Interview 07.05.2024, 14:16 Uhr

Homeoffice für alle: Wie eine traditionelle Agentur den Weg in die Zukunft geht

In einer Zeit, in der viele Unternehmen darüber nachdenken, ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro zu holen, setzt eine Agentur, die schwerpunktmäßig in der deutschen Mittelstandsindustrie unterwegs ist, also in einem eher konservativen Sektor, auf einen gewagten Schritt: das permanente Homeoffice. „New Work“ ist für sie nicht nur ein Trend, sondern ein Umdenken im Arbeitsleben, das auch die Digitalisierung umfasst. Volker Weitkamp, Leiter der Agentur, spricht über die Agentur der Zukunft und das spannende Thema „Old Economy – New Work“.

Homeoffice vs. Büro

Homeoffice als Erfolgsmodell: Eine traditionelle Agentur macht den Schritt.

Foto: weitkamp marketing GmbH

Herr Weitkamp, wie und vor allem warum sind Sie zu der Entscheidung gekommen, im kommenden Halbjahr den Agenturstandort aufzugeben und als virtuelle Agentur aufzutreten?

Die Entscheidung, den Standort aufzugeben bzw. deutlich zu verkleinern, war eigentlich ein langer Prozess, der sich im Grunde durch Corona beschleunigt hat. Wir als Spezialagentur haben Kunden deutschlandweit bzw. teilweise auch im angrenzenden Umland. Daher war und ist der physische Kundenkontakt schon vor Corona rückläufig gewesen, da Kunden vorausgesetzt haben, dass die Agentur zum Kunden kommt und nicht umgekehrt. Die klassische Nähe war noch nie das vorrangige Argument für Kunden. Auch die Vorgaben der Unternehmensleitungen hinsichtlich Reisezeit und Reisekosten wurden in den letzten Jahren immer weiter reduziert. Ein gutes Beispiel dafür sind die Fachmessen, die immer weniger Besucher verzeichneten, da Reisen mittlerweile gut argumentiert werden mussten. In der Corona-Zeit wurden Videokonferenzen en vogue und das ist bis heute geblieben. Kurz gesagt, es gab verschiedene Argumente gegen ein opulentes physisches Büro. Kunden kamen eigentlich nur kurz vor der Auftragsvergabe, um zu schauen, ob es uns auch wirklich gibt. Danach wurden sie nie wieder gesehen.

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Ausschlaggebend waren aber meine Bemühungen in den letzten beiden Jahren, die Kollegen wieder zu motivieren, physisch vor Ort zu sein. Den Widerstand, wieder in das alte Muster zurückzugehen, habe ich Ende des letzten Jahres aufgegeben und entschieden, dass das Homeoffice das neue Normal ist. In Zukunft wird es weiterhin einen Standort geben, allerdings nicht als „Arbeitsstelle“, sondern eher als Treffpunkt zum Briefing und zum Austausch. Daher wird der Schwerpunkt des neuen Standorts eher auf Meetings als auf Arbeitsräumen liegen.

Haben Sie so viel Vertrauen gegenüber Ihren Mitarbeitenden?

Ja, das Vertrauen ist da. Ich glaube auch auf beiden Seiten, denn es ist ja im Grunde eine gemeinschaftliche Entscheidung. Moderne Betriebsführung bedeutet ja nicht Diktatur, sondern Führung. Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein Arbeitsumfeld zu geben, in dem sie sich wohlfühlen, bringt im Endeffekt einen besseren Output als Regeln und Vorgaben. Man muss aber auch ehrlicherweise sagen, dass in unserer Branche das einfacher umsetzbar ist als in anderen Branchen, da jeder von uns einer individuellen Tätigkeit nachgeht, in der Kreativität entscheidend ist.

Wie hat Ihr Team darauf reagiert?

Aus meiner Sicht eher als Erlösung, denn wie schon erwähnt, war mein unterschwelliges Ziel, wieder den „Vor-Corona“-Zustand herzustellen. Und da dieser Wunsch immer unterschwellig im Raum stand, war es für viele wahrscheinlich eher ein Durchatmen, den Widerstand aufgeben zu können. Für mich übrigens auch.

Wenn ein Mittwoch zu Meetwoch wird

Wie genau wird sich der Übergang von einem physischen Agenturstandort zu einer virtuellen Agentur vollziehen?

Ehrlicherweise wird es kaum einen spürbaren Übergang geben, bis auf den Wechsel der Postanschrift. Alle Mitarbeiter sind bereits im Homeoffice, und der traditionelle „Dienstag“, den wir zum „Diensttag“ umbenannt haben, weil dann alle zum „Dienst“ kommen, wird weiter bestehen bleiben. Wir müssen uns nur Gedanken zur Formulierung machen, denn Dienst tut an dem Tag kaum einer, denn wir nutzen den Tag zum Austausch. Vielleicht wird es der „Meetwoch“ 😉

Gibt es spezifische Maßnahmen oder Technologien, die Sie implementieren, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten?

