Digitalisierung im Mittelstand 07.09.2018, 10:20 Uhr

Cloud-Lösungen für KMU

Die Cloud hat in den letzten Jahren nicht nur große Konzerne erobert. Sie bietet auch einige Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen. Doch gerade im Zusammenspiel mit mobilen Endgeräten ist eine sicherheitsbewusste Konfiguration der Cloud-Dienste unerlässlich.

Männerhände mit Tablet und PC-Verbindungssymbolen

Foto: panthermedia.net/everythingposs

Inhalt des Artikels

Alles aus einer Hand – Cloud Computing ist nicht nur für große Unternehmen interessant, um Kommunikationskanäle, unternehmensinterne Datenströme oder Softwaredienstleistungen ressourcen- und ortsunabhängig zu nutzen. Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzen auf cloudbasierte Lösungen. Denn sie sind einfach zu kalkulieren und je nach Bedarf anpassbar. Neue Geschäftsmodelle lassen sich ohne erhebliches Risikoinvestment realisieren. Die Anschaffung und Wartung teurer IT-Infrastruktur entfällt. Cloud-Anbieter offerieren eine Reihe an Services, welche sich in puncto Rechenleistung, Speicher und Arbeitsspeicher unterscheiden.

Die Vorteile der Cloud

Vor allem international tätige Unternehmen setzen auf die ortsunabhängige Technologie. Denn Informationen sollen nicht mehr bloß zentral im Firmennetzwerk zugänglich sein, sondern global. Wenn sie in der Cloud lagern ist es egal, ob es sich um einen Termin im Ausland handelt, bei dem wichtige Daten abgefragt werden müssen oder ob man Informationen mit externen Mitarbeitern oder internen Mitarbeiter teilen möchte. Über mobile Endgeräte wie Laptop, Tablet und Smartphone wird der sichere Zugriff auf Daten oder Software in der Cloud durch eine Nutzerauthentifizierung ermöglicht. So lassen sich Prozesse per Fernabfrage nicht nur überwachen, sondern auch optimieren. Einige Softwarelösungen erlauben dabei durch ein Webinterface den Zugang über nahezu jedes internetfähige Eingabegerät.

Eine der größten Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen stellt aktuell die Digitalisierung von Unternehmensprozessen dar. Dabei scheint der Schritt zu einer Cloud-Lösung auf den ersten Blick ein idealer Einstieg zu sein.

Aus der Cloud – Rechenleistung nach Bedarf

Die Basis der gesamten Cloud-Architektur bilden virtuelle Maschinen (VM). Sie virtualisieren Systemumgebungen und ermöglichen, dass Hard- und Software unabhängig voneinander arbeiten können. Betriebssysteme werden lediglich in sogenannten Containern installiert, denen entsprechende Hardware-Ressourcen zugeordnet werden.

Einer der größten Vorteile einer Cloud-Lösung für Unternehmen liegt in der Skalierbarkeit der Infrastruktur. Virtuelle Ressourcen können zu jeder Zeit im gerade benötigten Umfang abgerufen werden. Das lässt sich nicht nur mit einfachen Mausklicks bewerkstelligen, sondern kann sogar automatisiert ablaufen. Automatische Leistungsbereitstellung genau dann, wenn sie benötigt wird. Anwendungen in der Cloud werden von Anfang an darauf ausgelegt, jederzeit verfügbar zu sein. Das impliziert, dass die Software auch dazu in der Lage ist, selbstständig neue virtuelle Maschinen zu starten, sobald eine höhere Leistung abgefragt wird. Nicht nur Hardware-Ressourcen in Form von Prozessorleistung, Speicherplatz sowie Arbeitsspeicher können auf diese Weise angepasst werden, sondern beispielsweise auch Softwarelizenzen. Genauso einfach können diese Pakete auch wieder beim Anbieter gekündigt werden. Unternehmen können dadurch sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter während Spitzenlastzeiten alle auf die notwendigen Daten und Dienste zugreifen können, während in Zeiten mit geringerer Anfrage ungenutzte Rechenleistung vermieden wird. Für KMU lohnt sich der Umstieg auf die Cloud häufig, weil sie Einsparungen bei Anschaffung, Betrieb und Wartungsmaßnahmen gegenüber einer eigenen IT ermöglicht. Doch das ist nicht immer der Fall, wie unten beschrieben.

