Reisekostenabrechnung

Ob mehrtägige Geschäftsreise oder Kundentermin – die Kosten für Anfahrt und Übernachtung können Ingenieure und Informatiker als Reisekosten absetzen. Damit diese auch anerkannt werden, gilt es, Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden.

Spielzeugauto steht neben einem Kassenbon einer Tankstelle

Foto: panthermedia.net/ stadtratte

Was sind Reisekosten?
Abrechnen der Fahrtkosten
Abrechnen der Verpflegungskosten
Abrechnen der Übernachtungskosten
Abrechnen der Reisenebenkosten
Kann man Reisekosten von der Steuer absetzen?
Die größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Was zählt überhaupt als Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen alle Ausgaben, die in Zusammenhang mit einer beruflichen Reise stehen, also

Transportkosten für Auto, Bahn, Flugzeug oder Schiff,
Übernachtungskosten,
Verpflegungskosten sowie
die sogenannten Reisenebenkosten.

Bestehen mehrere Möglichkeiten, eine Reise anzutreten, kann der Reisende das Transportmittel selbst wählen, solange die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt. Ob und wie weit hohe Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen werden, ist unterschiedlich. So bekommen Ingenieure und Informatiker, die in hohen Positionen großer Konzerne arbeiten, sicherlich eher den Business-Class-Flug erstattet als Ingenieure in kleinen Unternehmen.

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Zur Reisekostenabrechnung gehören nicht die Fahrten von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte. Ist der Arbeitnehmer jedoch regelmäßig an einem anderen Standort des Unternehmens tätig, so sind die entstehenden Kosten für die Fahrten zwischen beiden Arbeitsstätten oder von der Wohnung zur zweiten Arbeitsstätte Reisekosten. Auch Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Arbeitsstätten gelten als Reisekosten. Bei mehrtägigen Dienstreisen, die Übernachtungen einschließen, sind Fahrten von der Unterkunft zum jeweiligen Arbeitsort am Reiseziel ebenfalls Teil der Reisekosten.

Ob und wie weit Reisekosten überhaupt abgerechnet werden, wird nicht nur über gängige Pauschalen entschieden, sondern auch über Regelungen im Arbeitsvertrag. Arbeitnehmer sollten vor Reiseantritt klären, welche Kosten das Unternehmen für eine Dienstreise trägt. Während der Reise sollten Ingenieure und Informatiker alle Belege für die Reisekostenabrechnung aufheben. Fehlende Belege sind allerdings kein Grund für eine Nichterstattung, wenn der Arbeitnehmer die Kosten glaubhaft belegen kann (siehe unten).

Abrechnen der Fahrtkosten

Fahrtkosten können vom Arbeitnehmer immer in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Egal ob die Fahrt im eigenen Pkw, mit der Bahn oder im Taxi erfolgte. Die Kosten müssen gegenüber dem Arbeitgeber über Belege und Quittungen in der Reisekostenabrechnung nachgewiesen werden. Unvollständige Belege sind einer der größten Fehler bei der Abrechnung von Reisekosten. Wird der eigene Pkw benutzt, ist es nicht so einfach, über Belege die tatsächliche Aufwendung nachzuweisen.

Es gibt zwei Möglichkeiten: Die anteiligen Fahrtkosten werden durch Führen eines Fahrtenbuchs nachgewiesen oder es wird ein Pauschalbetrag vereinbart, der üblicherweise bei 0,30 Euro pro Kilometer liegt. Lesen Sie dazu auch: Dienstwagen oder Car Allowance?

Abrechnen der Verpflegungskosten

Sind Ingenieure oder Informatiker mehrere Tage auf Geschäftsreise, so können sie auch Verpflegungskosten in der Reisekostenabrechnung angeben. Diese werden jedoch nicht in der vollen Höhe erstattet, da die Ermittlung und Kontrolle im Einzelfall zu aufwendig sind. Es werden daher Pauschalbeträge pro Tag bezahlt. Seit 2015 sind die Sätze wie folgt:

Bei eintägigen auswärtigen Tätigkeiten von mehr als 8 Stunden 12 Euro Verpflegungspauschale
Bei einer mehrtägigen Dienstreise je 12 Euro für An- und Abreisetag sowie 24 Euro für jeden weiteren vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit

Dauert eine Dienstreise also von Mittwoch 8 Uhr bis Freitag 12 Uhr, kann der Arbeitnehmer 48 Euro in der Reisekostenabrechnung geltend machen. Je 12 Euro für den Anreise- und Abreisetag und einmal 24 Euro für den dazwischenliegenden Donnerstag.

