Lebenslauf im KI-Check: Warum Quereinsteiger durchs Raster fallen können

Wer als Ingenieurin oder Ingenieur die Branche wechseln will, bringt oft wertvolle Erfahrung mit – nur steht sie nicht immer unter den passenden Schlagwörtern im Lebenslauf. Genau das kann bei automatisierten Auswahlverfahren zum Problem werden: KI-Systeme erkennen Abschlüsse, Stationen und Keywords, übersehen aber womöglich, dass sich Kompetenzen aus der Automobilindustrie auch auf Robotik, Energietechnik oder Defence übertragen lassen.

Im Interview mit ingenieur.de erklärt Recruiting-Experte Florian Sedlmayer, wo automatisierte Vorauswahl an Grenzen stößt, welche Rolle Keywords tatsächlich spielen und warum Quereinsteiger spätestens im persönlichen Gespräch zeigen müssen, was in ihrem Lebenslauf nicht sichtbar wird.

Viele Ingenieurinnen und Ingenieure haben aktuell die Sorge, dass ihre Bewerbungen gar nicht mehr von Menschen gelesen werden, sondern direkt von einer KI aussortiert werden. Welche Rolle spielt der Mensch heute noch bei Personalentscheidungen und wo liegen die Grenzen der Technologie?

Wenn wir von Konzernen oder Recruiting-Wegen sprechen, bei denen es keine große Vorqualifikation gibt und sich theoretisch jeder bewerben kann, ist der Einsatz von KI absolut nachvollziehbar. Wir erleben das täglich: Da sucht ein Betrieb einen Elektriker und es bewirbt sich ein Bäcker, der meint, er habe mal eine Lampe gewechselt und besitze deshalb elektrische Skills. In solchen Fällen ist eine Vorselektion durch KI sinnvoll, um Zeit zu sparen. Allerdings endet hier der Use Case.

Was eine KI niemals ersetzen kann, ist das menschliche Bewusstsein. Eine KI arbeitet rein auf Datenbasis: je mehr Daten, desto berechnendere und objektivere Entscheidungen kann sie treffen. Was sie aber in der Natur der Sache nie haben wird, ist Intuition und ein Bauchgefühl. Die beste Trefferquote für Einstellungen, die dann auch nachhaltig und langfristig im Betrieb bleiben, erreicht man immer noch, wenn ein Mensch nach seiner Erfahrung und seinem Bauchgefühl entscheidet. Diesen Schritt kann eine KI nie übernehmen und sie wird dort niemals so eine hohe Trefferquote haben wie der Mensch selbst.

Bauchgefühl im Recruiting: Die entscheidenden Signale stehen nicht im Lebenslauf

Mit Bauchgefühl meinen Sie vermutlich auch die Intuition im direkten Gespräch. Ab welchem Zeitpunkt im Prozess greift diese menschliche Einschätzung?

Absolut, das greift bereits im ersten Telefonat, im Erstgespräch oder beim Probearbeiten. Es gibt unzählige Dinge, die man aus dem Bauchgefühl oder der Intuition raushört, die aber niemals als Datengrundlage in einem Lebenslauf stehen. Ich kann am Telefon hören, wie es der Person geht. Mit etwas Gespür merke ich: Lügt die Person gerade? Erzählt sie mir nur das, was ich hören will, oder hat sie eine echte intrinsische Motivation? Geht es ihr nur um mehr Gehalt oder interessiert sie sich wirklich für unsere Möglichkeiten? Solche Phrasen kann man zwar in Anschreiben formulieren – womöglich sogar mit KI geschrieben –, aber das 1-zu-1-Gespür im Gespräch überträgt sich direkt. Das spürt man einfach und das wird keine KI langfristig übernehmen können.

Um das im Detail zu verstehen: Woran genau lesen Entscheider diese Zwischentöne ab? Geht es da um Mimik, Gestik oder die Tonlage?

Das kommt ganz darauf an, in welchem Schritt wir uns befinden und wer das Gespräch führt. Wenn wir von kleinen und mittelständischen Unternehmen sprechen: sagen wir bis 20 oder 30 Mitarbeiter, da gibt es meist keine eigene HR-Abteilung. Da macht der Geschäftsführer die Gespräche selbst. Und meine Erfahrung ist: Der Chef weiß besser als jeder andere, wer zu ihm und ins Team passt. Wenn man täglich acht Stunden zusammenarbeitet und gemeinsam essen geht, hat man ein Gefühl dafür, ob die Chemie stimmt.