Mit der Cloud – den Arbeitsplatz immer dabei

Das Cloud Computing eröffnet völlig neue Wege des Arbeitens in einer digitalen und vernetzten Welt. Daten und Anwendungen in der Cloud sind dezentral gespeichert und erfordern nicht mehr zwingend die Anwesenheit einzelner Mitarbeiter am Standort des Unternehmens. Das hat zur Folge, dass Home Office und Remotearbeiten auch während einer Geschäftsreise ermöglicht werden und dadurch wesentlich mehr Flexibilität im Unternehmensgeschehen entsteht. Zudem wird in vielen Fällen die Work-Life-Balance verbessert und Mitarbeiter profitieren von mehr Freizeit, da Pendelzeiten entfallen. Die Cloud erhöht demnach die Zufriedenheit und Produktivität, während Kosten für Büroflächen und Pendlerzuschüsse eingespart werden. Die Zusammenarbeit von Kollegen und Partnern, unabhängig ihres jeweiligen Standortes, gewinnt dadurch zunehmend an Bedeutung. Die Cloud unterstützt Projektteams und ist ihren Nutzern bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten und bei der Terminorganisation behilflich.

Mit der Cloud – immer auf dem neuesten Stand

Gerade Software-Lösungen unterliegen einem kontinuierlichen Wandel. Weil Software schnell als veraltet gilt und von so manchem neuen Betriebssystem auch als Altlast behandelt wird, werden sie ständig weiterentwickelt. Softwarehersteller reagieren auf Feedback der Nutzer und versorgen bereits entwickelte Produkte kontinuierlich mit Updates. Zu den schnellen Entwicklungszyklen gesellt sich die Gefahr, dass Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen werden, weil viele Unternehmen mit der ständigen Aktualisierung überfordert sind – sowohl wirtschaftlich als auch administratorisch. Oftmals setzen neue Anwendungen die Aufrüstung von bestehender Hardware für die einwandfreie Funktion aber voraus. Die Nutzung aktueller und sicherer Software ist deshalb immer eine Kostenfrage. Die Cloud soll Abhilfe schaffen. Unternehmen können ihre Infrastruktur in die Cloud verlegen und nicht nur Hard- sondern auch Software mieten. Dort liegt es in der Hand des jeweiligen Providers, die passende Hardware bereitzustellen und für die einwandfreie Funktion der Software zu sorgen.

Steuerliche Vorteile durch die Cloud

Zu den Kriterien, die Unternehmen zum Umstieg auf eine Cloud-Lösung motivieren, gehören auch Steuerbegünstigungen. Denn Ressourcen werden gemietet, nicht gekauft. Steuerlich können die Kosten somit direkt dann geltend gemacht werden, wenn sie anfallen – verglichen mit fixen Anschaffungen, die zwar abgeschrieben werden können, aber nach der vereinbarten Nutzungsdauer keinen steuermindernden Effekt mehr aufweisen.

Die Nachteile von Cloud-Lösungen

Bei all den Vorteilen, die eine Cloud-Umgebung ihren Nutzern bietet, existieren einige nennenswerte Nachteile, die in manchen Szenarien teurer oder komplizierter sind als eine hauseigene IT-Infrastruktur.

Dem führenden IT-Marktforschungsinstitut Gartner zufolge, tendieren viele Unternehmen dazu, mehr Leistung zuzukaufen, als eigentlich benötigt wird. Die Möglichkeit, uneingeschränkte Ressourcen zu nutzen, verleitet demnach zum vorschnellen Erwerb. Dass diese Leistung dann nicht genutzt wird, hat aber auch seinen Ursprung in der Konfiguration der Cloud-Pakete. Viele Angebote beinhalten eine festgelegte Rechenleistung sowie Speicherkapazität. Wird beispielsweise eine Menge Rechenleistung für diverse Analyse- oder Renderingzwecke benötigt, jedoch kaum Festplattenspeicher, bleibt dieser ungenutzt. Tritt der umgekehrte Fall ein, bei dem eine höhere Menge Speicher benötigt wird, bietet das Paket meist einen überdimensionierten Prozessor, der sich dann größtenteils im Leerlauf befindet.

