Online-Meetings: Zeitfresser oder Schlüssel zum Erfolg?
Mitarbeitende verbringen einen Teil ihrer Arbeitszeit in zahlreichen Besprechungen und Online-Meetings. Nicht alle scheinen wirklich effizient zu sein. Viele Meetings und die, die sehr lange dauern, können sogar schädlich für die Unternehmen sein. Grund dafür ist die fehlende Meeting-Kultur.
Sind diese Meetings Fluch oder Segen?
Foto: PantherMedia / AndreyPopov
Wer kennt es? Früh morgens öffnet man seinen Kalender und wird von der Anzahl der eingetragenen Online-Meetings und Besprechungen erschlagen. „Ich hänge den ganzen Tag in Meetings fest“, lautet dann die Aussage an die Kolleginnen und Kollegen und dann schlägt man sich mehr schlecht als recht durch den Tag.
Zeit für den wesentlichen Teil der Arbeit fehlt
Eigentlich ist es gar nicht so schlecht, wenn man gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen zusammensitzt und sich austauscht. Man spricht von Erfolgen und Herausforderungen, bringt das Team auf den neuesten Stand, so dass man besser gemeinsame Entscheidungen treffen kann. Das stimmt, wenn man sich an die Regeln hält. Häufig aber dauern diese Meetings viel zu lange und es werden zu viele Besprechungen für einen Tag eingeplant, so dass man schnell feststellt: Die Zeit für die eigentliche Arbeit fehlt.
Selbst wenn man eine Stunde zwischen den Besprechungen hat, fällt es schwer, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und sie konsequent bis zu Ende durchzuführen. Denn: Die nächste Besprechung steht bevor und man muss sich gegebenenfalls dafür vorbereiten.
Eine gewisse Ambivalenz ist da: Sind diese Meetings Fluch oder Segen?
Arten von Online-Meetings:
Woraus könnte so ein Meeting-Marathon bestehen? Angefangen von sogenannten Onboarding-Meetings über diverse Jour fixe und Brainstorming-Meetings, Kickoff-Meetings und Feedback-Meetings bis zu regelmäßigen Daily-Meetings und Weekly-Meetings. Alles kann dabei sein, seien sie geplant oder ad-hoc zustande gekommen.
Jour fixe-Meetings können sehr sinnvoll sein, wenn man routinemäßige Abstimmungen innerhalb des Teams wirklich braucht. Sie werden in der Regel als regelmäßige Ereignisse in den Kalender eingetragen.
Bei Dailys spricht die Bezeichnung schon für sich. Dailys oder Morning-Briefings könnten fünf Minuten am frühen Morgen dauern und alle Teammitglieder auf einen Stand bringen. Wichtig ist, dass sie nicht über die geplante Zeit laufen und den Kalender „sprengen“.
Das Gleiche gilt für Weekly-Meeting: Sie können aber durchaus länger dauern als Dailys und beinhalten diverse To-do’s für die anstehende Woche.
Die Kickoff-Meetings stehen zum Start eines neuen langen Projekts: Es werden Schwerpunkte, Verantwortlichkeiten und nicht zuletzt Ziele besprochen.
Die Onboarding-Meetings sind für die Einführung der neuen Mitarbeitenden oder Dienstleister gut. Aber nur dann, wenn sie gut geplant und strukturiert ablaufen.
Man könnte weiter diverse Arten von Besprechungen skizzieren und sie nach Dauer, Zielen und Schwerpunkten gliedern – aber für alle gilt das Gleiche: Sie sind gut, wenn sie produktiv sind.
Mit anderen Worten: Um einen Meeting-Marathon durchhalten zu können, dem zunehmenden Stress und Zeitdruck entgegenzuwirken und nicht zuletzt mehr Effizienz zu erreichen, braucht man viel Disziplin und Entscheidungsfreude! Und insbesondere eine gewisse Meeting-Kultur.
Unproduktive Meetings: Wer ist verantwortlich?
Besonders viel Pech hat man, wenn einzelne Teilnehmer einen übertriebenen Redebedarf haben. Sie reden, reden und reden und kommen nie zum Punkt. Sie wiederholen in Dauerschleife einen Satz (gut, wenn er konstruktiv ist) und es ist häufig schwierig, ihren Monolog zu unterbrechen. Für sie sind Meetings eine Art Selbstdarstellung. Sie möchten reden, nur um wahrgenommen zu werden, koste es was es wolle. Und man hört zu: sei es aus Höflichkeit oder wegen der Hierarchie. Wenn eine Leitungsperson redet, hören die Meisten, ohne sie zu unterbrechen, nur zu.
Wenn ein Monolog bei einem Online-Meeting aber zu lange dauert und die Rede keine Reaktionen erfordert, versuchen einige, soweit es geht, die eigene Kamera auszuschalten und im Hintergrund weiterzuarbeiten. Schließlich muss man die eigenen Aufgaben pünktlich bis zum nächsten Meeting erledigen. Ja, so kann man auch die Zeit nutzen und beim Zuhören weiterarbeiten.
