Bewerbungsverfahren

Telefoninterview: Tipps für das telefonische Vorstellungsgespräch

Die Einladung zum Bewerbungsgespräch ist da. Immer häufiger findet das erste Vorstellungsgespräch telefonisch statt. Doch ein Telefoninterview unterscheidet sich in vielen Punkten vom klassischen Gespräch und bedarf einer besonderen Vorbereitung.

Kind mit Brille am Telefon

Auch beim Telefoninterview macht man sich ein Bild vom Bewerber.

Foto: panthermedia.net/VikaOvcharenko

Immer häufiger führen Unternehmen mit potenziellen Bewerbern ein Telefoninterview, bevor sie zum persönlichen Vorstellungsgespräch einladen. Vor allem Personaler schätzen diese effiziente Form der Personalauswahl, die Unternehmen und Bewerbern Zeit und Kosten spart. Für Sie als potentieller Kandidat kann es ein Vorteil sein, dass Ihr Gegenüber sie nicht sieht. Er kann also nicht durch Körpersprache, Mimik oder Kleidung von dem abgelenkt werden, was Sie sagen. Wenn Sie Ihre Aussagen allerdings gut und gerne durch charismatische Gestik und Mimik verstärken, so ist das Telefoninterview eher ein Nachteil. So oder so kommt es umso mehr darauf an, was Sie wie sagen.

Hier ist eins wichtig: Die Einladung zu einem telefonischen Vorstellungsgespräch ist erstmal ein Erfolg. Das Unternehmen ist interessiert, hat aber in der Regel noch einige offene Fragen, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben haben. Man möchte sich zuerst ein besseres Bild verschaffen, bevor man Sie zum persönlichen Bewerbungsgespräch einlädt. Das Telefoninterview ist deswegen oft dem persönlichen Vorstellungsgespräch vorgeschaltet. Es soll Informationslücken schließen, zum Beispiel weshalb ein Bewerber schon seit längerer Zeit auf Jobsuche ist oder was der Grund für einen Auslandsaufenthalt war, der im Lebenslauf nicht näher beschrieben ist.

Telefoninterview richtig vorbereiten

Wie für das persönliche Vorstellungsgespräch so gilt auch für das telefonische Bewerbungsgespräch: Eine gründliche und sorgfältige Vorbereitung sind das A und O. Das fängt schon damit an, dass Sie keinesfalls unvorbereitet in ein Telefoninterview gehen. Erhalten Sie als Ingenieur oder Informatiker unangekündigt den Anruf eines Personalers mit der Bitte, doch jetzt direkt ein Gespräch zu führen, so sollten Sie das freundlich ablehnen. Verweisen Sie darauf, dass Sie gerade keine Zeit haben und vereinbaren Sie stattdessen einen Termin für ein Telefoninterview. Hier sollte auch die geplante Gesprächsdauer abgestimmt werden. Das ist nicht nur für die Vorbereitung wichtig. Es verrät Ihnen auch, welche Fragen kommen könnten.

Ist das Telefoninterview zum Beispiel lediglich auf 20 Minuten angesetzt, so ist fast sicher, dass Ihr Gesprächspartner „nur“ einige Informationen zu Ihrer Person abklären möchte. Vielleicht hat er ein paar Fragen zu möglichen Lücken im Lebenslauf oder zu Informationen, die nicht ganz klar sind. Anders sieht die Sache aus, wenn für das Telefoninterview eine Stunde eingeplant ist. Dann sollten Sie sich umso gründlicher vorbereiten, da sie von einem intensiven und umfangreichen Bewerbungsgespräch ausgehen können. Das schließt Fragen zu Persönlichkeit, Erfahrungen und Kompetenzen ebenso ein wie zu Plänen und Zielen. Auch sollten Sie entsprechende Rückfragen parat haben, die zeigen, dass Sie sich ausgiebig mit dem potentiellen neuen Arbeitgeber auseinandergesetzt haben.

Telefoninterview: Tipps zur Vorbereitung

Lesen und vergegenwärtigen Sie sich im ersten Schritt, was in der Stellenbeschreibung gefordert wurde, auf die Sie sich beworben haben. Ausgehend davon überlegen Sie sich für das Telefoninterview einen roten Faden für die Darstellung des eigenen Werdegangs. Diesen sollten Sie keinesfalls auswendig runterbeten. Stattdessen ist es wichtig, alle Inhalte und zeitlichen Chronologien so parat zu haben, dass Sie auch spontan Prioritäten, Akzente und Schwerpunkte setzen können. Und vor allem sollten Sie zu jedem Punkt Ihres Lebenslaufs noch etwas mehr sagen können, als das was schon zu lesen ist. Ein Vorteil für das spätere Telefoninterview: Sie können Ihre Bewerbung samt Lebenslauf in Sichtweite legen und Bedarf kurz reinschauen. Ihr Gegenüber sieht es ja nicht. Im persönlichen Bewerbungsgespräch wäre das Nachschlagen in der eigenen Bewerbung ein absolutes No-Go.

