Soft Skills 09.08.2022, 17:12 Uhr

Selbstmanagement: Methoden, Anleitungen und Beispiele

Die Kollegen halten Sie mit Fragen von der Arbeit ab? Oder suchen Sie ewig nach den richtigen Unterlagen? Viele Dinge rauben Zeit. Um das zu verhindern, hilft ein gutes Selbstmanagement.

Ständig unter Zeitdruck? Ein besseres Selbstmanagement kann helfen. Foto: Panthermedia/Stokkete

Ständig unter Zeitdruck? Ein besseres Selbstmanagement kann helfen.

Foto: Panthermedia/Stokkete

Obwohl Sie vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn im Büro sind, wird Ihr Arbeitsberg nicht kleiner? Stattdessen landet noch mehr auf dem Schreibtisch? Obwohl Sie durcharbeiten, kommen Sie nicht ohne Überstunden aus? Das muss nicht an Ihnen selbst liegen – eher am fehlenden Selbstmanagement. Im Arbeitsalltag lauert vieles, das vom Wesentlichen ablenkt. Dabei muss es sich nicht um andere Personen handeln. Es sind oft Aktivitäten und Umstände, die viel Zeit kosten, aber wenig bringen.

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  • ein unaufgeräumter Schreibtisch mit schlecht sortierter Ablage
  • zu lange Besprechungen oder Telefonate
  • nicht „Nein“ sagen können
  • mangelnde Selbstdisziplin
  • Wartezeiten bei Terminen
  • Private Gespräche

Was tun? Das Zauberwort heißt nicht Zeitmanagement (an der Zeit lässt sich nichts verändern, der Tag hat immer 24 Stunden), sondern Selbstmanagement. Dafür sind ein wenig Vorarbeit und Selbstdisziplin nötig.

Warum ist Selbstmanagement wichtig?

Um Aufgaben und Projekte effektiv und vor allem korrekt erledigen zu können, ist es nicht nur wichtig, herauszufinden, was Zeit raubt. Einmal erkannt, hilft ein darauf abgestimmtes Selbstmanagement, sich künftig besser zu organisieren. Dabei geht unter anderem darum, aufzuschreiben, was Sie erledigen müssen. Aber nicht nur. Wichtig ist es, Prioritäten zu setzen. To-Do-Listen sollten Sie mit der Hand schreiben. Ein Dokument auf dem PC verschwindet schnell hinter anderen Fenstern – schon haben Sie Ihre Aufgaben im wahrsten Wortsinn aus den Augen verloren.

Um sich dauerhaft besser zu organisieren, ist ein wenig zusätzlicher Aufwand nötig. Schreiben Sie eine Woche lang jede Tätigkeit und deren Dauer auf. Danach analysieren Sie diesen Ablaufplan. Welche Tätigkeit hatten einen besonders hohen Zeitaufwand, ohne dass es einen Mehrwert gab? Die Ablage? Dann bringen Sie Ordnung ins Schreibtisch-Chaos. Oder die Kolleginnen und Kollegen, die für Privatgespräche ins Büro kommen? Verlegen Sie das künftig in die Mittagspause. Aus einem Fünf-Minuten-Gespräch wird schnell eine halbe Stunde. Konzentrieren Sie sich darauf, die drei schlimmsten Zeitdiebe Ihrer Liste konsequent auszuschalten. Das nennt man Aschenputtel-Methode: die guten (Angewohnheiten) ins Töpfchen, die schlechten ins Köpfchen. Sie werden sehen, dass sich der Zeitdruck verringert. Dabei können weitere Methoden helfen.

Welche Selbstmanagement-Methoden gibt es?

Hier finden Sie verschiedene Selbstmanagement-Techniken, mithilfe derer Sie Ihren Arbeitsalltag optimieren können:

Die Eisenhower-Methode:

Eine gute Möglichkeit, alltägliche Aufgaben der richtigen Priorität zuzuordnen, ist die Eisenhower-Methode, benannt nach dem ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Zeichen Sie dafür eine einfache Tabelle mit drei Reihen und drei Spalten. In die linke Spalte schreiben Sie untereinander „wichtig“ und „nicht wichtig“. In die Kopfzeile nebeneinander „dringend“ und „nicht dringend“. So ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten. In dieses Raster sortieren Sie alle To-Dos ein. Was wichtig und dringend ist, erledigen Sie selbst und sofort. Was dringend, aber nicht wichtig ist, können Sie an kompetente Mitarbeitende delegieren. Für wichtige, aber nicht dringende Arbeiten bestimmen Sie einen Termin für die Erledigung. Und was weder dringend noch wichtig ist, kommt in Ablage „P“ – den Papierkorb. Mit dieser Selbstmanagement-Technik können Sie Ihre Arbeit effektiv bearbeiten und die Chance, dass Sie in Stress geraten, wird verringert.

