Zu viele Projekte gleichzeitig: Warum Ingenieure dadurch Zeit verlieren

Ein ungelöstes Konstruktionsproblem, eine nahende Deadline und dann klingelt das Telefon. Kaum ist die Rückfrage geklärt, steht das nächste Meeting an. Am Ende des Arbeitstags wurde an mehreren Projekten gearbeitet, aber kaum eines ist vorangekommen.

Für viele Ingenieurinnen und Ingenieure gehört der Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben zum Berufsalltag. Doch was nach effizienter Arbeitsorganisation aussieht, kann die Produktivität beeinträchtigen. Studien zeigen, warum häufige Unterbrechungen Zeit kosten, welche Folgen parallele Entwicklungsprojekte haben können und wann Multitasking sogar Vorteile bietet.

Dabei ist Multitasking nicht gleich Multitasking: Während manche Tätigkeiten tatsächlich gleichzeitig stattfinden, wechseln Beschäftigte bei komplexeren Aufgaben häufig zwischen ihnen hin und her. Bei paralleler Projektarbeit kommt hinzu, dass mehrere Projekte über längere Zeit um dieselben Ressourcen konkurrieren.

Warum Multitasking mehr Zeit kostet als viele denken

Welche Auswirkungen Multitasking tatsächlich haben kann, untersuchen zahlreiche Studien. Die Wirtschaftspsychologin Vera Starker ermittelte in einer Publikation von 2022, dass Beschäftigte durchschnittlich mindestens zweimal pro Stunde mehrere Aufgaben parallel bearbeiten. Laut der Untersuchung beliefen sich die durch Multitasking und Arbeitsunterbrechungen verursachten Zeitverluste auf 15 bis 28 %. Die Forschenden berichteten außerdem von einer um rund 18 % erhöhten Fehlerhäufigkeit beim Aufgabenwechsel.

Wie stark sich selbst kurze Unterbrechungen auswirken können, untersuchten Forschende um den Psychologen Erik Altmann. In einem Experiment verdoppelte sich die Häufigkeit bestimmter Reihenfolgefehler bereits nach einer Unterbrechung von 2,8 Sekunden. Bei einer Unterbrechung von 4,4 Sekunden verdreifachte sie sich. Untersucht wurden mehrstufige experimentelle Aufgaben, keine realen Ingenieurprojekte.

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Wenn zu viele Projekte um dieselben Ingenieure konkurrieren

Eine 2023 im Fachjournal Strategic Management Journal veröffentlichte Studie untersuchte, wie sich die gleichzeitige Mitarbeit an mehreren Projekten auf die Projektleistung auswirkt. Dabei zeigte sich zwischen paralleler Projektarbeit und der erbrachten Leistung ein umgekehrt U-förmiger Zusammenhang: Eine gewisse Zahl gleichzeitig bearbeiteter Projekte kann vorteilhaft sein, bei zu vielen Projekten sinkt die Leistung allerdings wieder.

Ein Vorteil paralleler Projektarbeit besteht darin, dass Ingenieurinnen und Ingenieure ihre Arbeitszeit flexibler nutzen können, beispielsweise wenn sie gerade in einem Projekt auf Informationen oder Entscheidungen warten.

Gleichzeitig verursacht der Wechsel zwischen Projekten kognitive und organisatorische Kosten. Beschäftigte müssen sich wiederholt in andere Aufgaben, Anforderungen und Projektzusammenhänge hineindenken. Nicht nur die Anzahl der Projekte ist entscheidend. Auch ihre Ähnlichkeit und die Zusammenarbeit mit vertrauten Teammitgliedern können beeinflussen, wie gut sich parallele Arbeit bewältigen lässt.

Wenn sich Entwicklungsziele ständig ändern

Nicht nur die Anzahl paralleler Projekte kann zum Problem werden. Auch innerhalb eines Entwicklungsprojekts müssen Ingenieurinnen und Ingenieure häufig zwischen unterschiedlichen Anforderungen und Zielvorgaben wechseln.

Ein Entwicklungsingenieur konstruiert ein Bauteil zunächst mit dem Ziel maximaler Leistungsfähigkeit. Später soll er die Kosten reduzieren. Statt die Konstruktion grundsätzlich neu zu bewerten, verändert er möglicherweise nur einzelne Details der ursprünglichen Lösung.

Eine Studie der RWTH Aachen aus dem Jahr 2010 untersuchte mit Maschinenbaustudierenden, wie sich wechselnde Entwicklungsziele auf Konstruktionsaufgaben auswirken. Dabei zeigte sich kein eindeutiger unmittelbarer Zeitverlust durch den Aufgabenwechsel. Allerdings benötigten die Teilnehmenden bei gemischten Zielvorgaben insbesondere zu Beginn mehr Zeit.

Bei wiederholten Aufgaben griffen sie häufig auf bereits entwickelte Lösungen zurück und passten diese an die neuen Anforderungen an. Das sparte zwar Zeit, führte aber teilweise dazu, dass die veränderten Anforderungen nicht ausreichend erfüllt wurden. Die Forschenden betonen deshalb, wie wichtig es ist, Entwicklungsziele frühzeitig festzulegen und klar zu kommunizieren.

Häufig wechselnde Anforderungen können somit nicht nur die Arbeitsorganisation erschweren, sondern auch die Qualität technischer Lösungen beeinflussen.

Das Gehirn arbeitet noch am vorherigen Projekt

Nicht nur wechselnde Anforderungen sind problematisch, sondern auch ständige Unterbrechungen können die Konzentration auf eine neue Aufgabe beeinträchtigen. Besonders problematisch ist es, wenn Beschäftigte davon ausgehen, dass sie nach der Unterbrechung nur wenig Zeit haben werden, ihre ursprüngliche Aufgabe fertigzustellen.

Ein Teil der Aufmerksamkeit bleibt bei der vorherigen Aufgabe. Die Wirtschaftspsychologin Sophie Leroy bezeichnet diesen Effekt als „Attention Residue“. Gemeinsam mit Theresa Glomb untersuchte sie 2018, warum dieser Effekt bei Unterbrechungen besonders problematisch sein kann: Wer erwartet, nach einer Unterbrechung unter Zeitdruck weiterarbeiten zu müssen, beschäftigt sich gedanklich weiterhin mit der ursprünglichen Aufgabe. Das kann die Konzentration auf die zwischenzeitliche Tätigkeit beeinträchtigen.

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Was hilft, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen

Eine mögliche Gegenmaßnahme ist der sogenannte Ready-to-Resume-Plan. Beschäftigte überlegen sich, welche Aspekte eines Projektes relevant sind und notieren sich zum Zeitpunkt der Unterbrechung kurz, wie sie ihre ursprüngliche Aufgabe später fortsetzen werden.

Diese Vorbereitung könnte die verbleibende gedankliche Beschäftigung mit der unterbrochenen Aufgabe reduzieren und die Leistung bei der neuen Aufgabe verbessern.

Auch Projektverantwortliche können gegensteuern, indem sie die Zahl gleichzeitig laufender Projekte begrenzen, Aufgaben klar priorisieren und Besprechungen möglichst bündeln. Entscheidend ist, dass Beschäftigte ausreichend Zeit für konzentrierte Arbeitsphasen haben. Denn parallele Projekte können Ressourcen zwar besser auslasten. Werden dieselben Fachkräfte jedoch ständig zwischen unterschiedlichen Aufgaben eingesetzt, kann dies die Projektleistung beeinträchtigen.