Was kostet die Selbstständigkeit?
Den Schritt in die Selbstständigkeit wagen die meisten Ingenieure und Informatiker, weil sie unabhängig sein wollen und gegebenenfalls, weil sie mehr Geld verdienen möchten. Doch sie müssen die Finanzen im Auge behalten, denn für die Selbstständigkeit fallen Kosten an.
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Inhalt dieses Artikels:
- Kosten für die Gründung und den Büroalltag
- Versicherungen und Vorsorge für Selbstständige
- Finanzen: Steuern für Freiberufler
- Kosten für Werbung und Marketing
Beim Schritt in die Selbstständigkeit dreht sich erstmal alles um die Finanzen. Wer sich selbstständig macht, muss mit höheren Kosten rechnen – insbesondere für Versicherungen, Vorsorge und Steuern. Das Problem: Gerade Gründer haben nicht nur wenig Geld, sie verdienen meist auch noch nicht viel. Umso schwieriger ist es, in das eigene Unternehmen zu investieren. Insbesondere junge Ingenieure und Informatiker, die sich direkt nach dem Studium selbstständig machen, unterschätzen die Finanzen. Weil sie während des Studiums mit Bafög oder Nebenjobgehalt gut zurechtgekommen sind, glauben Sie, das funktioniere auch in der ersten Phase der Selbstständigkeit. Doch die Finanzen im Rahmen einer Gründung sind komplexer. Immer wieder werden Gründer von Kosten überrascht, an die sie im Vorfeld nicht gedacht haben. Schwierigkeiten mit den Finanzen resultieren allzu oft aus den nicht berücksichtigten anfallenden Kosten.
Kosten für die Gründung und den Büroalltag
Normalerweise starten Ingenieure und Informatiker als Freiberufler oder Einzelunternehmer in die Selbstständigkeit. Die reinen Kosten für die Gründung sind in diesem Fall zwar überschaubar, sollten aber trotzdem nicht unterschätzt werden. Hat der einfache Laptop während des Studiums noch ausgereicht, ist für die Selbstständigkeit ein vernünftiger PC mit ausreichend großem Monitor (oder sogar zweien) Pflicht. Je nach Tätigkeit sind ein hochwertiger Scanner und ein Drucker, für Baupläne gegebenenfalls auch größer als DIN A4, notwendig. Gerade junge Leute haben während des Studiums oft nur ein Mobiltelefon. Wer ein Ingenieurbüro gründen möchte, sollte allerdings auch über einen Festnetzanschluss verfügen. Unterlagen und Kundendaten müssen vernünftig aufbewahrt werden. Gleiches gilt für Unterlagen zu einzelnen Projekten. Vernünftige Schränke, gegebenenfalls mit Hängeregistern und Schloss gehören deshalb zu einer sinnvollen Büroausstattung.
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Wer ein Ingenieurbüro mit viel Kundenverkehr hat, sollte auf eine einheitliche Büroeinrichtung achten. Das wirkt seriöser. Eine Sitzecke für Besprechungen ist dann ebenso notwendig. Für die Erstausstattung eines Büros kommen je nach Anspruch schnell 1.000 bis 2.500 Euro zusammen. Hinzu kommen kleinere Verbrauchsgüter, die im Monat locker auch 50 bis 100 Euro ausmachen: Tintenpatronen, Briefmarken, Papier, Stempel, Stifte, Büroklammern, Kaffee für Besucher oder Notizbücher sind auf den ersten Blick nur minimale Kostenfaktoren, sie summieren sich jedoch. Hinzu kommen die Kosten für Telefon, Smartphone und Internet. Diese liegen je nach Tarif noch einmal bei 50 bis 100 Euro pro Monat. Für eine saubere Trennung von Privat- und Berufsleben empfiehlt es sich, eigene Verträge dafür abzuschließen. Für Besuche auf Fachmessen oder Kundentermine kommen dann noch Kosten für Reise und Veranstaltungen hinzu.
Absicherung der Selbstständigkeit
Das Büro ist eingerichtet, die ersten Aufträge trudeln ein. Alles wunderbar – oder doch nicht? Was ist, wenn der Kunde unzufrieden ist? Oder ein Auftrag aufgrund von Krankheit nicht fristgerecht erfüllt werden kann? Gerade Ingenieure und Informatiker, die allein arbeiten und nicht auf die Vertretung durch Kollegen zurückgreifen können, sollten sich für solche Fälle absichern. Dafür entstehen weitere Kosten. Die wichtigsten Versicherungen für Selbstständige sind im Folgenden aufgeführt.
