Car Allowance oder Firmenwagen: Was ist besser?
Wer beruflich viel unterwegs ist, der bekommt meistens einen Firmen- oder Dienstwagen gestellt. Eine Car Allowance ist ebenfalls möglich, aber weniger verbreitet. Was verbirgt sich hinter dem Begriff? Welche Option ist besser? Und worauf gilt es beim Firmenwagen zu achten?
Der Audi A4 ist deutschlandweit einer der beliebtesten Dienstwagen.
Foto: Audi AG
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In diesem Artikel lesen Sie:
- Firmenwagen vs. Car Allowance – der direkte Vergleich
- Private Nutzung des Dienstwagens: Prüfen, ob diese erlaubt ist
- Firmenwagen: Klären, ob Familienmitglieder den Wagen nutzen dürfen
- Firmenwagen und Steuer: Zwischen Ein-Prozent-Regel und Fahrtenbuch
- Wann sich ein Firmenwagen überhaupt lohnt
- So sparen Mitarbeiter und Arbeitgeber bei den Firmenwagenkosten
- Firmenwagen: So wirkt sich ein Unfall (steuerlich) aus
Die sogenannte Car Allowance ist eine Pkw-Überlassungspauschale, die Ihnen der Arbeitgeber zahlt, wenn Sie sich als Ingenieur oder Informatiker verpflichten, Ihren privaten Pkw für dienstliche Zwecke zu nutzen. Durch eine Car Allowance werden die Ansprüche des Arbeitnehmers aus der dienstlichen Nutzung seines Privatwagens abgegolten – soweit die Definition.
Wesentlich weiter verbreitet, dafür gesetzlich weniger definiert ist der Firmenwagen oder auch Dienstwagen. Das Steuerrecht verwendet die Begriffe für die Privatnutzung eines vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Pkw, wobei ein Firmenwagen mit oder ohne Fahrer (Chauffeur) möglich ist. Der Arbeitnehmer ist mit dem Firmenwagen vor allem dienstlich unterwegs, darf ihn in der Regel jedoch auch privat nutzen. Die Privatnutzung muss in aller Regel nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Wird das Arbeitsverhältnis beendet, müssen Sie den Firmenwagen zurückgeben.
- Beschädigen Sie den Dienstagen, kann Sie der Arbeitgeber nach den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung zum Kostenersatz verpflichten.
Firmenwagen vs. Car Allowance – der direkte Vergleich
Wer Firmenwagen und Car Allowance aus Mitarbeitersicht vergleicht, der findet verschiedenen Vor- und Nachteile einer Car-Allowance-Vereinbarung gegenüber der klassischen Überlassung als Dienstwagen:
| Vorteile für den Mitarbeiter | Nachteile für den Mitarbeiter |
| Bei der Car Allowance entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung eines vom Arbeitgeber überlassenen Dienstwagens. | Sie müssen die Nutzungspauschale der Car Allowance grundsätzlich versteuern, inklusive eventuell anfallender Sozialabgabe. |
| Bei der Car Allowance können Sie das Auto auch nach einem Arbeitgeberwechsel behalten. | Sie können beim Kauf oder Leasing eines Firmenwagens keine Firmenrabatte in Anspruch nehmen. |
| Sie entscheiden bei der Car Allowance alleine über Fahrzeugtyp und -klasse, Ausstattung, Zustand, Farbe usw. |
| Vorteile für das Unternehmen | Nachteile für das Unternehmen |
| Der Verwaltungsaufwand der Car Allowance ist niedriger als der des Firmenwagens. | Bei der Car Allowance ist der Einfluss auf die Auswahl geeigneter Wagen begrenzt. Auch über den Ersatz älterer oder sonst ungeeigneter Fahrzeuge kann das Unternehmen nicht bestimmen. D.h. der Einfluss auf die Außenwirkung ist bei der Car Allowance geringer. |
| Bei der Car Allowance trägt der Mitarbeiter größere Selbstverantwortung, was mehr Schutz vor nachlässiger Behandlung des Dienstwagens bedeutet. | Nur der Firmenwagen erzeugt eine Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen. Bei der Car Allowance wird kein attraktiver Dienstwagen überlassen, der nach Ende des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden muss. |
Unterm Strich bedeutet die Car Allowance im Vergleich zum Firmenwagen mehr Freiheit, aber auch mehr Eigenverantwortung. Was besser ist, hängt von den persönlichen Präferenzen und vom jeweiligen Arbeitsverhältnis ab. Für den Arbeitgeber handelt es sich in der Regel um einen voll abgabenpflichtigen Zuschuss zum Privatauto des Arbeitnehmers. Dennoch kann ein solcher „Auto-Zuschuss“ aus Unternehmenssicht besser sein als ein Firmenwagen.
