Digitales Home Office

Die besten Konferenzsysteme in Zeiten von Corona

Was durch das Voranschreiten der Digitalisierung für viele bereits fester Bestandteil des Arbeitsalltags ist, gewinnt durch die derzeitigen Umstände in vielen Branchen zunehmend an Bedeutung. Videokonferenzen verringern nicht nur Zeit- und Reisekosten, sie ermöglichen einen dezentralen direkten Austausch zwischen Mitarbeitern.

Mann mit Laptop auf dem Schoss auf dem Sofa

Arbeiten im Home-Office.

Foto: panthermedia.net / SarkisSeysian

Auf digitaler Ebene zu arbeiten hat sich bereits in vielen Bereichen erfolgreich etabliert. Ein weiteres wichtiges Mittel neben E-Mail, Telefonie und Instant Messaging, um Projekte und Arbeitsabläufe kurzfristig miteinander abstimmen zu können, ist die Videokonferenz. Dabei besteht die Möglichkeit, dass sich nicht nur einzelne Personen, sondern ganze Teams über den PC zusammenfinden und sich quasi per Face-to-Face-Kommunikation in Echtzeit unterhalten können, ohne sich am selben Ort zu befinden. Diverse Softwarelösungen bieten außerdem zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel Bildschirmübertragung, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten bis hin zum integrierten Terminkalender, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Voraussetzung, um solche Programme zu nutzen, ist auf ein Minimum an technischem Equipment reduziert. So wird beispielsweise ein Laptop mit Kamera und Mikrofon oder aber auch ein Tablet bzw. Smartphone benötigt. Wir stellen Ihnen einige Applikationen und Möglichkeiten vor, um Videokonferenzen in Zeiten der Coronakrise zu realisieren. Außerdem geben wir Ihnen ein paar nützliche Tipps mit an die Hand, um das digitale Meeting so angenehm wie möglich zu gestalten. Einige dieser Softwarelösungen werden zurzeit sogar vollkommen kostenfrei angeboten.

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Skype / Skype for Business

Skype bietet die Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten, Bildschirminhalte und Dateien zu teilen, IP-Telefonie sowie Instant-Messaging. Die kostenlose Version ist für kleinere Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern gut geeignet. In den ersten 3 Monaten können User ein Probeabo mit erweiterten Funktionen abschließen, um Videokonferenzen mit insgesamt 10 Personen führen zu können. Für mittlere und große Unternehmen gibt es die kostenpflichtige Version Skype for Business. Damit ist die Möglichkeit gegeben, Arbeitsgruppen und Videokonferenzen mit bis zu 250 Personen zu realisieren. Zugewiesene Administratoren können die jeweiligen Konferenzen und Gruppen außerdem verwalten. Derzeit beläuft sich der Preis für die erweiterte Skype-for-Business-Version auf rund 2 Euro pro Monat je Nutzer.

Zoom

Zoom ist eine Web-Applikation, welche Funktionen wie Konferenzen, Telefonie, Schulungsmöglichkeiten sowie Instant Messaging unter einer Oberfläche vereint. Die Anwendung unterstützt bis zu 1.000 Videoteilnehmer und kann bis zu 49 Videos gleichzeitig anzeigen. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie umfassende Optionen bei Benutzerrechten inklusive Passwortschutz werden ebenfalls unterstützt. Kommunizieren lässt sich via Team-Chat, welcher Gruppenchats, Suchverläufe, Dateifreigabe sowie eine Kalenderfreigabe über Outlook, Google Mail oder iCal bietet. Zudem lassen sich Bildschirme freigeben und Meetings aufzeichnen. Bei Letzterem kann eine KI die Transkription übernehmen. Die Basisversion schlägt für den Gesprächsleiter mit rund 14 Euro zu Buche, wobei hier bis zu 100 Nutzer teilnehmen können. Weitere Optionen wie Webinar oder Konferenzräume müssen jedoch zusätzlich gebucht werden.

