Krankmeldung richtig machen: Fristen, eAU und neue Regeln 2026
Krankmeldung 2026: Wann eine ärztliche AU nötig ist, wie die eAU funktioniert und was bei Telefon, Urlaub und Krankheit im Ausland gilt.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat den früheren „gelben Schein“ weitgehend ersetzt. Beschäftigte müssen sich trotzdem weiterhin selbst beim Arbeitgeber krankmelden.
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Wer krankheitsbedingt nicht arbeiten kann, muss seinem Arbeitgeber Bescheid geben. Aber wann braucht man zusätzlich eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung? Muss die eAU noch selbst eingereicht werden? Und ist eine Krankschreibung per Telefon weiterhin möglich?
Bei diesen Fragen hat sich in den vergangenen Jahren einiges geändert. Hinzu kommt eine politische Debatte über neue Regeln. CDU, CSU und SPD wollen die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung grundsätzlich ab dem ersten Krankheitstag verlangen und die telefonische Krankschreibung abschaffen. Noch gelten diese Pläne jedoch nicht. Entscheidend ist deshalb, was Arbeitnehmer derzeit tatsächlich beachten müssen.
Krankmeldung und Krankschreibung sind nicht dasselbe
Die Krankmeldung erfolgt gegenüber dem Arbeitgeber. Wer arbeitsunfähig ist, muss dem Unternehmen unverzüglich mitteilen, dass er nicht arbeiten kann und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauern wird.
Davon zu unterscheiden ist die ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, kurz AU. Sie bestätigt, dass ein Arbeitnehmer wegen einer Erkrankung seine Tätigkeit nicht ausüben kann.
Auch seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, gilt deshalb: Die Technik ersetzt die ärztliche Papierbescheinigung, aber nicht die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber.
Wann muss ich mich beim Arbeitgeber krankmelden?
§ 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes verpflichtet Arbeitnehmer, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer „unverzüglich“ mitzuteilen.
Das bedeutet: Sobald feststeht, dass Sie nicht arbeiten können, sollten Sie das Unternehmen informieren. In der Praxis geschieht das meist vor Beginn der regulären Arbeitszeit.
Wie die Meldung erfolgen muss, kann das Unternehmen festlegen. Je nach Arbeitgeber kommen beispielsweise Telefon, E-Mail, ein Personalportal oder eine entsprechende App infrage. Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder interne Regelungen können hierzu konkrete Vorgaben enthalten.
Es genügt deshalb nicht zwangsläufig, einem Kollegen eine Nachricht zu schicken. Entscheidend ist, dass die Krankmeldung die dafür vorgesehene Stelle erreicht.
Was muss ich bei der Krankmeldung mitteilen?
Viele Angaben sind nicht erforderlich. Im Wesentlichen muss der Arbeitgeber wissen:
- dass Sie arbeitsunfähig sind,
- dass Sie deshalb nicht arbeiten können,
- wie lange Sie voraussichtlich ausfallen.
Die Diagnose müssen Beschäftigte grundsätzlich nicht nennen.
Eine Krankmeldung kann beispielsweise knapp lauten: „Ich bin heute arbeitsunfähig und kann nicht zur Arbeit kommen. Voraussichtlich falle ich bis einschließlich Mittwoch aus.“
Ist noch nicht klar, wie lange die Arbeitsunfähigkeit dauern wird, lässt sich die Dauer nach dem Arztkontakt nachreichen.
Auch bei der eAU bekommt der Arbeitgeber keine Diagnose übermittelt. Die medizinischen Angaben verbleiben bei Arztpraxis und Krankenkasse.
Wie lange geht es ohne ärztliche Krankschreibung?
Hier kommt es auf einen Unterschied an, der häufig für Verwirrung sorgt: Krankmelden müssen sich Arbeitnehmer vom ersten Tag an. Eine ärztliche Feststellung ist nach der gesetzlichen Grundregel dagegen erst erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert.
Wer also von Montag bis einschließlich Mittwoch arbeitsunfähig ist und am Donnerstag wieder arbeitet, braucht nach dieser gesetzlichen Grundregel keine ärztliche AU.
Anders sieht es aus, wenn die Erkrankung am Freitag beginnt und am Montag noch besteht. Samstag und Sonntag zählen mit, denn das Gesetz spricht ausdrücklich von Kalendertagen, nicht von Arbeitstagen.
Allerdings darf der Arbeitgeber eine ärztliche AU bereits früher verlangen – auch ab dem ersten Krankheitstag. Das kann beispielsweise im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder durch eine entsprechende betriebliche Regelung vorgesehen sein.
Wie funktioniert die eAU?
Für gesetzlich Krankenversicherte läuft die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seit 2023 überwiegend elektronisch.
Der Ablauf:
- Eine Ärztin oder ein Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest.
- Die Praxis übermittelt die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse.
- Der Arbeitnehmer meldet sich beim Arbeitgeber krank und nennt die voraussichtliche Dauer.
- Der Arbeitgeber ruft die erforderlichen Daten bei der Krankenkasse ab.
