Feedback 04.12.2018, 08:59 Uhr

Das Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeiter- oder Personalgespräch ist auch für Ingenieure und Informatiker kein netter Smalltalk. Das Gespräch dient immerhin dazu, die Kommunikation zu verbessern, Vertrauen zu schaffen und neue Ziele zu setzen. Eine gute Vorbereitung ist wichtig.

Frau im schwarzen Anzug und hellblauen Hemd gibt Mann mit weißen Hemd die Hand, beide sitzen

Ein Mitarbeitergespräch kann auch dazu dienen, dem Vorgesetzten ein Feedback zu geben.

Foto: panthermedia.net/Goodluz

Inhalt:

  1. Was ist das Mitarbeitergespräch?
  2. Der Nutzen des Mitarbeitergesprächs
  3. Das Mitarbeitergespräch vorbereiten
  4. Typische Fragen im Mitarbeitergespräch
  5. Fallstricke bei Mitarbeitergesprächen

Bei einem Mitarbeitergespräch handelt es sich nicht um ein Gespräch im üblichen Sinne. Werden Ingenieure und Informatiker zum Mitarbeitergespräch gebeten, nutzt das Unternehmen in erster Linie ein Managementinstrument. Es geht um Feedback, aber auch um künftige Urteile und Entscheidungen, die den Mitarbeiter und das Unternehmen betreffen. Der Mitarbeiter erfährt auch, wie er im Unternehmen steht. Zudem vereinbaren beide Seiten neue Ziele für die kommenden Monate.

Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter können Vorteile aus dem Mitarbeitergespräch ziehen. Denn die Mitarbeiterkommunikation ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Ingenieure und Informatiker sollten Mitarbeitergespräche daher nutzen, um sich selbst und ihre Ziele positiv zu platzieren. Wichtig ist es, sich fundiert auf das Personalgespräch vorzubereiten.

Der Nutzen des Mitarbeitergesprächs

Normalerweise findet es einmal im Jahr statt und dauert zwischen 60 und 90 Minuten: das Mitarbeitergespräch, das auch als Personalgespräch, Einstiegsgespräch, Entwicklungsgespräch, Feedbackgespräch oder Jahresgespräch bezeichnet wird. Im Verlauf des Gesprächs werden offene Fragen geklärt und neue Ziele gesteckt. Diese können unterschiedlicher Art sein. In einigen Fällen sind Mitarbeiter der Personalabteilung zugegen, sodass Ingenieure und Informatiker durch gezielte Fragen ausloten können, wie ihre Chancen zum Beispiel bei einer internen Bewerbung stehen. Wichtig ist es, die eigenen Erfolge und Entwicklungen bei Projekten und Aufgaben richtig einzuschätzen und zu präsentieren. Gibt es noch Protokolle und Vereinbarungen vorangegangener Gespräche, sollten diese unbedingt noch einmal gelesen werden, um sich auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten.

Der Nutzen für Arbeitgeber besteht vor allem darin, mit den Mitarbeitern neue Zielvereinbarungen zu treffen. Diese sollten realistisch und vom Mitarbeiter in der üblichen Arbeitszeit zu schaffen sein. Andernfalls kann es sein, dass die Arbeitnehmer demotiviert werden, was nicht im Sinne des Vorgesetzten sein kann. Die gesetzten Ziele sollten detailliert und konkret dokumentiert werden. Auch muss eindeutig festgelegt sein, in welchem Zeitraum die Ziele erreicht werden sollen. Den größten Nutzen haben sowohl Unternehmen als auch Ingenieur oder Informatiker, wenn sie offen und gut vorbereitet in das Gespräch gehen und das Gespräch als Chance begreifen. Und sei es nur, um tatsächlich einmal wieder miteinander ins Gespräch zu kommen.

Idealerweise bringt ein Mitarbeitergespräch folgende Vorteile:

  1. mehr Vertrauen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter
  2. Verminderung von Stress und Entwicklung eines gesunden Arbeitsumfelds
  3. Verbesserung des Arbeitsklimas
  4. eine höhere Mitarbeitermotivation
  5. Förderung des Leistungsbewusstseins durch Zielvereinbarungen
  6. Mitarbeiterbindung
  7. Planung von Fortbildungen zur Verbesserung der Fertigkeiten des Mitarbeiters
  8. Aufzeigen von Optionen zur aktiven Mitgestaltung am Unternehmensgeschehen
  9. Das Gespräch fungiert als Frühwarnsystem für aufkeimende Probleme und Konflikte
  10. Prävention von Mobbing am Arbeitsplatz

Das Mitarbeitergespräch vorbereiten

Das gute Vorbereiten eines Mitarbeitergesprächs ist für Vorgesetzte wie für Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Ist das Gespräch schlecht vorbereitet und nicht strukturiert, führt das zu Frust auf beiden Seiten. Führungskräfte sind dafür verantwortlich, die organisatorischen Eckpunkte des Mitarbeitergesprächs vorzubereiten: Dazu gehören Zeitpunkt, Dauer und Ort. Ferner obliegt es ihnen, das Gespräch inhaltlich zu planen. Das verhindert, dass man während des Gesprächs abschweift. Gespräche ohne Ziel verlaufen oft unbefriedigend. Sie können aufgrund falsch verstandener Höflichkeiten thematisch diffus werden, sodass die Beteiligten schließlich nicht mehr wissen, worum es geht und was die Ziele des Gesprächs sind. Höflicher Klartext auf beiden Seiten ist also empfehlenswert. Vorgesetzte sollten sich zudem überlegen, warum sie das Mitarbeitergespräch suchen. Soll der Schwerpunkt auf den Aufgaben des Mitarbeiters liegen, oder doch eher auf den Soft Skills, also den Verhaltensweisen? Soll das Gehalt thematisiert werden? Müssen Dokumente für Zielvereinbarungen vorbereitet werden? All das gilt es beim Vorbereiten des Mitarbeitergesprächs zu bedenken.

Angestellte Informatiker und Ingenieure sollten sich ebenfalls auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten. Es gilt, frühere Protokolle und Zielvereinbarungen zu nutzen, um sich ins Thema einzuarbeiten. Formulieren Sie für sich die Themen, die sie auf jeden Fall ansprechen wollen, zum Beispiel eine Gehaltserhöhung, Änderungswünsche im Aufgabenbereich, Verbesserung der Zusammenarbeit oder auch die Verbesserung von Arbeitsabläufen, damit Sie Ihre Ziele besser erreichen. Zu beachten ist, dass jedes Gespräch eine unerwartete Wendung nehmen kann. Sollte es also Kritikpunkte seitens des Vorgesetzten geben, etwa nicht erreichte Ziele aus der letzten Zielvereinbarung, sollte man auch darauf vorbereitet sein und schlüssige Argumente liefern können. Umgekehrt dürfen auch Ingenieure und Informatiker Kritik äußern. Wichtig ist, diese sachlich und neutral zu äußern und nicht in einen Beschwerdeton zu verfallen. Vor allem in großen Unternehmen nutzen Führungskräfte gern vorgefertigte Fragebögen für das Mitarbeitergespräch. Auch darauf können sich Mitarbeiter vorbereiten.

Mehr zum Umgang mit Kritik im Personalgespräch

Typische Fragen im Mitarbeitergespräch

Da es in einem Mitarbeitergespräch auch darum geht, Zielvereinbarungen zu treffen und Feedback zu geben, benötigen die Vorgesetzten einen Großteil der Gesprächszeit für sich. Damit das Mitarbeitergespräch nicht zu einem Monolog wird, sondern ein Gespräch bleibt, sind Fragebögen ein beliebtes Mittel. Sie strukturieren den Dialog. Bögen mit typischen Fragen sind oft sehr allgemein gehalten und nicht immer auf die jeweilige Situation angepasst. Darauf sollten Führungskräfte im Vorfeld achten und die Fragen für das Mitarbeitergespräch gegebenenfalls anpassen.

Umgekehrt ist es für Ingenieure und Informatiker von Vorteil, dass ein Großteil dieser Fragen bekannt ist und sie sich gut darauf vorbereiten können. Typische Fragen im Mitarbeitergespräch sind zum Beispiel:

  1. Kommen Sie mit Ihren Aufgaben und Projekten gut zurecht?
  2. Gibt es etwas, worüber Sie mit mir reden möchten?
  3. Was motiviert Sie bei Ihrer Arbeit besonders?
  4. Gibt es Probleme, bei denen wir Sie unterstützen können?
  5. In welchen Bereichen würden Sie sich gern weiterentwickeln und wie können wir Ihnen dabei helfen?
  6. Sind Sie mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
  7. Sind Sie mit dem Feedback zufrieden oder würden Sie sich mehr Rückmeldungen wünschen?
  8. Macht Ihnen die Arbeit Freude?
  9. Was wünschen Sie sich von mir als Führungskraft?
  10. Wie funktionieren bei Ihnen die Übergänge zwischen Berufs- und Privatleben?
  11. Wo waren Sie in der letzten Zeit am erfolgreichsten? Wo hat es nicht geklappt?
  12. Wie sehen Sie selbst Ihre Karriere? Welche Schritte sollten die nächsten sein?

