Wie funktioniert die 4-Tage-Woche in der Praxis?

Immer mehr Unternehmen führen die 4-Tage-Woche ein, die eine Reihe von Vorteilen wie eine bessere Work-Life-Balance oder sogar eine höhere Produktivität mit sich bringt. In einem Interview erläutert Justin Gemeri, Co-Founder und Co-CEO der ekipa GmbH, wie dieses Modell in seiner Firma praktisch umgesetzt wird und warum es eingeführt wurde.

4-Tage-Woche: Mehr Freizeit, bessere Produktivität - Einblick in die Praxis bei ekipa GmbH mit Co-CEO Justin Gemeri.

Foto: PantherMedia / primestockphotography

Herr Gemeri, können Sie uns einen Überblick darüber geben, warum Ihr Unternehmen sich dazu entschlossen hat, die 4-Tage-Woche einzuführen, und wie dieses Pilotprojekt gestartet ist?

Unsere Entscheidung, die 4-Tage-Woche in unserem Unternehmen einzuführen, gründet sich auf unser Bestreben, Innovation nicht nur in unseren Open Innovation Projekten, sondern auch in unserer Arbeitskultur zu leben. Angesichts der positiven Ergebnisse von Studien zur 4-Tage-Woche aus anderen Ländern wie der UK haben wir uns entschieden, dieses Arbeitszeitmodell als Pilotprojekt für ein Quartal zu implementieren.

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Unser Ziel ist es, eine effizientere, produktivere und motivierende Arbeitsumgebung zu schaffen. Wir glauben, dass die 4-Tage-Woche nicht nur die Leistungsfähigkeit unserer Mitarbeitenden steigern wird, sondern auch zu einer verbesserten Erholung und Zufriedenheit führen kann. Der Gedanke dahinter ist, dass unsere Mitarbeitenden in der verbleibenden Zeit effektiver arbeiten können und gleichzeitig mehr Raum für persönliche Erholung und Kreativität haben.

Der Pilot wurde Anfang Juli gestartet und erstreckt sich bis Ende September. In dieser Zeit sammeln wir kontinuierlich Feedback von unseren Mitarbeitenden, um die Auswirkungen der 4-Tage-Woche zu evaluieren. Die Rückmeldungen aus dem Team sind bisher überwiegend positiv, jedoch sind auch konstruktive Kritikpunkte aufgetaucht, die wir nutzen werden, um das Konzept zu optimieren.

Unsere Absicht ist es, die Ergebnisse und Erkenntnisse aus diesem Pilotprojekt zu nutzen, um fundierte Entscheidungen über die Zukunft der 4-Tage-Woche in unserem Unternehmen zu treffen. Wir sind davon überzeugt, dass diese Initiative nicht nur unsere Arbeitskultur verbessert, sondern auch die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit unserer Mitarbeitenden langfristig steigern wird.

Modell der 4-Tage-Woche – Ziele für die Implementierung

Welche Ziele hatte Ihr Unternehmen im Sinn, als es das Modell der 4-Tage-Woche implementiert hat, und inwiefern haben sich diese Ziele im Verlauf des Projekts bewährt?

Unsere Entscheidung, das Modell der 4-Tage-Woche einzuführen, war von klaren Zielen geleitet, die wir im Verlauf des Projekts verfolgen und bewerten wollten.

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Unsere primären Ziele umfassten:

Steigerung der Effizienz und Produktivität: Wir strebten danach, die Arbeitszeit zu komprimieren, ohne die Qualität und Effektivität unserer Arbeit zu beeinträchtigen. Die Verkürzung der Arbeitswoche sollte dazu beitragen, den Fokus und die Energie unserer Mitarbeitenden auf die Kernaufgaben zu lenken.
Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit: Wir wollten eine motivierende Arbeitsumgebung schaffen, in der sich unsere Mitarbeitenden geschätzt fühlen und ihre Arbeit als erfüllend empfinden. Eine verkürzte Arbeitswoche könnte dazu beitragen, ihre Bindung ans Unternehmen zu stärken und ihre Zufriedenheit zu steigern.
Verbesserung der Work-Life-Balance: Uns war wichtig, dass unsere Mitarbeitenden mehr Zeit für persönliche Interessen, Erholung und ihre Familien haben. Eine ausgewogenere Work-Life-Balance könnte die allgemeine Lebensqualität unserer Belegschaft erhöhen.
Förderung von Innovation und Kreativität: Da unsere Branche von Innovationskraft und kreativem Denken lebt, erhoffen wir uns, dass eine reduzierte Arbeitswoche den Mitarbeitenden Anlass für frische Ideen und kreative Herangehensweisen bieten wird.