Ein Ausdruck für den Arbeitgeber ist deshalb im Regelfall nicht mehr notwendig.
Die eAU gilt allerdings nicht in allen Fällen. Ausnahmen bestehen unter anderem bei Privatversicherten, Krankschreibungen aus dem Ausland, bestimmten Privatpraxen sowie Minijobs in Privathaushalten. Auch bei technischen Störungen kann weiterhin Papier erforderlich sein.
Ist die telefonische Krankschreibung weiterhin möglich?
Ja. Stand Ende August 2026 kann eine Arbeitsunfähigkeit weiterhin telefonisch festgestellt werden.
Dafür gelten allerdings klare Voraussetzungen. Die Patientin oder der Patient muss der Arztpraxis bereits bekannt sein. Es darf keine schwere Symptomatik vorliegen und eine Videosprechstunde darf nicht möglich sein. Ob eine telefonische Beurteilung medizinisch ausreicht, entscheidet die Ärztin oder der Arzt.
Eine telefonische Erst-AU ist für höchstens fünf Kalendertage möglich. Einen Anspruch darauf gibt es nicht.
Wichtig ist auch: Wurde die erste Arbeitsunfähigkeit ausschließlich telefonisch festgestellt und besteht die Erkrankung danach weiter, muss für die Folgebescheinigung die Arztpraxis aufgesucht werden.
Die Koalition will die telefonische Krankschreibung zwar abschaffen. Noch ist das nicht umgesetzt. Mehr zu den Hintergründen der Diskussion lesen Sie in unserem Beitrag „Warum die telefonische Krankschreibung abgeschafft werden könnte“.
Kann ich mich per Videosprechstunde krankschreiben lassen?
Auch eine Videosprechstunde kann für die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ausreichen. Voraussetzung ist, dass sich die Beschwerden ohne unmittelbare körperliche Untersuchung beurteilen lassen.
Für die erstmalige Feststellung gelten unterschiedliche Höchstgrenzen:
- Ist der Patient in der Praxis bereits bekannt, kann die AU für bis zu sieben Kalendertage festgestellt werden.
- Bei bislang unbekannten Patienten sind höchstens drei Kalendertage möglich.
Auch hier entscheidet die Ärztin oder der Arzt, ob eine Videosprechstunde ausreicht. Patienten haben keinen Anspruch auf diese Form der Krankschreibung.
Kann eine AU rückdatiert werden?
Ja – aber nur ausnahmsweise.
Grundsätzlich soll eine Arbeitsunfähigkeit nicht für einen Zeitraum vor der ärztlichen Untersuchung bescheinigt werden. Nach der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie kann eine Rückdatierung jedoch nach gewissenhafter ärztlicher Prüfung zulässig sein.
In der Regel sind dabei höchstens drei Tage möglich.
Darauf sollten sich Beschäftigte allerdings nicht verlassen. Ob eine rückwirkende Feststellung medizinisch gerechtfertigt ist, entscheidet allein die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt.
Was gilt bei einer Folgebescheinigung?
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als zunächst angenommen, muss sie erneut ärztlich festgestellt werden.
Besonders wichtig ist eine lückenlose Feststellung für Beschäftigte, die nach längerer Erkrankung Krankengeld erhalten. Lücken zwischen einzelnen AU-Zeiträumen können hier zu Problemen führen.
Bei gesetzlich Versicherten zahlt der Arbeitgeber bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich bis zu sechs Wochen das Arbeitsentgelt weiter. Der Anspruch entsteht grundsätzlich nach vier Wochen ununterbrochenem Bestehen des Arbeitsverhältnisses. Bei längerer Arbeitsunfähigkeit erhalten gesetzlich Versicherte unter den entsprechenden Voraussetzungen anschließend Krankengeld.
Wer innerhalb von zwölf Monaten insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, kann zudem Anspruch auf ein betriebliches Eingliederungsmanagement haben. Wie das funktioniert, erklären wir im Beitrag „Nach der Krankheit: Schritt für Schritt zurück in den Job mit BEM“.
Was gilt, wenn ich im Urlaub krank werde?
Eine Erkrankung muss nicht automatisch zulasten des Urlaubs gehen.
Nach § 9 Bundesurlaubsgesetz werden Tage, an denen ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs nachweislich arbeitsunfähig war, nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Voraussetzung ist allerdings ein ärztlicher Nachweis.
Wer die Krankheitstage später wieder gutgeschrieben bekommen möchte, sollte die Arbeitsunfähigkeit deshalb vom ersten Krankheitstag an ärztlich feststellen lassen. Die sonst geltende Drei-Kalendertage-Regel hilft im Urlaub nicht weiter, wenn auch die ersten Krankheitstage als Urlaubstage zurückgebucht werden sollen.
Die wieder gutgeschriebenen Tage verlängern den laufenden Urlaub übrigens nicht automatisch. Sie müssen später neu beantragt werden.
Was muss ich bei Krankheit im Ausland beachten?
