Agiles Projektmanagement

Kanban: Agiles Projektmanagement für Ingenieure und Informatiker

Kanban ist eine Methode des agilen Projektmanagements, das unter Informatikern verbreitet ist, aber auch unter Ingenieuren immer beliebter wird. Im Zentrum steht eine horizontal adaptierte To-do-Liste.

Illustration eines dreigliedrigen Kanban-Boards

Quelle: panthermedia.net/bakhtiarzein

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Der Begriff „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Signalkarte“. Die Kanban-Methode basiert auf dem Projektmanagement mit der klassischen To-do-Liste. Mithilfe von Kanban lässt sich der Workflow in Projekten jedoch optimaler planen, überwachen und steuern. Das sogenannte Kanban-Board – die adaptierte To-do-Liste – stellt dabei Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abläufe innerhalb eines Projekts übersichtlich dar. Die Aufteilung gliedert sich in Spalten mit Einträgen zu Aufgaben, die Sie mit Ihren Projektkollegen oder -mitarbeitern der Reihe nach abarbeiten können.

Methoden des agilen Projektmanagement basieren auf sogenannten „Sprints“. Für die jeweiligen Sprints, zum Beispiel eine Kalenderwoche, werden gewisse Aufgaben und Herausforderungen definiert, die von einem Projektteam aus hoch qualifizierten Mitarbeitern mithilfe von Kanban und/oder Scrum erfüllt werden müssen. Das Team ist interdisziplinär besetzt. Sinn und Zweck ist die stetige Optimierung der Arbeitsprozesse.

Kanban wurde ursprünglich in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno für Toyota entwickelt. Durch die Entwicklung der Methode wollte der Automobilkonzern Lagerbestände verringern und seine Produktionsprozesse synchronisieren.

So funktioniert das Kanban-Board

Das Kanban-Board liefert einen einfachen Überblick über viele verschiedene, oftmals parallel ablaufende Aufgaben und Arbeitsschritte. Das Projektteam kann sich so einen schnellen Überblick verschaffen, welche Aufgabe sich gerade in welchem Stadium befindet. Das Kanban-Board visualisiert den gesamten Workflow. Der Vorteil: Engpässe werden frühzeitig erkennbar und das Team kann das Projekt optimal und kosteneffizient steuern.

Das Kanban-Prinzip arbeitet mit einer (elektronischen) Wandtafel, dem Kanban-Board. In ihrer einfachsten Form umfasst die Kanban-Tafel 3 Spalten, in die die jeweiligen Notizen und Aufgaben einsortiert und entsprechende Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Typischerweise ist das Kanban-Board dann so aufgebaut:

  1. „To-do“: Hier werden wie bei einer klassischen To-do-Liste alle Aufgaben erfasst.
  2. „Doing“: Hier sind alle Aufgaben oder Prozesse gelistet, die sich aktuell in Bearbeitung, also im „Doing“ befinden.
  3. „Done“: In dieser Spalte landen alle erledigten Aufgaben sowie abgeschlossene Prozessschritte.

Der Aufbau verdeutlicht: Kanban ist denkbar einfach und zugleich sehr effizient. Insbesondere Spalte 2 kann durch weitere Analyse- und Zwischenschritte erweitert werden. Die Aufgaben oder Karten können durch relevante Kommentare ergänzt werden, wie etwa Zusatzanweisungen, Deadlines und Zuständigkeiten. Alle Projektstände sind somit zu jeder Zeit für alle Projektmitarbeiter transparent und einfach zu überblicken.

Kanban-Board: Individuelle Anpassung jederzeit möglich

Der Übersicht halber ist es möglich, den einzelnen Projektmitarbeitern innerhalb des Kanban-Boards Farben zuzuweisen. So ist auch hier wieder zu erkennen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet, wo steht, möglicherweise kurz vor einer Deadline ist oder Kapazitäten hat, bei anderen To-dos zu unterstützen. Die Kanban-Methode ist Teil des sogenannten Lean-Managements (zu Deutsch: schlankes Management) und basiert auf der einfachen Erkenntnis, dass Sie den gesamten Prozess eines Projektverlaufs auf dem Kanban-Board mit einem Blick erfassen können. Denn Bildhaftes wird vom Gehirn wesentlich schneller verarbeitet als Text.

Die Visualisierung von Prozessen und Projekten auf dem Kanban-Board macht zudem viele Meetings überflüssig. Denn die Kanban-Tafel stellt alle relevanten Informationen transparent für alle Mitarbeiter dar. Jeder weiß, was gerade wo passiert. Darüber hinaus präzisiert das Kanban-Board Schätzungen zu Projekt- und Prozessdauer sowie Kosten, was vor allem für Kundenprojekte relevant ist. Hat sich das Arbeiten mit dem Kanban-Board erst einmal eingespielt und etabliert, wird auch der Nutzen sukzessive größer und die Methode hilfreicher. Je mehr Erfahrung Sie und Ihre Kollegen mit Kanban sammeln, desto mehr werden Sie das Kanban-Board individuell weiterentwickeln und Ihren Bedürfnissen anpassen.

