Spesen

Die größten Fehler bei den Reisekosten

Das Reisekostenrecht ist kompliziert. Reisekostensoftware kann helfen, die schlimmsten Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden. Im Folgenden die häufigsten Irrtümer in diesem Zusammenhang.

Irrtum: Unternehmen kürzen grundsätzlich bei Hotelübernachtungen mit Frühstück in Deutschland den gesamten Erstattungsbetrag für den Mitarbeiter um den Frühstücksabzug in Höhe von 4,80 €.

Wahrheit: Es gibt zwei Wege, das Thema Frühstück auf Geschäftsreisen steuerlich zu behandeln: Der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung um 4,80 € kürzen (Frühstücksabzug), er kann aber auch den sogenannten Sachbezugswert in Höhe von 1,57 € vom Auszahlungsbetrag abziehen oder – alternativ – diese Summe als geldwerten Vorteil vom Mitarbeiter versteuern lassen. Der Ansatz des Sachwertbezuges in Höhe von 1,57 € bedeutet einen baren Vorteil für den Reisenden in Höhe von 3,23 €.

Irrtum: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen.

Wahrheit: Es gibt keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen, Mitarbeitern Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen. Wem keine Pauschalen gewährt werden, können diese allerdings bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das gilt seit 2008 aber nicht mehr für Übernachtungspauschalen. Vorgeschrieben ist nur, dass die gesetzlichen Pauschalen steuerfrei sind.

Irrtum: Reisekostenabrechnungen müssen unterschrieben sein.

Wahrheit: Reisekostenabrechnungen sind laut Gesetz „formfrei“. Das bedeutet, dass sie von niemandem unterschrieben sein müssen, damit sie gültig sind.

Irrtum: Kosten ohne Beleg lassen sich nicht abrechnen.

Wahrheit: Haben Geschäftsreisende für Leistungen keinen Beleg erhalten oder den Beleg verloren, können sie einen Eigenbeleg schreiben. Vorsteuerabzugsberechtigte können allerdings, da eine ordnungsgemäße Rechnung fehlt, nicht die Vorsteuer abziehen.

Irrtum: Versicherungsschutz auf Dienstreisen besteht nur mit einem Reiseantrag.

Wahrheit: Es besteht während einer Geschäftsreise ein Versicherungsschutz über den Arbeitgeber – unabhängig vom Reiseantrag. Ein Unfall auf Dienstreise ist dabei gleichzusetzen mit einem Arbeitsunfall.

Irrtum: Jede geschäftliche Reise ist eine Geschäftsreise.

Wahrheit: Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“ sind keine Dienstreisen. Mitarbeiter dürfen für solche Fahrten keine steuerfreien Pauschalen erhalten. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 46-mal pro Kalenderjahr von seinem vertraglich vereinbarten Home-Office in die Niederlassung fährt, sind das keine Dienstreisen, sondern Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“.

Irrtum: Angaben zur Bewirtung müssen direkt auf Restaurant-Quittungen stehen.

Wahrheit: Die Bewirtungsangaben (Ort, Datum, Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen) müssen nicht auf der Restaurant-Quittung stehen, sie können auch auf einem separaten Stück Papier dokumentiert sein.

Irrtum: Bewirtungsangaben müssen den Arbeitgeber der bewirteten Person enthalten.

Wahrheit: Es ist keine Pflicht, bei den Bewirtungsangaben das Unternehmen zu nennen, für das die bewirtete Person arbeitet.

Irrtum: Wer zum Essen eingeladen wird oder selbst einlädt, muss die Mahlzeit von der Verpflegungspauschale abziehen.

Wahrheit: Der Gesetzgeber schreibt das nicht vor. Entsprechende Regelungen in Unternehmen sind zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Irrtum: Bei Rückreisen von Auslandsreisen gelten die Pauschalen der Länder, die man durchquert.

Wahrheit: Bei Auslandsreisen gelten die Auslandspauschalen des Landes, wo man zuletzt gearbeitet hat.

H. WEILAND

Von H. Weiland

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