Work-Life-Balance 10.10.2018, 11:23 Uhr

Mobiles Arbeiten – Vorteile und Umsetzung

Mobiles Arbeiten setzt sich in immer mehr Unternehmen durch. Vorab sollten jedoch wichtige Fragen wie rechtliche Grundlagen, benötigte Hardware und Richtlinien für den Datenschutz geklärt werden.

Überall und immer erreichbar: Für viele Arbeitnehmer Alltag.

Überall und immer erreichbar: Für viele Arbeitnehmer Alltag.

Foto: panthermedia.net/stockasso

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Die Digitalisierung nimmt zu und verändert den Arbeitsalltag. Die Veränderungen bezeichnen Experten als Industrie 4.0 – weil sie einer vierten industriellen Revolution gleichkämen. Unter anderem nimmt mobiles Arbeiten zu und wird durch Neuentwicklungen in der Hardware, digitalisierte Arbeitsprozesse sowie schnellere Internetverbindungen weiteren Zulauf erfahren. Denn viele Arbeitnehmer schätzen die Flexibilität der Telearbeit von unterwegs, die beispielsweise eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit sich bringt. Für die Work-Life-Balance hat mobiles Arbeiten jedoch nur dann Vorteile, wenn es den Mitarbeitern gelingt, Beruf und Freizeit trotz mobiler Telearbeit klar voneinander zu trennen.

Mobiles Arbeiten – Was ist die Definition?

Der Begriff mobiles Arbeiten ist fast zu einem Modewort geworden. Dabei ist der Inhalt keineswegs neu. Denn genau genommen ist darunter eine Arbeitsweise zu verstehen, die sich nicht auf einzigen Arbeitsplatz beschränkt. Ein Ingenieur, der zu verschiedenen Projekten reist, arbeitet bereits mobil – auch wenn er keinen Telearbeitsplatz zu Hause hat. Das Home Office ist hingegen grundsätzlich mit einem festen Arbeitsplatz (und entsprechender Hardware inklusive Datenschutz) in den eigenen vier Wänden verbunden. Die Digitalisierung sorgt jedoch dafür, dass die Übergänge fließend sind, die Flexibilität zunimmt und sich Begriffe nicht mehr exakt voneinander abgrenzen lassen. Heutzutage führen Ingenieure Berechnungen im Flugzeug durch und kontrollieren den Projektverlauf im Café – dank leistungsfähiger Laptops.

Wer mobiles Arbeiten fordert, meint also tatsächlich in vielen Fällen die Erlaubnis, in einem vereinbarten Rahmen nicht mehr ins Unternehmen zu fahren, sondern die Arbeit von einem beliebigen Ort aus zu erledigen. Ob mobiles Arbeiten möglich ist, hängt dabei unter anderem von den rechtlichen Grundlagen im Betrieb, vom Aufgabenbereich, von der benötigten Hardware und den individuellen Vereinbarungen ab. Beim heutigen Fachkräftemangel locken Arbeitgeber qualifizierte Mitarbeiter durchaus mit großer Flexibilität in Bezug auf die Strukturen für eine bessere Work-Life-Balance. Das hat Vorteile für beide Seiten.

Denn wer über mobiles Arbeiten spricht, darf den Begriff Work-Life-Balance nicht außer Acht lassen. Es sind nicht nur die wachsenden technischen Möglichkeiten, die Telearbeit von verschiedenen Orten aus fördern. Gleichzeitig sind die Ansprüche der Mitarbeiter an ihre Work-Life-Balance gestiegen. Mobiles Arbeiten kann tatsächlich erheblich dazu beitragen und unter anderem die Vereinbarkeit von Familie und Beruf fördern. Mobiles Arbeiten hat aber nicht nur Vorteile. Wer davon profitieren will, muss einige Regeln beachten.

