Eigene Schwerpunkte setzen 02.08.2022, 11:39 Uhr

Arbeitszeugnis selbst schreiben: Formulierungen und Beispiele

Das Arbeitszeugnis dürfen Angestellte auch selbst schreiben. Wichtig dabei: Regeln und Formalia einhalten. Fehler können Sie um den nächsten Job bringen.

Wer sein Arbeitszeugnis selbst schreiben möchte, muss unbedingt auf die Details achten. Foto: Panthermedia.net/tsyhun (YAYMicro)

Wer sein Arbeitszeugnis selbst schreiben möchte, muss unbedingt auf die Details achten.

Foto: Panthermedia.net/tsyhun (YAYMicro)

Es zeugt von Vertrauen, wenn Arbeitgeber es ihren Angestellten überlassen, das Arbeitszeugnis selbst zu schreiben. Doch bevor Sie zu euphorisch reagieren: Bei einem Arbeitszeugnis müssen Regeln und Formalia eingehalten werden. Wer Fehler macht, auch aus Unwissenheit, ist bei der nächsten Bewerbung schnell im Nachteil.

Zu einer vollständigen Bewerbung gehört neben dem Anschreiben und Lebenslauf ein Arbeitszeugnis. Fehlt eines der Dokumente, vor allem das Zeugnis, ist das für Personalerinnen und Personaler meist ein Hinweis, dass die Bewerberin oder der Bewerber vermutlich schlechte Leistungen gezeigt hat. Bei der Formulierung des Arbeitszeugnisses steckt der Teufel allerdings im Detail. Wer sich nicht auskennt, kann schnell Fehler machen, die gravierende Folgen nach sich ziehen. Hier ist deshalb nicht nur Sorgfalt gefragt, sondern auch eine gewisse Kenntnis, was ein gutes Zeugnis ausmacht und beinhalten sollte.

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Wer muss das Arbeitszeugnis schreiben?

Eigentlich fällt das Arbeitszeugnis in die Zuständigkeit der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Doch es kommt immer wieder vor, dass Vorgesetzte oder auch Personalverantwortliche dies an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer abgeben. Das ist grundsätzlich auch kein Problem. Allerdings sollte es am Ende von den richtigen Personen unterschrieben werden.

Sie sind gerade in der Bewerbungsphase? Lesen Sie unsere Tipps zum Thema Lebenslauf: Hier finden Sie Muster, Tipps und Beispiele

Das sind in der Regel immer Personalverantwortliche. Sind Sie angestellt, muss Ihre Vorgesetzte oder Ihr Vorgesetzter unterschreiben. In manchen Unternehmen unterschreibt zusätzlich oder ausschließlich die Leitung der Personalabteilung. Im Fall von Managerinnen und Managern sowie Vorständen ist es immer die Vorsitzende oder der Vorsitzende des Aufsichtsrates. Bei Geschäftsführungsposten übernehmen das der oder die Gesellschafter, wahlweise auch dessen Vertreter.

Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben?

Die Antwort auf die Frage, ob Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst schreiben dürfen, lautet eindeutig: Ja! Wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen diese Aufgabe überträgt, dürfen Sie dies durchaus als Vertrauensbeweis bewerten. Zugleich sollten Sie es für sich als Chance verstehen. Schließlich sind Sie die Person, die Ihren Arbeitsstil, Ihre Leistungen und Erfolge am besten kennt. Möglicherweise wissen Sie auch bereits, welche Jobs Sie künftig gern übernehmen möchten. Indem Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst verfassen, können Sie gezielt die Schwerpunkte setzen, die für Ihren beruflichen Werdegang relevant sind.

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis: Welche Unterschiede gibt es?

