Betriebswirtschaftliche Auswertung: Brauche ich als Selbständiger eine BWA?

Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist keine gesetzliche Verpflichtung - und dennoch Pflicht, wenn man in der Selbständigkeit erfolgreich sein will.

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Fachliches first, Betriebswirtschaftliches second. Wenn überhaupt. Ingenieure sind an der technischen Lösung interessiert. Daran, wenn sie selbstständig sind oder eine Firma leiten, dass die Kunden zufrieden sind. Das ist richtig. Doch wer auf Dauer erfolgreich sein möchte, darf betriebswirtschaftliche Kennzahlen und die gesamte Geschäftsentwicklung nicht aus dem Blick verlieren: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) wird dann zur Pflicht und nicht nur zur Kür – das gilt für Selbständige aller Berufszweige.

Insbesondere bei langlaufenden Projekten dürfen Selbständige und Unternehmer die Zahlen nicht vernachlässigen, sonst könnte es bis zur nächsten Abschlagszahlung des Kunden knapp werden oder man kauft derart unbekümmert externe Hilfe ein, dass sich das Projekt am Ende nicht rechnen wird. Die Antwort auf die Frage „Wieviel Umsatz muss ich generieren, um Personalkosten und andere Aufwendungen decken zu können und einen Gewinn zu erzielen?“ sollte klar beantwortet werden können. Jederzeit. Daher sollte man sich im Monatstakt einen Überblick über Umsätze, Aufwendungen und Erträge verschaffen, den die BWA en detail bietet. Zwar ist die Erstellung einer BWA nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Zumindest, wenn man solide wirtschaften will.

Was genau ist eine BWA?

Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung ermittelt man die Kosten- und Ertragslage seines Unternehmens, ähnlich einer Bilanz. Allerdings erfolgt eine BWA im Gegensatz zur Bilanzierung monatlich, um stets auf dem Laufenden über die wirtschaftliche Entwicklung des eigenen Unternehmens zu sein – und um rasch gegensteuern zu können, sollten etwa die Kosten aus dem Ruder laufen.

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Wer sollte eine Betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen?

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sollten eine BWA nutzen – selbst für einen soloselbstständigen Ingenieur kann sie hilfreich sein. Voraussetzung: Es muss eine lückenlose und solide Buchführung geben, was sich jedoch von selbst verstehen sollte. Ab einer gewissen Betriebsgröße besteht ohnehin Buchführungspflicht.

Was bringt mir der Mehraufwand einer BWA?

Für die allermeisten Ingenieure bedeutet eine BWA keinen Mehraufwand, denn sie haben einen Steuerberater im Boot, bei dem die Daten zusammenlaufen und der mit wenigen Klicks eine BWA erstellt. Sollte er dies nicht von sich aus tun, sollte man ihn als Mandant darum bitten. Den Nutzen daraus ziehen muss man schon selber. Etwa, indem man die BWA der finanzierenden Bank vorlegt, um einen Kredit zu erhalten, um ausreichend Rücklagen (etwa für Steuervorauszahlungen) zu bilden oder ungünstige Kostenentwicklungen zu bremsen. Das Zahlenwerk ist auch für Laien verständlich. Mehrkosten verursacht eine BWA nicht, da sie zur üblichen Dienstleistung eines Steuerberaters oder Buchhalters gehört. Wer sich jedoch selbst darum kümmert, für den ist die Aufgabe mit nachfolgenden Tipps und Rat aus dem Internet überschaubar.

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Welche BWA bringt mir am meisten?