Rechtliche Grundlagen für mobiles Arbeiten

Die rechtlichen Grundlagen für mobiles Arbeiten gibt es bereits, denn grundsätzlich gelten zum Beispiel Arbeitsschutzbestimmungen wie eine Beschränkungen der zulässigen Arbeitszeit und Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung gleichermaßen im Büro wie unterwegs. Auch wenn sich die Details der mobilen Arbeit meistens den Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers entziehen. Umgekehrt kann der Arbeitgeber beispielsweise permanente Erreichbarkeit, auch am Wochenende, nicht fordern, da das Lesen von E-Mails als Arbeitszeit anzusehen ist. In der Praxis werden diese rechtlichen Grundlagen oftmals nicht ausreichend beachtet – zu Lasten der Mitarbeiter.

In größeren Unternehmen gibt es eine zusätzliche rechtliche Grundlage, die erfüllt sein sollte, damit Arbeitnehmer mobiles Arbeiten nutzen können: die sogenannte Betriebsvereinbarung. Dabei handelt es sich um einen Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Er regelt grundsätzliche Rechte und Pflichten von Arbeitgeber, Personalrat und Beschäftigten. Darunter fallen auch Arbeitszeit und Arbeitsplatzgestaltung. Er schafft also die Rahmenbedingung für mobiles Arbeiten, auf der individuelle Vereinbarungen aufbauen. Das Äquivalent im öffentlichen Dienst nennt sich Dienstvereinbarung. Darüber hinaus muss es Richtlinien für den Datenschutz geben.

Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung als rechtliche Grundlage bedeuten allerdings nicht, dass der Arbeitnehmer mobiles Arbeiten einfordern kann. Die genaue Ausgestaltung der rechtlichen Grundlagen richtet sich nach dem individuellen Aufgabenbereich. Von Ingenieuren in Führungsverantwortung wird zum Beispiel in der Regel eine höhere Präsenz im Betrieb erwartet, damit sie ansprechbar sind für Fragen oder Probleme der einzelnen Teammitglieder. Anders sieht es oftmals bei Projektleitern aus, deren Haupttätigkeitsfeld sich ohnehin außerhalb des Unternehmens befindet. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber teilweise auf die Flexibilität seiner Mitarbeiter angewiesen und betont entsprechend die Vorteile mobilen Arbeitens.

Welche Vorteile hat mobiles Arbeiten für den Arbeitgeber?

Zum Teil ist mobiles Arbeiten in Arbeitsverträgen festgeschrieben, etwa die Bereitschaft zu Dienstreisen, und teilweise geht der Wunsch auch vom Arbeitnehmer aus. Im Sinne einer besseren Work-Life-Balance wünscht er sich größere Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort. Gerade Mitarbeiter mit Kindern im Alter unter 14 Jahren schätzen mobiles Arbeiten, weil sie sich dadurch Arbeitszeit und Arbeitsort besser einteilen können.

Zur Work-Life-Balance gehört auch das Erfüllen individueller Bedürfnisse. Während der eine Arbeitnehmer im Winter das Tageslicht nutzen möchte, um eine Runde zu joggen, hält ein anderer Mittagsschlaf, um seine Leistungsfähigkeit zu erneuern – beide hängen die Arbeitszeit hinten dran. Diese Vorteile leuchten schnell ein. Doch was hat der Arbeitgeber davon, wenn sich seine Mitarbeiter ihren Tagesablauf individuell gestalten?

Tatsächlich überwiegen die Vorteile in der Regel auf beiden Seiten. Denn mobiles Arbeiten fördert das Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter und ihre Motivation. Studien zeigen, dass durch mobiles Arbeiten eher Überstunden gemacht – aber nicht angemeldet werden. Das ist keineswegs wünschenswert, zeigt jedoch, dass die Sorge unbegründet ist, dass mehr Flexibilität der Arbeitskraft schade. Im Gegenteil: Zufriedene Mitarbeiter sind leistungsfähiger und fühlen sich dem Unternehmen stärker verpflichtet. Neben finanziellen Anreizen werden flexible Arbeitsstrukturen wie mobiles Arbeiten zunehmend zu einem wichtigen Faktor, um Fachkräfte zu binden. Gerade bei Berufseinsteigern hat die Erfüllung der Work-Life-Balance zum Teil bereits einen größeren Stellenwert als die Höhe des Gehalts (Brutto-Jahresgehalt für Ingenieure).