Die Struktur von Kanban bleibt natürlich bestehen, kann jedoch entsprechend modifiziert werden. So können Sie festlegen, dass zu einzelnen Aufgaben ergänzende Informationen zur Umsetzung dokumentiert werden sollen. Oder sie verdeutlichen die Priorisierung von Aufgaben durch bestimmte Farben, zum Beispiel „Rot“ für höchste Priorität (Prio 1), „Orange“ für hohe Priorität (Prio 2) und „Grün“ für mittlere Priorität (Prio 3). Das Kanban-Board lässt sich wegen des einfachen Grundprinzips nahezu beliebig erweitern und anpassen. Ihrer Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt, so lange es für das optimale Projektmanagement Sinn macht.

Analoges Kanban-Desk mit 5 Spalten und Post-its

Modifikationen des Kanban-Boards sind v.a. für eingespielte Teams eine Möglichkeit, Priorisierungen vorzunehmen und Teams kenntlich zu machen.

Foto: panthermedia.net/karasheav

Prinzipien und Praktiken zur Implementierung von Kanban

Grundsätzlich gibt es 4 Prinzipien und 6 Praktiken, die ein Unternehmen in seine Arbeitsweise einbaut, wenn es die Kanban-Methode implementiert. Die 4 Prinzipien sind:

  1. Fangen Sie jetzt mit dem an, was Sie tun wollen.
  2. Verfolgen Sie inkrementelle, evolutionäre Veränderungen: Das bedeutet, dass Sie die nächsten Entwicklungs- und Arbeitsschritte immer dem aktuellen Projektstand anpassen. Sie klammern sich nicht mehr an Projektpläne, die zum Projektstart gemacht wurden, sondern passen diese dem aktuellen Stand und den aktuellen Erfordernissen, Bedürfnissen, Kapazitäten und Ressourcen an.
  3. Respektieren Sie jedoch gegenwärtige Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprüche.
  4. Leader (Führer) sollen auf allen Ebenen gefördert werden – vom Mitarbeiter bis zur Geschäftsleitung.

Der Begriff Leader geht auf den Harvard-Professor John P. Kotter zurück, der zwischen Managern und wahren Führern (Leadern) unterscheidet. Demnach sind Manager eher Verwalter, Leader hingegen im positiven Sinne Visionäre. Management steht danach für das perfekte Organisieren der Abläufe, das Planen und Kontrollieren. Leadership bedeutet dagegen, die Geführten mit Visionen zu inspirieren und zu motivieren. Leadership schafft nach dieser Logik Kreativität, Innovation, Sinnerfüllung und Wandel.

Alle genannten Prinzipien basieren auf dem Gedanken, dass am Bestehenden nichts Grundlegendes verändert werden muss. Trotzdem ist Kanban eine evolutionäre Form des Change Managements. Doch die Veränderungen entwickeln sich sukzessive und sind die logische Konsequenz aus der Anwendung des Kanban-Prinzips.

Die genannten 4 Prinzipien des Kanban-Prinzips werden mit den folgenden 6 Praktiken kombiniert, die ihre Wirkung insbesondere bei den ersten Schritten der Kanban-Methode entfalten:

  1. Begrenzung: Die Zahl der Aufgaben oder Tickets, die zu selben Zeit an einer Arbeitsstation bearbeitet werden können, wird bei Kanban begrenzt. Ist eine Station zum Beispiel auf 5 Tickets begrenzt, so darf sie kein sechstes Ticket übernehmen, auch wenn die zuarbeitende Station weitere Tickets liefern könnte. Die dahinterstehende Methode wird als Pull-Prinzip bezeichnet. Jede Arbeitsstation holt sich die Arbeit, die sie übernehmen kann von der zuarbeitenden Station ab. Erledigte Aufgaben werden also nicht einfach weitergereicht, sie werden für die weitere Bearbeitung erst dann abgeholt, wenn in der darauffolgenden Arbeitsgruppe wieder Kapazitäten verfügbar sind.
  2. Steuerung: Kanban macht Durchsatz, Warteschlangen und Zykluszeit validierbar. So können Sie feststellen, wo die Arbeit schlecht organisiert ist und Verbesserungen des Prozesses initiieren. Kanban macht zudem die Projektplanung transparenter, einfacher und genauer: Gemachte Zusagen – zum Beispiel gegenüber Kunden – können zuverlässiger eingehalten werden.
  3. Rückmeldung: Kanban erlaubt flexibles, agiles Arbeiten. Kontinuierliche Rückmeldungen und Überprüfungen sind essenzieller Bestandteil der Kanban-Methode. Zentrales Ziel von Kanban ist es, Engpässe früh zu identifizieren und durch ein definiertes Rückmeldesystem zu entschärfen. Jede Arbeitsstation muss jederzeit erkennen können, wo Probleme auftreten und wo Support nötig ist.
  4. Verbesserung: Rückmeldungen sind eine wichtige Säule für die erfolgreiche Anwendung von Kanban. Aus ihnen sollten immer auch Verbesserungen resultieren. So können manche Arbeitsstationen zum Beispiel verschlankt oder erweitert werden – je nach Bedarf.
  5. Verdeutlichung: Alle Projektmitarbeiter müssen von denselben Annahmen und Regeln ausgehen könne. Diese müssen vor Projektbeginn eindeutig festgelegt werden. Hierzu gehören: Definitionen und die Bedeutung der einzelnen Spalten im Kanban-Board. Zudem wird festgelegt, welche Arbeitsstation wann und unter welchen Voraussetzungen das nächste Ticket zieht.
  6. Visualisierung: Ein Whiteboard wird mit Post-its zu einem Kanban-Board umgestaltet. Die einzelnen horizontalen Spalten sind gleichbedeutend mit den Arbeitsstationen. Auf Post-its oder Karteikarten werden die einzelnen Aufgaben notiert und im Laufe des Projekts um weitere Informationen erweitert. Im Prozessverlauf wandern die Tickets auf dem Kanban-Board von links nach rechts. Für digitale Kanban-Tools wie Trello oder Jira gilt die gleiche Logik.

 

Welche Vorteile und Nachteile Kanban mit sich bringt

Egal ob als „echte“ Kanban-Tafel im Büro oder in elektronischer Form wie in Trello oder Flyspray – das Kanban-Board bietet verschiedene Vorteile:

  1. Probleme im Projektablauf sind für alle Seiten schnell zu erkennen, da sie als Häufung von Aufgaben oder Notizen sichtbar werden.
  2. Kanban lässt sich problemlos mit anderen Methoden des agilen Projektmanagements wie Scrum kombinieren.
  3. Durch eine Kanban-Tafel haben alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit die notwendige Grundlage für den regelmäßigen und/oder spontanen Austausch zur Hand.
  4. Das Arbeiten mit der Kanban-Methode unterstützt auf Dauer auch das Abarbeiten von Aufgaben außerhalb von Projekten.
  5. Kanban fördert das selbstständige Arbeiten.

 

Die Kanban-Methode kann aber auch mit Nachteilen verbunden sein. Da jeder Projektbeteiligte Zugriff auf das Kanban-Board hat, können Aufgaben oder Notizen verloren gehen. Außerdem ist Kanban 100% transparent und deckt damit Probleme in Projekten, aber auch unter Mitarbeitern zügig auf. Kollegen, die mit ihren Aufgaben – aus welchem Grund auch immer – langsamer vorankommen, werden schnell sichtbar. Das kann dazu führen, dass das Kanban-Prinzip auf Ablehnung stößt. Für größere Projektteams ist das Kanban-Prinzip tatsächlich ohnehin ungeeignet, da dann genau das verloren geht, was das Kanban-Board auszeichnet: die Übersichtlichkeit.

Online-Kanban-Board: Jira und Trello

Das Kanban-Board wurde im Original mit Zetteln und einer Tafel entwickelt. Mittlerweile gibt es etliche Online-Kanban-Anwendungen, die alle Arbeitsschritte als Work in Progress abbilden. Zu den bekanntesten Tools zählen hierzulande wohl Jira und Trello.

Das Online-Kanban-Board Jira wurde ursprünglich zur Fehlerbehebung entwickelt, hat sich aber mittlerweile zum Projektmanagement-Tool nach dem Kanban-Prinzip gemausert. Jira ist grundsätzlich kostenpflichtig. Für Open-Source-Projekte, Wohltätigkeitsorganisationen und Einzelpersonen bietet Jira jedoch kostenlose Lizenzen an. Als Nutzer können Sie Tickets per Drag-and-Drop in den einzelnen Spalten verschieben.

Screenshot eines Trello-Boards

Das Online-Kanban-Board Trello ist eine webbasierte Anwendung für das Projektmanagement nach Kanban-Prinzip. Trello ist in der Basisversion kostenlos, bietet auch in der kostenfreien Variante viele Funktionen und zählt zu den beliebtesten Jira-Alternativen. Wir führen es in unserer Liste der beliebtesten PM-Tools unserer Leser. Trello ist auch als App für das Smartphone erhältlich. Einer Spalte können Sie beliebig viele Tickets hinzufügen, die Aufgaben, Termine oder anderes beinhalten können. Wenn ein Ticket für Sie erstellt wird, werden Sie per E-Mail informiert.

 

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Kanban von A bis Z – das Glossar

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