Digitalisierung 12.07.2023, 10:00 Uhr

Digitales Onboarding: Auf einen Tasse digitalen Kaffee

Neu im Job? Wie startet man zu Zeiten des Remoteworkings gelungen in den Job? Wie sollte man sich verhalten? Was einfordern? Janine Zimmermann, Expertin für Nachwuchsbindung und -förderung gibt die wichtigsten Tipps für digitales Onboarding.

Onboarding im virtuellen Raum

Nahtloses Eintauchen ins Digitale: Neuer Mitarbeiter erlebt effizientes Onboarding im virtuellen Raum.

Foto: PantherMedia / AndreyPopov

Ingenieur.de: Warum ist das Onboarding so wichtig?

Janine Zimmermann: Für ein gelungenes Onboarding gibt es keine zweite Chance. Der erste Eindruck zählt, ganz gleich ob persönlich oder virtuell. Das richtige Onboarding kann im Idealfall bereits durch ein gutes Pre-Boarding unterstützt werden. Dazu ist es sinnvoll, Welcome-Pakte vorab zu versenden oder auch digitale Upload-Möglichkeiten für Unternehmensvorstellungen, Datenschutzschulungen, Willkommensvideos und Vieles mehr bereitzustellen.

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Wie gelingt das digitale Onboarding in Zeiten des hybriden und remote Arbeitens?

Ein strukturiertes digitales Onboarding sollte sämtliche Aspekte des Onboardings umfassen, einschließlich der fachlichen Einarbeitung und der sozialen Integration. Unternehmen können Neuankömmlinge beispielsweise zu einem digitalen Welcome Training einladen. Dort erfahren die Neuen mehr über die Unternehmenswerte und Strukturen, über Systeme und Programme des Unternehmens und können sich mit anderen Onboardees vernetzen. Um den Austausch der Neuen zu stärken, bieten sich Chat-Gruppen oder Intranet-Bereiche für neue Mitarbeitende an, wo Fragen gestellt werden können.

Wozu raten Sie überdies?

Für die Integration ins Team können Arbeitgeber:innen den neuen Mitarbeitenden Mentor:innen zur Seite stellen. Sie stehen als Teil des Teams für die entwicklungs- und beziehungsorientierte Komponente, sowie für alle Fragen zur Verfügung – neben der leitenden Führungskraft, die eher eine fachlich steuernde Funktion einnimmt. Zudem ist es ratsam, dass die Führungskraft in den ersten Tagen per Videokonferenz mehrere kurze Check-In-Gespräche mit neuen Arbeitnehmer:innen führt. Das stellt den Kommunikationsfluss sicher und sorgt für Transparenz. Folgende Fragen können hier zur Sprache kommen: Wie war Ihre erste Woche? Was hat Ihnen am Onboarding-Prozess gefallen? Was kann ich als Führungskraft tun, um Sie besser in Ihre Rolle zu bringen? Lassen Sie auch das Teamgefühl nicht zu kurz kommen und laden Sie den neuen Mitarbeitenden zu digitalen Breakout-Sessions ein, wie die digitale Kaffeepause, Team-Hangouts oder Afterwork-Meetings.

Ob digitales Onboarding gelingt, hängt von beiden Seiten ab

Ihre Tipps: Wie sollte ich mich als neuer Mitarbeiter verhalten?

Grundsätzlich gilt: Ob digitales Onboarding gelingt, hängt von beiden Seiten ab – dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeitenden. Und dies ist letztlich auch eine Frage des Selbstverständnisses. Eine erfolgreiche Einarbeitung und reibungslose Integration ins Team sind nicht nur eine Bringschuld des Vorgesetzten, sondern auch eine Holschuld des Berufseinsteigers. Tragen Sie als neuer Mitarbeitender aktiv zu einer klaren Kommunikation bei und beugen Sie Missverständnissen vor! Fragen Sie offen nach, wie sich die Führungskraft die Zusammenarbeit vorstellt und welche Erwartungen sie an Sie hat. Formulieren Sie auch Ihre Vorstellungen und Bedürfnisse. Grenzen Sie zugeteilte Aufgaben ab, um Irrtümer in der Zusammenarbeit zu vermeiden. Bieten Sie sich proaktiv an, wenn Sie freie Kapazitäten haben oder Ihr Know-how gefragt ist. Fragen Sie Ihren neuen Vorgesetzten, wie Sie sich am besten integrieren können. Das zeigt ihm, dass Sie auch wirklich Teil des Teams sein wollen.

