Inhalte dieses Artikels:
- Ist ein Vertrag nur in gesetzlicher Schriftform gültig?
- Gilt eine Kündigung auch per E-Mail?
- Muss das Arbeitszeugnis unterschrieben sein?
- Fälle, in denen Fax oder E-Mail ausreichen
Ein Dokument oder eine Urkunde, die wesentliche Teile einer Erklärung enthält, erfordert die gesetzliche Schriftform und muss vom Erklärenden eigenhändig unterzeichnet werde. In der Regel schließt eine Unterschrift ein solches Dokument auch räumlich ab, das heißt, sie darf nicht mitten im Dokument stehen. Bei einem Vertrag müssen immer alle beteiligten Parteien unterzeichnen. Nach Paragraf 126 BGB ist seit dem 1. August 2001 auch eine elektronische Form als hinreichende Schriftform anerkannt – so sich gesetzlich keine anderen Vorgaben zwingend ergeben. Ist aufgrund der Formfreiheit die elektronische Form erlaubt, muss das elektronische Dokument mit einer sogenannten „qualifizierten elektronischen Signatur“ unterzeichnet sein. Auch muss der Empfänger mit der elektronischen Form einverstanden sein.
Grundsätzlich gilt die gesetzliche Schriftform als gewahrt, wenn
- eine eigenhändige Unterschrift vorhanden ist
- ein notariell beglaubigtes Handzeichen oder eine notarielle Beurkundung vorliegt
- die elektronische Form korrekt ausgeführt wurde und deren Voraussetzungen vorliegen
Dokumente, die nicht der gesetzlichen Schriftform entsprechen, obwohl diese erforderlich ist, sind nach Paragraf 125 BGB nichtig.
[accordionElement titel=“§ 126 (BGB)“]
[accordionElement titel=“§ 109 (Gewerbeordnung)“]
Der Arbeitgeber oder ein berechtigter Stellvertreter müssen das Arbeitszeugnis eigenhändig unterschreiben. Unterschreibt ein Stellvertreter, müssen Vertretungsverhältnis und die Funktion des unterzeichnenden angegeben werden. Anders als bei Verträgen muss ein Arbeitszeugnis nicht leserlich unterschrieben werden. Eine sogenannte Paraphe, also ein Namenskürzel, ist aber auch nicht ausreichend. Das bedeutet, der Name muss ausgeschrieben, aber nicht leserlich sein.
Die gesetzliche Schriftform wird gerade beim Arbeitszeugnis sehr streng ausgelegt. So gibt es Gerichtsurteile, die sich bereits an der Art und Weise der Unterschrift stoßen. So heißt es, dass eine quer zum Zeugnistext verlaufende Unterschrift Zweifel an der Ernsthaftigkeit des Arbeitszeugnisses begründet. Sogar eine leicht nach unten verlaufende Unterschrift, die nicht mehr parallel zum Zeugnistext verläuft, kann ein Grund zur Beanstandung sein.
Schriftform: Fälle, in denen Fax oder E-Mail ausreichen
Seit 2016 können online geschlossene Verträge verbraucherfreundlich per E-Mail gekündigt werden. Viele Unternehmen akzeptieren inzwischen die Textform grundsätzlich. So können beispielsweise Handy- oder andere Telefonverträge per Fax oder E-Mail gekündigt werden. Auch die Kündigung eines Zeitungsabonnements bedarf nicht mehr der gesetzlichen Schriftform. Wichtig ist jedoch, dass derjenige, der einen Vertrag kündigt, dies nachweisen kann. Es ist also sinnvoll, sowohl das Fax und gegebenenfalls das zugehörige Sendungsprotokoll aufzubewahren. E-Mails hingegen sollte man sicher abspeichern und bei wichtigen Kündigungen auch ausdrucken. Denn im Streitfall muss man nachweisen können, dass die Kündigung rechtzeitig erfolgte.
Einfacher ist es bei Verträgen, die grundsätzlich auch per Fax oder E-Mail geschlossen werden können. Dabei ist es in umgekehrter Weise sinnvoll, besonders aufmerksam zu sein. Eine E-Mail mit einem Angebot ist auf dem gleichen Weg einfacher beantwortet als per unterzeichnetem Brief. Das bedeutet aber auch, dass man schneller Verträge abgeschlossen hat als man vielleicht will. Bei Vertragsabschlüssen oder auch Kündigungen per E-Mail muss zudem bedacht werden, dass der Inhalt des Schreibens erst bei Zugang wirksam wird. Kommt es zu einem Rechtsstreit über die rechtzeitige Zusendung, kann das problematisch sein. Denn der Absender muss den Zugang beweisen. Eine Möglichkeit ist es, eine Lese- oder Empfangsbestätigung anzufordern. Doch selbst dabei ist der Absender vom Empfänger abhängig: Denn die Bitte nach einer Empfangsbestätigung kann auch ignoriert werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte E-Mails mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Oder eben doch den klassischen Brief in gesetzlicher Schriftform wählen. Denn dieser hat so gut wie immer Gültigkeit.
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