Derart präpariert geht es weiter mit der Recherche von relevanten Unternehmensinformationen. Hierzu können Sie über die Unternehmenshomepage Informationen zu Produkten, Größe, Mitarbeiterzahl und Umsätzen zusammentragen. Darüber hinaus können Sie für das Telefoninterview in Erfahrung bringen, ob und falls ja welche Angebote der Arbeitgeber für eine ausgewogene Work-Life-Balance bietet.  Im nächsten Schritt bereiten Sie sich auf typische Fragen vor, die in den meist Vorstellungsgesprächen und Telefoninterviews gestellt werden. Ingenieur.de hat Ihnen hier die häufigsten Fragen aus Bewerbungsgesprächen zusammengestellt.

Neben diesen Standardfragen können im Telefoninterview individuelle Fragen, etwa zu möglichen Lücken im Lebenslauf gestellt werden. Für diese vermeintlichen „Schwächen“ in Ihrem Lebenslauf können Sie ebenfalls passende Antworten vorbereiten. Diese sollten keinesfalls wie eine Rechtfertigung klingen. Erklären Sie stattdessen selbstbewusst, wie und was Sie aus beruflichen Rückschlägen, Jobverlust oder Studienabbruch gelernt haben und wie Sie es in Zukunft besser machen wollen (oder es längst machen). Je fundierter Sie Ihre Rückschläge im Vorfeld analysiert haben, desto überzeugender wird auch die Argumentation sein. Seien Sie sich bewusst: Heutzutage

zeichnen Brüche echte Persönlichkeiten aus. Sie sind keine Schande mehr. Versuchen Sie deswegen auch im telefonischen Vorstellungsgespräch nichts zu vertuschen, was im weiteren Verlauf auffliegen könnte. Das kann aufgebautes Vertrauen schnell zerstören. Je professioneller Sie bei allen Fragen reagieren, desto authentischer werden Ihre Ziele, Werte, Motivation und Arbeitsweise rüberkommen. So können Ihre „Schwächen“ sogar noch dazu führen, die expliziten Stärken zu unterstreichen.

Informationen zu Gesprächspartnern recherchieren

Auch wenn Sie Ihre Gesprächspartner im Telefoninterview nur hören, sollten Sie mehr über diese in Erfahrung bringen. Dazu können Sie in beruflichen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn nach den Namen Ihres oder Ihrer Gesprächspartner recherchieren. Dort finden Sie weitere Informationen zu Person, Ausbildung, Werdegang Schwerpunkten und Interessen.

In der Bewerbungsphase sollten Sie außerdem Familienmitglieder oder wahlweise die Mitbewohner darüber informieren, dass sich möglicherweise ein potentieller Arbeitgeber meldet. Gegebenenfalls wird der Anrufbeantworter-Spruch nochmal angepasst und aktualisiert. Wenn Sie selbst ans Telefon gehen, so sollten Sie sich gerade bei unbekannten oder unterdrückten Rufnummern immer mit Vor- und Nachnamen melden.

Technik-Check vor dem Telefoninterview

Apropos Telefon: Für das Telefoninterview nutzen Sie am besten das Festnetz-Telefon. Falls das nicht möglich ist, muss das Smartphone herhalten. Wichtig ist in jedem Fall, dass das Telefon einwandfrei funktioniert. Der Akku ist also aufgeladen und die Verbindung ist stabil. Beides haben Sie im Vorfeld des Telefoninterviews getestet. Indem Sie hier im wahrsten Sinne des Wortes für eine gute Verbindung zu Ihrem Gesprächspartner sorgen, unterstreichen Sie Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt.

Im Gegensatz zum persönlichen Vorstellungsgespräch und zum Video- oder Skype-Interview können Ihre Gesprächspartner Sie nicht sehen. Dennoch sollten Sie sich für das Telefoninterview genauso kleiden, wie Sie es für das persönliche Bewerbungsgespräch tun würden. Denn das wirkt sich unbewusst und positiv auf Verhalten, Körperhaltung, Mimik und Sprache aus. Sie werden aufmerksamer, hören besser zu und verleihen Ihren Worten mehr Gewicht.