Wie gehe ich am besten damit um, wenn die ersten Tage oder Wochen vor allem digital ablaufen und das typische Flur-Kennenlernen wegfällt?

Machen Sie sich vorab bewusst, dass dies so eintreten wird und gehen Sie aktiv mit der Situation um. Sprechen Sie Ihre neuen Kolleg:innen an, ob es die Möglichkeit gibt, einen digitalen Lunch oder eine digitale Kaffeepause zu organisieren, um beispielsweise Fragen zum Arbeitshintergrund der anderen zu stellen. Trauen Sie sich, auf Ihren Vorgesetzten zuzugehen: Auch hier kann es sinnvoll sein, informelle digitale Meetings wie einen digitalen Lunch für einen Austausch vorzuschlagen.

Wird digitales Onboarding dauerhaft bleiben?

Ja, zu einem gewissen Grad in jedem Fall. Die fachliche Einarbeitung kann und sollte in Zukunft, wo sinnvoll, digital stattfinden, da sie Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen eine hohe Flexibilität bietet. Die soziale Integration hingegen, bei der es um den Aufbau von persönlichen Kontakten zu Kolleg:innen, Vorgesetzten und Kund:innen geht, wird sich, soweit möglich, wieder am Arbeitsplatz abspielen. Gemeinsam Brainstormen, Atmosphäre spüren und so weiter lässt sich analog am besten. Die Möglichkeit einer digitalen Zusammenarbeit und eines digitalen Onboardings bietet aber auch den Vorteil, dass die Suche nach jungen Talenten und qualifizierten Fachkräften sich nicht mehr nur auf die Region beschränken muss, sondern bis zu einem gewissen Grad auch global ausgedehnt werden kann. Die Erfahrungen aus der Pandemie zeigen: Digitales Onboarding hat sich bewährt und wird auch zukünftig eine Rolle spielen. Vorausgesetzt, es ist professionell gemacht.

Digitale Kommunikation ist kein Hindernis

Welche Fehler begehen Einsteiger und Unternehmen dabei?

Es zeigt sich: Richtig angegangen, ist digitale Kommunikation kein Hindernis, sondern Fortschritt und Chance. Ganz wichtig ist es, klar zu kommunizieren. Das gilt sowohl für die Unternehmen, als auch für die Berufseinsteiger. Bieten und nutzen Sie die Möglichkeit, Feedback einzuholen und zu geben, und leben Sie eine digitale Willkommenskultur. Wichtig ist auch, dass sich bei der Umstellung in das digitale Onboarding gerade Führungskräfte ihrer Verantwortung bewusst sind. Sie geben die Taktung der Kommunikation, Sicherheit, Struktur und die Art der Zusammenarbeit vor und haben somit maßgeblichen Einfluss auf das Gelingen der digitalen Kollaboration.

Was sind die Folgen einer missratenen sozialen und fachlichen Einarbeitung?

Die Vorteile eines guten digitalen Onboardings liegen auf der Hand: Wer sich in seinem neuen Team gut aufgehoben fühlt, geht die neue Position motiviert an. Je mehr Wertschätzung jemand erfährt, desto sicherer agiert er fachlich und integriert sich schneller ins Unternehmen. Gelingt es nicht, Mitarbeitende fachlich gut einzuarbeiten und sozial zu integrieren, wird es schwer sein, die Neulinge langfristig an das Unternehmen zu binden.

Vielen Dank für das Interview!

Die Expertin: Janine Zimmermann ist Senior Consultant HR Digitalisierung, Future Talents Management bei Clevis Consult. Seit mehr als zehn Jahren berät das Unternehmen in Fragen der Digitalisierung von HR, HR Strategie und Business Transformation.

Ein Beitrag von:

  • Chris Löwer

    Chris Löwer

    Chris Löwer arbeitet seit mehr als 20 Jahren als freier Journalist für überregionale Medien. Seine Themenschwerpunkte sind Wissenschaft, Technik und Karriere.

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