Eine Hürde kann auch die Migration selbst sein – der Umzug von lokaler IT in die Cloud. Nicht jede Software funktioniert abseits lokaler Umgebungen. Das kann entweder Anpassungen notwendig machen oder die gesamte Umstellung des Systems erfordern. Letzteres setzt in der Regel zusätzliche Mitarbeiterschulungen voraus und kann bei einer Integration einst reibungslos laufende Prozesse erschweren. Standortunabhängige Nutzbarkeit kann bei einer optimalen Internetanbindung durchaus von Vorteil sein, sich aber bei einer schlechten Bandbreite auch zum Nachteil entwickeln. Die Cloud ist nur so schnell, wie es die Verbindung ermöglicht. Dies kann im Extremfall die Produktivität massiv einschränken, beziehungsweise die Nutzung komplett unterbinden.

Datenschutztechnisch unterliegen europäische Cloud-Anbieter den verschärften Bestimmungen der DSGVO. Viele Anbieter agieren jedoch aus dem EU-Ausland und unterliegen daher lediglich den Datenschutzgesetzen des Heimatlandes. Da sich in der Cloud mitunter auch sensible Daten befinden, zählt auch Cyberkriminalität zu den möglichen Nachteilen.

Schatten-IT als unterschätztes Sicherheitsrisiko

Cloud-Dienste vereinfachen nicht nur das alltägliche Leben, sondern auch viele Prozesse im Unternehmensumfeld. Dadurch kann der Fall eintreten, dass in einem Unternehmen diverse kostenlose Cloud-Anbieter für unterschiedliche Zwecke genutzt werden. Auf Datenschutz wird nur zweitrangig Wert gelegt, doch genau das kann zu Problemen führen. Anbieter von kostenlosen Diensten verweisen in ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen oft darauf, dass die Inhalte des Nutzers vom Anbieter für verschiedene Zwecke verwendet werden dürfen. Da es sich hierbei oftmals um Firmengeheimnisse handelt, stellt die Nutzung solcher Anbieter ein enormes Sicherheitsrisiko im Unternehmensumfeld dar – und Mitarbeiter sollten sich dessen bewusst sein. Nicht nur durch Schulungen und Sensibilisierung lässt sich das Entstehen einer Schatten-IT vermeiden, sondern auch durch die Möglichkeit, die unternehmenseigene und datenschutzkonforme Cloud-Lösung nutzen zu können.

Die Cloud im Zeitalter von Big Data

In einer Zeit von Big Data, in der immer größere Datenmengen aus verschiedenen Prozessen angehäuft werden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich die interne IT-Infrastruktur als Flaschenhals im Unternehmen erweist. Dabei sind gut aufbereitete Daten extrem viel wert, weshalb sie gerne als Rohstoffe des 21. Jahrhunderts bezeichnet werden. Doch die Auswertung all der gesammelten Daten benötigt Rechenleistung und Speicherplatz. Da interne IT-Ressourcen teurer wären, , stocken manche Firmen ihre Rechenkapazität mit Hilfe der Cloud auf – und für den Fall, dass diese Leistung nicht mehr benötigt wird, kann sie auf einfache Art und Weise wieder gekündigt werden.

Cloud-Lösungen für KMU im Vergleich

Auf dem Markt existiert eine Vielzahl verschiedener Anbieter, welche sich auf Cloud-Dienstleistungen spezialisiert haben. Am häufigsten werden Angebote für externen Speicher unterbreitet, aber auch Office-Lösungen, VoIP-Telefonie sowie Groupware. Dabei ist letztere am beliebtesten, sowohl in der Public als auch in der Private Cloud. Wir haben für Sie einige Cloud-Anbieter, die gerade für kleine und mittlere Unternehmen interessant sein können, recherchiert.