Das Arbeitsrecht nimmt eine Trennung vor zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis. Nach juristischem Verständnis lässt sich das einfache Arbeitszeugnis auch mit einer Bescheinigung vergleichen. Es beinhaltet lediglich Art und Dauer der Tätigkeit. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis dagegen nimmt eine Bewertung vor: sowohl der Qualifikationen und Leistung als auch des Sozialverhaltens des Mitarbeitenden. Allein dadurch ist es deutlich aussagekräftiger und auch wertvoller für die Mitarbeitenden.

Auf ein einfaches Arbeitszeugnis hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer Anspruch. Möchten Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, müssen Sie selbst Ihre Vorgesetzten darauf ansprechen. Im Idealfall machen Sie das schriftlich und mit ausreichend Vorlauf, zum Beispiel drei bis vier Wochen, bevor das Arbeitsverhältnis endet. Die Rechtsprechung formuliert den Zeitraum, bis wann Sie ein Arbeitszeugnis erhalten müssen, leider sehr vage: in einer angemessenen Ausstellungszeit. Theoretisch sollten Sie Ihr Zeugnis spätestens am letzten offiziellen Arbeitstag erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, fragen Sie am besten schriftlich nach und setzen dazu entsprechende Fristen. Wenn die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber überhaupt nicht reagiert, gibt es die Möglichkeit der Zeugnisklage und unter Umständen sogar eine Klage auf Schadenersatz, falls das fehlende Zeugnis der Grund dafür ist, dass Sie keinen neuen Job finden.

Wie ist der Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses?

Damit das qualifizierte Arbeitszeugnis alle relevanten Informationen enthält, orientieren Sie sich am besten an diesem Aufbau:

  • Briefkopf des Arbeitgebers
  • Arbeitszeugnis sollte als Überschrift klar erkennbar sein.
  • Alle Daten der Arbeitnehmerin, des Arbeitnehmers: Vor- und Zuname, Geburtsdatum, -ort, Dauer der Anstellung, Beschreibung Ihrer Position
  • Im Anschluss kann eine kurze Beschreibung der Firma folgen. Dies ist allerdings optional zu betrachten.

Nun beginnt der Hauptteil, in dem Sie sich zuerst dem Tätigkeitsfeld zuwenden: Beschreiben Sie kurz und prägnant Ihr Aufgabenfeld. Setzen Sie dabei Prioritäten. Achten Sie darauf, allgemein verständlich zu formulieren und auf firmeninterne oder extrem fachspezifische Begriffe zu verzichten. Sie können dies auch als Auflistung umsetzen. Der Vorteil: Stichpunkte sind meist übersichtlicher und einfacher zu erfassen.

Bewerbung: Sind Referenzen das neue Arbeitszeugnis?

Die Leistungsbewertung: In diesem Abschnitt wird subjektiv Ihre Leistung beurteilt. Dabei sollten Sie sich an folgende Reihenfolge halten:

  • Engagement oder Arbeitsbereitschaft
  • Kompetenz
  • Fachwissen
  • Arbeitsweise und -stil
  • Erfolg
  • Führungsleistung.

Sie können dabei auch in den Kategorien Wollen, Können, Wissen und konkrete Erfolge denken.

Im letzten Abschnitt des Hauptteils wird die Bewertung Ihres Sozialverhaltens aufgeführt. Es wird in Verbindung mit drei Personengruppen betrachtet: Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und -partnern. Halten Sie dabei unbedingt genau diese Reihenfolge ein. Eine Abweichung kann ein versteckter Hinweis sein, dass Ihr Verhalten nicht angemessen war.

Eine charmante Formulierung rundet das qualifizierte Arbeitszeugnis ab. Sie kann zum Beispiel einen Dank für die Zusammenarbeit, ein Bedauern über das Ausscheiden oder Zukunftswünsche beinhalten. Wenn Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer einverstanden sind, darf hier auch der Grund genannt werden, warum das Arbeitsverhältnis endet.

Ein Firmenstempel inklusive der Angaben Ort und Datum sowie einer Unterschrift stehen am Ende.

Wie lang sollte ein Arbeitszeugnis sein?

