Bewerbung

Referenzen: So nutzen Sie diese richtig

Um mit seiner Bewerbung aufzufallen, helfen persönliche Referenzen. Sie liefern Informationen aus erster Hand und überzeugen – wenn sie richtig eingesetzt werden.

Ein großes R wie Referenzen, gebaut aus einzelnen vollgeschriebenen Seiten

Foto: panthermedia.net/iunewind

In diesem Artikel erfahren Sie:

Unter einer Referenz versteht man eine persönliche Empfehlung. Sie kann schriftlich formuliert sein oder als Hinweis auf einen Ansprechpartner in der Bewerbung (im Rahmen einer Referenzliste) notiert sein. Im Gegensatz zum Zeugnis gibt es für die Referenz keine formalen Anforderungen. Sie kann also wesentlich freier formuliert und gestaltet werden. Die Begriffe „Empfehlungsschreiben“ oder „Empfehlungsbrief“ werden oft als Synonym für die Referenz verwendet. Doch genau genommen sind Referenz und Empfehlungsschreiben etwas unterschiedlich.

Unterschied zwischen Referenz- und Empfehlungsschreiben

Empfehlungsschreiben sind meistens an einen konkreten Empfänger gerichtet. Sie legen den Schwerpunkt auf die Zukunft und empfehlen Sie für eine bestimmte Stelle. Bei Referenzen hingegen liegt der Schwerpunkt auf der Vergangenheit, sprich sie konzentrieren sich auf seinerzeit erworbene Qualifikation oder ausgeübte Tätigkeiten. Referenzen qualifizieren Sie sozusagen durch die Vergangenheit für die künftige Position. Das Referenzschreiben richtet sich ebenso wie das Zeugnis nicht an einen bestimmten oder namentlich genannten Adressaten. Es ist vielmehr allgemein gehalten.

Für Referenz- und Empfehlungsschreiben gilt jedoch gleichermaßen: Sie sind ein flexibles Instrument zur Eigenwerbung und dabei stets authentisch.

Referenzen sind kein Ersatz für Arbeitszeugnisse

Wer in Deutschland als Ingenieur oder Informatiker angestellt arbeitet, der sollte Referenzen nur als Ergänzung in seinen Bewerbungsunterlagen nutzen. Keinesfalls sollten schriftliche Referenzen oder eine Referenzliste vorliegende Arbeitszeugnisse ersetzen. Alle vorhandenen Arbeitszeugnisse sollten lückenlos vorliegen. Sie sind notwendiger Bestandteil einer vollständigen Bewerbungsmappe.

Eine schriftlich formulierte Referenz ist kurz gesagt ein maximal einseitiges Dokument (immer DIN A4), in dem der Referenzgeber (im Normalfall ein ehemaliger Vorgesetzter) Ihre damalige Zusammenarbeit positiv bewertet und Sie so indirekt als Mitarbeiter für die avisierte Aufgabe oder Position empfiehlt.

Wann und wo sind Referenzen sinnvoll?

Insbesondere für Freiberufler sind aussagekräftige Referenzen unverzichtbar, weil sie wie ein klassisches Zeugnis für einen Angestellten wirken. Wer die Referenz eines Projektanbieters vorweisen kann, schärft damit auf verlässliche Art sein eigenes Profil. So können Selbstständige die Weiterbeschäftigung bei einem Folgeprojekt sichern oder den eigenen Marktwert verbessern. Aber auch Festangestellte können Referenzen weiterhelfen, da sie eine persönliche Einschätzung aus erster Hand liefern.

Neben der Arbeit als Selbstständiger gibt es weitere Konstellationen, in denen Referenzen in der Bewerbung für den Erfolg entscheidend sein können. Das gilt beispielsweise dann, …

  • wenn Sie als Ingenieur oder Informatiker zuletzt für ein Zeitarbeitsunternehmen gearbeitet haben. Ihr Vorgesetzter in der Zeitarbeitsfirma wird nur wenig über Ihre Aufgaben wissen. Sinnvoller ist da eine Referenzliste mit den Namen der Vorgesetzten, für die Sie bei den Kunden des Unternehmens gearbeitet haben.
  • wenn Ihr Arbeitgeber Sie zu einem anderen Unternehmen entsendet oder abgeordnet hat.
  • wenn Sie als Mitarbeiter aktuell fast ausschließlich beratend für Kunden arbeiten. Oder wenn Sie grundsätzlich viel enger mit Kunden zusammenarbeiten als mit dem Vorgesetzten und den Kollegen im Unternehmen. Auch hier können Sie einer Referenzliste mit den Namen der Personen beim Kunden erstellen, mit denen Sie unmittelbar und eng zusammengearbeitet haben.
  • wenn Sie bis dato erst einen einzigen Arbeitgeber haben und Ihnen dieser noch kein Arbeitszeugnis ausgestellt hat. Hier ist eine Referenzliste notwendig, da der Personalabteilung ansonsten jegliche Form der Einschätzung fehlt.