Für eine Arbeitsunfähigkeit im Ausland gelten zusätzliche Meldepflichten.
Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber möglichst schnell mitteilen:
- dass sie arbeitsunfähig sind,
- wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauert,
- unter welcher Adresse sie sich am Aufenthaltsort befinden.
Gesetzlich Versicherte müssen grundsätzlich auch ihre Krankenkasse informieren. Nach der Rückkehr nach Deutschland sind Arbeitgeber und Krankenkasse ebenfalls unverzüglich über die Rückkehr zu unterrichten.
Interessantes Detail: Die Kosten, die durch die schnellstmögliche Mitteilung an den Arbeitgeber entstehen, trägt nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz der Arbeitgeber.
Auch ausländische ärztliche Bescheinigungen können als Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit anerkannt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 klargestellt, dass einer außerhalb der EU ausgestellten Bescheinigung grundsätzlich derselbe Beweiswert zukommen kann wie einer deutschen. Sie muss allerdings erkennen lassen, dass der Arzt tatsächlich eine Arbeitsunfähigkeit und nicht lediglich eine Erkrankung festgestellt hat.
Kann der Arbeitgeber eine Krankschreibung anzweifeln?
Eine ordnungsgemäß ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besitzt einen hohen Beweiswert. Sie ist aber nicht unangreifbar.
Konkrete Begleitumstände können Zweifel begründen. Das Bundesarbeitsgericht beschäftigte sich beispielsweise mit Fällen, in denen eine Krankschreibung auffällig genau mit einer Kündigungsfrist zusammenfiel.
Ist der Beweiswert erschüttert, kann der Arbeitnehmer im Streitfall stärker gefordert sein, die tatsächliche Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen.
Daneben kann ein Arbeitgeber über die Krankenkasse eine Begutachtung durch den Medizinischen Dienst verlangen. Das Sozialgesetzbuch nennt als mögliche Auffälligkeiten beispielsweise besonders häufige kurze Arbeitsunfähigkeiten oder einen wiederholt auffälligen Beginn am Anfang oder Ende einer Arbeitswoche.
Das bedeutet allerdings nicht, dass eine Krankmeldung an einem Montag oder Freitag automatisch verdächtig ist. Entscheidend bleibt der jeweilige Einzelfall.
Was Beschäftigte während einer Krankschreibung dürfen – etwa Sport treiben, einkaufen oder verreisen – behandeln wir ausführlich in unserem Beitrag „Krankschreibung: Was Arbeitnehmer dürfen und worauf sie achten sollten“.
Was soll sich bei der Krankmeldung 2026 ändern?
Die Koalition aus CDU, CSU und SPD hat sich im Juli 2026 auf zwei Änderungen verständigt:
- Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll grundsätzlich bereits ab dem ersten Krankheitstag erforderlich sein.
- Die telefonische Krankschreibung soll abgeschafft werden.
Dabei handelt es sich bislang jedoch um eine politische Vereinbarung. Die Bundesregierung erklärte Anfang Juli ausdrücklich, dass die konkrete Ausgestaltung noch aussteht und zu diesem Zeitpunkt noch kein Regierungshandeln vorlag.
Damit gelten derzeit weiterhin die bestehenden Regeln: Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz ist eine ärztliche Feststellung grundsätzlich erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Arbeitgeber dürfen sie schon heute früher verlangen.
Die telefonische Krankschreibung ist ebenfalls weiterhin möglich. Eine AU per Videosprechstunde soll nach den bisherigen politischen Aussagen bestehen bleiben.
Ob strengere Regeln tatsächlich den Krankenstand senken, ist zudem umstritten. Eine im Frühjahr veröffentlichte Studie kam zu dem Ergebnis, dass Beschäftigte wesentlich häufiger trotz Krankheit arbeiten, als unberechtigt zu fehlen. Mehr dazu: „Deutschland-Studie zeigt: Das Problem sind nicht zu viele Krankmeldungen“.
Auch das Arbeiten trotz Krankheit ist kein Randphänomen. Welche Folgen dieser sogenannte Präsentismus haben kann, zeigt unser Beitrag „Wenn Leistung sichtbar sein muss“.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz – Anzeige- und Nachweispflichten
- Bundesministerium der Justiz: § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Gemeinsamer Bundesausschuss: Arbeitsunfähigkeit – Regeln für Praxis, Telefon und Videosprechstunde
- Bundesministerium für Gesundheit / gesund.bund.de: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
- Bundesministerium der Justiz: § 9 Bundesurlaubsgesetz – Erkrankung während des Urlaubs
- Bundesregierung, 13. Juli 2026: Telefonische Krankschreibung und geplante Änderungen
- Bundesarbeitsgericht: Beweiswert von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – Urteil 5 AZR 137/23
- Bundesarbeitsgericht: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus dem Nicht-EU-Ausland – Urteil 5 AZR 284/24
- Bundesministerium der Justiz: § 275 SGB V – Prüfung der Arbeitsunfähigkeit durch den Medizinischen Dienst
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