Ingenieuren zu empfehlen ist eine „Bewegungs-BWA“. Darunter versteht man eine kurzfristige Erfolgsrechnung, die aufgezeigt, wie sich die Bewegungen auf den einzelnen Buchungskonten auf die jeweiligen Konten per Saldo auswirken. Denkbar simpel ist die BWA in zwei Rubriken unterteilt: Mittelverwendung und Mittelherkunft. Ein Vergleich der einzelnen Posten im Vergleich zum Vormonat (oder auch Vorjahresmonat) wird auf diese Weise auf einen Blick ermöglicht. Sichtbar wird unter anderem, wie sich Kosten und Erlöse entwickelt haben, wie sich Personalkosten im Vergleich zum Betriebsergebnis gestalten und ob die Firma insgesamt auf gutem Weg ist.

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Was gehört grundsätzlich in die BWA?

Das hängt zwar ein wenig von der gewählten Form der BWA ab, doch es gibt elementare Bestandteile wie die Bewegungsbilanz, Daten zur Liquidität und kurzfristigen Erfolgsrechnung. Um vergleichen zu können braucht es für die Auswertung natürlich eine Vorjahresrechnung, eine Jahresübersicht, einen Soll- /Ist-Vergleich sowie gegebenenfalls einen Branchenvergleich.

 Welche Finanzdaten müssen erhoben werden?

Eine aussagekräftige BWA benötigt mindestens diese zehn Kennzahlen:

• 1. Die Gesamtleistung
  Dazu gehören Bestandsveränderungen und Umsatzerlöse.
• 2. Der Rohertrag
  Diesen erhält man, wenn man von der Gesamtleistung den Materialeinkauf und mögliche Fremdleistungen abzieht.
• 3. Sonstige betriebliche Erlöse
  Diese müssen ermittelt werden, wenn aus dem Betriebsvermögen auch Gegenstände oder Leistungen privat genutzt werden, wie etwa das Auto, Telefon oder Internet. Der Anteil für die Privatnutzung wird zu den sonstigen betrieblichen Erlösen gerechnet.
• 4. Der betriebliche Rohertrag
  Dieser Posten setzt sich aus dem Rohertrag und allen anderen betrieblichen Erlösen zusammen. Ein positiver Betrag muss der Kostenrechnung gegenübergestellt werden.
• 5. Die Kostenarten
  Unter den Kostenarten werden alle Kosten ohne Zinsen und Steuern aufgeführt. Dazu zählen unter anderem Personalkosten, Mieten, Fahrtkosten, Werbekosten oder Abschreibungen.
• 6. Das Betriebsergebnis
  Das erhält man, wenn man von den Gesamtkosten den betrieblichen Rohertrag abzieht.
• 7. Neutraler Aufwand
  Darunter versteht man Steuervorauszahlungen, aber auch Zinsen.
• 8. Neutraler Ertrag
  Wie beim neutralen Aufwand gibt es auch Einkünfte, die nicht unmittelbar mit dem Geschäft zu tun haben, wie etwa Steuererstattungen oder Zinserträge aus Wertanlagen.
• 9. Das Ergebnis vor Steuern
  Das erhält man, wenn vom Betriebsergebnis die neutralen Aufwände und neutralen Erträge abzieht.
• 10. Das vorläufige Ergebnis
  Das vorläufige Ergebnis errechnet man, indem man vom Ergebnis vor Steuern die Steuern abzieht.

Kann ich auch selber eine BWA erstellen?

Ja. Ein klein wenig betriebswirtschaftliches Verständnis und die Bereitschaft, sich in die Materie einzufuchsen, gehört allerdings dazu. Hauptsache, das Unternehmen erfüllt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), wozu es einer soliden Finanzbuchhaltung bedarf. Dann liegen alle nötigen Daten schon vor. Entweder man fügt sie in einer Excel-Tabelle zusammen oder greift auf eine handelsübliche Buchhaltungssoftware zurück, was der weit bequemere Weg ist. Als Ingenieur, der sich lieber auf sein Geschäft konzentriert, könnte es jedoch schlauer sein, in einen Steuerberater zu investieren. Mit dem kann man dann auch auf Augenhöhe diskutieren, wenn man zumindest weiß, wie eine BWA funktioniert.

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