Mitarbeitergespräch erfolgreich führen: Tipps, Beispiele & No-Gos
Gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch: Was gefragt ist, welche Fragen sinnvoll sind – und was besser nicht zur Sprache kommt.
Ein Mitarbeitergespräch kann auch dazu dienen, dem Vorgesetzten ein Feedback zu geben.
Foto: panthermedia.net/Goodluz
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Mitarbeitergespräch?
- Wofür ist ein Mitarbeitergespräch gut?
- Das Mitarbeitergespräch gut vorbereiten
- Mitarbeitergespräch strukturiert führen: Die fünf Phasen
- Wichtige Fragen, die Mitarbeitende im Mitarbeitergespräch stellen sollten
- Musterantworten für das Mitarbeitergespräch
- Was Mitarbeitende im Mitarbeitergespräch besser vermeiden sollten
- Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Personalgespräch?
- Worüber spricht man in einem Feedbackgespräch?
- Studie zum Mitarbeitergespräch
- Nur jede*r Zweite bekommt ein Gesprächsprotokoll
- Feedbackprozesse: Viel Lob – aber auch Luft nach oben
Ein Mitarbeitergespräch steht an – für viele eine echte Nervenprobe, sowohl für Arbeitnehmende als auch für Führungskräfte. Doch mit guter Vorbereitung auf beiden Seiten kann es konstruktiv, entspannt und sogar motivierend verlaufen.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein regelmäßiges Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, in dem verschiedene Themen besprochen werden. Dazu gehören unter anderem:
- Rückblick auf die geleistete Arbeit
- Feedback zur Arbeitsweise und zu den Ergebnissen
- Zielvereinbarungen und Entwicklungsmöglichkeiten
- Klärung der Erwartungen von beiden Seiten
- Zusammenarbeit im Team
- Weiterbildung und Qualifizierung
- Gehalt und Arbeitsbedingungen
Wofür ist ein Mitarbeitergespräch gut?
Ein Mitarbeitergespräch findet meist einmal im Jahr statt und dauert etwa 60 bis 90 Minuten. Es wird auch Personalgespräch, Entwicklungsgespräch, Feedback- oder Jahresgespräch genannt. In diesem Gespräch werden offene Fragen geklärt und neue Ziele festgelegt. Die Ziele können unterschiedlich sein – zum Beispiel geht es darum, wie man sich im Job weiterentwickeln kann oder welche Chancen es bei internen Bewerbungen gibt. Manchmal ist auch jemand aus der Personalabteilung dabei, der bei solchen Fragen unterstützt.
Wichtig ist, dass man seine eigenen Erfolge und Entwicklungen gut einschätzt und präsentiert. Wenn es Protokolle oder Vereinbarungen aus früheren Gesprächen gibt, sollte man diese vorher noch einmal lesen, um sich gut vorzubereiten.
Für Arbeitgeber ist das Mitarbeitergespräch vor allem wichtig, um gemeinsam mit den Mitarbeitenden neue Ziele zu vereinbaren. Diese Ziele sollten realistisch sein und in der normalen Arbeitszeit erreichbar. Sonst kann es passieren, dass die Mitarbeitenden sich demotiviert fühlen. Die Ziele werden genau festgehalten, inklusive des Zeitraums, in dem sie erreicht werden sollen.
Der größte Vorteil für beide Seiten – Unternehmen und Mitarbeitende – ist, offen und vorbereitet ins Gespräch zu gehen und die Gelegenheit zu nutzen, sich auszutauschen. Oft ist es auch einfach eine gute Chance, mal wieder miteinander zu sprechen.
Das Mitarbeitergespräch gut vorbereiten
Eine gute Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist für beide Seiten wichtig – sowohl für Vorgesetzte als auch für Mitarbeitende. Wenn das Gespräch schlecht vorbereitet ist und keine klare Struktur hat, führt das oft zu Frust.
Die Führungskraft ist dafür zuständig, den Rahmen festzulegen: Wann und wo findet das Gespräch statt, wie lange dauert es? Außerdem sollte sie den Ablauf und die Themen planen, damit das Gespräch nicht abschweift. Ein Gespräch ohne klare Ziele bringt meistens wenig, weil die Beteiligten am Ende nicht mehr wissen, worum es ging. Offen und ehrlich zu kommunizieren ist dabei sehr hilfreich.
