Ordnung spart Zeit 09.02.2016, 11:22 Uhr

So optimieren Ingenieure ihren Arbeitsplatz

Haben Sie Zeit zu verschenken? Gerne hohen Blutdruck? Oder ein Brett vor dem Kopf? Nein? Dann sorgen Sie doch einfach mal für Ordnung am Arbeitsplatz, die länger als einen Tag hält. Wir sagen Ihnen, wie Sie das schaffen können. 

Überblick verloren: Aktenordner und Papiere stapeln sich auf dem Schreibtisch. Das drückt nicht nur die Laune, sondern die Suche nach Unterlagen kostet auch viel Zeit. 

Überblick verloren: Aktenordner und Papiere stapeln sich auf dem Schreibtisch. Das drückt nicht nur die Laune, sondern die Suche nach Unterlagen kostet auch viel Zeit. 

Foto: Steenvinkel-Nordenhof/dpa

Aktenberge türmen sich auf dem Tisch. Notizzettel kleben am Monitor. Stifte liegen herum, schreiben aber nicht. Im Rechner quillt das Email-Postfach über. Und dann schaut der Chef vorbei und hat eine Frage. Zu einem Projekt, das Sie gerade nicht auf dem Schirm haben. Und auch nicht in der Schublade, in die Sie am liebsten hineinkriechen würden. 

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Soweit muss es nicht kommen. Studien zufolge verbringen Angestellte etwa zehn Prozent ihres Arbeitstages damit, fehlendes Arbeitsmaterial zu suchen oder Störendes aus dem Weg zu räumen. Die vertane Zeit entspricht etwa einer Schulstunde. Jeden Tag!

So optimieren Sie Ihren Arbeitsplatz:

 Schritt 1:

Wenn Sie parallel an mehreren Projekten arbeiten, sollten Sie zumindest zwei Ablagefächer besitzen: eines für laufende Projekte und eines für erledigte.

Schritt 2:

Sammeln Sie Ihre Post-its ein. Werfen Sie weg, was sich erledigt hat. Und für den Rest besorgen Sie sich ein gutes altes Notizbuch. Dort tragen Sie alles ein. Und diesen Planer haben Sie immer bei sich. Rückfragen von Kollegen oder vom Chef können so schnell beantwortet werden – und Neues, ehe man´s vergisst, eintragen.

Schritt 3:

Auf dem Tisch bleiben wirklich nur die Materialien, die mehrmals am Tag benötigt werden. Alles andere gehört in eine Schublade oder ins Regal. An einen festen Platz.

Schritt 4:

Schnell zu erledigende Arbeiten wie einen Rückruf oder eine Mail-Antwort möglichst schnell erledigen. Bevor dies in Vergessenheit gerät und Kunde, Chef oder Kollege verärgert sind.

Schritt 5:

Unbedingt auch für Ordnung auf dem PC sorgen. Den digitalen Schreibtisch nicht mit immer neuen Dateien und Namen vollstopfen, die später nicht mehr zugeordnet werden können.

Sascha Lobo, einer der bekanntesten Blogger Deutschlands, arbeitet mit seinem Laptop an einem gut sortierten Arbeitsplatz. Es ist allerdings nicht der eigene... 

Sascha Lobo, einer der bekanntesten Blogger Deutschlands, arbeitet mit seinem Laptop an einem gut sortierten Arbeitsplatz. Es ist allerdings nicht der eigene… 

Quelle: Jens Weber/dpa

Auch Fotos sollten einen aufschlussreichen Namen und nicht eine Zahlenkette erhalten. Tipp: Die Ordner und Dokumente auf dem Rechner so organisieren, dass sich auch ein Kollege schnell zurechtfinden würde. Lieber einmal kurz nachdenken, statt später ewig suchen.

Schritt 6:

Den Schreibtisch am Ende des Tages aufräumen. Das gibt nicht nur ein gutes Feierabendgefühl, sondern erleichtert auch den Start am nächsten Tag.

Schritt 7:

Wenn der Chef beim nächsten Mal vorbeikommt entspannt lächeln und ein „Bekommen Sie sofort“ hinterherschicken.

Ein Beitrag von:

  • Martina Kefer

    Diplom-Medienpädagogin und Ausbildung zur Journalistin beim Bonner General-Anzeiger

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