Personalverantwortliche und Projektanbieter greifen vor allem dann auf persönliche Empfehlungen zurück, wenn der Mitarbeiter in spe in seiner neuen Rolle Verantwortung übernehmen soll. „Je komplexer die Anforderungen des neuen Jobs sowie mit wachsender Budgetverantwortung, desto wichtiger sind Referenzen“, erklärt Oliver Kowalski, Director Contracting beim Personaldienstleister Hays. Denn ab einer bestimmten Position lohnt es sich für Personaler, Informationen einzuholen, die über formale Bewertungsbekundungen hinausgehen.

Wer Referenzen einsetzen möchte, sollte sich daher gut überlegen, wen er als Referenzgeber auswählt. Empfehlungen liebgewonnener Mitarbeiter oder geschätzter Kollegen, womöglich aus einem temporären Projekt, werfen zu wenig Gewicht in die Waagschale. Ideal sind dagegen Vorgesetzte, Projektverantwortliche oder Mentoren, mit denen der Beworbene über einen gewissen Zeitraum zusammengearbeitet hat. Bei den Einsatzmöglichkeiten persönlicher Empfehlungen sind kaum Grenzen gesetzt. In Bewerbungsunterlagen können Referenzen als Kontakt im Anschreiben benannt oder im Lebenslauf aufgelistet werden. Wer die Referenzen zur allgemeinen Profilierung nutzen möchte, kann seine professionellen Profile in sozialen Netzwerken oder die eigene Webseite damit bestücken.

Wie eine Referenzliste aufgebaut sein sollte

Die Referenzliste erstellen Sie als Ingenieur oder Informatiker auf einem gesonderten Blatt. Ihre Referenzgeber listen Sie dabei stichpunktartig auf. Entsprechen die Referenzen Ihren beruflichen Stationen, so notieren Sie zuerst den Namen des Unternehmens. Ist dem nicht so, dürfen Sie auch mit den Namen der Referenzpersonen starten.

Folgende Informationen liefern der Personalabteilung und/oder dem potenziellen neuen Vorgesetzen einen schnellen Überblick.

  • der Name des Unternehmens
  • der Vor- und Nachname des Referenzgebers
  • die Position des Referenzgebers (Vorsicht: bei zwischenzeitlicher Beförderung und/oder Unternehmenswechsel die damalige und die aktuelle Position angeben)
  • die berufliche Beziehung zu Ihnen
  • und die Telefonnummer mit direkter Durchwahl oder einer aktuellen Mobilfunknummer

Die fertige und abgestimmte Referenzliste platzieren Sie in der Bewerbung zwischen dem Lebenslauf und den Zeugnissen.

Wie viele Referenzgeber sollten Sie angeben?

In Ihrer Referenzliste sollten Sie 2 bis maximal 4 Personen angeben, die die angegebenen Kriterien erfüllen. Das reicht normalerweise aus. So hat der Personaler genügend Auswahl. Zu viele Referenzen können den Eindruck erwecken, als sei der Beistand vieler Referenzgeber nötig. So als seien Sie nicht in der Lage, Ihre Qualifikationen und Erfahrungen überzeugend darzustellen. Für Selbstständige gilt hingegen: Mangels Arbeitszeugnisse darf die Referenzliste bei ihnen ruhig etwas länger sein.

Wer sich als Referenzgeber für die Referenzliste eignet

Grundsätzlich sollten Sie für Ihre Referenzliste Personen auswählen, die einen hohen Status und ein hohes Ansehen genießen. Der oder die Personen sollten in der Hierarchie ein bis 2 Stufen über Ihnen liegen. Sie sollten Ihren Referenzgeber gut kennen und sicher sein, dass er Ihre Leistungen fundiert bewerten kann. Und selbstverständlich sollte er Ihnen wohlwollend gesonnen sein. Der ideale Referenzgeber hat eng mit Ihnen zusammengearbeitet, hat Sie ausgebildet oder war mehrere Jahre Ihr Chef. Als Referenzgeber tabu sind Personen aus dem privaten Umfeld, also Familienmitglieder, Freunde oder Bekannte. Hier ist die Grundlage der Beziehung eine andere und man traut derartigen Referenzgebern keine objektive Stellungnahme zu.

Als Referenzgeber empfehlen sich:

  • derzeitige und frühere Vorgesetzte und/oder deren Chefs
  • Führungskräfte aus Kundenunternehmen, mit denen Sie eng zusammengearbeitet haben
  • Auftraggeber bei Selbstständigen
  • Mentoren
  • Professoren
  • höherrangige Funktionäre aus einer ehrenamtlichen Tätigkeit

Welche Fehler sollte man bei Referenzschreiben vermeiden?

Referenzen können sich nur positiv auswirken, wenn sie von geeigneten Personen stammen und richtig positioniert werden. Dabei sollte man Nachlässigkeiten sowie unangenehme Fehler vermeiden.

