Heute schaffe ich es nicht mehr – aber morgen bestimmt. Viele verschieben ihre Aufgaben auf den nächsten Tag – sei es, weil sie bereits ausgelastet sind oder weil sie es einfach auf später verschieben möchten. „Morgen, morgen, nur nicht heute …“ – ein bekanntes Muster.
Der Strategieplan für den Chef, die nächste Präsentation, der überfällige Zahnarzttermin – die To-do-Liste wächst oft schneller, als man sie abarbeiten kann. Privat oder beruflich: Kaum ist eine Aufgabe erledigt, kommen zwei neue hinzu. Dieses ständige Jonglieren sorgt für Stress und mindert die Produktivität. Laut einer Studie von Atlassian* beenden 65 % der deutschen Büroangestellten ihren Tag mit unerledigten Aufgaben.
Wie fehlende Struktur die Produktivität und Zusammenarbeit beeinträchtigt
Gute Organisation ist entscheidend für den Erfolg. 83 % der Büroangestellten sind überzeugt: Wer am besten organisiert ist, erledigt auch am meisten. Doch unstrukturierte Kollegen sorgen für Frust:
- 69 % würden unorganisierte Kollegen entlassen, wenn es die Arbeitsergebnisse verbessert.
- 79 % übernehmen lieber mehr Arbeit selbst, als mit chaotischen Kollegen zusammenzuarbeiten.
Die Folgen von Chaos im Team sind spürbar:
- 55 % müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen.
- 48 % wiederholen bereits erledigte Arbeit.
- 40 % erleben Spannungen im Team, ebenso viele berichten von sinkender Produktivität.
- 21 % verpassen wegen unorganisierter Kollegen Deadlines.
Organisiert oder chaotisch?
Doch was bedeutet eigentlich „organisiert“? Viele halten sich selbst für perfekt strukturiert, während Kollegen das ganz anders sehen. Ein voller Schreibtisch mit Papierstapeln mag für den einen kreatives Chaos sein, für den anderen reines Durcheinander. Organisation ist also oft eine Frage der Perspektive – doch am Ende zählt, wie effizient und reibungslos die Zusammenarbeit funktioniert.
Viele halten sich für besser organisiert als ihre Kollegen – 62 % der Befragten sind davon überzeugt. Doch oft steckt dahinter „kontrolliertes Chaos“: 54 % geben an, ein System zu haben, das für andere unordentlich wirkt, für sie selbst aber funktioniert. Die eigene Struktur scheint wichtiger als äußere Anerkennung – 68 % freuen sich mehr darüber, eine Aufgabe abzuhaken, als Lob von Kollegen zu bekommen.
Jeder hat seine eigene Methode, um den Überblick zu behalten – ob klare Trennung von Job und Privatleben oder alles auf einer Liste. 41 % der Befragten führen getrennte Listen, während 23 % beides kombinieren. Ebenso viele sind im Job gut organisiert, aber privat eher chaotisch.
Zur Verwaltung ihrer Aufgaben nutzen viele verschiedene Tools – von Kalender- und Notiz-Apps über Task-Manager bis hin zu handschriftlichen Notizen. Doch was funktioniert am besten?
Anpassbare To-do-Listen
Die meisten setzen auf bewährte Methoden aus dem Berufsleben: 58 % nutzen ihre beruflichen Organisationstools auch privat. Und das zahlt sich aus – laut Atlassian fühlen sich diejenigen, die diese Strukturen übernehmen, 1,4-mal organisierter als jene mit eigenen Systemen. Wer also auf erprobte Methoden setzt, behält in Job und Alltag leichter den Überblick.
„Unsere To-do-Listen müssen sich genauso stetig weiterentwickeln wie wir selbst. Wenn sich unsere Aufgaben, Teams und Arbeitsweisen verändern, sollten sich auch die Systeme und Tools, die wir zur Organisation nutzen, anpassen“, erklärt Dr. Molly Sands.
Anpassbare Organisationstools, die flexible To-do-Listen ermöglichen, steigern die persönliche Produktivität und fördern gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team.
Im Zeitraum vom 20. Dezember 2024 bis 12. Januar 2025 hat Atlassian zusammen mit Wakefield Research 6.000 Büroangestellte aus den USA, Großbritannien, Australien, Indien, Deutschland und Frankreich online zu ihren Methoden und Vorlieben bei der Aufgabenlisten-Erstellung befragt und untersucht, wie sich diese auf die Produktivität auswirken. In Deutschland nahmen 1.000 Büroangestellte an der Umfrage teil.
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