Microsoft Teams

Im Jahr 2017 kündigte Microsoft den Nachfolger für Skype for Business an. Microsoft Teams sollte die technischen Features, Voraussetzungen und Sicherheitsstandards übernehmen beziehungsweise verbessern. Am 21. Juni 2021 wird die Unterstützung und Nutzung von Skype for Business offiziell eingestellt. Schon jetzt bittet Microsoft alle Kunden von Skype for Business, sich für das Upgrade auf Microsoft Teams zu entscheiden und die Umstellung in die Wege zu leiten. Konferenzen, die zuvor auf Skype for Business erstellt worden sind, werden automatisch auf den Microsoft Teams-Client umgeleitet. Konkret bedeutet das Upgrade auf Microsoft Teams eine vereinheitlichte Verbesserung der Benutzeroberfläche und eine Verknüpfung weiterer Programme wie beispielsweise Excel oder Word. Zudem können bestimmte Nutzer- oder Arbeitsgruppen erstellt werden. Innerhalb der Teams gibt es weitere Kanäle zum Verbreiten von Daten, Instant-Messaging oder aber auch der (Video-)Telefonie. Eine weitere Besonderheit stellt die Nutzung von externen Bots, die in die alltäglichen Aufgaben eines Teams mühelos integriert werden und bestimmte Tasks übernehmen können. Angesichts der Coronasrise ist Microsoft Teams bis nächstes Jahr (2021) kostenfrei verfügbar.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet ist Teil der G Suite aus dem Hause Google. Diese setzt sich aus verschiedenen Werkzeugen wie E-Mail, Terminplaner, Dokumentenbearbeitung und Co. zusammen. Mit einem Google-Konto besteht die Möglichkeit, auf diverse Dienste von Google zuzugreifen. Mit Google Hangouts Meet können Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern abgehalten werden. Außerdem werden durch den Einsatz der Google Spracherkennungstechnologie Untertitel in Echtzeit erzeugt, was die Kommunikation auf internationaler Ebene deutlich vereinfacht. Die Teilnehmer können sich auch per Einwahlnummer zur Konferenz über das Telefon hinzuschalten. Die Verknüpfung mit dem Google Kalender und anderen Diensten der G Suite ermöglichen ein umfangreiches Netz an digitalen Kommunikations- und Arbeitslösungen. In der Basisversion kostet die G Suite rund 5 Euro, in der Businessversion rund 10 Euro und in der Enterpriseversion 23 Euro – pro Monat und Nutzer.

Slack

Der webbasierte Dienst Slack (ein Akronym für Searchable Log of All Conversation and Knowledge) bietet einen übersichtlichen Nachrichtenaustausch sowie die Möglichkeit, Arbeitsgruppen zu erstellen und Unterhaltungen dabei in Themen, Projekte oder Teams zu trennen. Slack lässt sich zudem mit vielen anderen Webdiensten, wie zum Beispiel Dropbox, Github oder Google Drive verknüpfen. Der Anwendungszweck von Slack liegt weniger bei Videokonferenzen oder Meetings, sondern bei der Nachrichten- und Wissensbereitstellung innerhalb eines Unternehmens. Eine umfassende Suchfunktion ist ebenfalls inkludiert. Für kleine Teams ist die Software kostenlos. Für erweiterten Funktionsumfang sind 6,25 Euro (Standard) oder 11,75 Euro (Plus) fällig. Der Zugriff ist entweder über den Browser oder über eine Desktop-, beziehungsweise Mobile-App möglich.

Cisco Webex

Als der Standard bei virtuellen Meetings wird Cisco Webex betrachtet, das bereits seit 1995, damals unter anderem Namen, existiert. Webex bietet diverse Lösungen für die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter oder Teams im Unternehmen an, wobei das Hauptaugenmerk auf der Funktion der Videokonferenz fällt. Hier stehen virtuelle Konferenzräume zur Verfügung, in welche sich die Teilnehmer über Desktop- oder Mobile-Apps einklinken können. Zudem lassen sich Nachrichten und Dateien versenden, beziehungsweise direkt über andere Webdienste wie Office365 oder Google Drive teilen. Aufgrund des vermehrten Arbeitens im Home Office wurden die Limitierungen der kostenlosen Version gelockert. Für den vollen Funktionsumfang inklusive Aufnahmefunktion, Nutzermanagement, Administration und die Integration weiterer Anwendungen beginnen die Preise pro Nutzer und Monat bei 12,85 Euro.