Vorgesetzte sollten sich vorher überlegen, worauf sie sich konzentrieren wollen: Geht es mehr um die Aufgaben, die Verhaltensweisen, das Gehalt oder um Zielvereinbarungen? Alle wichtigen Unterlagen sollten bereitliegen.
Auch Mitarbeitende, zum Beispiel Ingenieure und Informatiker, sollten sich gut vorbereiten. Sie sollten frühere Protokolle und Ziele durchsehen und überlegen, welche Themen ihnen wichtig sind. Das können zum Beispiel Gehaltswünsche, Änderungen im Aufgabenbereich oder Verbesserungsvorschläge sein.
Es ist auch wichtig, auf Kritik vorbereitet zu sein – zum Beispiel wenn Ziele aus dem letzten Gespräch nicht erreicht wurden. Dann sollte man sachlich argumentieren können. Andererseits dürfen Mitarbeitende auch selbst Kritik anbringen, aber am besten immer ruhig und sachlich bleiben.
In größeren Unternehmen werden oft standardisierte Fragebögen genutzt. Auch darauf kann man sich vorbereiten, um im Gespräch sicher aufzutreten.
Mitarbeitergespräch strukturiert führen: Die fünf Phasen
Ein Mitarbeitergespräch folgt meist einem klaren Ablauf, um die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter strukturiert und effektiv zu gestalten. Dieser Ablauf lässt sich in fünf wichtige Phasen unterteilen, die sicherstellen, dass alle wichtigen Themen besprochen und klare Vereinbarungen getroffen werden.
Ein Mitarbeitergespräch lässt sich meist in folgende fünf Phasen einteilen:
- Begrüßung und Gesprächseröffnung
Hier schaffen beide Gesprächspartner eine angenehme Atmosphäre und stimmen sich auf das Gespräch ein. - Rückblick und Bewertung
Es wird gemeinsam auf die vergangene Zeit und die bisherige Arbeit zurückgeschaut, Erfolge und Herausforderungen werden besprochen. - Feedback und Gespräch über Entwicklung
Beide Seiten geben Feedback – die Führungskraft bewertet Leistung und Verhalten, der Mitarbeiter kann seine Sichtweisen und Wünsche äußern. - Zielvereinbarung und Planung
Neue Ziele und Aufgaben werden festgelegt, Entwicklungsmaßnahmen besprochen und konkrete Vereinbarungen getroffen. - Abschluss und Ausblick
Das Gespräch wird zusammengefasst, offene Fragen geklärt und ein Ausblick auf die nächsten Schritte gegeben.
Wichtige Fragen, die Mitarbeitende im Mitarbeitergespräch stellen sollten
Ein Mitarbeitergespräch bietet nicht nur die Möglichkeit, Feedback zu erhalten, sondern auch aktiv das Gespräch mitzugestalten. Durch gezielte Fragen können wichtige Informationen gewonnen, die eigene Entwicklung gefördert und das Interesse an der Arbeit sowie am Unternehmen gezeigt werden. Im Folgenden sind Beispiele für Fragen aufgeführt, die im Gespräch gestellt werden können.
- Wie bewerten Sie meine Leistung in den letzten Monaten?
- In welchen Bereichen sehe ich Verbesserungspotenzial?
- Welche Erwartungen haben Sie an mich für die kommenden Monate?
- Welche Möglichkeiten zur Weiterbildung oder Entwicklung gibt es für mich?
- Wie kann ich besser zum Erfolg des Teams beitragen?
- Gibt es neue Projekte oder Aufgaben, bei denen ich mich einbringen kann?
- Wie sehen meine Karrierechancen im Unternehmen aus?
- Wie wird meine Arbeit im Vergleich zu meinen Kolleginnen und Kollegen eingeschätzt?
- Gibt es Feedback, das ich sonst noch wissen sollte?
- Wie kann die Zusammenarbeit mit Ihnen bzw. dem Team verbessert werden?