Anbieter Groupware Office VoIP-Telefonie Speicher
Microsoft Exchange Online x x
Google Drive
EGroupware x
sipgate x x x
Microsoft Office 65 x
Only Office x x x

Anbieter von Cloud-Lösungen gibt es wie Datenansammlungen im Netz. Sie vereinfachen und optimieren interne Unternehmensabläufe und tragen zu mehr Flexibilität und Mobilität bei. Viele Funktionen lassen sich zudem durch mobile Endgeräte nutzen, da sie nicht unbedingt an leistungsstarke Hardware gebunden sind. Von unterwegs mit dem Smartphone an einem gemeinsamen Dokument zu arbeiten, wird damit zum Kinderspiel.

Mobile Geräte in der Cloud sicher nutzen

Die digitale Revolution bringt nicht nur Begriffe wie Internet of Things (IoT) oder Web 4.0 hervor, sondern verschiebt selbst Applikationen und Speicherplatz ins WWW. Dort haben privilegierte Endgeräte von nahezu überall auf der Welt aus Zugriff auf Unternehmensdaten und profitieren von der hohen Geschwindigkeit diverser Serverfarmen, auf denen die Cloud-Dienste gehostet werden. Mobile Geräte beziehen sich nicht ausschließlich auf Smartphone, Tablet oder Laptop, sondern schließen selbst das Internet der Dinge mit ein. Dadurch können die von Sensoren und anderen Geräten erhobenen Daten zwischen Webseiten, Anwendungen, Kunden und Partnern barrierefrei ausgetauscht und analysiert werden. Die Cloud verbindet all diese Akteure in Echtzeit miteinander und spielt auf diese Weise eine ihrer größten Karten aus: Die Unabhängigkeit von Betriebssystemen und Softwareumgebungen, bei gleichzeitiger Nutzung auf nahezu allen Geräten – sowohl mobil als auch stationär.

Mit Begriffen wie Workplace-as-a-Service oder Dynamic Workplace eröffnet Cloud Computing speziell mobilen Nutzern viele Möglichkeiten. Die virtuelle IT-Infrastruktur lässt sich auch durch mobile Endgeräte nutzen – selbst auf privaten Notebooks oder Smartphones. Gleichzeitig bietet eine mobil genutzte Cloud-Lösung potenziellen Angreifern gleich mehrere Möglichkeiten, Schaden anzurichten. Im Regelfall setzen Cloud-Anbieter auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, also eine Nutzeridentifikation durch zwei unterschiedliche und unabhängige Faktoren – beispielsweise Smartcard und PIN. Eine einfache und auf allen Geräten und Webbrowsern einheitliche Benutzeroberfläche ermöglicht den Zugriff auf Daten und Anwendungen. Diese können mit Hilfe von Richtlinien durch einen Administrator angepasst werden. Dadurch lässt sich zum Beispiel der Zugang zu bestimmten Bereichen auf vordefinierte Endgeräte beschränken. Zudem sind die Applikationen immer up to date, da die Bereitstellung direkt vom Anbieter erfolgt. Ein einziger Anmeldevorgang reicht in den meisten Fällen aus, um alle Dienste auf der Plattform nutzen zu können. Wird das Endgerät gewechselt, erscheinen dort dieselben geöffneten Anwendungen und Dokumente – die Arbeit kann, ohne den Workflow zu unterbrechen, fortgesetzt werden.

Dabei sollte aber zu jeder Zeit darauf geachtet werden, dass sowohl unternehmensinterne, als auch private Daten nicht an Dritte weitergegeben werden. Datenschutz ist vor allem bei mobilen Endgeräten unerlässlich. Diese Geräte sind ein nicht zu unterschätzender Risikofaktor. Immerhin werden sie überall verwendet und sensible Zugangsdaten können dadurch beinahe mühelos in die falschen Hände gelangen. Oftmals genügt ein Blick eines potenziellen Aggressors auf das Display, um kritische Informationen auszulesen. In der Regel erfolgt die Datenübertragung beim Arbeiten in der Cloud über verschlüsselte Verbindungen. Sicheres Cloud-Computing hängt aber von einer ganzen Reihe von Kriterien ab und beginnt nicht erst bei der Übertragung.