Welche Nachteile und Risiken können durch mobiles Arbeiten entstehen?

Ein mobiles Büro hat nicht nur Vorteile. Das Prinzip einer ausgeglichenen Work-Life-Balance funktioniert beim mobilen Arbeiten nur, wenn der jeweilige Mitarbeiter in der Lage ist, Grenzen zu ziehen und sein Arbeitgeber diese auch akzeptiert. Sonst kann die örtlich flexible Telearbeit mit vielen Nachteilen verbunden sein, zum Beispiel:

  1. Längere Arbeitszeit: Gerade die fehlende Zeiterfassung führt dazu, dass Angestellte eher länger arbeiten, da sie den Eindruck vermeiden wollen, nicht genug Stunden zu leisten. Überstunden durch mobiles Arbeiten werden dementsprechend vielfach nicht angemeldet und daher auch nicht vergütet.
  2. Vermischung von Beruf und Privatleben: Mobiles Arbeiten bedeutet meistens, dass die Arbeitszeiten flexibel gestaltet werden. Das kann es den Angestellten erschweren, klare Grenzen zu ziehen und in ihrer Freizeit zu entspannen. Wer mobil Arbeiten gewohnt ist, liest E-Mails meistens auch außerhalb der üblichen Bürozeiten, weil er beispielsweise im Stau gestanden hat – obwohl der Arbeitstag eigentlich beendet wäre. Das kann die angestrebte Work-Life-Balance aus dem Gleichgewicht bringen.
  3. Klare Strukturen fehlen: Flexibilität klingt im ersten Moment erstrebenswert, doch nicht jeder kann mit ihr umgehen. Mobiles Arbeiten bedeutet, dass die betreffenden Ingenieure sich die Zeit selbst einteilen und ihre Aufgaben selbst organisieren müssen. Es gibt keine klaren Strukturen wie feste Arbeitszeiten, tägliche Teamsitzungen oder gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen. Das kann zur Überforderung führen.
  4. Teambindung geht verloren: Abhängig vom Aufgabenbereich und der Zeit, die unterm Strich im Unternehmen verbracht wird, kann mobiles Arbeiten dazu führen, dass sich die Zusammenarbeit mit Kollegen verschlechtert. Denn der in Unternehmen oft so wichtige „Flurfunk“ sowie das Networking über soziale Kontakte gehen – zur Work-Life-Balance gehört auch ein gutes Verhältnis zu den Kollegen.
  5. Leistung wird schlechter sichtbar: Ingenieure, die vor Ort im Unternehmen arbeiten, haben bessere Gelegenheiten, ihre Kompetenzen und Ergebnisse zu präsentieren.

Wie setze ich mobiles Arbeiten am besten um?

Im ersten Schritt müssen die rechtlichen Grundlagen für das mobile Arbeiten geklärt sein, inklusive den Vorgaben für den Datenschutz, vor allem in Bezug auf die Telearbeit an öffentlichen Orten. Neben einer eventuell notwendigen Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung gehört dazu eine individuelle Vereinbarung mit dem direkten Vorgesetzten. Bei Projektarbeit mit seltenen Anwesenheitszeiten im Unternehmen sollte zum Beispiel geklärt sein, wie Sie Überstunden erfassen können. Besprechen Sie außerdem, wie Kollegen und gegebenenfalls Kunden Sie erreichen können. Besitzen Sie ein Diensthandy oder lässt sich Ihre Büronummer aufs Handy umleiten? Bedenken Sie zudem beim Thema mobile Telearbeit, dass E-Mails und Telefon das persönliche Gespräch nicht vollständig ersetzen können.

Führungskräfte, die mobiles Arbeiten praktizieren und relativ häufig abwesend sind, sollten zum Beispiel regelmäßig gezielte Gespräche mit jedem einzelnen Mitarbeiter führen, um die Stimmungslage im Team zu erfassen und eventuelle Konflikte rechtzeitig zu erkennen. Sinnvoll ist es darüber hinaus, auch den Teammitgliedern mobiles Arbeiten in einem gewissen Umfang zu ermöglichen, falls es der Aufgabenbereich erlaubt.

Zu guter Letzt sollten Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Mitarbeitern bezüglich der Hardware und des Datenschutzes in diese Vereinbarung zum mobilen Arbeiten aufgenommen werden. Alle Punkte sollten schriftlich fixiert werden, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig: Zu den rechtlichen Grundlagen gehört es, dass der Arbeitgeber jederzeit die Erlaubnis zu mobilem Arbeiten aus betrieblichen Gründen ganz oder teilweise widerrufen kann.

Welche Regelungen sollten für Hardware und Datenschutz gelten?

Es ist heute üblich, dass Ingenieure an leistungsfähigen Laptops arbeiten, die mobiles Arbeiten erheblich erleichtern. Notwendige Programme sind auf der Hardware bereits installiert. Etwas komplexer wird es beim Zugriff auf den Server. Hier muss eine sichere Leitung geschaffen werden, beispielsweise über einen Datentunnel (VPN Client). Zusätzlich sollten Mitarbeiter darauf achten, diesen Datentunnel nur über ein passwortgeschütztes WLAN zu nutzen – offene WLAN an öffentlichen Orten sind hinsichtlich des Datenschutzes zu unsicher.

Viele Ingenieure arbeiten mit sensiblen Daten, deren Schutz gegeben sein muss. Es reicht daher nicht, dass der Arbeitgeber in Hardware investiert, die Datenschutz grundsätzlich ermöglicht. Ingenieure müssen selbst eine große Sensibilität für das Thema Datenschutz entwickeln. Das gilt besonders, wenn mobiles Arbeiten bedeutet, dass sie Telearbeit häufig an öffentlichen Orten durchführen und nicht beispielsweise an unterschiedlichen Unternehmensstandorten. Zum Datenschutz gehört unter anderem:

  1. Alle Geräte müssen passwortgeschützt sein. Das gilt auch für Bildschirmschoner während vorübergehender Abwesenheit.
  2. Sensible Daten sollten nicht über die Cloud ausgetauscht werden, sondern ausschließlich über sichere Datentunnel, die den Datenschutz gewährleisten.
  3. Mit der IT müssen geeignete Verschlüsselungssysteme für den E-Mail-Versand abgestimmt werden.
  4. Die Hardware muss mit einem professionellen Virenschutzprogramm versehen sein.
  5. Sensible Daten müssen regelmäßig auf dem firmeneigenen Server gespeichert werden.
  6. Mobile Hardware-Lösungen wie USB-Sticks sind als Speicherort ungeeignet.
  7. Die Aktualisierung von Betriebssystemen erneuert die Sicherheitsstandards und ist daher Pflicht.
  8. Unbekannte Apps und Programme sollten nicht installiert werden. Gegebenenfalls ist es ratsam, dass Mitarbeiter auf ihrer Hardware keine Administrationsrechte haben, Software also nicht selbstständig oder versehentlich installieren können.
  9. Das Gleiche gilt für E-Mail-Anhänge. Trojaner sind häufig durch eine vermeintlich harmlose Bild-Datei getarnt.
  10. Besondere Vorsicht ist beim mobilen Arbeiten an öffentlichen Orten angebracht, etwa in der Bahn. Weitere Passagiere dürfen die sensiblen Daten nicht einsehen können, eine Blickschutzfolie für den Laptop ist da schon einmal ein Anfang.

 

Eine gute Anlaufstelle für weitere Informationen ist die Initiative der Bundesregierung: IT-Sicherheit in der Wirtschaft.

 

Weiterführende Informationen:

Home Office – Vor und Nachteile

Home Office – Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern

Erfolgreich arbeiten von Zuhause – mit diesen Tipps klappts

Projektmanagement-Tools im Überblick

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