Arbeitslosenversicherung – Freiwilligkeit früh anmelden
Für viele Selbstständige bedeutet das Scheitern des eigenen Büros Hartz IV. Nur, wer sich freiwillig in der Arbeitslosenversicherung weiter versichert, hat Anspruch auf Arbeitslosengeld. Die Crux: Den Antrag dafür müssen Selbstständige in den ersten drei Monaten nach der Gründung bei der Arbeitsagentur stellen. Zudem müssen sie besondere Voraussetzungen erfüllen, zum Beispiel innerhalb der letzten 24 Kalendermonate 12 davon versicherungspflichtig beschäftigt gewesen sein oder aber unmittelbar vor der Aufnahme der Selbstständigkeit Arbeitslosengeld bezogen haben – die Dauer spielt in diesem Fall keine Rolle. Die Kosten für die freiwillige Weiterversicherung liegen derzeit bei etwa 90 Euro im Monat, für Gründer bei 45 Euro. Gerade junge Ingenieure, die anfangs nur sehr wenig Geld verdienen, verzichten häufig auf die freiwillige Weiterversicherung. Dies will jedoch gut überlegt sein.
Krankenversicherung – privat oder gesetzlich?
Selbstständige müssen sich selbst krankenversichern. Sie können dafür entweder in der gesetzlichen Versicherung bleiben oder sich über eine private Krankenversicherung absichern. Für Gründer besteht außerdem eine Meldepflicht. Das heißt, Sie müssen die Krankenkasse über den Schritt in die Selbstständigkeit informieren. Für freiwillig Versicherte in der gesetzlichen Krankenkasse beträgt der aktuelle Beitragssatz 14,6 % des Einkommens.
Selbständige sind über die freiwillige Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung auch pflegeversichert. Der Beitragssatz liegt bei 3,05 % (Stand 2018) für Versicherte mit Kindern. Versicherte ohne Kinder zahlen 3,3 %. Wer sich für eine private Krankenversicherung entscheidet, sollte die Vor- und Nachteile gründlich abwägen: Wer sich einmal für die private Versicherung entschieden hat, kann als Selbständiger nicht mehr in die gesetzliche Krankenversicherung zurückkehren. Die Kür zur Krankenversicherung ist die Krankentagegeld-Versicherung. Sie stellt sicher, dass man auch bei einer Erkrankung, die länger als 6 Wochen dauert, nicht ohne Einkünfte dasteht.
Berufsunfähigkeitsversicherung
Knapp jeder Fünfte wird irgendwann einmal berufsunfähig – entweder dauerhaft oder zumindest kurzzeitig – und kann seine Arbeit nicht mehr ausüben. Damit sind in der Regel Einkommenseinbußen verbunden. Eine private Berufsunfähigkeitsversicherung hilft, den Lebensstandard zu halten. Sie wird meist als monatliche Rente ausgezahlt. Oft wird eine Berufsunfähigkeitsversicherung zusätzlich zu einer privaten Lebens-, Renten- oder Risikolebensversicherung abgeschlossen. Auch eine Kombination mit einer Unfallversicherung kann sinnvoll sein.
Berufshaftpflichtversicherung
Sie gilt für Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen und darf nicht mit der Betriebshaftpflichtversicherung verwechselt werden. Letztgenannte kann von Gewerbetreibenden abgeschlossen werden und tritt bei Schadenersatzansprüchen Dritter, etwa Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern ein. Die Berufshaftpflichtversicherung hingegen schützt Selbstständige vor den Folgen einer falschen Beratung oder eines falschen Gutachtens. Vor Abschluss der Versicherung sollten sich Ingenieure und Informatiker über gängige Schadensersatzklagen und deren Urteile informieren, um die Höhe der Versicherung korrekt zu bestimmen.
Altersvorsorge
Freie Berufe mit eigenen Kammern, zu denen auch die Ingenieure und ihre Ingenieurkammern zählen, können sich in ihren berufsständischen Versorgungswerken versichern. Sie sind dann als Selbständige in der gesetzlichen Rentenversicherung versicherungsfrei. Ansprechpartner für die richtige Altersvorsorge sind die Landesingenieurkammern. Wem diese Form der Absicherung nicht reicht, dem steht es frei, privat eine zusätzliche Lebens- und/oder Rentenversicherung abzuschließen.
Zusätzliche Versicherungen
Neben den genannten elementaren Versicherungen für Selbstständige gibt es weitere Versicherungen, deren Notwendigkeit individuell bestimmt werden muss. Wer ein externes Büro angemietet hat, sollte über eine sogenannte Inhaltsversicherung nachdenken, die Schäden durch Feuer, Einbruchdiebstahl/Vandalismus, Raub, Leitungswasser, Sturm, Hagel und weitere Elementargefahren abdecken kann. Wer Mitglied in einem Berufsverband ist, bekommt dort zumeist auch rechtliche Unterstützung. Fehlt eine solche Mitgliedschaft, kann ein Rechtsschutzversicherung sinnvoll sein. Und wer Mitarbeiter beschäftigt, muss an die Kosten für deren Versicherungen – ob Unfallversicherung oder betriebliche Altersversicherung – denken.
