iPad & Co. sind reif für die Zeitplanung
Wer im Job vorankommen will, muss sein Zeitmanagement auch auf Reisen im Griff haben. Smart- phones, Outlook & Co. laufen dabei Papierkalender und Aktennotizen den Rang ab. Mit Tablet-PCs und der passenden Software wird das Managen von Aufgaben, Terminen und Kontakten einfacher. Doch welche Software, welche Apps passen am besten zu den eigenen Anforderungen? Ein Überblick.
„Seit Steve Jobs das iPad2 vorgestellt hat, ist der Tablet-PC ein ernst zu nehmendes Werkzeug für das Zeitmanagement“, hat Lothar Seiwert vor Kurzem festgestellt. Der Bestsellerautor gilt als Zeitmanagementguru. Bislang schwört er auf den klassischen Papierplaner im Ringbuchformat, um sich zu organisieren.
Doch der Erfinder des Managementplaners Tempus, Jörg Knoblauch, hat nun eine synchronisierte App entwickelt, die Seiwert umdenken lässt. Mit dem itempus lassen sich Termine übersichtlich darstellen, Aufgaben festlegen und Kontakte verwalten. Es erinnert an Geburtstage oder Fristen und ermöglicht den Anwendern wichtige Dokumente griffbereit dabei zu haben. Kombiniert mit dem iPad ist es somit die erste elektronische Zeitplanungslösung, die so einfach wie ein Ringbuch funktioniert.
IT-Experte Thorsten Jekel, Inhaber der Mobile-IT-Beratung Jekel & Partner, kennt noch weitere Applikationen, die Reisenden bei ihrer Selbstorganisation helfen. Die am besten ausgereifte Software, um bei Termin- und Aufgabenverwaltung den Überblick zu behalten, sei Outlook, gefolgt von Lotus Notes. „Vor allem wenn Nutzer Ansichten individuell einstellen wollen, ist Outlook unschlagbar“, sagt der Software-Experte aus Itzehoe und bescheinigt dem Programm clever gelöste Funktionen wie Kategorien und Wiedervorlagen.
Ähnlich komfortabel hätten es Mac-Anwender. Bereits mit den Bordmitteln (iCal, Adressbuch und Mail) sei ein gutes Zeitmanagement möglich, auch wenn man dafür drei Apps benötigt. Wenn ein Exchange-Konto vorhanden ist, können Mac-Nutzer zudem E-Mails, Aufgaben, Notizen und Kontakte abgleichen. Und inzwischen ist Outlook sogar für die Mac-Gemeinde zu haben.
Für unterwegs werden neben den gängigen Smartphones immer mehr Tablet-PCs für das Zeitmanagement genutzt. Einige davon sind mit dem Google-Betriebssystem Android ausgestattet: die Galaxy-Tablets von Samsung oder die von Blackberry-Hersteller RIM produzierten Playbooks etwa. Android bietet als offenes Betriebssystem eine hohe Flexibilität bei der Anbieterwahl. RIM garantiert den hohen Blackberry-Sicherheitsstandard, funktioniert aber nur in Zusammenarbeit mit einem Blackberry-Handy.
Mit den meisten auf den Tablets installierten Apps ist ein rudimentäres Zeitmanagement möglich. Über diese Standards hinaus gibt es das Programm Things. Es sei für alle sinnvoll, die nach dem „Getting-Things-
Done“-Prinzip von David Allan arbeiten, meint Jekel. Mit Things können Nutzer etwa Aufgaben in Projektordner sortieren und diese dann strukturiert abarbeiten. Zudem ist es für iPhone und iPad verfügbar. Nachteil: Es hat keine integrierte Terminverwaltung und es gibt keine Win-
dows-Variante. Abhilfe bietet die App IMExchange2. Sie synchronisiert Outlook-Aufgaben und -Notizen via Datenaustausch.
Der beste Weg, um Notizen auf allen Endgeräten simultan zu halten, ist laut Jekel Evernote, das es für alle gängigen Plattformen zu kaufen gibt. Mit Evernote können User Notizen auf jedem Endgeräte eingeben, es hält diese auf allen Geräten via Internetverbindung aktuell. Evernote sei daher ideal, um unterwegs spontane Gedanken und Ideen festzuhalten. Da Evernote auch auf Smartphones mit Kamera funktioniert, kann es obendrein genutzt werden, um etwa Zeitungsausschnitte zu archivieren.
„To do“ ist eine weitere App, um Aufgaben auf iPhone und iPad zu bearbeiten. Es bietet etliche Einstellungsvarianten, mit der Anwender Aufgaben nach Kategorien einteilen und sortieren können. Neben einer komfortablen Verwaltung innerhalb der App können diese auch mit Online-Aufgabendiensten wie Toodledo abgeglichen werden.
Egal für welchen Tablet-PC und für welche Applikation man sich entscheidet, wichtigstes K.o.-Kriterium für den Einsatz auf Reisen ist ein zu schwacher Akku. Mindestens einen Arbeitstag lang sollte der halten. Ansonsten ist der vertraute Griff zum Ringbuch vorprogrammiert.
MICHAEL SUDAHL
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