Musterantworten für das Mitarbeitergespräch
Im Mitarbeitergespräch ist es hilfreich, gut überlegte Antworten parat zu haben, um die eigenen Leistungen und Ziele klar zu kommunizieren. Musterantworten können dabei unterstützen, auf häufige Fragen professionell und selbstbewusst zu reagieren. Beispielsweise lässt sich auf die Frage „Wie schätzen Sie Ihre Leistung ein?“ so antworten: „Ich habe meine Ziele weitgehend erreicht und konnte durch das Projekt XY wichtige Erfahrungen sammeln. In Zukunft möchte ich meine Fähigkeiten im Bereich Z weiter ausbauen.“
Bei Kritik könnte eine passende Antwort sein: „Ich nehme das Feedback ernst und sehe die genannten Punkte als Chance, mich zu verbessern. Ich habe bereits einige Maßnahmen geplant, um diese Bereiche zu stärken.“
Solche vorbereiteten Antworten helfen, das Gespräch strukturiert zu führen und zeigen, dass man sich gut mit der eigenen Entwicklung auseinandergesetzt hat.
Was Mitarbeitende im Mitarbeitergespräch besser vermeiden sollten
In ein Mitarbeitergespräch gehören keine Themen, die nichts mit der Arbeit oder der beruflichen Entwicklung zu tun haben. Persönliche Angelegenheiten, die das Privatleben betreffen, sollten nur dann angesprochen werden, wenn der Mitarbeitende dies freiwillig tut und es für die Arbeit relevant ist. Auch dürfen keine unangemessenen oder diskriminierenden Fragen gestellt werden, etwa zu Religion, Familienplanung oder Gesundheit, sofern diese nichts mit dem Job zu tun haben. Zudem sind Konflikte, die besser in einem separaten Konfliktgespräch geklärt werden sollten, kein Thema für das Mitarbeitergespräch. Insgesamt sollte das Gespräch professionell, respektvoll und zielorientiert bleiben.
Das Mitarbeitergespräch ist eine wichtige Gelegenheit, um Feedback zu erhalten, eigene Themen anzusprechen und gemeinsam Ziele zu setzen. Damit es konstruktiv verläuft, gibt es aber auch Dinge, die besser vermieden werden sollten.
Pauschale Kritik oder Schuldzuweisungen wie „Das Team ist das Problem“ oder „Ich bekomme nie genug Unterstützung“ sollten ebenfalls vermieden werden. Stattdessen kommt es besser an, konkrete Beispiele und Vorschläge einzubringen. Ebenso wichtig ist es, ruhig und sachlich zu bleiben – persönliche Angriffe oder emotionale Reaktionen bringen das Gespräch schnell aus dem Gleichgewicht.
Ein weiteres No-Go ist mangelnde Vorbereitung. Wer keine eigenen Themen, Fragen oder Rückblicke vorbereitet hat, vergibt die Chance, das Gespräch aktiv mitzugestalten. Es empfiehlt sich, vorher über Erfolge, Herausforderungen und Entwicklungsideen nachzudenken – und sich auf mögliche Rückfragen vorzubereiten.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Personalgespräch?
Ein Personalgespräch ist ein formelles, anlassbezogenes Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und der Führungskraft, oft auch unter Einbeziehung der Personalabteilung. Es wird in der Regel kurzfristig einberufen, wenn es konkrete Themen zu klären gibt – etwa bei Fehlverhalten, Leistungsmängeln, häufigen Krankmeldungen, Konflikten oder organisatorischen Veränderungen wie Versetzungen oder Kündigungen. Der Charakter des Gesprächs ist meist sachlich bis kritisch, da es oft um sensible oder arbeitsrechtlich relevante Inhalte geht.
Im Gegensatz dazu steht das Mitarbeitergespräch, das regelmäßig und planvoll geführt wird – beispielsweise im Rahmen von Jahresgesprächen. Während beim Mitarbeitergespräch die persönliche Entwicklung, Zielvereinbarungen und Feedback im Vordergrund stehen, dient das Personalgespräch vor allem der Problemlösung oder der Kommunikation wichtiger Entscheidungen durch den Arbeitgeber. Es ist stärker durch die Führungskraft oder HR-Abteilung gelenkt und lässt oft weniger Raum für offenen Dialog.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der Atmosphäre und Freiwilligkeit: Mitarbeitergespräche sind meist partnerschaftlich und dialogorientiert, während Personalgespräche verpflichtend sein können und unter Umständen sogar rechtliche Konsequenzen haben. Mitarbeitende haben jedoch auch im Personalgespräch das Recht, ihre Sichtweise darzustellen und – in bestimmten Fällen – eine Vertrauensperson hinzuzuziehen.