Wir nutzen bereits viele Technologien in der Cloud. Seien es Kommunikationstechnologien für den Austausch wie Slack oder Projektmanagementtools wie Asana oder ähnliche. Die Projektdaten werden bereits seit Längerem in einer Filesharing-Cloud gespeichert, und die klassischen Tools wie Google Meet oder Microsoft Teams sind bekannte Tools, die schon seit mehreren Jahren im Einsatz sind. Alle Mitarbeiter verfügen über Laptops und Firmentelefone, sodass der Standort für jeden Kollegen oder jede Kollegin unabhängig ist. Großer Aufwand und Augenmerk werden natürlich auf die Datensicherheit gelegt, denn virtuelle Daten und Speicherorte gelten als potenziell anfälliger als der Server im eigenen Haus.

Kostenersparnis steht nicht im Vordergrund

Welche Vorteile sehen Sie darin, sich als virtuelle Agentur zu positionieren, insbesondere in Bezug auf die Effizienz, Flexibilität und Kostenersparnis?

Den Hauptvorteil sehe ich darin, effizient zu bleiben und sich von den Dingen zu trennen, die nicht mehr zur Effizienz beitragen und nur aus der Historie heraus genutzt werden. Wir sind ein Dienstleistungsbetrieb, und Dienstleistung besteht zum allergrößten Teil aus dem Output des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Ich glaube persönlich daran, dass, wenn die Voraussetzungen für ein angenehmes Arbeitsumfeld vorhanden sind, der Hauptvorteil darin liegt, dass die Leistung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin optimal genutzt wird. Die Kostenersparnis steht dabei nicht im Vordergrund. Selbstverständlich spart man augenscheinlich den Arbeitsplatz ein und die damit zusammenhängenden fixen und variablen Kosten. Andererseits muss man sich als Unternehmer aber auch Gedanken machen, wie man die Verlagerung des Arbeitsplatzes in das häusliche Umfeld honoriert. Wir arbeiten gerade daran, eine Lösung zu entwickeln, wie wir das Thema Homeoffice auch finanziell für den Arbeitnehmer und die Arbeitnehmerin attraktiv machen können, denn ehrlicherweise nutzen wir ja die Infrastruktur des häuslichen Umfelds wie WLAN, Strom und natürlich auch den physischen Arbeitsplatz. Zusammen mit unserem Steuerberater überlegen wir gerade, wie wir das berücksichtigen können, ohne dass es auf Kosten der Lohnnebenkosten geht.

Welche Auswirkungen erwarten Sie auf die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter durch den Übergang zum Homeoffice-Modell?

Ich bin sicher, dass die Work-Life-Balance sich für alle Seiten deutlich verbessert hat. Ich gebe Ihnen einmal ein Beispiel, das dies gut verdeutlicht. Eine unserer Mitarbeiterinnen hat mich im letzten Jahr gefragt, ob es möglich sei, für zwei bis drei Monate in Asien zu arbeiten, da sie gerne reist, aber trotzdem das Fernweh mit dem Job verbinden will. Ich habe nicht eine Sekunde gezögert, ja zu sagen. Ehrlich gesagt, war bei dieser Entscheidung die größte Hürde zu klären, wie die Datensicherheit gewährleistet wird und die Versicherung des Laptops sichergestellt ist. Ich persönlich habe mich gefreut, dass wir die Möglichkeit bieten konnten. Das Ergebnis war eine Mitarbeiterin, die Work und Life perfekt verbinden konnte und so, wie ich glaube, eine tolle Zeit hatte. Trotz Zeitverschiebung hat das keinen Einfluss auf die Effizienz gehabt. Ganz im Gegenteil, ich glaube, sie ist noch nie so motiviert „zur Arbeit“ gegangen.

Wie kann der Teamgeist und die Teamatmosphäre im Homeoffice weiterhin gepflegt werden, insbesondere da es keine „Küchengespräche“ mehr gibt?

Wir werden versuchen, mit mehr Events das Thema aufrechtzuerhalten. Es ist aber offen gesagt eine der größten Herausforderungen, den Agenturspirit aufrechtzuerhalten, daher steht diese Aufgabe auch ganz oben in meinem Pflichtenheft. Diese Events werden dann keinen direkten Bezug zum Job haben, sondern dienen eher dem zwischenmenschlichen Austausch und der Möglichkeit, die Kollegen live näher kennenzulernen, die man sonst nur digital erlebt. Aktuell beschränkt sich das auf ein halbwegs regelmäßiges Agenturfrühstück, wird sich aber ausweiten, da wir auch versuchen, unsere Freelancer mit ins Boot zu holen.

Wird Ihr Unternehmen Ihre Mitarbeiter im Homeoffice finanziell zusätzlich unterstützen? Schließlich entstehen für sie zusätzliche Kosten, zum Beispiel für Strom, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Es gibt bereits die gesetzliche Vorgabe, dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin die Kosten bei vollständigem Homeoffice zu erstatten. Das bedeutet, dass ab dem Zeitpunkt, an dem die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu 100 % ins Homeoffice wechseln, eine monatliche Pauschale gezahlt wird, die die laufenden Kosten etwas abfedert. Zudem wird es voraussichtlich eine Einmalzahlung für die Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes geben.