Im Verlauf des Projekts haben sich diese Ziele vielfach bewährt. Wir haben bereits ein gesteigertes Engagement und eine erhöhte Motivation unserer Mitarbeitenden beobachtet und auch gemessen. Die Möglichkeit, ihre Zeit flexibler zu nutzen, hat dazu geführt, dass sie produktiver und effizienter arbeiten. Gleichzeitig hat sich die Zufriedenheit unserer Belegschaft verbessert, was sich in ihrem Engagement und ihrer Bereitschaft zeigt, sich aktiv am Unternehmen zu beteiligen.

Die initialen Rückmeldungen und Daten aus dem Pilotprojekt deuten darauf hin, dass die 4-Tage-Woche tatsächlich dazu beitragen kann, unsere gesteckten Ziele zu erreichen. Allerdings sind wir uns auch bewusst, dass es in diesem Prozess notwendig ist, auf das Feedback und die Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden einzugehen, um das Konzept weiter zu verfeinern und anzupassen.

Wenn Mitarbeitende jeden Freitag frei haben…

Könnten Sie uns Einblicke in den genauen Ablauf des 4-Tage-Woche-Modells geben? Wie sind die Arbeitszeiten gestaltet und wie sieht die Verteilung der Arbeitslast aus?

Derzeit haben wir das Modell so ausgestaltet, dass alle Mitarbeitenden jeden Freitag frei haben. Dies bedeutet, dass die reguläre Arbeitswoche von Montag bis Donnerstag geht, wobei der Freitag als arbeitsfreier Tag fungiert.

Im Vorfeld der Einführung der 4-Tage-Woche haben die Departments Strategien entwickelt, um sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe optimiert werden. Dies umfasste die Überprüfung von Meetingstrukturen, Priorisierungen von Aufgaben und die Anpassung von Kommunikationsweisen, sowie der Aufbau neuer oder die Optimierung bestehender Kommunikationskanäle.

Das heißt den Mitarbeitern werden typischerweise drei aufeinanderfolgende freie Tage gewährt. Kann man die Regelung flexibler auslegen?

Im Rahmen unserer 4-Tage-Woche haben wir uns zunächst dafür entschieden, den Mitarbeitenden einen zusammenhängenden freien Tag in der Woche zu gewähren. Konkret bedeutet dies, dass alle Mitarbeitenden freitags frei haben. Diese klare Regelung wurde für den Pilotzeitraum eingeführt, um eine einfache Implementierung zu gewährleisten und eine höhere Planbarkeit im Alltagsgeschäft zu ermöglichen.

Wir erkennen jedoch die Bedeutung von Flexibilität und die individuellen Bedürfnisse unser Mitarbeitenden an. Daher evaluieren wir während des Pilotprojekts, ob eine flexiblere Gestaltung der freien Tage sinnvoll ist. Das Feedback und die Erfahrungen unserer Mitarbeitenden werden dabei eine entscheidende Rolle spielen. Es ist möglich, dass wir bei einer Fortführung des Konzepts eine erweiterte Flexibilität bei der Auswahl der freien Tage in Betracht ziehen werden. Uns ist wichtig, sicherzustellen, dass die Regelung sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den individuellen Bedürfnissen gerecht wird.

Welche Aspekte des 4-Tage-Woche-Modells haben sich als besonders förderlich für die Produktivität und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erwiesen?

Verschiedene Aspekte unseres 4-Tage-Woche-Modells haben sich als förderlich für die Produktivität und die Zusammenarbeit unserer Mitarbeitenden erwiesen:

Verstärkte Fokussierung: Die verkürzte Arbeitswoche hat zu einer gesteigerten Fokussierung auf die Kernaufgaben geführt. Die Mitarbeitenden sind motiviert, in den vier Arbeitstagen ihre Arbeit effizient zu erledigen.
Effizientere Kommunikation: Die Kommunikation wurde effizienter und strukturierter. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, unproduktive Kommunikation abzubrechen und besser vorbereitete Gespräche zu führen.
Eigenverantwortung: Die flexiblen Arbeitszeiten und die Möglichkeit, die Arbeit eigenständig zu organisieren, haben die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden gestärkt.
Zeit für Selbstverwirklichung: Die zusätzliche freie Zeit ermöglicht es unseren Mitarbeitenden in ihrer privaten Zeit neuen Aktivitäten nachzugehen. Dies spiegelt sich positiv auf unsere interne Innovationskultur zurück.
Motivation und Zufriedenheit: Die Aussicht auf längere Wochenenden und eine bessere Work-Life-Balance haben die Motivation und Zufriedenheit gesteigert, was sich auf die Arbeitsqualität auswirkt. Gleichzeitig sorgt die Erholung für mehr Abstand und einen frischeren Geist in der Arbeitszeit, was sich ebenfalls positiv auf die Arbeitsqualität auswirkt.
Effektive Meetings: Die Teams haben ihre Meetingstrukturen überdacht und optimiert, um die begrenzte Arbeitszeit effizient zu nutzen.

Diese Aspekte tragen dazu bei, dass unsere Mitarbeitenden ihre Aufgaben mit gesteigerter Effizienz und Engagement erfüllen. Wir werden kontinuierlich evaluieren, welche Aspekte am meisten zur Produktivität und Zusammenarbeit beitragen, um das Modell weiter zu verbessern und anzupassen.

Haben Sie Veränderungen in der Zufriedenheit und im Wohlbefinden der Mitarbeiter seit der Einführung der 4-Tage-Woche festgestellt? Falls ja, könnten Sie näher darauf eingehen?

Ja, wir haben positive Veränderungen in der Zufriedenheit und im Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden seit der Einführung der 4-Tage-Woche festgestellt.

Erhöhte Zufriedenheit: Viele unserer Mitarbeitenden haben eine gesteigerte Zufriedenheit ausgedrückt, insbesondere aufgrund der längeren Wochenenden und der Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten.
Bessere Work-Life-Balance: Die Möglichkeit, einen zusätzlichen Tag pro Woche freizuhaben, hat die Work-Life-Balance erheblich verbessert. Mitarbeitende haben mehr Zeit für persönliche Interessen, Familie und Erholung.
Resilienz: Die Ergebnisse beim Thema Stress waren unterschiedlich. Durch die verkürzte Arbeitswoche wurde vereinzelt, bei hohem Arbeitspensum oder Unvorhersehbarkeiten, ein kurzfristig erhöhtes Stresslevel gemeldet. Die längere Erholungszeit sorgt aber für ein niedrigeres Stresslevel insgesamt.
Erhöhte Motivation: Die Aussicht auf längere Wochenenden und eine bessere Work-Life-Balance hat die Motivation der Mitarbeitenden gestärkt. Sie sind motivierter, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.
Positives Teamgefühl: Die enge Zusammenarbeit bei der Umstellung auf die 4-Tage-Woche hat das Teamgefühl gestärkt. Mitarbeiter unterstützen sich gegenseitig, um die neuen Arbeitsabläufe erfolgreich umzusetzen.
Verbessertes Wohlbefinden: Das zusätzliche Maß an Freizeit hat dazu beigetragen, das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu steigern. Sie haben mehr Raum für Erholung und persönliche Interessen.

Diese positiven Veränderungen sind auch in den Rückmeldungen und Umfragen unserer Mitarbeitenden deutlich geworden. Es ist ermutigend zu sehen, wie die Einführung der 4-Tage-Woche tatsächlich zu einem verbesserten Arbeitsklima und einer gesteigerten Zufriedenheit beigetragen hat.

Der Spaß hat darunter nicht gelitten

Wie hat sich das Modell auf die Kundenbeziehungen und die allgemeine Kundenbetreuung ausgewirkt? Haben Sie eine positive Resonanz von Ihren Kunden dazu erhalten?

Die Resonanz unserer Kunden war überwiegend positiv. Viele unserer Kunden schätzen die Effizienzsteigerung und die verbesserte Kommunikation. Sie erkennen an, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivierter und erfrischt sind, was sich positiv auf die Qualität unserer Dienstleistungen auswirkt. Wir werden weiterhin in engem Kontakt mit unseren Kunden stehen, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden und unsere Dienstleistungen auf einem hohen Standard bleiben.