Worüber spricht man in einem Feedbackgespräch?
Ein Feedbackgespräch ist ein gezieltes Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem (oder auch zwischen Kolleg:innen), bei dem Rückmeldungen zu Verhalten, Leistung oder Zusammenarbeit gegeben werden. Es dient dazu, Stärken zu fördern, Entwicklungspotenziale aufzuzeigen und eine offene Kommunikationskultur zu unterstützen.
Im Unterschied zum Mitarbeitergespräch ist das Feedbackgespräch meist kürzer, thematisch fokussierter und kann situationsbezogen stattfinden – etwa nach einem Projekt, einem Konflikt oder einer Beobachtung.
Lesen Sie dazu: Fit for Feedback für Ingenieure
Studie zum Mitarbeitergespräch
Viele Beschäftigte in Deutschland wissen genau, was sie sich von einem Mitarbeitergespräch erwarten. Das zeigt die aktuelle Studie „Entwicklungsgespräche und Leistungsbeurteilung in deutschen Unternehmen“, die im Auftrag der Königsteiner Gruppe durchgeführt wurde. Dafür wurden über 1.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer befragt.
In Mitarbeitergesprächen sind klare Rückmeldungen zur eigenen Arbeit gefragt: 64 % der Beschäftigten wünschen sich Feedback zur Qualität ihrer Leistung. Auch die Zusammenarbeit im Team (53 %) und das persönliche Engagement (47 %) stehen hoch im Kurs.
Gehalt (47 %) und das Verhältnis zur Führungskraft (43 %) sind ebenfalls wichtig – doch persönliche Themen (23 %) oder die Arbeitszeit (36 %) spielen für viele eine deutlich geringere Rolle.
Nur jede*r Zweite bekommt ein Gesprächsprotokoll
Ein deutliches Manko sehen viele Beschäftigte bei der Dokumentation von Mitarbeitergesprächen. Nur 52 % geben an, dass es im Anschluss an eine Leistungsbeurteilung ein Protokoll gibt, auf das beide Seiten zugreifen können. Noch schlechter sieht es bei der digitalen Verfügbarkeit aus: Nur 30 % der Befragten können die Ergebnisse online einsehen.
„In vielen Unternehmen bleibt durch diese Praxis vage, was konkret zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*in vereinbart wurde und ob daraus verbindliche Maßnahmen abgeleitet werden. Verlässliche Dokumentation ist aber ein zentrales Qualitätsmerkmal für moderne Feedback-Prozesse. Sie schafft Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Grundlage für echte Entwicklung.“, erklärt Nils Wagener, Geschäftsführer der Königsteiner Gruppe Ergebnisse der Untersuchung.
Feedbackprozesse: Viel Lob – aber auch Luft nach oben
Die Studie zeigt: Viele Beschäftigte erleben ihre Mitarbeitergespräche als fair und sachlich – doch es gibt auch klare Schwächen, besonders beim zwischenmenschlichen Aspekt.
Positive Einschätzungen zur Bewertung:
- 66 % empfinden die Leistungsbewertung als objektiv
- 71 % erleben die Beurteilung durch ihre Führungskraft als fair
Kritik bleibt trotzdem:
- 25 % fühlten sich im letzten Gespräch ungerecht beurteilt
- 24 % fanden die Bewertung nicht objektiv
Emotionaler Aspekt oft ausbaufähig:
- 24 % vermissten Wertschätzung
- 20 % hatten das Gefühl, ihr eigenes Feedback wurde nicht ernst genommen
Für das Whitepaper „Entwicklungsgespräche und Leistungsbeurteilung in deutschen Unternehmen“ wurden im April 2024 deutschlandweit 1.073 berufstätige Personen befragt. Die Umfrage führte das Kölner Marktforschungsinstitut bilendi im Auftrag der Königsteiner Gruppe durch. Das Durchschnittsalter der Teilnehmenden lag bei 45 Jahren. 49,5 % waren Männer, 50,1 % Frauen und 0,4 % ordneten sich als divers ein.
Ein Beitrag von:
