Gültigkeit von Dokumenten

Wann die gesetzliche Schriftform nötig ist

Von der gesetzlichen Schriftform ist meist im Zusammenhang mit offiziellen Dokumenten wie dem Arbeitsvertrag, der Kündigung oder dem Zeugnis die Rede. Die Redewendung „die Form wahren“ geht daraus hervor. Wird die Form nicht gewahrt, kann es mitunter sein, dass ein Dokument nicht gültig ist.

Schriftform, dargestellt durch Würfel mit @-, Brief-, Telefon- und Sprechblasen-Zeichen

Die Wahl der Schriftform sollte man nicht dem Zufall überlassen.

Foto: panthermedia.net/stockwerk-fotodesign

Inhalte dieses Artikels:

Ein Dokument oder eine Urkunde, die wesentliche Teile einer Erklärung enthält, erfordert die gesetzliche Schriftform und muss vom Erklärenden eigenhändig unterzeichnet werde. In der Regel schließt eine Unterschrift ein solches Dokument auch räumlich ab, das heißt, sie darf nicht mitten im Dokument stehen. Bei einem Vertrag müssen immer alle beteiligten Parteien unterzeichnen. Nach Paragraf 126 BGB ist seit dem 1. August 2001 auch eine elektronische Form als hinreichende Schriftform anerkannt – so sich gesetzlich keine anderen Vorgaben zwingend ergeben. Ist aufgrund der Formfreiheit die elektronische Form erlaubt, muss das elektronische Dokument mit einer sogenannten „qualifizierten elektronischen Signatur“ unterzeichnet sein. Auch muss der Empfänger mit der elektronischen Form einverstanden sein.

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Schriftform als gewahrt, wenn

  • eine eigenhändige Unterschrift vorhanden ist
  • ein notariell beglaubigtes Handzeichen oder eine notarielle Beurkundung vorliegt
  • die elektronische Form korrekt ausgeführt wurde und deren Voraussetzungen vorliegen

Dokumente, die nicht der gesetzlichen Schriftform entsprechen, obwohl diese erforderlich ist, sind nach Paragraf 125 BGB nichtig.

§ 125 (BGB)

§ 125 Nichtigkeit wegen Formmangels

Ein Rechtsgeschäft, welches der durch Gesetz vorgeschriebenen Form ermangelt, ist nichtig. Der Mangel der durch Rechtsgeschäft bestimmten Form hat im Zweifel gleichfalls Nichtigkeit zur Folge.

Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz

§ 126 (BGB)

§ 126 Schriftform

(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.

(2) Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.

(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.

(4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt.

Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz

Ist ein Vertrag nur in gesetzlicher Schriftform gültig?

Nach wie vor überwiegt der Glaube, dass Verträge nur dann rechtlich gültig sind, wenn sie nach der gesetzlichen Schriftform geschlossen worden. Das ist so jedoch nicht ganz richtig. Laut BGB-Paragraf 126, Absatz 1 müssen Urkunden, zu denen auch Verträge zählen, eigenhändig unterzeichnet oder notariell beglaubigt werden, wenn durch ein Gesetz die schriftliche Form vorgegeben ist. Im Umkehrschluss lässt sich daraus folgern, dass die Form nicht gewahrt werden muss, wenn keine gesetzliche Regelung etwas anderes vorschreibt. Das bedeutet, dass mündliche Verträge grundsätzlich die gleiche Gültigkeit besitzen wie schriftliche.

Unter anderem für folgende Vertragsformen gibt es eine gesetzliche Vorgabe für die Schriftform:

  • Verbraucherdarlehensvertrag
  • Mietverträge für Wohnungen und Gewerberäume mit einer festen Laufzeit von mehr als einem Jahr
  • ein Arbeitsvertrag für ein zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis
  • Bürgschaft natürlicher Personen
  • Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis
  • Inhaberschuldverschreibung
  • Patientenverfügung
  • Eine Vollmacht, die medizinische Behandlungen oder freiheitsentziehende Maßnahmen umfasst
  • Pflegevertrag und Heimvertrag
  • Quittung
  • Schenkung

 

Mündliche Arbeitsverträge bedeuten Rechtsunsicherheit

Das bedeutet zum Beispiel, dass ein nicht befristeter Arbeitsvertrag durchaus auch mündlich abgeschlossen werden kann. Fragt beispielsweise ein Bekannter, ob man für ihn am kommenden Tag arbeiten wolle, reicht ein „Ja“ als Antwort, um einen wirksamen Arbeitsvertrag abzuschließen. In einigen Fällen ist nicht einmal die mündliche Zustimmung erforderlich. Bei einer Anfrage per E-Mail muss man nicht einmal konkret antworten. Es reicht stattdessen aus, zum angefragten Zeitpunkt an der Arbeitsstelle zu erscheinen. Dieses sogenannte „schlüssige Verhalten“ drückt das Einverständnis zum Vertragsangebot aus. Vor allem bei Aushilfen, die oftmals telefonisch angefragt werden, entstehen auf diese Art und Weise Arbeitsverträge mündlich – und die sind rechtlich ebenso bindend wie ein schriftlicher Vertrag.

Aber: Bei mündlichen Absprachen ist man stets auf die Redlichkeit seines Vertragspartners angewiesen. Ein schriftlicher und unterschriebener Vertrag hingegen ist ein zuverlässiges Beweismittel für den Vertragsabschluss und den vereinbarten Inhalt. Es kann immer wieder einmal vorkommen, dass sich ein Vertragspartner tatsächlich nicht mehr an Absprachen erinnern kann (oder nicht mehr erinnern will). Das kann zu rechtlichen Problemen führen. Denn in einer gerichtlichen Auseinandersetzung trägt generell derjenige die Beweislast, der ein Anspruch aus dem Vertrag geltend machen will. Als Beweis für ein Vertragsabschluss können auch Zeugen aufgerufen werden. Diese haben vor Gericht jedoch nicht denselben Beweiswert wie unterzeichnete Verträge. Gilt also die Formfreiheit, sprich ist für die gewünschte Form des Vertrags keine gesetzliche Schriftform zwingend, sollte man dennoch im Auge behalten, dass man mit schriftlichen Absprachen auf der sicheren Seite ist.

Eine Ausnahme in Sachen gesetzliche Schriftform bei Arbeitsverträgen ist, wie genannt, das befristete Arbeitsverhältnis. Dieses muss immer gemäß Paragraf 14 Absatz 4 des Teilzeit- und Be­fristungs­gesetzes in gesetzlicher Schriftform festgehalten werden. Dort heißt es: „Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform“. Geschieht dies nicht, ist der Arbeits­vertrag zwar nicht unwirksam, er gilt dann aber unbefristet.

Gilt eine Kündigung auch per E-Mail?

Die Frage, ob eine Kündigung auch per E-Mail oder Fax gültig ist, lässt sich einfach beantworten: im Arbeits- und Mietrecht niemals. Bei der arbeitsrechtlichen Kündigung sowie der Kündigung eines Mietverhältnisses ist die gesetzliche Schriftform nach Paragraf 623 BGB vorgeschrieben: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ Die gesetzliche Regelung gilt in beide Richtungen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen schriftlich kündigen und die Kündigung eigenhändig unterzeichnen. Dabei muss der volle Namenszug erkennbar sein. Die Unterschrift muss zwingend am Ende des Kündigungstextes stehen. Kündigungen per Fax, E-Mail oder SMS sind unwirksam.

Verträge, die keiner gesetzlichen Schriftform bedürfen

Das gilt jedoch nicht für alle Kündigungen, sondern in erster Linie für Arbeitsverträge und Mietverträge. Es gibt aber durchaus Verträge, die ohne gesetzliche Schriftform beendet werden können. Verbraucher können einen Vertrag seit dem 1. Oktober 2016 auch in reiner Textform kündigen. Die Textform kommt dabei ohne eigenhändige Unterschrift aus. Es ist sogar so, dass Anbieter von elektronisch geschlossenen Verträgen in den Geschäftsbedingungen keine schriftliche Kündigung mehr verlangen dürfen, sondern lediglich die Kündigung in Textform. Dabei ist es unerheblich, in welcher Form der Vertrag ursprünglich geschlossen wurde. So können beispielsweise Verträge bei Onlineportalen per Fax, E-Mail oder sogar per SMS oder WhatsApp-Nachricht gekündigt werden, so der Anbieter diese Kommunikationsmöglichkeit zur Verfügung stellt.

Dies gilt für alle Verträge, die nach dem 30. September 2016 geschlossen wurden. Wer beispielsweise einen alten Vertrag aus dem Fitnessstudio von 2014 kündigen will, muss sich daran orientieren, was in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in puncto Kündigungen vereinbart wurde. Ist dort von schriftlicher Kündigung die Rede, reichen eine E-Mail oder ein Fax nicht aus. Der Vertrag muss dann tatsächlich nach den Vorgaben der gesetzlichen Schriftform beendet werden.

Grundsätzlich darf – wie erwähnt – bei Onlineverträgen keine höhere Form als die Textform verlangt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass Kündigungen in gesetzlicher Schriftform nicht gültig wären. Möchte man auf Nummer sicher gehen und wählt trotz der lediglich gewählten Textform einen Brief, dann sind selbstverständlich auch solche Kündigungen gültig. Das Gegenargument viele Anbieter, man könne bei E-Mail oder Fax den Absender nicht eindeutig identifizieren, ließen Gerichte nicht gelten. Im Zweifelsfall seien Anbieter verpflichtet, Rücksprache zu halten und per E-Mail oder über andere Kommunikationsmöglichkeiten nachzufragen.

Muss das Arbeitszeugnis stets unterschrieben sein?

Auch das Arbeitszeugnis ist ein Dokument, bei dem die äußere Form einen hohen Stellenwert hat. Ein Arbeitszeugnis unterliegt immer der gesetzlichen Schriftform. Es muss schriftlich erteilt und dem Arbeitnehmer im Original ausgehändigt werden. Ein elektronisches Arbeitszeugnis in Form einer PDF-Datei, per E-Mail oder Fax ist nach Paragraf 109, Absatz 3 der Gewerbeordnung nicht zulässig. Das Arbeitszeugnis muss nicht per Hand geschrieben sein, eine Ausstellung per Computer ist üblich. Neben der Schriftform kann der Arbeitnehmer verlangen, dass das Arbeitszeugnis auf Geschäftspapier ausgestellt wird. Hat das Geschäftspapier ein Adressfeld, so muss dieses frei bleiben. Denn ein Arbeitszeugnis ist kein Brief und der Arbeitnehmer nicht der Adressat.

§ 109 (Gewerbeordnung)

§ 109 Zeugnis

(1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.

(2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

(3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz

Der Arbeitgeber oder ein berechtigter Stellvertreter müssen das Arbeitszeugnis eigenhändig unterschreiben. Unterschreibt ein Stellvertreter, müssen Vertretungsverhältnis und die Funktion des unterzeichnenden angegeben werden. Anders als bei Verträgen muss ein Arbeitszeugnis nicht leserlich unterschrieben werden. Eine sogenannte Paraphe, also ein Namenskürzel, ist aber auch nicht ausreichend. Das bedeutet, der Name muss ausgeschrieben, aber nicht leserlich sein.

Die gesetzliche Schriftform wird gerade beim Arbeitszeugnis sehr streng ausgelegt. So gibt es Gerichtsurteile, die sich bereits an der Art und Weise der Unterschrift stoßen. So heißt es, dass eine quer zum Zeugnistext verlaufende Unterschrift Zweifel an der Ernsthaftigkeit des Arbeitszeugnisses begründet. Sogar eine leicht nach unten verlaufende Unterschrift, die nicht mehr parallel zum Zeugnistext verläuft, kann ein Grund zur Beanstandung sein.

Schriftform: Fälle, in denen Fax oder E-Mail ausreichen

Seit 2016 können online geschlossene Verträge verbraucherfreundlich per E-Mail gekündigt werden. Viele Unternehmen akzeptieren inzwischen die Textform grundsätzlich. So können beispielsweise Handy- oder andere Telefonverträge per Fax oder E-Mail gekündigt werden. Auch die Kündigung eines Zeitungsabonnements bedarf nicht mehr der gesetzlichen Schriftform. Wichtig ist jedoch, dass derjenige, der einen Vertrag kündigt, dies nachweisen kann. Es ist also sinnvoll, sowohl das Fax und gegebenenfalls das zugehörige Sendungsprotokoll aufzubewahren. E-Mails hingegen sollte man sicher abspeichern und bei wichtigen Kündigungen auch ausdrucken. Denn im Streitfall muss man nachweisen können, dass die Kündigung rechtzeitig erfolgte.

Einfacher ist es bei Verträgen, die grundsätzlich auch per Fax oder E-Mail geschlossen werden können. Dabei ist es in umgekehrter Weise sinnvoll, besonders aufmerksam zu sein. Eine E-Mail mit einem Angebot ist auf dem gleichen Weg einfacher beantwortet als per unterzeichnetem Brief. Das bedeutet aber auch, dass man schneller Verträge abgeschlossen hat als man vielleicht will. Bei Vertragsabschlüssen oder auch Kündigungen per E-Mail muss zudem bedacht werden, dass der Inhalt des Schreibens erst bei Zugang wirksam wird. Kommt es zu einem Rechtsstreit über die rechtzeitige Zusendung, kann das problematisch sein. Denn der Absender muss den Zugang beweisen. Eine Möglichkeit ist es, eine Lese- oder Empfangsbestätigung anzufordern. Doch selbst dabei ist der Absender vom Empfänger abhängig: Denn die Bitte nach einer Empfangsbestätigung kann auch ignoriert werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte E-Mails mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Oder eben doch den klassischen Brief in gesetzlicher Schriftform wählen. Denn dieser hat so gut wie immer Gültigkeit.

 

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