  1. Informieren Sie ihren Fürsprecher darüber, wenn Sie ihn für eine Referenz vorsehen. Sprechen Sie auch mit ihm ab, ob die Referenz ausschließlich in ihren Bewerbungsunterlagen auftauchen soll, die in der Regel vertraulich zu behandeln ist. Oder ob Sie vorhaben, die Referenz im Internet zu veröffentlichen.
  2. Achten Sie darauf, dass Sie den Referenzen aktuelle Kontaktdaten zuweisen. Wenn Ihr ehemaliger Vorgesetzter die Abteilung wechselt, sollten Sie seine Telefonnummer anpassen.
  3. Auch welche Position der angegebene Kontakt bekleidet, bzw. während ihrer Zusammenarbeit innehatte, sollte vermerkt sein.
  4. Suchen Sie keinen Referenzgeber aus, den Sie nicht einschätzen können, nur weil er eine interessante Position in dem Projekt oder dem Unternehmen bekleidet hat, um das es Ihnen geht. Stellen Sie sicher, dass die Ansichten des Referenzgebers und Ihre Eigendarstellung zueinander passen.

Das richtige Briefing: A und O für eine positive Referenz

Es empfiehlt sich, jeden Referenzgeber ausführlich zu briefen. Sprechen Sie sich eng mit Ihren Referenzgebern ab. Das sollten Sie möglichst zeitnah vor der Bewerbung tun, damit der Referenzgeber auf etwaige Anrufe gefasst und vorbereitet ist. Wer einen Referenzgeber nennt, der ihm vor Urzeiten mal zugesagt hat, dass er Sie empfehlen würde, der riskiert, dass der Schuss nach hinten los geht. Im schlechtesten Fall hinterlässt die Empfehlung einen negativen Eindruck. Aber das muss nicht sein:

  1. Informieren Sie Ihren Referenzgeber deswegen über Ihre aktuelle Situation. Zudem sollte er wissen, für welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche und bei welcher Art von Unternehmen Sie sich bewerben. Nur dann wird er auf mögliche Fragen kompetent Auskunft geben können. Schließlich ist er gut vorbereitet.
  2. Ihr Referenzgeber sollte zudem wissen, welchen Grund Sie in Bewerbungsgesprächen für die damalige Trennung von seinem Unternehmen angegeben haben. Stimmen Sie ab, ob er bereit ist, die gleiche Fassung zu verwenden. So bleibt kein Raum für Spekulationen.
  3. Schicken Sie Ihrem Referenzgeber zusätzlich und vertraulich Ihre aktuellen Bewerbungsunterlagen zu. Das ist besonders wichtig hinsichtlich der Tätigkeitsbeschreibung unter ihm als Vorgesetzten.

Was Referenzgeber wissen sollten

Die großen Vorteile einer Referenz, dass sie nämlich keinen formalen Vorgaben entsprechen muss, birgt auch Gefahren. Im persönlichen Gespräch zwischen ehemaligen Vorgesetzten und neuem Projektanbieter können plötzlich Zwischentöne auftauchen, die aus einem Zeugnis fein säuberlich herausgehalten worden wären. Nicht nur derjenige, der um eine Referenz bittet, sondern auch derjenige, der sie abgeben soll, muss sich über die Konsequenzen seiner Entscheidung bewusst sein. Kowalski sagt, er vertraue einem Referenzgeber, der aus erster Hand berichtet, was den Bewerber auszeichnet. Daraus folgt aber auch, dass er sich auf ihn verlässt. Wenn er anschließend schlechte Erfahrungen mit dem Angestellten oder dem Projektmitarbeiter macht, wird er sich an dessen Referenzgeber erinnern. Wer also eine Referenz aus Gefälligkeit vergibt und damit falsches Zeugnis ablegt, disqualifiziert sich selbst. In diesem Fall ist Gutmütigkeit fehl am Platz.

Um eine gute Referenz abzugeben, müssen 2 Bedingungen erfüllt sein:

Erstens sollte man dem potenziellen Empfänger der Referenz, also einem neuen Arbeitgeber oder Projektträger, etwas Fundiertes mitteilen können. Überlegen Sie, was Sie gerne über einen unbekannten Bewerber erfahren würden, wenn Sie Informationen aus erster Hand angeboten bekämen.

Zweitens sollte man mit dem Mitarbeiter, den man weiterempfiehlt, tatsächlich zufrieden gewesen sein. Eine durchwachsene Referenz bringt dem Betroffenen nichts und macht den Referenzgeber in seiner Rolle als Empfehlenden unglaubwürdig.

Nur, wer diesen 2 Punkten zustimmen kann, sollte der Bitte nach einer persönlichen Empfehlung tatsächlich nachkommen. Denn wenn die Kontaktdaten erst einmal weitergereicht sind, werden die meisten Unternehmen diese Möglichkeit auch nutzen.

 

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