Sicherheitsrisiken beim mobilen Arbeiten in der Cloud:

  • öffentliche, teils ungesicherte Drahtlosnetzwerke, in denen Datenpakete unverschlüsselt zwischen Nutzer und Hotspot transferiert werden
  • unzureichend gesicherte WLAN-Verbindungen, die ohne große Schwierigkeiten durch Kriminelle ausgespäht werden können
  • schlecht programmierte Apps und Software von Drittanbietern
  • vorhandene Sicherheitslücken in installierter Software
  • mit Malware, Viren oder Trojanern infizierte Geräte
  • gestohlene oder abhanden gekommene Geräte
  • kein ausreichendes Sicherheitsbewusstsein beim Nutzer

Optimaler Workflow in der Arbeitswelt

Die Zeiten, in denen Dateien mühsam über USB-Sticks oder per E-Mail geteilt oder verbreitet wurden, neigen sich dem Ende zu. In der heutigen Arbeitswelt wird Cloud-Software vermehrt eingesetzt, um dadurch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie nach außen zu vereinfachen. Unternehmen, die bis jetzt noch keine Cloud-Lösung in ihrem Betrieb integriert haben, ziehen in Betracht, diese in naher Zukunft zu realisieren. Angefangen bei der gemeinsamen Kalendernutzung über Dokumentenmanagement bis hin zur plattformübergreifenden Teamkonferenz vereinfacht die Cloud bereits heute die Prozesse der Arbeitswelt. Die mobile Cloud verdrängt zudem zahlreiche Business-Apps, die im Unternehmensumfeld häufig Anwendung gefunden haben.

Software-Lösungen in der Cloud bieten zudem die Möglichkeit, dass der Kunde direkten Einfluss auf abzuhandelnde Projekte nehmen kann. So können vorzeitig Missverständnisse und Fehler unterbunden werden. Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird vereinfacht.

Fazit: Die Cloud als fester Bestandteil der Unternehmens-IT

Die Cloud ist längst in Deutschland angekommen. Sie löst herkömmliche Computersysteme ab und verlagert eine Vielzahl an Abläufen auf Serverfarmen und Rechenzentren. Mit einer ausreichend schnellen und zuverlässigen Internetverbindung lassen sich große Datenmengen selbst für KMU bewältigen – nicht nur vom stationären Arbeitsplatzrechner aus, sondern von einer Vielzahl verschiedener Endgeräte. Smartphones, Tablets, Notebooks und spezielle Hardware (Steuerungen, Sensoren, etc.) erhalten von überall auf der Welt aus Zugriff auf wichtige Daten und Anwendungen. Meist alles aus einer Hand und mit einem einheitlichen, intuitiv bedienbaren Interface. Cloud-Dienste erfordern jedoch ein gewisses Maß an Vorausplanung seitens der KMU, um die Nutzung für alle Beteiligten sicher und ökonomisch zu gestalten. Doch da die Cloud mittlerweile für viele Unternehmen zum Alltag geworden ist, wird sie auch kontinuierlich weiterentwickelt in Sachen Leistung, Anwendungsmöglichkeiten und Sicherheit.. Daraus lässt sich schließen, dass zukünftig noch mehr Unternehmen die Möglichkeiten der Cloud nutzen,um einerseits Arbeitsbereiche besser zu organisieren, und andererseits die interne IT zu entlasten und Leistungsengpässe zu umgehen.

Noch hängen die Geschwindigkeit und das Nutzererlebnis maßgeblich von der Leistung der verfügbaren Internetverbindung ab. Doch auch hier ist Besserung in Sicht – in Ballungsräumen wird vermehrt auf Glasfaser gesetzt, während in dünner besiedelten Gebieten LTE allmählich zum Standard wird. Zudem wird die Leistung der mobilen Geräte immer mehr zu einem vernachlässigbaren Faktor.

Cloud Computing

Von Silvia Hühn

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