GoToMeeting

Speziell für Videokonferenzen entwickelt, bietet der webbasierende Dienst GoToMeeting eine Plattform für sowohl konventionelle Videoübertragungen als auch Bildschirmübertragung an ein breites Publikum – und unterstützt dabei sogar mehrere Monitore. Die Übertragung kann hier auf ein Anwendungsfenster beschränkt werden. Zudem lassen sich Meetings aufzeichnen und für spätere Betrachtung abspeichern. Kompatibel ist GoToMeeting sowohl zu PC, Mac als auch mobilen Endgeräten. Insgesamt lassen sich durch diese Lösung bis zu 250 Teilnehmer miteinander vernetzen. 25 Webcams können gleichzeitig genutzt werden. Zudem existiert eine nahtlose Integration mit ausgewählten Diensten aus Office365. Zur Accountverwaltung lässt sich Active Directory nutzen. GoToMeeting ist HIPAA-Konform (Health Insurance Portability and Accountability Act, Regeln zum Datenschutz, welche auch im Gesundheitswesen zum Tragen kommen) und bietet eine 256-Bit AES-Verschlüsselung. Die Preise belaufen sich in der Professional-Version auf 12,50 Euro, in der Business-Version auf 17 Euro monatlich.

Anymeeting

Anymeeting, früher Freebinar vom Entwickler Intermedia, bietet Webkonferenzen und Webinar-Dienste für KMU wahlweise als kostenlose, jedoch werbefinanzierte Version, oder als Abonnement. Der Dienst lässt sich entweder eigenständig nutzen oder über MS Outlook, Google G Suite, Slack oder Microsoft Teams abrufen. Der Funktionsumfang deckt sowohl Audio- und Videokonferenzen mit bis zu 12 Webcams ab, sowie eine Möglichkeit zur Bildschirmübertragung mit integrierter Kommentarfunktion. Maximal können 200 Teilnehmer an einer Konferenz partizipieren. Die kostenpflichtige Variante bietet dazu noch Fernwartungsmöglichkeiten sowie Transkriptionen von Meetings. Konferenzen lassen sich hier außerdem aufzeichnen und durch ein Kennwort vor unbefugtem Zugriff schützen. Preislich werden hier rund 10 Euro pro Monat veranschlagt. Die gesamte Kommunikation findet bei allen Varianten – auch bei der Gratisversion über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung statt.

join.me

Mit Funktionen, die speziell auf den alltäglichen Einsatz im Home-Office abgestimmt sind, bietet join.me sowohl ein Webinterface als auch eine herunterladbare Desktop-App an. Mobile Geräte werden ebenfalls mit entsprechenden Versionen bedient. Die Lösung bietet Video- und Telefonkonferenzen, bei denen auch Festnetz- und Mobilfunknummern eingebunden werden können. Zudem steht ein Terminplaner zur Verfügung, welcher sich direkt mit Outlook oder Google Calendar abgleichen lässt. Die Besprechungseinladungen werden einfach als Link versandt. Funktionen wie Whiteboard zur besseren Visualisierung von Ideen sowie Screensharing und Fernzugriff sind ebenfalls mit an Bord. Die monatlichen Kosten liegen, je nach Funktionsumfang, bei 9 bis 24 Euro pro Nutzer. Anbieter Logmein erfüllt laut Datenschutzbestimmung zudem die Auflagen der DSGVO.