Inwiefern hat die Einführung der 4-Tage-Woche Auswirkungen auf die Unternehmenskultur gehabt? Gab es Veränderungen in der Art und Weise, wie die Mitarbeiter miteinander interagieren?

Generell gibt es einen verstärkten Fokus auf Effizienz. Dies hat dafür gesorgt, dass Strukturen und Kommunikationsmethoden vermehrt hinterfragt und gechallenged wurden. Arbeitszeit wird anders verplant, Meetings werden anders strukturiert und besser vorbereitet. Da die Mitarbeitenden alle ihre Arbeitszeit besser einteilen müssen haben sie das Recht ineffiziente Kommunikation abzubrechen und um eine bessere Vorbereitung zu bitten. Dadurch wurden Kommunikationskanäle verbessert, der Austausch strukturierter, der Inhalt klarer, das Verständnis untereinander erhöht und die Produktivität gesteigert.

Die Unternehmenskultur hat sich insgesamt zu einer agileren, fokussierteren und innovationsfreundlicheren Umgebung entwickelt. Die Veränderungen in der Arbeitsweise haben dazu beigetragen, dass die Mitarbeiter enger zusammenarbeiten und flexibler auf Herausforderungen reagieren. Diese Veränderungen tragen dazu bei, dass unsere Mitarbeiter sich stärker mit unserer Innovationsmission identifizieren und sich motivierter fühlen.

Wichtig dabei zu betonen: Der Spaß hat darunter nicht gelitten.

Welche Herausforderungen sind während der Umsetzung der 4-Tage-Woche aufgetreten, und wie hat Ihr Unternehmen diese bewältigt?

Während der Einführung der 4-Tage-Woche sind verschiedene Herausforderungen aufgetreten, die wir bisher erfolgreich adressiert haben:

Arbeitslast und Effizienz: Die Umverteilung der Arbeitszeit auf vier Tage erforderte eine bessere Aufgaben-Priorisierung und Effizienz. Wir haben Schulungen und Ressourcen bereitgestellt, um Mitarbeitende in diesen Bereichen zu unterstützen.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Die verkürzte Arbeitswoche erforderte eine optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit. Wir haben unsere Meetingstrukturen überarbeitet und die Nutzung digitaler Tools gefördert, um die Effizienz der Interaktion zu steigern.
Kundenbeziehungen: Die Anpassung der Arbeitszeiten beeinflusste die Kommunikation mit Kunden. Wir haben unsere Kunden transparent über die Änderungen informiert und sicherzustellen versucht, dass ihre Bedürfnisse trotzdem erfüllt werden.
Feedback und Anpassungen: Wir haben kontinuierlich Feedback von Mitarbeitenden gesammelt und auf Herausforderungen reagiert. Anpassungen wurden gemacht, um sicherzustellen, dass das Modell so reibungslos wie möglich funktioniert.
Abteilungsspezifische Bedürfnisse: Verschiedene Abteilungen hatten unterschiedliche Anforderungen an die Umsetzung. Wir haben individuelle Strategien entwickelt, um sicherzustellen, dass jede Abteilung erfolgreich in das Modell integriert wird.
Können Sie uns Beispiele für Innovationen oder kreative Lösungsansätze nennen, die sich direkt aus der Implementierung der 4-Tage-Woche ergeben haben?

Durch die reduzierte Arbeitszeit haben unsere Mitarbeitenden gezielt nach Möglichkeiten gesucht, um bestehende Prozesse zu hinterfragen, zu adjustieren und vor allem auch zu automatisieren. Dies hat auch dafür gesorgt, dass viele Office-Tätigkeiten nun remote durchgeführt werden können.

Viele unserer Prozesse sind mit AI basierten Softwarelösungen teilautomatisiert worden, wodurch die Arbeitslast pro Aufgabe deutlich reduziert wurde. Grade repetitive Prozesse wurden dadurch aus dem operativen Tagesgeschäft der Mitarbeitenden genommen.

Der Fokus auf das Wesentliche hat dafür gesorgt, dass einige Dokumente auf essentielle OnePager reduziert wurden.

Ein Beitrag von:

Alexandra Ilina

Redakteurin beim VDI-Verlag. Nach einem Journalistik-Studium an der TU-Dortmund und Volontariat ist sie seit mehreren Jahren als Social Media Managerin, Redakteurin und Buchautorin unterwegs. Sie schreibt über Karriere und Technik.