Die KI kann vielleicht sagen, dass das Alter auf dem Papier passt, aber sie hat kein Gefühl für das Team. Hinzu kommt: Ein Chef, der den Betrieb aufgebaut hat, hat früher jeden Schritt selbst gemacht. Er stand in der Werkstatt, hat Kunden gewonnen und jede Position selbst ausgeführt. Er kennt die Praxis aus eigener Erfahrung und sieht sofort beim Probearbeiten: Ist jemand fleißig? Kann er selbstständig arbeiten oder wartet er nur auf Anweisungen? Wenn man dann drei bis vier Kandidaten zur Auswahl hat und nach Bauchgefühl entscheidet, erzielt man die besten Ergebnisse. Das Hauptproblem vieler Firmen ist meist eher, dass sie gar nicht erst die Auswahl haben und den erstbesten Facharbeiter nehmen müssen.

Gilt diese Vorgehensweise auch für größere Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern und eigenen HR-Abteilungen, wo im Erstgespräch oft noch niemand aus dem Fachbereich dabei ist?

Hier gilt es, den richtigen Prozess für die jeweilige Stelle aufzubauen. Es gibt Stellen, da ist eine Qualifikation allein aus rechtlichen Gründen zwingend notwendig:  Wenn jemand eine Aufgabe ohne bestimmten IHK-Abschluss (oder in der Schweiz das EFZ) gar nicht ausführen darf. Egal wie sympathisch jemand ist: Wenn das Gesetz es verbietet, bringt es nichts. In solchen Fällen ist eine KI-Vorselektion sehr sinnvoll. Bei anderen Stellen kann man smarter denken, Dinge umfunktionieren und den Prozess individuell anpassen.

Branchenwechsel bei Ingenieuren: Warum der Mensch Potenzial besser erkennt als KI

Ein konkretes Beispiel aus unserer Leserschaft: Viele Ingenieure müssen aufgrund von Umbrüchen – etwa der Kündigungswellen in der Automobilindustrie – die Branche wechseln, beispielsweise in die Robotik oder die erneuerbaren Energien oder Defence. Können KI-Systeme diese übertragbaren Fähigkeiten erkennen oder braucht es zwingend den Menschen?

Auch hier stoßen wir an dieselbe Grenze. Die KI bewertet nur die Daten, die im Lebenslauf stehen. Sie kann vielleicht sagen, ob jemand zu 100 % ungeeignet ist, aber nie sicher beurteilen, ob ein Bewerber  oder  eine Bewerberin die Rolle ausfüllen kann.

Geradewegs bei Quereinsteigern aus anderen Branchen braucht es unbedingt den Menschen, der das Gesamtbild beurteilt. Mit einem Quereinsteiger hat das Unternehmen zu Beginn etwas mehr operativen Aufwand, weil er sich in ein neues Feld einarbeiten muss. Da wäre es fatal, wenn andere Faktoren nicht passen – wenn derjenige menschlich nicht ins Team passt oder der Anfahrtsweg zu weit ist. Ein echter Mensch oder Recruiter muss prüfen, ob das gesamte Umfeld stimmt. Wenn der Rest passt, liegt im Wechsel von der Automobilindustrie in die Robotik eine riesige Chance, die in der Praxis auch schon erfolgreich genutzt wird.

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Welche Rolle spielen Führungskräfte in diesem Prozess und warum müssen sie am Ende die Verantwortung behalten?

Menschenkenntnis auf reiner Datenbasis mag KI-gestützt möglich sein, aber Intuition und Bauchgefühl sind unersetzbar. Eine Führungskraft zeichnet sich per Definition dadurch aus, dass sie Menschen führen kann und ein Gespür für ihr Gegenüber besitzt – sonst wäre sie nicht in dieser Rolle. Führung ist reine Menschenführung.

Wie soll eine KI Menschen führen? Wir Menschen sind Emotionstiere und Herdengeschöpfe. Wir lassen uns von Menschen anders führen als von Algorithmen. Das ist genau wie im Vertrieb bei hochpreisigen, erklärungsbedürftigen Produkten: Auch da wird KI den Menschen nicht ersetzen, weil Verkäufe und Führung über Emotionen ablaufen.

Keywords im Lebenslauf: Was KI wirklich erkennt – und was nicht

Auf Recruiting-Messen hört man von Ingenieuren oft, dass sie versuchen, bestimmte Keywords oder Buzzwords in ihren Lebenslauf einzubauen, damit die KI sie nicht aussortiert. Was halten Sie von dieser Strategie?

Wenn ich heute Bewerber wäre und wüsste, dass KI auf der Gegenseite eingesetzt wird, würde ich mich informieren und genau diese Signalwörter einbauen. Es ist ein pragmatischer Weg, um die erste Hürde zu nehmen und überhaupt bis zum Menschen durchzudringen. Am Ende steht in jedem Unternehmen, das ich betreue, ein Mensch, der die Einstellungsentscheidung trifft. Es gibt kein einziges Unternehmen bei uns, wo eine KI autonom über eine Einstellung entscheidet.