Click&Meet

Click&Meet beschäftigt sich in erster Linie mit dem Management von Konferenzanrufen. Mit dieser Software lassen sich Konferenzteilnehmer bestimmten virtuellen Räumen, beziehungsweise Arbeitsgruppen zuweisen. Außerdem können Sitzungen durch eine Gesprächsleitung moderiert werden, sodass selbst bei großen Teilnehmerzahlen kein Stimmorchester aufkommt. Funktionen wie Aufnahme, Zugangskontrolle, Wartezimmermusik und Notizen sind ebenfalls, je nach Abonnement, mit dabei. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, ist es jedoch notwendig, den Entwickler zu kontaktieren, um eine auf das Unternehmen zugeschnittene Version zu erhalten. Die Grundversion sowie die Teilnahme an Konferenzen hingegen sind kostenlos, während die um einige Funktionen erweiterte Producer-Edition mit etwa 45 Euro pro Monat zu Buche schlägt.

Discord

Die kostenlos verfügbare Kommunikations-App Discord lässt sich wahlweise als proprietäre Anwendung auf PC, Mac, iOS und Android installieren oder direkt per Browser aufrufen. Zwar erlangte die Anwendung hauptsächlich durch den E-Sport Bekanntheit, jedoch lässt sich deren Funktionsumfang auch in Home Office-Fällen vielseitig nutzen. Es existieren Funktionen wie Telefonie, Nachrichten, Videokonferenz und sogar Bildschirmfreigabe beziehungsweise Screensharing. Letzteres setzt jedoch die Desktop-Version voraus. Zudem lassen sich diverse Kanäle für einzelne Teams einrichten und Dateien versenden. Discord wird aktuell (Stand 01/2020) von rund 56 Millionen Nutzern weltweit genutzt. Datenschutztechnisch könnte die Software in manchen Fällen jedoch eine Herausforderung darstellen, da die Server nicht dediziert im eigenen Unternehmensnetzwerk gehostet werden, sondern in den Rechenzentren des Anbieters.

Erweiterung durch nützliche Tools

Neben der eigentlichen Funktion Videokonferenzen abhalten zu können, schnüren einige Anbieter gleich ganze Digitalisierungspakete, wie zum Beispiel Microsoft mit MS Teams oder Google mit der G Suite. In diesen Fällen sind die einzelnen Dienste wie E-Mail, Dokumentenbearbeitung oder Terminkalender perfekt aufeinander abgestimmt und lassen sich in einen digitalen Arbeitsalltag relativ einfach integrieren. Es gibt aber auch Tools und Anwendungen anderer Softwareentwickler, um Videokonferenzen beispielsweise visuell bei der Bildschirmübertragung zu unterstützen (MS Powerpoint, Mindmeister, LucidChart etc.) oder Projektmanagement-Anwendungen, die dabei helfen, Aufgaben zu verteilen oder gemeinsame Termine zu finden, wie zum Beispiel Trello, Doodle oder Meistertask.

Kleiner Knigge für eine gelungene Videokonferenz

Für Einige wird die Webkonferenz vielleicht noch nicht zum Alltag gehören, da der Austausch bisher hauptsächlich im Büro, per E-Mail oder telefonisch stattgefunden hat. Wir haben ein paar Tipps für Sie, dass das digitale Meeting zu einem positiven Erlebnis wird.

Auf das passende Equipment kommt es an

Headsets mögen für unterwegs zwar eine passende Wahl für die Teilnahme an Konferenzen sein, jedoch existieren für den Heim- und Bürobereich spezielle Geräte, welche in Handhabung und Ergonomie auftrumpfen. Standalone-Konferenzlösungen beinhalten sowohl ein omnidirektionales Mikrofon mit Rauschunterdrückung, Lautsprecher sowie Tasten zur Rufannahme und Steuerung. Außerdem ist bei vielen All-in-one-Geräten die Kamera ebenfalls mit dabei – fallweise sogar dreh- und schwenkbar. Verbunden wird einfach per USB. Der große Vorteil dieser externen Lösungen im Gegensatz zu intern verbauten Mikrofonen und Kameras von Notebooks ist die höhere Audio- und Videoqualität. Akkubetriebene Konferenzlautsprecher können zudem per Bluetooth mit Smartphones oder Tablets verwendet werden. Achten Sie in jedem Fall bereits vor Konferenzbeginn darauf, dass unnötige Störgeräusche unterbunden werden.