Insbesondere für Fragen nach Problemen oder Wünschen ist eine vertrauensvolle Atmosphäre nötig. Andernfalls müssen Vorgesetzte damit rechnen, dass Angestellte ihnen diese Fragen im Mitarbeitergespräch nicht ehrlich beantworten. Sie erzählen dann eher das, von dem sie ausgehen, dass der Chef es hören möchte. Wer ehrliche Antworten haben will, muss dafür sorgen, dass der Mitarbeiter keine Bedenken hat, diese auch zu äußern.

Fallstricke beim Mitarbeitergespräch

Verläuft das Mitarbeitergespräch nach Plan, können beide Parteien davon profitieren. Es gibt jedoch zahlreiche Fallstricke, die dafür sorgen, dass solche Gespräche nach hinten losgehen können. Denn Gespräche allein sind kein Garant dafür, dass die positiven Effekte im Unternehmen tatsächlich spürbar werden. Es kommt darauf an, wie Mitarbeitergespräche vorbereitet und gestaltet werden.

Erfolgreich ist ein Mitarbeitergespräch nur, wenn es keine starren, bürokratischen Vorgaben gibt, wie der Ablauf zu sein hat. Es funktioniert nicht, wenn eine Zusammenfassung beispielsweise an die Personalabteilung weitergeleitet werden muss. Denn so wird das Gespräch zum Urteil über den Mitarbeiter und damit schafft man kein Vertrauen. Das führt im Umkehrschluss dazu, dass der Mitarbeiter kaum ehrliche Antworten auf die Fragen im Mitarbeitergespräch geben wird.

Manchmal kann der Erfolg von Mitarbeitergesprächen schon an Kleinigkeiten hängen: einer ruhigen Gesprächsumgebung, aber auch der Sitzposition. Bleibt der Vorgesetzte hinter seinem Schreibtisch, steht dieser automatisch wie eine Barriere zwischen ihm und dem Ingenieur oder Informatiker. Das frontale Gegenübersitzen kann unter Umständen sogar bedrohlich wirken. Ideal ist zum Beispiel eine Sitzecke, da sie faire Voraussetzungen für das Gespräch schafft – beide Seiten unterhalten sich auf Augenhöhe. Vorgesetzte, die ein Getränk oder einen kleinen Snack anbieten, zeigen ihrem Mitarbeiter gegenüber Wertschätzung. Das Gegenteil bewirken Unterbrechungen, zum Beispiel das Entgegennehmen von Anrufen.

Die meisten Probleme im Mitarbeitergespräch lauern beim Feedback. Denn dabei schwingt immer auch Kritik mit. Wer sich dabei nicht konkret ausdrückt, wird schnell missverstanden. Vorgesetzte sollten Feedback deshalb immer so genau wie möglich vorbringen und sich immer auf ein bestimmtes Verhalten oder eine bestimmte Situation beziehen, nie auf die gesamte Arbeitsleistung oder gar die ganze Person. Die Leistungsbeurteilung sollte immer korrekt und nachvollziehbar sein. Denn das Ziel ist eine Veränderung, im Optimalfall eine Verbesserung im Verhalten und der Arbeitsweise des Mitarbeiters. Absolute Objektivität ist schwierig, das ist klar. Auch Führungskräfte sind nur Menschen und haben Emotionen, die sie leiten. Dennoch lassen sich mit etwas Übung Beurteilungsfehler von Mitarbeitern vermeiden. Vorgesetzte sollten deshalb vor dem Mitarbeitergespräch kurz in sich gehen und darüber nachdenken, wie man zu diesem Angestellten steht: zu kritisch oder nicht kritisch genug? Hat man generell einer Antipathie gegen den entsprechenden Mitarbeiter, ist es wichtig, sich gedanklich auf die positiven Aspekte des Mitarbeiters zu konzentrieren. Das hilft dabei, neutral in das Gespräch gehen zu können. Dennoch machen auch Führungskräfte Fehler – im Falle des Personalgesprächs auf dem Rücken der Mitarbeiter. Nicht von ungefähr zählen Mitarbeitergespräche zu den drei häufigsten Gründen, weshalb der Betriebsrat eingeschaltet wird.

 

Weiterführende Themen:

Mitarbeitergespräche – ein Einblick in die Praxis

Wie Zielvereinbarungen entwickelt und dokumentiert werden, inklusive kostenfreie Muster zum Download

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