Die ALPEN-Methode:

Die ALPEN-Methode hat weder etwas mit Bergsteigen noch mit dem Gebirgszug zu tun. Jeder Buchstabe des Wortes steht hingegen für einen Begriff, der ein eigenes Etappenziel auf einer gedachten Wanderung durch die Berge darstellt:

  • A: Aufgaben aufschreiben, idealerweise am Abend vorher.
  • L: Länge abschätzen. Ein etwas heikler Punkt, denn besonders für neue Aufgaben fällt das nicht immer einfach. Da hilft nur schätzen. Mit der Zeit bekommen Sie ein Gefühl dafür.
  • P: Pufferzeit planen. Empfohlen werden 60 Prozent Arbeitszeit, 40 Prozent Puffer für Adhoc-Tätigkeiten.
  • E: Entscheidungen treffen. Trotz bester Planung kann es passieren, dass in kurzer Zeit mehrere gleich wichtige Aufträge anstehen, die Sie nicht allein bewältigen können. Jetzt gilt es, zu entscheiden, was selbst erledigt und was delegiert wird (oder – je nach Position im Unternehmen – wobei Sie um Hilfe bitten).
  • N: Nachkontrollieren. Am Ende des Tages steht die Kontrolle an: Was wurde geschafft, wie sind Sie vorangekommen? Sind Sie mit sich selbst zufrieden, hat die Methode gegriffen. Gerade im Anfang gehören Misserfolge aber mit dazu.
  • Im Vergleich zur Eisenhower-Methode eignet sich die ALPEN-Methode für komplexere Projekte. Der wichtigste Unterschied ist die Pufferzeit. Egal, ob persönliche Gespräche, Telefonate oder E-Mails – planen Sie für alle Aufgaben Pufferzonen ein.

Erfinder der ALPEN-Methode im Interview

Das verhindert, dass Sie sofort ins Schwimmen geraten, wenn ein Termin unvorhergesehen etwas länger dauert. Verzichten Sie auf diesen wichtigen Punkt, ist Tag nach der ersten unplanmäßigen Aufgabe schon aus dem Takt. Den Rest der Zeit verbringen Sie damit, die verlorene Zeit aufholen zu wollen. Darunter leidet häufig die Qualität der Arbeit. Als Puffer für kleinere Dinge sind normalerweise zehn bis 15 Minuten ausreichend, in Einzelfällen (persönliche Termine, Konferenzen) aber deutlich mehr. Gutes Selbstmanagement bedeutet nicht nur, zu erledigen, was Plan steht, sondern auch, die Wichtigkeit der eigenen Aufgaben zu erkennen und zu priorisieren.

Pomodoro-Technik:

Was haben Tomaten mit Selbstmanagement zu tun? So gesehen nichts, außer dass sie Namensgeber für eine spezielle Methode sind, die in den 1980er-Jahren in Italien entwickelt wurde. Ihr Erfinder Francesco Cirillo nutzte als Hilfsmittel nämlich einen Kurzzeitmesser in Tomatenform. Sie gilt als einfachste Technik für ein besseres Selbstmanagement. Das Grundprinzip: Intervallarbeit. 25 Minuten hochkonzentriertes Arbeiten wechseln sich mit fünf Minuten Pause ab. Nach dem vierten konzentrierten Arbeitsintervall steht eine längere Pause von etwa 20 bis 30 Minuten Minuten an. Damit ist ein sogenannter Pomodoro-Zyklus nach knapp zweieinhalb Stunden beendet. Ziel von Pomodoro ist es, sich für eine gewisse Zeit wirklich nur auf eine Aufgabe zu fokussieren.

Diese Methode eignet sich gut für kleinere und kürzere Projekte. Das größte Problem: Welche Aufgabe dauert genau 25 Minuten? Entweder Sie unterbrechen ihre Arbeit oder überziehen das Intervall. Deshalb ist es bei dieser Technik sinnvoll, zu Beginn eine Analyse der anstehenden Tätigkeiten zu erstellen, beispielsweise mit der Eisenhower-Methode. Danach können Sie die ungefähre Zeit für die einzelnen Bereiche einschätzen und gegebenenfalls in 25-Minuten-Abschnitte aufteilen. Um mit der Pomodoro-Technik dauerhaft erfolgreich zu sein, ist Geduld nötig. Erst nach einer Weile gewöhnt man sich an die kurzen Einheiten. Die Zeit können Sie übrigens messen, wie Sie mögen: mit dem Smartphone, mit einer Küchenuhr oder mit einer Sanduhr. Inzwischen gibt es sogar verschiedene Pomodoro-Apps.

Weitere Methoden:

18-Minuten-Regel

40-30-20-10-Regel

Smart-Methode

Wie kann man Selbstmanagement-Methoden in den Alltag integrieren?

Die genannten Techniken im Alltag anzuwenden ist nicht immer einfach. Wenn Sie im Team arbeiten, können Sie Ihre Arbeitszeit vermutlich nicht individuell und ohne Rücksprache mit den Kolleginnen und Kollegen mittels Selbstmanagement-Methode einteilen. Es ist jedoch möglich, die Ihnen innerhalb des Teams zugewiesenen Aufgaben selbstständig zu priorisieren. Es ist durchaus möglich, verschiedene Methoden auszuprobieren.

4D optimiert das Zeitmanagement

Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, jedem Verfahren eine längere „Probezeit“ einzuräumen und nicht ständig zwischen den Techniken hin- und herzuspringen.
Grundsätzlich bringt das beste Selbstmanagement nichts, wenn es an Selbstdisziplin und Motivation fehlt. Wenn Sie sich nicht für ihre Arbeit begeistern können, werden Sie immer wieder Aufgaben aufschieben (Prokrastination). In einem solchen Fall kann es helfen, ein Erfolgstagebuch zu schreiben. Damit führen sie sich ihre positiven Erlebnisse vor Augen, was der Motivation einen kräftigen Schub geben kann.

Ein Beitrag von:

  • Julia Klinkusch

    Julia Klinkusch ist freiberufliche Texterin und Medizinautorin.

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