. Geht ein größeres Projekt im beruflichen Umfeld schief, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben, zum Beispiel finanzielle für das Unternehmen und auch persönliche für Sie, wenn Sie das möglicherweise Ihren Job kostet. Berücksichtigen Sie unbedingt: Eine sehr gute Vorbereitung und Organisation sind an dieser Stelle besonders wichtig.
Was ist Projektarbeit?
Die Definition der Projektarbeit ist nicht so eindeutig wie beim Projektmanagement. Es gibt lediglich eine klare Beschreibung des Begriffes „Projekt“. Das ist nach dem Deutschen Institut der Normen, kurz DIN, „ein einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Vorgängen mit Anfangs- und Endterminen besteht und durchgeführt wird, um ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt, wobei Beschränkungen in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen berücksichtigt werden“. Wenn Sie nach dem Begriff Projektarbeit suchen, werden Sie feststellen, dass zahlreiche Quellen ihn praktisch wortwörtlich verwenden: als die Arbeit innerhalb eines Projektes oder an einem speziellen Projekt.
Darüber hinaus gibt es auch eine Trennung zum Projektmanagement, das aber zeitlich parallel abläuft. Während das PM aus den einzelnen Projektarbeitsschritten kleinere und leichter zu bearbeitende Arbeitspakete erstellt, gehört die Planung, Vorbereitung, Einführung und Anwendung zur Projektarbeit. Das PM initiiert, überwacht, steuert und schließt am Ende diese Projektarbeit erfolgreich ab. Besonders häufig taucht der Begriff Projektarbeit im Zusammenhang mit dem Studium auf. In diesem Kontext beschreibt es eine wissenschaftliche Arbeit mit praktischem Hintergrund. Erste kleinere Projektarbeiten schreiben bereits Schülerinnen und Schüler.
Welche Fähigkeiten braucht man im Projektmanagement?
Projektmanagerinnen und Projektmanager müssen viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten können. Deshalb benötigen Sie neben fachlichen Kompetenzen methodische und darüber hinaus auch soziale und persönliche Kompetenzen. Diese Fähigkeiten sollten Sie unter anderem für diesen Beruf mitbringen:
- Führungskompetenz
- Empathie
- Leistungsbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Unternehmerisches Denken
- Flexibilität
- Motivationsfähigkeit
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln
- Kommunikative Kompetenzen
- Kritikfähigkeit
- Moderation
- Fähigkeit zum Perspektivwechsel
Welche Phasen innerhalb eines Projektmanagements gibt es?
Ein Projekt lässt sich in verschiedene Phasen einteilen. Den Startschuss markiert die Projektdefinition. Dazu gehört es, die Rahmenbedingungen abzuklären, Ziele zu definieren, die Ausgangslage zu analysieren und dabei mögliche Risiken abzuwägen sowie eine erste grobe Planung. Daran schließt sich die Phase der Projektplanung an. Sie legen dabei alle Details fest: vom Team über Verteilung von Aufgaben und Ressourcen bis hin zum genauen Zeitplan. Die meiste Zeit beschäftigen Sie sich mit der Durchführung des Projekts. In dieser Phase müssen Sie vor allem eines: regelmäßig und offen mit allen Beteiligten kommunizieren. Sie sind Problemlöser, sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden und entscheiden, welche Mitarbeitende noch Unterstützung benötigen.
Während des gesamten Prozesses kontrollieren Sie das Projekt. Sie sind nicht nur dafür verantwortlich, dass Fristen, Vorgaben und Budgets eingehalten werden, sondern auch für die Dokumentation und das Qualitätsmanagement. Die Projektkontrolle ist deshalb nicht als einzelne Phase zu betrachten, sondern läuft praktisch von Beginn an als fortlaufende Kontrolle immer nebenbei mit. Der Projektabschluss markiert das hoffentlich erfolgreiche Ende. Sie sollten dann alle Aufgaben noch einmal prüfen, die Ergebnisse Ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern sowie Vorgesetzten vorstellen.
Welche Methoden im Projektmanagement gibt es?
Jedes Projekt stellt an die Mitarbeitenden unterschiedliche Anforderungen. Daraus ergibt sich automatisch, dass Projektmanagement nicht nach Schema F funktioniert. Vielmehr gibt es verschiedene Methoden, ein Projekt erfolgreich zu managen. Und nicht nur das: Die verschiedenen Methoden werden auch gern miteinander kombiniert, um die jeweiligen Vorteile der einzelnen Ansätze systematisch zusammenzustellen. Da es einige Methoden gibt, hier eine kurze Übersicht derer, die am häufigsten eingesetzt werden:
- Bei der Wasserfall-Methode wird das Thema der Reihe nach Aufgabe für Aufgabe abgearbeitet. Sie zählt zu den Klassikern im Projektmanagement.
- Kanban gehört zu den agilen Methoden im Projektmanagement. Sie visualisiert die einzelnen Aufgaben. Ziel ist es, die Teamarbeit zu stärken und den Fortschritt für alle nachvollziehbar zu machen. Prioritäten stehen klar fest, alles läuft transparent ab.
- Scrum stammt ebenfalls aus dem agilen Umfeld. Die Idee bei dieser Methode: Verschiedene Zwischenergebnisse werden in einem Plan festgehalten. Sie sollen in bestimmten Abläufen, sogenannten Sprints, erreicht werden. Nach jedem Sprint gibt es ein Zwischenprodukt. Das bildet die Grundlage für das nächste Zwischenziel.
- Extreme Programming fokussiert sich auf die Lösung der Programmieraufgabe und stammt aus der Softwareentwicklung. Das Produkt soll sich immer an den aktuellen Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden orientieren, dafür steht das formale Vorgehen sogar im Hintergrund. Kommunikation ist dabei wichtig, denn es sollen möglichst schnelle Lösungen dabei herauskommen.
- Beim Lean-Projektmanagement stehen einerseits der Mehrwert für Kundinnen und Kunden im Mittelpunkt und andererseits der sparsame Umgang mit Ressourcen – wobei mit Ressourcen sowohl materielle Güter als auch Faktoren wie Arbeitszeit gemeint sind.
Welche Tools gibt es?
Wenn Sie als Projektmanagerin oder Projektmanager mit einem passenden Tool oder einer Management-Software arbeiten, hat das den Vorteil, dass Sie damit einen zentralen Ort schaffen. An dem legen Sie alle relevanten Dateien, Infos und Material ab, und gewähren allen Beteiligten Zugriff. Für welches Tool Sie sich entscheiden, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab und muss natürlich auch in die IT-Architektur des Unternehmens passen.
Diese Tools unter anderem gibt es:
- Microsoft Project
- SAP Ruum
- Copper Project
- Asana
- AceProject
- Redbooth
- Bitrix 24
- Podio
- Wrike
- Trello
- Basecamp
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