Der Vorteil liegt vor allem darin, dass die Car Allowance dem Arbeitgeber den Aufwand für das Besorgen und zur Verfügung stellen des Firmenwagens erspart – und Diskussionen mit den Mitarbeitern vermeidet. Außerdem stehen keine überflüssigen Firmenwagen herum. Für den klassischen Dienstwagen sprechen aus Sicht des Mitarbeiters (und des Arbeitgebers) jahrzehntelange Erfahrungswerte und klare steuerliche Regelungen und Gepflogenheiten für die Nutzung des Firmenwagens.
Private Nutzung des Dienstwagens: Prüfen, ob diese erlaubt ist
Zunächst einmal ist beim Dienstwagen üblich, dass Sie diesen auch privat nutzen dürfen. Um sicher zu gehen, sollten Sie einen Blick in den Arbeitsvertrag werfen. Dort wird dokumentiert sein, ob und falls ja in welchem Umfang Sie den Firmenwagen nutzen dürfen.
Falls dem so ist, werden Steuern fällig. Denn das Finanzamt sieht in der privaten Nutzung eines Firmenwagens einen geldwerten Vorteil. Er unterliegt also der Einkommensteuer und der Sozialversicherungspflicht. Hierzu rechnet das Finanzamt den geldwerten Vorteil für die Versteuerung Ihrem Bruttogehalt hinzu und zieht es den Nettobezügen wieder ab.
Das Finanzamt nimmt übrigens grundsätzlich an, dass Sie Ihren Dienstwagen auch privat nutzen. Sollten Sie mit dem Firmenwagen ausschließlich beruflich unterwegs sein (weil sie privat nur Fahrrad fahren oder mit dem eigenen Auto unterwegs sind), so müssen Sie diesen sogenannten Anscheinsbeweis des Finanzamts aktiv widerlegen. Um hier finanzielle Nachteile zu vermeiden, sollten Sie vertraglich fixieren, dass Sie den Dienstwagen nicht privat nutzen dürfen.
Firmenwagen: Klären, ob Familienmitglieder den Wagen nutzen dürfen
Zudem gilt es zu klären, ob auch Familienmitglieder den Firmenwagen privat nutzen dürfen. Das ist meistens im Arbeitsvertrag oder in der Car Policy dokumentiert. Grundsätzlich dürfen nur Sie als Mitarbeiter den Firmenwagen fahren. Ist nichts dergleichen angegeben und wünschen Sie die Privatnutzung durch Familienmitglieder, so sollten Sie diese schriftlich festhalten lassen.
Manche Unternehmen schließen zudem Urlaubsfahrten oder Fahrten ins Ausland explizit von der Privatnutzung des Dienstwagens aus. Aber auch das kann anders geregelt werden. Und hat Ihnen das Unternehmen erstmal die private Nutzung des Firmenwagens erlaubt, kann es Ihnen diese Erlaubnis nicht einfach wieder entziehen.
Firmenwagen und Steuer: Zwischen Ein-Prozent-Regel und Fahrtenbuch
Sobald Sie Ihren Dienstwagen privat nutzen, müssen Sie dafür Steuern an das Finanzamt abführen. Grundlage hierfür ist der sogenannte geldwerte Vorteil, den Sie auf 2 alternativen Wegen versteuern können:
Die Ein-Prozent-Regel: Hier berechnet das Finanzamt monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil. Liegt der Listenpreis des Dienstwagens beispielsweise bei 55.000 Euro, so liegt der geldwerte Vorteil bei 550 Euro. Auf das Jahr hochgerechnet sind das 6.600 Euro, die dem Einkommen zugerechnet und damit auch versteuert werden müssen. Auch die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz sind ein geldwerter Vorteil, für den Sie 0,03 % pro Entfernungskilometer versteuern müssen. Die Ein-Prozent-Regel lohnt sich vor allem für Sie, wenn Sie den Firmenwagen zwar auch beruflich, viel öfter jedoch privat nutzen. Durch die Regelung sind alle Kosten abgegolten. Zu ihnen gehören:
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- Wertverlust
- Zinsen
- Steuern
- Versicherung
- Wartungen
- Reparaturen
Als Mitarbeiter sollten Sie aber trotzdem sichergehen, dass der Arbeitgeber tatsächlich alle Fahrzeugkosten übernimmt.