Lösungen bestehen immer aus Kompromissen

Wie könnte diese Entscheidung als Fallbeispiel für andere Unternehmen in der „Old Economy“ dienen, die sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sehen und sich auf den Weg zu einer moderneren Arbeitsweise machen möchten?

Wir sind ja durch unsere Spezialisierung in der „Old Economy“ zu Hause. Wir betreuen klassische (positiv konservative) Branchen wie die Automobilindustrie, den Anlagen- und Maschinenbau, aber auch die Kunststoffindustrie. Alle diese Branchen wollen eine moderne Arbeitsweise umsetzen, sind aber häufig gehemmt durch die Tatsache, dass das produzierende Gewerbe nicht so flexibel ist wie unsere Branche. Klar müssen wir als modernes Kommunikationsunternehmen immer einen Schritt voraus sein, doch was unsere Kunden von uns lernen können, ist, dass es Alternativen gibt. Vielleicht nicht so radikal wie bei uns, aber es geht. Es ist auch so, dass sich unsere Old Economy wandeln muss, um für zukünftige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen attraktiv zu bleiben. Die heutige Generation verlangt nach flexiblen Lösungen. Sich dagegen zu wehren, verursacht Spannungen. Der Weg ist eine Lösung zu finden, die gangbar ist, auch wenn es für den ein oder anderen bedeutet, alte Zöpfe abzuschneiden und sich von Althergebrachtem zu trennen. Die Erfahrung, die ich generell weitergebe an skeptische Kunden ist, dass Lösungen immer aus Kompromissen bestehen. Wenn beide aufeinander zugehen, ist das Ergebnis häufig überraschend gut.

Wie erwarten Sie, dass Ihre Kunden aus der deutschen Mittelstandsindustrie, insbesondere Maschinen- und Anlagenbauer, auf die Umstellung von einem physischen Agenturstandort zu einer virtuellen Agentur reagieren werden? Gibt es spezifische Bedenken oder Erwartungen, die Sie berücksichtigen müssen?

Wir werden ja als Agentur von unseren Kunden immer gefordert, andere Wege zu gehen. Egal ob bei unseren Projekten oder jetzt auch in unserer Agenturstruktur. Daher glaube ich, dass unsere Kunden das positiv auffassen werden und sich bestätigt fühlen, mit einem Agenturdienstleister zusammenzuarbeiten, der auch einmal quer denkt. Und unter uns gesagt, verändert sich für unsere Kunden im Grunde nicht viel. Die Kollegen werden aktuell auch eher telefonisch oder elektronisch kontaktiert und wenn es wirklich einmal gewünscht ist, kann man sich auch gerne an dem besagten „Meetwoch“ im Büro treffen.

Homeoffice-Standort wird gar keine Rolle mehr spielen

Inwiefern wird sich dieser Schritt auf die Rekrutierung neuer Talente auswirken? Erwarten Sie, dass sich die Anforderungen an potenzielle Mitarbeitende ändern?

Ich glaube, dass wir bei vielen potentiellen Mitarbeitern da einen Knoten durchschlagen werden. So wie ich aus den Gesprächen mit Kunden und auch anderen Mitarbeitern heraushöre, herrscht aktuell der Zwiespalt zwischen im Homeoffice arbeiten wollen und im Betrieb arbeiten müssen. Wir gehen offensiv mit der Möglichkeit voran, theoretisch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus ganz Deutschland zu rekrutieren. Vielleicht sogar über die Landesgrenzen hinaus. Wir suchen zwar mit unseren Stellenausschreibungen immer noch mehrheitlich regional, doch wird sich das vielleicht auch bald ändern. Worauf man jedoch achten muss, ist, dass der Agenturgedanke und Spirit nicht verloren geht. Erreichen werden wir das mit mehr gemeinsamen Veranstaltungen und Treffen. Dies setzt natürlich voraus, dass man geografisch nicht zu weit auseinander liegt. Aber vielleicht ist das der nächste Schritt, dass wir so virtuell werden, dass der Homeoffice-Standort gar keine Rolle mehr spielen wird.

Was bedeutet für Sie „New Work“?

„New Work“ ist für mich ein Synonym geworden, Arbeit anders zu denken. New Work ist für mich nicht nur reduziert auf das Thema Homeoffice, sondern eher ein Begriff für das Umdenken im Arbeitsleben, auch unter Berücksichtigung der Digitalisierung. Unternehmen und Mitarbeiter gehen aufeinander zu und setzen jetzt um, was beide Seiten brauchen, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Ich glaube, es fehlt bei der ein oder anderen Seite noch der Wille, das auch zu verstehen, aber wir sind auf einem sehr guten Weg, das Potenzial der Menschen zu erkennen und uns von der Stechuhr zu trennen.

Ein Beitrag von:

  • Alexandra Ilina

    Redakteurin beim VDI-Verlag. Nach einem Journalistik-Studium an der TU-Dortmund und Volontariat ist sie seit mehreren Jahren als Social Media Managerin, Redakteurin und Buchautorin unterwegs.  Sie schreibt über Karriere und Technik.

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