Untersuchung 17.06.2024, 09:45 Uhr

Ineffiziente Teamarbeit: Warum deutsche Büroangestellte 7 Stunden pro Woche verlieren

Der Bericht von Atlassian zeigt, dass ineffiziente Teamarbeit jährlich 25 Milliarden Arbeitsstunden verschwendet. Auch deutsche Büroangestellte kämpfen mit überlasteten Zielvorgaben, unproduktiven Meetings und Schwierigkeiten im Informationsaustausch, was die Produktivität beeinträchtigt.

Ineffiziente Teamarbeit

Ineffiziente Teamarbeit kostet 25 Milliarden Arbeitsstunden jährlich.

Foto: PantherMedia / Antonio Guillen Fernández

Der Arbeitsmarkt ist ständig im Wandel und daher muss sich auch die Zusammenarbeit in Teams kontinuierlich anpassen. Der neue Bericht von Atlassian, „The State of Teams 2024″, offenbart, dass weltweit jährlich 25 Milliarden Arbeitsstunden aufgrund ineffizienter Zusammenarbeit verloren gehen. Darüber hinaus fühlen sich über die Hälfte (56 %) der deutschen Büroangestellten durch zu viele unterschiedliche Zielvorgaben überlastet und 64 % empfinden, dass sie regelmäßig an unnötigen Meetings teilnehmen müssen.

In Zeiten von künstlicher Intelligenz (KI) und hybriden Arbeitsmodellen ändert sich die Zusammenarbeit in Teams: Sie arbeiten zunehmend verteilt über verschiedene Standorte und Zeitzonen und oft isoliert, wodurch wertvolles Wissen verloren geht. Atlassians neuer Bericht „The State of Teams 2024“ zeigt, wie Führungskräfte und Büroangestellte aus den USA, Australien, Indien, Deutschland und Frankreich die Produktivität und Zusammenarbeit in ihren Unternehmen sehen. Die Ergebnisse machen klar: Die Teamarbeit muss neu überdacht werden.

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25 Milliarden Arbeitsstunden gehen durch ineffiziente Zusammenarbeit verloren

Der Bericht zeigt, dass in den Fortune Global 500 Unternehmen jedes Jahr 25 Milliarden Arbeitsstunden durch ineffiziente Zusammenarbeit verloren gehen. 93 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass ihre Teams ihre aktuellen Ergebnisse sogar doppelt so schnell erreichen könnten, wenn sie effektiver zusammenarbeiten würden.

„Ein Hauptproblem der heutigen Arbeitswelt ist, dass sich Beschäftigte zu viel vornehmen, was sie daran hindert, ihre ein oder zwei wichtigsten Aufgaben wirklich gut zu erledigen“, kommentiert Molly Sands, Head of the Team Anywhere Lab bei Atlassian, die Ergebnisse der Untersuchung. „Nicht nur werden ihnen zu viele nicht zusammenhängende Ziele vorgegeben, sie müssen auch noch jede Menge schlecht formulierte Dokumente durchforsten und an zu vielen Meetings teilnehmen. Während die Anforderungen am Arbeitsplatz immer weiter steigen, haben Teams immer weniger Zeit, um Aufgaben tatsächlich zu erledigen – und das kostet Unternehmen sehr viel Geld.“

Warum arbeiten Teams ineffektiv?

Teams können aus verschiedenen Gründen ineffektiv arbeiten. Ein zentraler Aspekt ist häufig eine unklare Zielsetzung oder fehlende Klarheit über die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder. Wenn die Ziele nicht deutlich definiert sind oder sich im Verlauf des Projekts ändern, kann dies zu Verwirrung und Missverständnissen führen, die die Leistung des Teams beeinträchtigen. Darüber hinaus können persönliche Konflikte oder mangelnde Kommunikation dazu führen, dass die Teammitglieder nicht effektiv zusammenarbeiten können.

Natürlich gibt es neben den genannten Gründen auch noch weitere Faktoren, die zur Ineffektivität von Teams beitragen können.

