Wie sag“ ich es den Kunden und Kollegen?
Die Weihnachtszeit naht, und mit ihr die Zeit der freien Tage. Kunden und Kollegen sollen wissen, wenn man nicht im Haus ist. Bei der E-Mail-Abwesenheitsnotiz und beim Spruch auf dem Anrufbeantworter sind aber ein paar Regeln zu beachten.
„Ich bin im Urlaub. Mails, die in dieser Zeit eintreffen, lösche ich. Sollte Ihre Nachricht wichtig sein, würde ich Sie bitten, diese noch einmal zu senden.“ Wer Cory Doctorow eine E-Mail schickt, muss mit dieser Rückantwort rechnen. Die Notiz ist keine leere Drohung: Der bekannte amerikanische Autor und Technik-Freak löscht tatsächlich nach seinem Urlaub grundsätzlich alle Mails – und startet mit einem leeren Postfach in den Arbeitsalltag.
Wohl dem, der sich das leisten kann. Alle anderen Angestellten werden in den kommenden Wochen des Weihnachtsurlaubs wieder über eine passende Abwesenheitsnotiz brüten – und scheitern. Denn die meisten setzen Anrufbeantworter und Abwesenheitsnotiz falsch ein und verärgern so, ohne es zu merken, Kollegen und Geschäftspartner. „Da kommen dann zwei dünne Zeilen von wegen ‚der Empfänger ist nicht erreichbar‘“, ärgert sich Rainer Wälde, Vorsitzender des deutschen Knigge-Rats. „Das ist einfach stillos“, findet der Etikette-Profi. Wie aber teilt man dem Rest der Welt richtig mit, incommunicado zu sein?
Gerade bei der Abwesenheitsnotiz per E-Mail raten Stilexperten dringend zu mehr alter Schule. Selbst wer nur kurz über Urlaub, Dienstreise oder Krankheit informiert, sollte dabei die Grundregeln der klassischen Briefkorrespondenz einhalten. Also: Anfangen mit „Sehr geehrter Absender“, dann klare Angaben zur Abwesenheit und Vertretung, am Schluss ein freundlicher Gruß. „Wenn Sie länger nicht da sind, sollte auch ein Grund dafür genannt werden“, ergänzt Knigge-Kenner Wälde.
Auch für die Benutzung einer Telefon-Sprachbox gelten einige Grundregeln. Besonders wichtig: Ansagetext kurz halten und immer beginnen mit „Hier ist der Anrufbeantworter …“ – nicht direkt mit dem Namen! Sonst denkt der Anrufer, die Zielperson selbst habe abgehoben und redet womöglich ins Leere. Außerdem hilft es, den Anrufer aufzufordern, einen günstigen Zeitraum für einen Rückruf anzugeben. „So wird verhindert, dass man aneinander vorbeitelefoniert“, erklärt Wälde.
Dass Angestellte immer häufiger mit Sprachboxen und E-Mail-Robotern sprechen, hat zwei Gründe: Zum einen verbringen die Deutschen immer weniger Zeit im Büro. In den letzten 20 Jahren sank die Wochenarbeitszeit bei männlichen Angestellten um zweieinhalb Stunden, bei den Frauen sogar um fünf Stunden. Zum anderen wird Abwimmel-Technologie fürs Büro immer billiger.
Im Internet haben die Mailroboter mittlerweile die Macht übernommen: Vier von fünf Botschaften im weltweiten Netz werden automatisch verschickt, vor allem Spam und Abwesenheitsnotizen. Letztere sind für Headhunter übrigens ein Geschenk des Himmels: „So braucht man nur die Mailadresse einer Zielperson zu erraten – und bekommt im Gegenzug Telefondurchwahl und Stellvertreter geliefert“, verrät ein Personalprofi, der anonym bleiben will. Einige Sicherheitsexperten raten deshalb führenden Angestellten sogar, überhaupt keine Abwesenheitsnotizen mehr zu versenden.
Die neueste Mode in Sachen Autoresponder kommt aus den USA: Hier aktivieren immer mehr Angestellte ununterbrochen die Nicht-da-Funktion – um so der Mailflut Herr zu werden. Die Taktik: Bekommt der Absender eine Abwesenheitsnotiz, denkt er, die Zielperson sei nicht am Platz und erwartet auch keine prompte Antwort. So entsteht für den Adressaten wieder Zeit, um in Ruhe zu arbeiten. Zu diesem Trick greift z. B. auch Hollywood-Schauspielerin Penelope Cruz. Wer ihr eine Mail schickt, bekommt folgende Antwort: „Wegen hoher Arbeitsbelastung bearbeite ich Mails nur um 11 Uhr und 16.30 Uhr.“
Völlig unumstritten ist das allgegenwärtige Abgewimmel allerdings nicht. Stilguru Tyler Brûlé hält nichts von Angestellten, die ständig ihren Autoresponder einschalten. „Solche Leute tendieren dazu, schlechte Teamplayer und schlichtweg faul zu sein“, polterte der Verleger. Anders ausgedrückt: Wer zu häufig die Out-of-Office-Meldung anschaltet, könnte bald selbst Out-of-Office sein.
CONSTANTIN GILLIES
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