Geschäftsreisen ohne Stress

Es mag sie geben, die Business-Ironmen und -women, die nach einem Flug von FRA nach SYD kurz duschen, konzentriert drei Tage hintereinander an zwölfstündigen Meetings teilnehmen, rasch noch ein paar Fachmessen besuchen, sich auf dem Rückweg über HKG schnell mit ein paar Zuliefern treffen, um schließlich, wieder in FRA gelandet, nach erneutem, diesmal vielleicht etwas längerem Duschen wieder im heimischen Büro aufzutauchen und dort weiter zu ackern, als sei nichts gewesen. Doch das ist weder gesund noch normal. Die meisten Menschen brauchen irgendwann Erholung.

Die wenigsten Verkehrsmittel kommen auf die Sekunde genau an. Und irgendetwas kann immer anders laufen als gedacht. Umso wichtiger ist eine realistische Planung, wenn die Geschäftsreise, vor allem im öffentlichen Dienst auch als Dienstreise, im Steuerrecht als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ bezeichnet, zum Erfolg und der oder die Reisende nicht überlastet werden soll.

Keine Geschäftsreise ohne Reiseplan

Ein guter Reiseplan erfordert eine gründliche Recherche, und die zahlt sich unterwegs aus. Für jeden Tag sollte ein detaillierter Ablaufplan erstellt werden, der alle Termine, Orte und Wege und Kontaktdaten enthält. Ein kurzes fiktives Beispiel:

• 7h15 Fußweg vom Hotel zur U-Bahn
• 7h25 U-Bahn Linie 4, Station Hotel bis zur Station Unternehmenszentrale
• 7h55 Ankunft in der Unternehmenszentrale
• 8h30 – 15h30 Konferenz inkl. Mittagsessen und Kaffee
• 16h00 Meeting mit einem Mitglied der Fachabteilung (Nummer Mobiltelefon), das nicht an der Konferenz teilnimmt, im Bistro-Bereich des Unternehmens
• ca. 16h15 U-Bahn Linie 4, Station Unternehmenszentrale bis zur Station Hotel danach, individuell festzulegen: Mail-Reports an das heimische Büro, Abendessen, Spaziergang, Sport oder Entspannung.

Am An- und Abreisetag und bei mehreren, vielleicht abgelegenen Ortsterminen wird es umso wichtiger, genau zu planen, wann man wie wohin kommt und sich vor Ort zurechtfindet. Für alle Fälle, genauer gesagt: Strom- oder Netzausfälle, hilft es, den Reiseplan wenigstens tageweise in Papierform mitzunehmen.

Ohne sie geht es nicht: Zeitpuffer

Der Begriff „Puffer“ erfreut sich großer Beliebtheit: auf der Speisekarte als Kartoffelpuffer, in der Chemie als den pH-Wert stabilisierende Lösung, in Fahrzeugen als stoßdämpfendes Element – und, gänzlich unverzichtbar, als Zeitpuffer (alias Pufferzeit) auf Geschäftsreisen. Da wird jeder zustimmend nicken, der schon einmal feststellen musste, dass zwei Minuten Umsteigezeit am Kölner Hauptbahnhof nicht reichen, selbst wenn der erste Zug ziemlich pünktlich in Gleis 9 einfährt, der Anschlusszug aber leider nicht von Gleis 8 gegenüber, sondern ausnahmsweise von Gleis 4 abfährt und nicht warten kann.

Oder dass der Weg von einem zum anderen Terminal in AMS, so klein der Flughafen auch auf dem Laptop aussah, selbst nach jahrelangem Lauftraining leider doch zu lang ist, um den sehr knapp gebuchten Anschlussflug zu erreichen. Achtung: Ein einziger Flop in der Zeitplanung kann dazu führen, dass die gesamte Planung, einer Kette von Dominosteinen gleich, kippt. Was vorbeugend hilft: Eincheck- und Umsteigezeiten vorab bei Flughäfen anfragen, „klassische“ und aktuelle Verspätungs- und Staustrecken für Bahn, ÖPNV, Autobahnen und Straßen recherchieren. Und: Zeitpuffer einplanen, wenn man keinen Termin verpassen oder mit hängender Zunge eine Stunde zu spät erscheinen will.