Bekommen Ingenieure oder Informatiker während der Geschäftsreise Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, so darf der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen in der Reisekostenabrechnung kürzen:

für ein Frühstück um 20 %
für ein Mittag- oder Abendessen um je 40 %.

Bei längerfristigem Aufenthalt an anderem Dienstort

Ist ein Arbeitnehmer längerfristig für das Unternehmen an einem anderen Dienstort beschäftigt, sind die Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten 3 Monate beschränkt. Die Frist beginnt allerdings nach einer zeitlichen Unterbrechung von wenigstens 4 Wochen erneut. Wie die Unterbrechung zustande kommt, ist nicht relevant. So kann zum Beispiel ein gezielt eingesetzter Urlaub genutzt werden, um erneut Verpflegungspauschalen zu bekommen.

Abrechnen der Übernachtungskosten

Auch Übernachtungskosten müssen in der Reisekostenabrechnung im Einzelnen nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschalbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Achtung: Hotels müssen die Preise für die Übernachtung und Frühstück aufgrund der unterschiedlichen Besteuerung (ermäßigter Steuersatz von 7 % für die Übernachtung, andere Leistungen wie das Frühstück zum Regelsteuersatz von 19 %) separat ausweisen. Das führt zu typischen Fehlern bei der Reisekostenabrechnung.

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Abrechnen der Reisenebenkosten

Die häufigsten Fehler in der Reisekostenabrechnung passieren bei den Reisenebenkosten. Diese können sehr vielfältig sein und dementsprechend oft herrscht Uneinigkeit darüber, welche Kosten vom Arbeitgeber zu tragen sind und welche nicht. In einigen Fällen ist dies sogar individuell im Arbeitsvertrag geregelt. Zu den Reisenebenkosten können gehören:

Parkgebühren
Trinkgelder
Telefon- und Internetkosten
Eintrittsgelder
Maut
Umbuchungs- oder Stornierungskosten
Reisegepäckversicherung
Kosten für Taxi oder Mietwagen

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören private Telefongespräche, Kosten für Reisemittel (Koffer, Elektrogeräte in Reisegröße, Reisetaschen), bestimmte Hotelkosten (Pay-TV und Minibar), Kosten für Stadtrundgänge und Museumsbesuche.

Achtung: Schon bei der Reiseplanung und der späteren Angabe der Spesen auf der Reisekostenabrechnung sollte der Arbeitnehmer nicht nur darauf achten, keine Fehler zu machen. Er muss auch dafür sorgen, dass die Kosten verhältnismäßig sind. Jeder Arbeitgeber kann Luxushotels und unnötige Spesen ablehnen, es sei denn, er hat diese vorab ausdrücklich genehmigt. Kosten für Mitreisende muss der Arbeitgeber nicht tragen. Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel, eine solche wäre, wenn bei Geschäftsreisen ins Ausland zwingend ein Dolmetscher benötigt wird. Solche Sonderfälle sollte man sich jedoch vorab vom Unternehmen genehmigen lassen und nicht erst in der Reisekostenabrechnung auflisten.

Kann man Reisekosten von der Steuer absetzen?

Den bekannten Spruch „außer Spesen nichts gewesen“ kennen viele. Bei Dienstreisen tritt er spätestens dann ein, wenn der Arbeitgeber die Reisekostenabrechnung nicht oder nur anteilig übernimmt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ingenieure oder Informatiker auf den Reisekosten sitzen bleiben. Sie sollten nicht den Fehler machen, die Kosten komplett aus eigener Tasche zu zahlen. Denn zumindest in der Einkommensteuererklärung können Reisekosten geltend gemacht werden, die der Arbeitgeber nicht bezahlt hat. Das Steuerrecht unterscheidet dabei zwischen selbstständigen Ingenieuren und Informatikern sowie Arbeitnehmern.

Steuerrecht für Arbeitnehmer

Werden die Aufwendungen einer Reise nicht komplett vom Arbeitgeber übernommen, so können diese als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Auch dann gibt es beispielsweise für Fahrtkosten mit dem eigenen Wagen die Möglichkeit, die Kosten über ein Fahrtenbuch nachzuweisen oder den Pauschalbetrag anzugeben. Gleiches gilt für den Verpflegungsmehraufwand, also die Spesen. Die genannten Pauschalen können in der Steuererklärung angegeben werden. Angestellte Ingenieure und Informatiker müssen darüber hinaus nachweisen, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Reise gehandelt hat.

Steuerrecht bei Selbstständigen

Anders sieht es bei Selbstständigen aus. Dabei ist zu unterscheiden, ob der Selbstständige als freiberuflich Tätiger im Auftrag eines Kunden unterwegs war oder aber ob die Dienstreise Weiterbildungs- oder Werbezwecken diente. Im ersten Fall ist es je nach vertraglicher Vereinbarung möglich, dass der Freiberufler genau wie ein Angestellter eine Reisekostenabrechnung an das Unternehmen stellt. Dabei gelten dann aber nicht die gesetzlichen Pauschalen, sondern individuelle Vereinbarungen.