Noch schlimmer ist es, wenn das Meeting ergebnislos bzw. unproduktiv bleibt, weil keine Entscheidung getroffen wurde und sich einige Teilnehmende mit dem Satz „Sorry, ich muss zum nächsten Call“ ausklinken. Ein Satz, der zum einen wie eine „Befreiung“ klingt und dieser Teilnehmende eine gewisse „Wichtigkeit“ zugeriert, zum anderen aber ändert es nichts daran, dass die Besprechung fortgesetzt werden muss. Und das heißt: Eine neue Besprechung muss in den Kalender eingetragen werden. Gut, wenn dann die ersehnte Entscheidung fällt, schlecht, wenn im zweiten Teil nur „kurz“ wiederholt wird, was im ersten Teil besprochen wurde.
Klar, dass diese Beispiele ein bisschen übertrieben vorkommen, aber selten sind solche Zustände nicht.
Nicht nur Zeitfresser, sondern auch Geldverbrennung
Die verlorene Zeit ist nur eine Seite der Medaille. Einige Meetings kosten die Unternehmen richtig viel Geld. Stellen wir uns vor, dass bei einem Projekt eine beratende externe Agentur involviert ist, die hohe Stundensätze für ihre Expertinnen und Fachexperten abrechnet. Für eine etwa zwei Stunden dauernde Besprechung mit drei externen Mitarbeitenden könnte ein dreistelliger Betrag fällig werden. Rechnet man die eigenen Mitarbeitenden oder auch Führungskräfte dazu, die bei diesem Meeting anwesend sein sollen, kann es das Unternehmen noch mehr kosten.
Auch wenn die eigentliche Arbeit durch unzählige Meetings nur langsam vorankommt und sie immer wieder vertagt und verschoben werden, verursacht das hohe Kosten. Schließlich werden wir alle dafür bezahlt, dass die Projekte durchgeführt werden, dass Aufgaben erledigt werden, die dem Unternehmen nutzen und es voranbringen. Verbringt man zu viel Zeit mit Reden, kommt man logischerweise nur langsam voran.
Wie gestalte ich ein erfolgreiches Online Meeting?
Um ein Meeting erfolgreich und produktiv durchzuführen, braucht man:
- Pünktlich anfangen: Wenn alle auf eine Person warten, die „gleich kommt“ ist das nicht zielführend. Klar, man kann diese Zeit mit Small-Talk überbrücken, mit Kollegen und Kolleginnen über dies und das plaudern, aber es ist schwierig, die dadurch verlorene Zeit zu ersetzen. Schließlich erfordert der Respekt voreinander, die Zeit der Beteiligten wertzuschätzen. Außerdem haben einige Gespräche keinen wirklichen Mehrwert, außer dass man sich „kennengelernt“ hat oder einige Fragen beantwortet, die man auch auf einem anderen „kürzeren“ Weg klären könnte.
- Pünktlich Besprechung beenden: Mitarbeitende sollten auch Zeit für eine kurze Pause haben, bevor das nächste Meeting beginnt. Wenn ein Meeting über die festgesetzte Zeit hinausläuft, ist es nicht schlimm. Wenn es regelmäßig passiert, dann zeigt dies, dass es an Zeitmanagement und Organisation mangelt. Wenn für eine Besprechung eine Stunde angesetzt ist, kann sie auch eine Stunde dauern. Wenn sie früher endet – umso besser. Es ist generell zu bedenken, ob bestimmte Meetings überhaupt nötig und erforderlich sind.
- Teilnehmerzahl begrenzen: Man muss nicht unbedingt alle zu einer Besprechung einladen, weil sie zum Team gehören, aber nicht für das Thema zuständig sind. Deshalb muss man sich als Organisator die Fragen stellen: Kann die Teilnahme dieser Person Mehrwert für die Besprechung bringen? Hat sie oder er eine fachliche Expertise dafür? Außerdem je mehr Teilnehmer und Teilnehmerinnen in einem Meeting anwesend sind, desto länger kann diese Besprechung dauern.
- Klare Agenda definieren: Daran können sich alle Teilnehmenden orientieren und die Fragen, die in diesem Meeting zu besprechen sind, abhaken.
- Moderation: Der Meeting-Organisator sollte sich darum kümmern, dass man über einzelne Fragen nicht zu lange diskutiert, um dann durch andere und nicht weniger wichtige Fragen nicht hetzen zu müssen. Wenn ein Meeting gut vorbereitet und mit Themen und entsprechenden Entscheidungen getaktet ist, kann es erfolgreich und konstruktiv durchgeführt werden.
- Meeting-Kultur einführen: Es ist wichtig, klare Regeln zu definieren, wie lange einzelne Besprechungen dauern sollten. Noch wichtiger ist es, sich an diese Regeln zu halten. Das gilt sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte, die an ihrem Beispiel diese Kultur etablieren und leben müssen.
Für einige ist es sehr wichtig, um produktiv und effizient arbeiten zu können, feste „meetingsfreie Tage“ einzuführen, um anstehende Aufgaben konzentriert abarbeiten zu können.
Man sollte immer bedenken, dass lange Meetings viel Zeit, Energie, Geld, aber auch Motivation kosten. Manchmal ist weniger mehr! Nur wenn die Besprechungen effizient, zielgerichtet und nach den Regeln ablaufen, können sie wirklich Schlüssel zum Erfolg werden.
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