Hintergrund- und Störgeräusche ausschalten

Für das Telefoninterview sollten Sie zudem einen ruhigen Platz ohne störende Hintergrundgeräusche wählen und eventuelle Störfaktoren vermeiden. Dazu stellen Sie Radio, Fernsehen und Musik aus. Kurz vor dem Gespräch informieren Sie alle Familienmitglieder (oder Mitbewohner), dass Sie für die Dauer des telefonischen Vorstellungsgesprächs keinesfalls gestört werden möchten. Nachdem Sie das Interview-Zimmer für einige Minuten gelüftet haben, schließen Sie nun alle Fenster, um Lärm durch vorbeifahrende Autos oder bellende Hunde auszuschalten. So schaffen Sie die beste Voraussetzung für eine konzentrierte Gesprächsatmosphäre ohne Ablenkungen. Tipp für Frauen: Wer normalerweise große Ohrringe trägt, der sollte sie für das Telefoninterview abnehmen, da diese klappern und damit stören können.

Stellen Sie sich zudem ein Glas stilles Wasser bereit. Denn bei Nervosität bekommen viele Menschen einen trockenen Hals und der schlägt auf die Stimme. Sprudel mit Kohlensäure ist übrigens nicht geeignet. Schließlich wollen Sie nicht aufstoßen.

Während des Telefoninterviews: Tipps

Während des telefonischen Bewerbungsgesprächs sollten sie viel lächeln. Denn das spiegelt sich in Ihrer Stimme wider und sorgt für eine angenehme Atmosphäre. Um diese von Anfang zu schaffen, können Sie zu Beginn des Gesprächs mit ein wenig Smalltalk zum Aufwärmen einsteigen. Achten Sie zudem während des gesamten Telefoninterviews darauf, deutlich, klar, nicht zu schnell und selbstbewusst zu sprechen. Hierbei hilft Ihnen, bewusst auf die eigene Atmung, die Sprechlautstärke und das Sprechtempo zu achten. Führen Sie das Gespräch am besten im Stehen: Das lässt die Stimme dynamischer klingen und erleichtert das Atmen. Auch das macht die Stimme kräftiger. Atmen Sie dazu vor allem in den Bauch. Die Brustatmung alleine reicht nicht aus.

Vermeiden Sie zudem Füllwörter wie zum Beispiel „äh“ und achten Sie auf eine gewählte Ausdrucksweise. Umgangssprache und Mundart sind im Vorstellungsgespräch also tabu, wobei Dialekte – sofern diese nicht „ausgeschaltet“ werden können – durchaus in Ordnung sind. Man sollte es nur nicht übertreiben. Außerdem sollten Sie während des Telefoninterviews weder essen noch rauchen und schon gar nicht am Laptop arbeiten. Aber das sollte eigentlich selbstverständlich sein. Schließlich geht es um einen potentiellen neuen Job.

Zum guten Ton gehört während des telefonischen Vorstellungsgesprächs auch, dass Sie Ihrem Gegenüber aufmerksam zuhören, ihn ausreden lassen und ihm nicht ins Wort fallen. Seien Sie sich bewusst: In der Regel wird es Ihr Gesprächspartner sein, der das Telefoninterview führt. Er ist der Interviewer, Sie der Interviewte.

Englisch im Telefoninterview

Viele Ingenieure und Informatiker arbeiten für internationale Konzerne oder möchten für diese arbeiten. Gerade wenn Englischkenntnisse von Bedeutung sind und sie entsprechend fundierte Kenntnisse im Lebenslauf angegeben haben, kann es im Telefoninterview zum Sprachenwechsel kommen. Aber keine Sorge: Wenn Ihre Kenntnisse dem angegebenen Niveau entsprechen, haben Sie nichts zu befürchten. Außerdem können Sie in der Vorbereitung auch die passenden englischen Termini einüben. Das wird Sie noch souveräner erscheinen lassen.

Wenn es – aus welchen Gründen auch immer – zu Pausen im Telefoninterview kommt, so nutzen Sie diese als willkommene Gelegenheit, um sich zu sammeln und für das verbleibende Gespräche erneut zu ordnen. Fühlen Sie sich nicht genötigt, die Stille in der Leitung durch erneuten Smalltalk zu überbrücken. Und wenn Sie Aussagen oder Fragen Ihrer Gesprächspartner nicht oder nur teilweise verstanden haben, so fragen Sie nochmals nach oder bitten um Wiederholung der Frage. Besser einmal zu viel nachfragen und so Missverständnissen vorbeugen, die für Irritationen sorgen.

Am Ende des Telefoninterviews bedanken Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner und sprechen ihn dabei persönlich, also mit Namen an, zum Beispiel: „Herr/Frau Mustermann, vielen Dank für das nette Gespräch!“. Den Namen ihres Gesprächspartners haben Sie sich hierfür zu Beginn des Telefoninterviews gemerkt und gegebenenfalls zusätzlich auf einem Blatt Papier notiert.

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