Finanzen: Steuern für Freiberufler
Wer selbstständig ist, muss sich nicht nur mit seinen Finanzen und den Kosten für das Unternehmen auseinandersetzen, sondern auch mit dem Finanzamt. Das bedeutet, er muss Steuern zahlen. Eine korrekte Buchhaltung ist dafür unabdingbar. Und eine weitere Regel gilt in Sachen Steuern: Pünktlichkeit. Entsprechend ernst sollten freiberufliche Ingenieure und Informatiker dieses Thema nehmen.
Einkommenssteuer
Jeder Selbstständige muss Einkommensteuer auf sein zu versteuerndes Einkommen zahlen. Es gibt einen Grundfreibetrag, der steuerfrei ist und 2018 bei 9.000 Euro liegt. Die jährliche Einkommensteuererklärung muss jedoch auch abgegeben werden, wenn das Einkommen darunter liegt. Die Einkommensteuer wird einmal im Jahr fällig, das Finanzamt setzt jedoch bei Selbstständigen Vorauszahlungen an, die sich an den Einnahmen des Vorjahres orientieren und quartalsweise bezahlt werden müssen. Die Ergebnisse der Einkommensteuererklärung werden mit diesen Vorauszahlungen verrechnet. Gegebenenfalls fallen also Nachzahlungen an. Es empfiehlt sich, für solche Fälle immer ein Finanzpolster zu haben.
Umsatzsteuer
Über die Einkommensteuer hinaus müssen selbständige auch Umsatzsteuer zahlen, es sei denn, sie fallen unter die Kleinunternehmerregelung, bei der nicht mehr als 17.500 Euro Gesamtumsatz erwirtschaftet werden dürfen. Dies ist jedoch allenfalls in den ersten 1 bis 2 Jahren nach der Gründung zu erwarten. Wer seine Selbstständigkeit ernsthaft und hauptberuflich betreibt, wird irgendwann darüber liegen. Die Umsatzsteuer ist in Sachen Kosten ein nicht zu unterschätzender Faktor. Die Umsatzsteuer wird auf jeden Umsatz fällig – auch auf Dienstleistungen. Der normale Satz beträgt 19%, der ermäßigte Satz 7%. Vom ermäßigten Satz sind Ingenieure und Informatiker aber nur selten betroffen. Für welche Umsätze der ermäßigte Steuersatz von 7% gilt, steht in Paragraf 12 des Umsatzsteuergesetzes. Darin werden unter anderem Leistungen von Zahntechnikern sowie Lieferung und Einfuhr bestimmter Gegenstände (etwa Gemälde) aufgeführt. Auf Rechnungen, die Ingenieure und Informatiker für ihre Leistung ausstellen, sollte die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen sein.
Selbstständige stellen jedoch nicht nur Rechnungen aus, sondern bezahlen in der Regel auch solche. Die Umsatzsteuer in diesen betrieblichen Ausgaben kann von der eigenen zu zahlenden Umsatzsteuer abgezogen werden. Das ist der sogenannte Vorsteuerabzug. Liegt die Umsatzsteuerlast pro Jahr unter 7.500 Euro, reicht eine quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung, liegt sie darüber, ist die Voranmeldung monatlich fällig.
Kosten für Werbung und Marketing
Wer sich selbstständig macht, sollte in die Finanzen auf jeden Fall die Kosten für Werbung und Marketing hinein rechnen. Marketing ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs, auch als Freiberufler. Dieser Punkt wird oft unterschätzt. Nicht nur Werbeanzeigen und Präsenz im eigenen Themengebiet (zum Beispiel auf Messen und /oder Verbandstreffen) sind wichtig, sondern auch ein ordentliches Erscheinungsbild, die Corporate Identity. Ein Ingenieurbüro sollte ein eigenes Logo haben und den gesamten Werbeauftritt einheitlich gestalten. Es lohnt sich, solche Aufträge an Experten zu vergeben – die Kosten dafür machen sich auf jeden Fall bezahlt. Selbst erstellte Logos mit Photoshop und Co. wirken nur in den seltensten Fällen professionell.
Auch einen kompetenten Webauftritt braucht heutzutage jeder. Egal ob traditionelle Unternehmen, Handwerker oder freiberufliche Ingenieure. Wer online nicht zu finden ist, ist auch offline nicht auffindbar (besser: wird offline gar nicht erst gesucht). Für eine Unternehmenswebseite gilt das gleiche wie für das Logo: Baukastensysteme von Billighostern wirken nicht professionell. Lieber einmal in einen ordentlichen Unternehmensauftritt investieren und von vorneherein einen seriösen Eindruck machen. Die Kosten für Corporate Identity und den passenden Webauftritt liegen bei etwa 500 Euro aufwärts.
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