Digitale Methoden der Zeiterfassung
Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung schürt die Sorge, dass es für Angestellte zurück ins Zeitalter der Stechuhren geht. Dabei gibt es moderne Zeiterfassungssysteme, die Transparenz und Flexibilität für die Personalwirtschaft bieten. Alle Sorgen können sie allerdings nicht zerstreuen.
Zeiterfassung funktioniert mit modernen Methoden via Smartphones, Tablets und Laptop von überall aus.
Foto: panthermedia.net/GaudiLab
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Zeiterfassung – worum geht es dabei?
- Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
- Zeiterfassung im Wandel
- Varianten von Zeiterfassungssystemen
- Auswahl eines Zeiterfassungssystems
- Beispiele moderner Zeiterfassungssysteme
Bei der Erfassung betrieblicher Arbeitszeiten ist in den letzten Jahren kein Stein auf dem anderen geblieben. Der Einsatz innovativer Technologien sowie die fortschreitende Digitalisierung haben dafür gesorgt, dass die Stechuhr durch moderne Zeiterfassungssysteme ersetzt wurde. Das war auch nötig, weil nur sie auch einen mobilen Einsatz ermöglichen, also bei Home Office oder Vertriebstätigkeiten mithalten können. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die aktuelle Situation in der Zeitwirtschaft.
Zeiterfassung – worum geht es dabei?
Unter der sogenannten Personalzeiterfassung (PZE) versteht man die Protokollierung von Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten des Arbeitnehmers durch geeignete Messgeräte. Dieser Bereich ist innerhalb der Betriebswirtschaft dem Personalwesen zuzuordnen. Auf EU-Ebene bestehen bezüglich PZE bereits konkrete Vorgaben. So stellte der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Grundsatzurteil vom 14.5.2019 klar, dass die Personalzeiterfassung in Betrieben stets auf systematische Weise zu erfolgen hat.
Rechtsexperten interpretieren diese Vorgabe dahingehend, dass der Gerichtshof damit auf eine absolut lückenlose und geregelte Erfassung betrieblicher Anwesenheitszeiten mittels geeigneter Buchungssysteme abzielt. Wie die Realisierung dieser Richtlinie in den einzelnen Mitgliedstaaten im Detail erfolgen soll, lässt das Urteil offen.
Moderne Zeiterfassungssysteme sind allerdings ohnehin so konzipiert, dass sämtliche Arbeitszeitmodelle – etwa auch Home Office und Außendiensttätigkeiten – abgebildet werden können. Datenüberleitungen etwa in die Lohnbuchhaltung sind problemlos möglich, aussagekräftige Reports und Statistiken können per Mausklick generiert werden. Geeignete organisatorische bzw. finanzielle Rahmenbedingungen in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten vorausgesetzt, könnte das Grundsatzurteil also zeitnah in die Praxis umgesetzt werden.
<h2>Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung in Kurzform
Der Europäische Gerichtshof legt in seinem Grundsatzurteil (Rechtssache C-55/18) dar, dass es zuverlässiger Buchungssysteme bedarf, um die Arbeitszeit jedes einzelnen Arbeitnehmers verlässlich zu ermitteln. Fehlen sie, sind weder geleistete Normalarbeitsstunden noch erbrachte Überstunden zweifelsfrei feststellbar. Diesbezügliche Ansprüche des Arbeitsnehmers seien somit kaum durchzusetzen.
Wie der EuGH weiter ausführt, müssen Unternehmer in den EU-Mitgliedstaaten dazu verpflichtet werden, zuverlässige Systeme zur Erfassung geleisteter Arbeitszeit einzuführen. Nur so könnten sie der EU-Arbeitszeitrichtlinie im betrieblichen Alltag ausreichend Geltung verschaffen. Es obliege nun den einzelnen Mitgliedstaaten, geeignete Voraussetzungen für den Einsatz derartiger Zeiterfassungssysteme zu schaffen.
Zeiterfassung im Wandel – Von der Stechuhr zu digitalen Alternativen
Die gute alte Stechuhr ist längst passé. Stattdessen erlauben fest installierte Endgeräte wie Terminals oder mobile Lösungen via Zeiterfassungs-Apps und webbasierten Cloud-Lösungen im Zusammenspiel mit Laptop-Aufzeichnungen die flexible Verbuchung von Arbeitszeiten. Erfasste Daten sind jederzeit stationär sowie mobil abrufbar und können über Schnittstellen direkt an Kassen- und Lohnbuchhaltungssysteme übermittelt werden. Ein derart automatisierter und fehlertoleranter Workflow führt zu einer Senkung des Kosten- und Zeitaufwandes in der Verwaltung sowie zu einer massiven Verringerung von Systemausfällen.
Welche Varianten von Zeiterfassungssystemen sind üblich?
Stationäre Arbeitszeiterfassung mit RFID-Chip bzw. Fingerabdruck
RFID-Chips stellen eine bewährte Methode dar, Arbeitszeiten durch Ein- und Ausbuchen am Terminal zu protokollieren. Die Datenübertragung erfolgt dabei durch elektromagnetische Wellen. Alternativ besteht die Möglichkeit, sich via Fingerabdruck am Zeiterfassungs- bzw. Zutrittsystem zu identifizieren. Beide Authentifizierungs-Varianten erfordern finanziellen Initialaufwand, sind jedoch einfach zu handhaben und gelten als sicherer Schutz gegen Missbrauch.
