Bewerbung

Eine Absage höflich formulieren

Wer als Ingenieur über stark gefragte fachliche und persönliche Schlüsselqualifikationen verfügt, dem kommt das nicht unbekannt vor: Nach Bewerbungen landen mehrere Vertragsangebote im Briefkasten. Annehmen kann man nur eins. Für die anderen gilt: Die Absage geschickt formulieren!

Es empfiehlt sich eine Absage höflich zu formulieren.

Es empfiehlt sich eine Absage höflich zu formulieren.

Foto: panthermedia.net/Rawpixel

Die Bewerbungen wurden verschickt, mehrere Unternehmen zeigten Interesse, es fanden Vorstellungsgespräche statt, vielleicht landen zwei oder drei Vertragsangebote zeitgleich im Briefkasten. Wie dem auch sei, naturgemäß kann letztlich nur ein Angebot akzeptiert werden. Doch was passiert mit den anderen Unternehmen, bei denen noch Bewerbungen laufen oder die möglicherweise gleichfalls ein Vertragsangebot abgegeben haben? Es gilt, die Absage geschickt zu formulieren.

Die schlechteste Alternative ist sicherlich, überhaupt nicht zu reagieren und auf diese Weise den gestarteten Bewerbungsprozess einfach ins Leere laufen zu lassen. Das ist zwar nicht die feine Art, aber immerhin, das Problem ist auf rationelle Art und Weise im Sinne eines effektiven Zeitmanagement gelöst. Hoffentlich muss sich der Kandidat nie wieder bei der Stellensuche bei den so brüskierten Unternehmen melden. Professioneller ist es daher schon, sich Gedanken über eine adäquate Absage zu machen. Dabei ist zu unterscheiden, an welcher Stelle sich der Bewerbungsprozess befindet.

Die Form der Absage richtet sich nach dem Stand der Bewerbung

Wurde lediglich die schriftliche Bewerbung versendet, so kann die Absage ein netter und freundlicher Dreizeiler sein und die Bewerbung damit zurückgezogen werden. Es braucht nicht ausführlich begründet werden und es reicht der Hinweis, dass die Entscheidung zu Gunsten eines anderen Arbeitgebers gefallen ist.

Wurden bereits Vorstellungsgespräche geführt, ist der Kontakt viel intensiver. Dem sollte in einer Absage Rechnung getragen werden. Es macht sich immer gut, in einem Telefonat mit den verschiedenen Gesprächspartnern die neue Situation mit etwas mehr „Tiefgang“ darzustellen, sich für das gezeigte Vertrauen, die verbindlichen Gespräche usw. zu bedanken. Allerdings darf das Ganze nicht allzu platt wirken und sollte schon am konkreten Einzelfall ausgerichtet werden. Um dem Ganzen einen gewissen Nachdruck zu verleihen, kann nochmals ein netter, freundlicher Absagebrief mit gleichem Inhalt nachgeschickt werden. Er rundet dann im Unternehmen den „Geschäftsvorfall“ zum Bewerber positiv ab. Wird bei einer erneuten Bewerbung die Akte geöffnet, findet er zumindest einen vorteilhaften Abschluss des damaligen Bewerbungsprozesses vor.

Absage: Wenn der Arbeitsvertrag schon vorliegt

Wesentlich schwieriger wird die Absage, wenn der Arbeitsvertrag bereits auf dem Tisch liegt und der Bewerber sich für ein anderes Unternehmen entschieden hat. Sicherlich reagieren die Gesprächspartner sauer auf eine Absage. Schadensbegrenzung ist angesagt und die wird am ehesten durch nachvollziehbare Argumente erreicht. Daher sollte genau überlegt werden, warum in letzter Konsequenz die Entscheidung für einen anderen Arbeitgeber gefallen ist. Im Mittelpunkt der Absage müssen rationale Argumente stehen, die auf positive Weise der anderen Seite beigebracht werden. Wenn der Arbeitsvertrag bereits unterschrieben wurde und vor der Probezeit abgesagt wird, tut es umso mehr Not, die richtigen Argumente und Worte zu finden.

Bei allen Ausführungen, ob schriftlich oder mündlich, sollte daran gedacht werden: Man sieht sich immer zweimal im Leben! Umso mehr gilt dies im Umgang mit den Personalberatern im Bewerbungsprozess. Wer weiß, wenn man heute die Absage für die eine Stelle schreibt, ob morgen nicht bereits eine gute Alternative vom gleichen Berater angeboten wird. Insbesondere verfügen die Branchenspezialisten unter den Beratern über eine große Hausmacht, die man nicht unterschätzen sollte. Gerade, wenn es um die Besetzung von Führungspositionen geht, kommt man in der Regel nicht an den Personalberatern vorbei. Demnach gilt die Devise: Der letzte Eindruck ist besonders wichtig!

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Von Bernd Andersch, Karriere-Coach

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