Achten Sie bei dem qualifizierten Arbeitszeugnis auch auf die Länge: zwei, maximal drei DIN A 4-Seiten sind angebracht. Fällt das Zeugnis zu lang aus, kann schnell der Eindruck entstehen, Sie hätten es selbst geschrieben und dabei zu dick aufgetragen.

Welche Formulierungen gehören in das Zeugnis?

Die Formulierungen, die in einem Arbeitszeugnis verwendet werden, enthalten geheime Botschaften. Denn eine offene Kritik ist verboten. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein wahres und wohlwollendes Arbeitszeugnis. Die Note, die sich herauslesen lässt, muss mindestens eine drei sein, also „befriedigende“ Leistungen bescheinigen. Stellen Arbeitgeber ein schlechteres Zeugnis aus, müssen sie dies ausdrücklich begründen. Wer als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer mit der Zeugnisnote nicht einverstanden ist, kann dagegen vorgehen. Die Beweislast liegt dann aber bei Arbeitnehmerin und Arbeitnehmer.

Bei den Formulierungen liegen die bekannten Schulnoten zugrunde:

  • Note 1: „stets zur vollsten Zufriedenheit“
  • Note 2: „zur vollen / stets zur vollen Zufriedenheit“
  • Note 3: „zur vollen Zufriedenheit“
  • Note 4: „zur Zufriedenheit“
  • Note 5: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“
  • Note 6: „Er / Sie hat sich bemüht.“

Diese Formulierungen eignen sich sowohl für die Beschreibung Ihrer Aufgaben als auf für die Beurteilung Ihrer Leistung und Ihres Sozialverhaltens.

Wie schreibe ich ein sehr gutes Arbeitszeugnis?

Wenn Sie sich guten Gewissens ein sehr gutes Arbeitszeugnis ausstellen können, sollten Sie auf bestimmte Formulierungen achten. Hier ein paar Beispiele:

Frau Muster war in unserem Unternehmen (Name) im Bereich (Abteilung) als (Jobtitel) tätig.

Zu den umfangreichen und verantwortungsvollen Aufgabenbereichen von Frau Muster gehörten …

Die Aufgaben wurden selbstständig und stets mit äußerster und größter Genauigkeit umgesetzt.

effektive Mitarbeit

eigenständige Analysen

außerordentliches Engagement

erzielte herausragende Arbeitsergebnisse

unterstützte konstruktiv

verhalf zu neuen Lösungsansätzen

zeigte äußerst zufriedenstellende Quantität und Qualität der Arbeit

überzeugte durch bemerkenswerte Motivation und überdurchschnittliche Zielerreichung

im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden: jederzeit vorbildlich, freundlich und mit professionellem Auftreten.

Achten Sie bei allen wohlwollenden Formulierungen darauf, es nicht zu übertreiben. Wer sich selbst auf den höchsten Sockel stellt, kann leichter stürzen. Denn zu viel Eigenlob können Personalerinnen und Personaler durchaus erkennen und hegen dann Zweifel, ob der Rest der Angaben in Ihrem Arbeitszeugnis der Realität entspricht. Ein weiterer Gedanke: ein Zeugnis aus Gefälligkeit. Mit anderen Worten, Sie waren nicht gerade die beliebteste Mitarbeiterin oder der einfachste Mitarbeiter und die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber hat Ihnen die Kündigung nahegelegt. Das Arbeitszeugnis wird das in der Regel widerspiegeln.

Referenzen: So nutzen Sie diese richtig

Ein Beitrag von:

  • Nina Draese

    Nina Draese hat unter anderem für die dpa gearbeitet, die Presseabteilung von BMW, für die Autozeitung und den MAV-Verlag. Sie ist selbstständige Journalistin und gehört zum Team von Content Qualitäten. Ihre Themen: Automobil, Energie, Klima, KI, Technik, Umwelt.

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