Arbeitszeiterfassung durch mechanische Systeme
Die klassische Stechuhr ist in manchen Betrieben noch im Einsatz. Neben unbestreitbaren Vorzügen, wie effiziente Überwachung, hohe Ausfallsicherheit und einfache Handhabung, hat das System jedoch gravierende Schwächen. So wird ein Auslesen der Daten in Echtzeit systemtechnisch nicht unterstützt, da erfasste Zeiten erst in der Personalverrechnung auswertbar sind, wenn die Stempelkarten in ein digitales System übertragen wurden. Bei Kartenverlust ist eine Rekonstruktion geleisteter Arbeitsstunden schwierig. Ferner eignet sich die Stechuhr lediglich für den stationären Einsatz, eine Protokollierung von Projektzeiten oder von Tätigkeiten im Rahmen flexibler Arbeitszeitvereinbarungen ist nicht möglich.
Arbeitszeiterfassung durch Cloud Computing
Cloud-Lösungen umfassen über Browser aufrufbare, webbasierte Anwendungen. Dadurch mutiert jedes mobile und stationäre Endgerät mit Internetanschluss bei Bedarf zum Zeiterfassungsterminal, etwa Laptops und Smartphones. Sie ermitteln betriebliche Anwesenheitszeiten und leiten sie ins Lohnbüro über. Dort sind die Berichte und Statistiken per Mausklick abrufbar. Um sämtliche Arbeitszeitmodelle in die Cloud-Lösung integrieren zu können, sollte diese mit einer Smartphone-App ausgestattet sein. Das gewährleistet eine ortsunabhängige Erfassung geleisteter Arbeitszeiten, ungeachtet des jeweils zugrundeliegenden Arbeitszeitmodells. So ist auch das Führen individueller Zeitprotokolle bei einer Vertrauensarbeitszeitregelung (z.B. Home-Office-Tätigkeit) problemlos möglich.
Arbeitszeiterfassung im Dienstfahrzeug
Eine Methode der Protokollierung von mobilen Arbeitszeiten ist auch die Installation eines Buchungsgerätes im Dienstwagen. Damit sind etwa Arbeitszeiten von Vertriebsmitarbeitern auch unterwegs erfassbar. Derartige Geräte, die auch als elektronisches Fahrtenbuch eingesetzt werden können, sind für Unternehmen gut geeignet, die zahlreiche Außendienstmitarbeiter beschäftigen.
Was ist bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems zu beachten?
Vor der Entscheidung für eine bestimmte PZE-Software sollte überlegt werden, welche Art von Zeitwirtschafts-Management zum Unternehmen passt und wie viele Mitarbeiter arbeitszeitmäßig zu erfassen sind. So eignen sich hardwaregebundene Terminals speziell für den Produktionsbereich mittlerer bis großer Unternehmen, Cloud-Lösungen hingegen sind für Arbeitgeber mobil Beschäftigter oder für Betriebe mit flexiblen Arbeitsmodellen oft die erste Wahl. Wichtig ist stets eine einfache Bedienerführung – nicht nur am Terminal, sondern auch hinsichtlich des Verwaltungsaufwandes. Ferner ist auf kurze Amortisationszeiten zu achten, damit die Anschaffungskosten für das System zeitnah durch laufende Kosteneinsparungen kompensiert werden.
Beispiele moderner Zeiterfassungssysteme
Jacando Time
Das Schweizer Softwareunternehmen Jacando bietet eine Cloud-Software zur Zeiterfassung an, die den gängigen Anforderungen an moderne PZE-Systeme entspricht und für eine präzise Arbeitszeitabrechnung konzipiert ist. Tätigkeitszeiten werden erfasst, wo sie anfallen, protokolliert wird manuell oder via Zeitstempel am Smartphone, Notebook oder Terminal. Erfasste Daten werden in Echtzeit ausgewertet und an Verrechnungssysteme übergeben, transparente Reports sind per Knopfdruck abrufbar. Auch projektbezogene Stundenabrechnungen sowie Arbeitszeitfreigaben sind möglich. Eine App gibt es derzeit noch nicht.
Crewmeister Zeiterfassung
Das Zeiterfassungssystem Crewmeister von Atoss Aloud funktionieren unabhängig vom Standort schnell und zuverlässig, selbst wenn die Internetverbindung kurzfristig ausfällt. Mittels integriertem GPS-Tracker ist die Arbeitsleistung mobiler Mitarbeiter lückenlos dokumentierbar. Per Mausklick wird eingebucht und bei Arbeitsende ausgebucht. Geeignet sind sämtliche Endgeräte wie Smartphones, Tablets mit Terminalemulation sowie Firmen-Laptops. Erfasste Daten werden online ausgewertet bzw. ergänzt sowie nach den Dokumentationsvorschriften des aktuellen Mindestlohngesetzes archiviert.
Personalzeiterfassung – ein Fazit
Umfassende Digitalisierungsbestrebungen sowie der technologische Fortschritt haben in der Zeitwirtschaft revolutionäre Neuerungen nach sich gezogen. Mobile Zeiterfassungssysteme sind auf den Plan getreten. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit einer zeit- und ortsunabhängigen Protokollierung geleisteter Arbeit, sondern können diese Informationen auch in Echtzeit auswerten und an zuständige Stellen weiterleiten. Der Europäische Gerichtshof nimmt in seinem Grundsatzurteil vom 14.05.2019 zu der PZE-Thematik Stellung und fordert den lückenlosen Einsatz effektiver Zeiterfassungssysteme in allen EU-Mitgliedsländern. Das Urteil zeigt Wirkung – auch in der Bundesrepublik: So kündigte Arbeitsminister Heil bereits eine grundlegende Überarbeitung der aktuellen Arbeitszeiterfassungs-Regelung bis zum Jahresende 2019 an. Ob Heil bis dahin einen Weg findet, die Vertrauensarbeitszeit zu retten, darf bezweifelt werden.
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