Das Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch ist erstmal kein steuerlicher Kniff, sondern schlicht eine Nachweismethode. Hier kommt es darauf an, dass alle tatsächlichen Kosten und Fahrten dokumentiert werden. Das Fahrtenbuch muss akribisch genau geführt werden. Hierfür dokumentieren Sie sowohl private als auch dienstliche Fahrten, wobei bei Privatfahrten nur die Kilometerzahl notiert werden muss. Für dienstliche Fahrten gilt das volle Dokumentationsprogramm, also Datum, Kilometerstand, Reiseziel und Reisezweck. Wer sein Fahrtenbuch nicht richtig oder unvollständig führt, dem kann das Finanzamt zusätzliche Steuern berechnen. Das Fahrtenbuch empfiehlt sich vor allem dann, wenn der Dienstwagen kaum privat gefahren wird. Denn dann sind die Kosten unter Umständen niedriger, als die die durch die Ein-Prozent-Regel anfallen würden.
Wichtig für Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel: Sobald Sie sich für eine der beiden Varianten entschieden haben, können Sie den Modus nur zum Jahreswechsel ändern.
Wann sich ein Firmenwagen überhaupt lohnt
In der Regel ist der Dienstwagen ein Bonus, der für Sie einige Vorteile mit sich bringt. Andererseits gibt es durchaus Konstellationen in denen sich die Frage stellt, ob sich der Firmenwagen überhaupt lohnt. Wer sich bei seiner Entscheidung an der Ein-Prozent-Regel orientiert, für den sind die beiden Faktoren „Kosten des Firmenwagens“ und „Arbeitsweg“ entscheidend.
Hier gilt: Je teurer das Auto und je weiter der tägliche Weg zur Arbeit, umso größer ist auch der geldwerte Vorteil und desto höher sind die Steuern, die Sie zahlen müssen. Wenn der neue Firmenwagen also ein teures Luxusmodell sein soll, sollten Sie sich im Klaren sein: Es werden mehr Steuern fällig, als in den Vorjahren. Auch ein gebrauchtes Auto senkt die Steuerlast nicht. Denn Grundlage der Ein-Prozent-Regelung ist immer der Neupreis des Firmenwagens, egal ob dieser neu oder gebraucht erstanden wird. Wer also einen Dienstwagen mit einem Gebrauchtwagenwert von 22.000 Euro übernimmt, dessen Neuwert jedoch bei 75.000 Euro liegt, der muss einen geldwerten Vorteil von 750 Euro versteuern (und nicht von 220 Euro).
Bei aller Freude über den möglichen Dienstwagen sollten Sie im Vorfeld genau klären und ausrechnen, welche Kosten am Ende für Sie entstehen. Im Zweifelsfall gilt es dann zu entscheiden, ob die entstehenden Zusatzkosten im Verhältnis zum Nutzen stehen oder ob Sie sich diese überhaupt leisten wollen.
So sparen Mitarbeiter und Arbeitgeber bei den Firmenwagenkosten
Aktuell bietet sich ein Modell an, bei dem Sie als Mitarbeiter und der Arbeitgeber gleichermaßen profitieren. Dafür muss Ihnen der Arbeitgeber die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle steuerfrei erstatten. Im Gegenzug bekommt das Finanzamt pauschal 15 % der Lohnsteuer. Hierbei entfällt der geldwerte Vorteil des Dienstwagens, für den Sie Steuern zahlen müssten. Damit fällt auch das Bruttogehalt geringer aus. Das bedeutet, dass sowohl Sie als auch der Arbeitgeber bei den Sozialversicherungsbeiträgen sparen. Eine Alternative zur Fahrtkostenerstattung sind Tankgutscheine oder Tankkarten. Sie sind bis zu einem Maximalbetrag von monatlich 44 Euro steuerfrei. Der Vorteil ist, dass Ihnen diese Variante jegliche Formalien erspart.
Firmenwagen: So wirkt sich ein Unfall (steuerlich) aus
Sie sind mit dem nagelneuen Dienstwagen privat unterwegs und bauen einen Unfall. Das ist natürlich unangenehm und kann für Sie als Mitarbeiter unter Umständen teuer werden. Das gilt übrigens auch dann, wenn der Arbeitgeber die Kosten des Unfalls trägt. Denn das Finanzamt bewertet das Entgegenkommen des Unternehmens in puncto Unfallkosten als zusätzlichen Arbeitslohn. Und das ist wiederum ein geldwerter Vorteil, für den Sie einmalig Einkommensteuer bezahlen müssen.
Wenn Sie sich infolge des Unfalls verletzt haben und den Dienstwagen gesundheitsbedingt (vorübergehend) nicht mehr fahren können, gilt eine abgewandelte Regelung. Auf Basis eines ärztlich attestieren Fahrverbots entfällt der geldwerte Vorteil für die Monate eines vollständigen Fahrverbots. Wichtig ist, dass Sie in dieser Zeit darauf achten, dass der Firmenwagen keinesfalls von einem anderen Familienmitglied gefahren wird.
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