Teams verfolgen zu viele verschiedene Ziele

Deutsche Büroangestellte fühlen sich hinsichtlich ihrer Zielsetzungen überfordert. Mehr als die Hälfte (56 %) von ihnen berichtet, dass ihr Team ständig in zu viele Richtungen gedrängt wird. Dies kann dazu führen, dass Teams sich zu sehr auf kurzfristige Leistungen konzentrieren und langfristige, geschäftskritische Ziele aus den Augen verlieren. Zudem geben 42 % an, dass ihre Teams keine regelmäßigen Check-ins haben, um den Fortschritt ihrer Ziele gemeinsam zu überprüfen. 60 % sind der Meinung, sie könnten leichter Fortschritte erzielen, wenn sie weniger, aber klarere Ziele hätten. Klare Erwartungen und durchdachte Zielsetzungen helfen Unternehmen daher, ihre Teams besser zu unterstützen, produktiver zu arbeiten und Mehrwert zu schaffen.

Meetings sind Zeitfresser

Meetings sind für die Kommunikation im Unternehmen unverzichtbar und deutsche Büroangestellte verbringen durchschnittlich etwa sieben Stunden pro Woche in ihnen. Doch oft sind diese Meetings nicht produktiv. Mehr als die Hälfte (64 %) der Mitarbeitenden fühlt sich gezwungen, regelmäßig an Meetings teilzunehmen, die sie als Zeitverschwendung empfinden. Unternehmen sollten daher klar definieren, welches Ziel ein Meeting verfolgt und sicherstellen, dass es den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen Mehrwert bietet.

Teams haben Schwierigkeiten beim Informationsaustausch

In Zeiten hybrider Arbeit ist Unternehmenswissen oft in Silos gefangen. Laut dem Bericht arbeitet ein Drittel (33 %) der deutschen Büroangestellten mehrmals pro Woche remote mit Kollegen an anderen Standorten zusammen. Gleichzeitig gibt etwas über ein Drittel (36 %) an, dass es in ihren Teams schwierig ist, notwendige Informationen zu finden. Dies führt zu einem Verlust wertvollen Wissens und verhindert, dass Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen. Künstliche Intelligenz (KI) kann bei der Informationssuche unterstützen und Ergebnisse zusammenfassen, doch in Deutschland wird dieses Potenzial noch unterschätzt: Nur 18 % der befragten Büroangestellten erkennen, dass KI ihnen bei der Informationssuche helfen kann.

Wie die Deutschen ihre Produktivität wahrnehmen

Im internationalen Vergleich haben deutsche Büroangestellte eine weniger positive Einschätzung ihrer Produktivität. Weniger als die Hälfte (49 %) glaubt, dass ihre Kollegen sie als besonders leistungsstark wahrnimmt, verglichen mit 72 % in den USA. Auch sehen weniger deutsche Angestellte ihr Team als sehr produktiv (73 % in Deutschland gegenüber 85 % in den USA). Zudem geben weniger deutsche Teams (63 %) an, effektive Prozesse zur Identifizierung und Priorisierung wichtiger Aufgaben zu haben, im Vergleich zu 80 % in den USA.

„Beschäftigt sein ist nicht gleichzusetzen mit Effektivität“, kommentiert Molly Sands. „Leistungsstarke Teams wissen, dass klare Ziele, asynchrone Kommunikation und die Skalierung von Wissen durch KI der Schlüssel zu einer erhöhten Produktivität sind. Diese Arbeitsweisen sind nämlich die Grundlage für effektive Teamzusammenarbeit.“

Für den Bericht wurden weltweit 5.000 Büroangestellte aus den USA, Australien, Indien, Deutschland und Frankreich sowie 100 Führungskräfte der Fortune 500 befragt, um zu untersuchen, wie ihre Teams aktuell zusammenarbeiten. Die Produktdaten wurden anonymisiert und basieren auf Informationen von 6 Millionen Nutzern der Atlassian-Plattform sowie 24 Millionen Jira-Tickets.

Ein Beitrag von:

  • Alexandra Ilina

    Redakteurin beim VDI-Verlag. Nach einem Journalistik-Studium an der TU-Dortmund und Volontariat ist sie seit mehreren Jahren als Social Media Managerin, Redakteurin und Buchautorin unterwegs.  Sie schreibt über Karriere und Technik.

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