Abschalten muss auch auf Geschäftsreisen möglich sein

Die Alltagserfahrung lehrt uns: Ein Mensch kann grundsätzlich zur selben Zeit nur an einem Ort sein. Geschäftsreisen sind insofern eine Art Spagat, als die Reisenden gleichzeitig an zwei Orten gefragt sind: zum Beispiel auf einer Auslandsmesse und im Büro daheim. Auf der Messe zeigen sie Präsenz, führen Gespräche, knüpfen Kontakte, betreiben Akquise. Daheim erwartet man Zwischenberichte von ihnen, die virtuelle Präsenz in Konferenzen, sie sollen vielleicht spontan Entscheidungen treffen. Das kann, vor allem bei Geschäftsreisen in andere Zeitzonen, selbst hartgesottene Beschäftigte an die Grenzen ihrer Möglichkeiten führen. Es muss aber nicht sein – vier Tipps dazu:

1. Delegieren Sie für die Dauer ihrer Abwesenheit möglichst viel, mit eindeutigen Zuständigkeiten.
2. Treffen Sie klare Absprachen darüber, in welchen Fällen und zu welchen Zeiten Sie per Mail und Smartphone erreichbar sein werden.
3. Teilen Sie Ihren üblichen Kontakten frühzeitig mit, wann Sie auf Geschäftsreise gehen.
4. Seien Sie streng und grenzen Sie vor Ort Arbeits- und Ruhezeiten so weit wie möglich voneinander ab.

Gesunde Routinen auf Geschäftsreisen

Bei diesem Aspekt bietet sich die klassische „Dos and Don’ts“-Liste an. Wenn Sie Ihrem Körper und Ihrer Seele auf Geschäftsreisen Gutes tun möchten, dann bitte so:

Das sind einige wichtige Dos:

• Spaziergänge, Joggen, Dehnen, leichte Work-outs wie zu Hause auch
• Atem- und Entspannungsübungen, die Ihnen auch im Alltag helfen
• leichte Kost und vitaminreiche Snacks.

Und das sind typische Don’ts:

• Couch-Potatoe im Hotel
• schweres Essen
• viel Kaffee zum Wachwerden und -bleiben
• Alkohol zum „Runterkommen“.

Zum Schluss eine Belohnung? Bleisure

So mancher Business-Trip führt in eine Region, in die man immer mal reisen wollte. Da bietet es sich doch an, ein paar Tage länger zu bleiben, wenn man schon vor Ort ist, oder? Dieses Ansinnen hat auch einen modernen Namen: Bleisure, kombiniert aus Business und Leisure. Der Urlaub im Anschluss an die Geschäftsreise kann nicht nur schön, sondern auch schön günstig sein, wenn Arbeitgeber einen Teil der Reisekosten übernehmen, die ja ohnehin angefallen wären. Auch Bleisure sollte gut geplant werden – schon allein, weil es zum Beispiel um Versicherungsfragen in dieser Zeit geht.

Arbeitszeiten auf Dienstreisen

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht auch auf Dienstreisen eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden täglich vor, in Ausnahmefällen eine Verlängerung auf zehn Stunden.
• Den Beschäftigten stehen bei sechs bis neun Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, aufteilbar in viertelstündige Blöcke.
• Nach dem Ende eines Arbeitstages schreibt der Gesetzgeber grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden vor.
• Restaurantbesuche mit Kunden und anderen Geschäftspartnern zählen generell zur Arbeitszeit, wenn sie den Zweck haben, zum Beispiel berufliche Themen zu besprechen oder dem beruflichen Networking dienen.
• Reisezeiten auf Anweisung während der regulären Arbeitszeit gelten prinzipiell als Arbeitszeit.
• Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit gelten als Arbeitszeit, wenn Beschäftigte auf Anweisung arbeiten, also zum Beispiel im Zug ein Meeting vorbereiten.  (Quelle: hrworks.de)

Was gehört bei einer Geschäftsreise ins Gepäck?

• Businesskleidung, die vor Ort angemessen ist
• Freizeit- und Sportkleidung
• notwendige Medikamente
• Universal-Adapter für Kabel und Ladegeräte

Digitale Tools auf Geschäftsreisen

Das Angebot ist vielfältig – eine kleine Auswahl aus Kalender-Apps und Planungsplattformen:

• Terminkoordination: zum Beispiel Outlook-Kalender
• weitere Aufgabenplanung: zum Beispiel Trello
• Navigieren ohne Roaming-Probleme: Offline-Karten, zum Beispiel Google Maps
• Arbeitszeiterfassung, Bündelung von Flug-, Hotel- und Meetingzeiten: zum Beispiel HRworks