Bei Reisen für eigene Zwecke (Messe, Konferenzen, etc.) hat die Reisekostenreform im Jahr 2014 dazu geführt, dass die Reisekostenabrechnung gegenüber dem Finanzamt für Selbstständige nicht einfacher geworden ist. Die Reisekosten werden bei Selbstständigen nicht als Werbekosten abgesetzt, sondern als Betriebsausgaben. Hat die Reise einen privaten Anteil, kann nur der dienstliche Part steuerlich geltend gemacht werden. Die Reisekostenabrechnung fürs Finanzamt muss zudem deutlich nachweisen, dass die Reise zu beruflichen Zwecken erfolgte. Aufgeführt werden müssen:

Reisedauer
Reisedaten
Reiseziel
Anlass
sämtliche Kosten

Bei der Fahrt mit dem Privatwagen gelten für Selbstständige die gleichen Regeln wie für Angestellte. Nutzen Freiberufler jedoch ein Geschäftswagen, können sämtliche Kosten wie Benzin, Mautgebühren, Parkgebühren und auch Reparaturkosten vollständig in der Reisekostenabrechnung für das Finanzamt angegeben werden.

Die größten Irrtümer in Sachen Reisekostenabrechnung

Das Reisekostenrecht ist kompliziert. Missverständnisse können leicht entstehen und Fehler bei der Reisekostenabrechnung sind vorprogrammiert. Erfahren Sie hier, welches die 7 größten Irrtümer und Fehler in Sachen Reisekostenabrechnung sind und wie man sie umgeht:

Mythos Frühstücksabzug

Unternehmen kürzen bei Hotelübernachtungen mit Frühstück in Deutschland grundsätzlich den gesamten Erstattungsbetrag für den Mitarbeiter um den Frühstücksabzug in Höhe von 4,80 €.

Richtigstellung: Es gibt 2 Möglichkeiten, das Thema Frühstück auf Geschäftsreisen steuerlich zu behandeln: Der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung um 4,80 Euro kürzen (der sogenannte Frühstücksabzug), er kann aber auch den Sachbezugswert in Höhe von 1,57 Euro vom Auszahlungsbetrag abziehen oder – alternativ – diese Summe als geldwerten Vorteil vom Mitarbeiter versteuern lassen. Wird der Sachwertbezug in Höhe von 1,57 Euro angesetzt, bedeutet das einen Bar-Vorteil für den reisenden Mitarbeiter in Höhe von 3,23 Euro.

Mythos Pauschalenpflicht

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem angestellten Ingenieur oder Informatiker Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen.

Richtigstellung: Es gibt keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen, Mitarbeitern Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen. Wer vom Arbeitgeber allerdings keine Reisekosten bezahlt bekommt, kann diese in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Mythos Unterschrift

Reisekostenabrechnungen müssen unterschrieben sein.

Richtigstellung: Reisekostenabrechnungen gelten als „formfrei“. Das bedeutet, dass sie nicht unterschrieben werden müssen, um gültig zu sein. Mehr zur gesetzlichen Schriftform

Mythos Belegpflicht

Kosten ohne Beleg lassen sich nicht abrechnen.

Richtigstellung: Haben Ingenieure oder Informatiker für einige Leistungen während einer Dienstreise keinen Beleg erhalten, können sie einen Eigenbeleg schreiben. Darunter versteht man eine selbstangefertigte Quittung, die die Ausgabe dokumentiert und als Beleg für die Buchführung dient. Damit ein solcher Eigenbeleg in der Reisekostenabrechnung oder – bei Selbstständigen – vom Finanzamt anerkannt wird, müssen folgende Informationen zwingend auf dem Beleg vorhanden sein:

Centgenauer Betrag, der bezahlt wurde (in der Regel brutto)
Name und Adresse des Zahlungsempfängers
Zahlungszweck, so genau wie möglich und nachvollziehbar
Das Datum, an dem die Zahlung stattgefunden hat
Das Datum, an dem der Beleg erstellt worden ist
Ort und eigenhändige Unterschrift des Eigenbelegerstellers

Mythos Versicherungsschutz

Versicherungsschutz auf Dienstreisen besteht nur mit einem Reiseantrag.

Richtigstellung: Während einer Geschäftsreise besteht der Versicherungsschutz über den Arbeitgeber – unabhängig vom Reiseantrag. Ein Unfall auf Dienstreise ist gleichzusetzen mit einem Arbeitsunfall.