6 Tipps zum gesamten Ablauf einer Videokonferenz

Vorbereitung ist das A und O:

  1. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt nicht nur für eine bessere Arbeitsatmosphäre, er hilft auch dabei, bei Videokonferenzen den Überblick zu behalten.
  2. Außerdem sorgen zusätzliche Lichtquellen nicht nur für ein angenehmes Ambiente, sondern auch für eine bessere Bildqualität bei lichtschwachen Kameras.
  3. Des Weiteren ist es oft sinnvoll, Fragestellungen und Abläufe bereits im Vorfeld zu planen.
  4. Die Teilnehmerzahl sollte, wenn möglich, gerade bei Webmeetings gering gehalten werden, um kein Durcheinander zu forcieren.
  5. Achten Sie darauf, welche Kleidung oder Accessoires Sie tragen. Streifen, Karo oder starke Kontraste sowie übermäßig funkelnder Schmuck könnten sich negativ auf die Bildübertragung auswirken. Ein gemütlicher Pyjama ist ebenfalls tabu.
  6. Falls Sie die Videokonferenz leiten, sollten Sie bereits einige Minuten vorher am Platz sein. Gleiches gilt im Übrigen für die Teilnehmer. So können technische oder andere Probleme bereits vor Terminbeginn geklärt werden.

Kamera und Action:

  1. Ein fester Zeitslot sowie eine vorher festgelegte Agenda können zu mehr Effizienz während des Meetings führen. Eben genau wie im Büro kommen großartige Ideen meist erst am Ende.
  2. Eine kurze Vorstellungsrunde der Teilnehmer hilft dabei, Personen direkt ansprechen zu können und diese einem Umfeld zuzuordnen. Unterstützend dazu können Namensschilder im Blickwinkel der Kamera positioniert werden.
  3. Lassen Sie Ihrem Gegenüber genügend Zeit sich auszusprechen und nehmen Sie stille Momente als Stilmittel wahr.
  4. Ein weiterer wichtiger Punkt ist: Sprechen und verhalten Sie sich so natürlich wie möglich.
  5. Achtung vor lästigen Störgeräuschen. Stellen Sie ihre Kaffeetasse behutsam ab und blättern Sie während der Videokonferenz nicht in Papierstapeln herum. Das ist unhöflich und kann dazu führen, dass der Sprecher nicht gut verstanden wird.
  6. Lenken Sie nicht unnötig vom Thema ab, lassen Sie alle Teilnehmer zu Wort kommen.

Resümee passieren lassen:

  1. Genau wie in einem zentralen Meeting im Büro sollte ein Protokollführer Gesagtes zu Papier bringen und jenes nach der Überarbeitung an alle Gesprächsteilnehmer versenden. So können spätere Missverständnisse vermieden werden.

Der digitale Arbeitsplatz

Erstmal bleibt abzuwarten, welche Auswirkungen die Veränderungen im Büroalltag bringen werden. Home Office als temporäre Lösung stellt jedoch für viele Arbeitsfelder keine Neuerung dar und ist in zahlreichen Unternehmenskulturen fest verankert. Oftmals bringt das Arbeiten in den eigenen 4 Wänden mehr Flexibilität in das Arbeitszeitmodell. Der Grad der Vernetzung steigt, und damit in vielen Fällen auch die Produktivität. Zudem fallen Arbeitswege weg. Die Grenzen zwischen Büro und Zuhause verschwimmen, was – sofern Arbeitszeiten eingehalten werden – in einer wesentlich verbesserten Work-Life-Balance zum Ausdruck kommt. Die Zukunft wird sich genau dieses Terminus annehmen und Arbeitsplätze flexibler, familienfreundlicher und mobiler gestalten. Trotzdem wird das konventionelle Büro noch eine ganze Weile (ko)existieren – selbst in einer aktuell turbulenten Welt.

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