Aber: Aus meiner Erfahrung – auch bei Ingenieurs- und Architektenbüros im Mittelstand – ist der Einsatz von KI zur Buzzword-Filterung in der Praxis aber noch gar nicht so weit verbreitet, wie viele Bewerbende glauben.

Das bedeutet, viele Unternehmen nutzen solche strengen Keyword-Filter in der Realität noch gar nicht?

Richtig. Was bisher gemacht wird, ist eine Filterung nach harten, indiskutablen Fakten, zum Beispiel der Wohnort beziehungsweise die Regionalität, wenn jemand nicht bereit ist umzuziehen und die Stelle Präsenz erfordert. Aber selbst das hängt vom Einzelfall ab: Wenn die Firma ohnehin einen neuen Standort plant oder Homeoffice anbietet, fällt man auch dort nicht raus.

Automatische Vorauswahl: Wie Unternehmen verhindern, gute Bewerber zu verlieren

Wie läuft dieser Filterprozess technisch ab und was passiert mit den Bewerbenden, die von der KI als unpassend eingestuft werden?

Man kann dem System über Prompts genau vorgeben, was relevant ist. Extrem wichtig für die Praxis ist jedoch: Bewerbungen, die von der KI ausgefiltert werden, werden bei den Unternehmen stichprobenartig noch einmal von Menschen kontrolliert. Der Mensch macht also einen Double-Check über die KI. Das Vertrauen in diese neuen Systeme ist noch nicht bei 100 Prozent.

Für Unternehmen ist ein guter Bewerber enorm viel wert. Es wäre finanziell ein Verlust und menschlich hochgradig unseriös, gute Kandidaten versehentlich automatisiert abzulehnen. Das würde sofort zu negativen Google-Bewertungen führen und den Ruf der Arbeitgebermarke schädigen. Unternehmen achten sehr streng darauf, dass genau das nicht passiert.

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Das klingt beruhigend für Bewerbende. Blickt man in die Zukunft: Glauben Sie, dass Algorithmen irgendwann doch die Intuition ersetzen können?

Die Systeme werden mit der Zeit präziser und die Fehlerrate sinkt. Aber das Thema Intuition und Bauchgefühl wird eine KI niemals ersetzen können. Denn diese Faktoren stehen in keinem Lebenslauf und in keinem Anschreiben. Selbst wenn ein Bewerber reinschreibt, er sei handwerklich extrem begabt, aber wenn er bei Probearbeiten zwei linke Hände hat, bringt die Datengrundlage der KI gar nichts.

Berufseinstieg im KI-Zeitalter: Warum Motivation Erfahrung schlagen kann

Bewerbende nutzen inzwischen selbst KI, um Lebensläufe und Anschreiben zu verfassen. Dadurch klingt vieles sehr generisch. Wie gehen Unternehmen damit um?

Wir beobachten schon seit Jahren, dass der klassische Lebenslauf und das Anschreiben immer mehr an Bedeutung verlieren. Durch KI wird es noch einfacher, Texte perfekt klingen zu lassen. Was für Unternehmen noch echte Relevanz besitzt, sind tatsächliche Arbeitszeugnisse und Referenzen aus früheren Betrieben. Der Fokus verschiebt sich komplett auf den persönlichen Eindruck im Erstgespräch und bei Probearbeiten.

Was bedeutet dieser Bedeutungsverlust von Lebensläufen für Berufseinsteiger? Ohne Berufserfahrung und ohne Arbeitszeugnisse entstehen schnell Hürden. Wie sollten Absolventen vorgehen?

Wenn eine Stelle zwingend jahrelange Projektleitererfahrung erfordert, kann man diese nicht erzwingen. Aber der Markt ist gespalten: Etwa die Hälfte der Unternehmen sucht erfahrene Kräfte für komplexe Aufgaben, die andere Hälfte sagt: „Solange die Grundausbildung da ist und die Motivation stimmt, lernen wir die Person gerne ein.“ Wenn Absolventen den passenden Abschluss mitbringen, werden sie keineswegs pauschal ausgefiltert.

Werden Bewerber bei der KI-Sortierung eigentlich nur in „geeignet“ und „ungeeignet“ unterteilt?

Nein, meistens wird in zwei bis drei Relevanzstufen gefiltert:

• A-Kandidaten: Bringen Ausbildung und Berufserfahrung mit.
• B-Kandidaten: Haben die passende Ausbildung, aber noch keine Berufserfahrung.
• C-Kandidaten: Weisen größere Abweichungen auf.

Wer die passende Ausbildung hat, landet meist in der B-Kategorie und wird angeschaut. In der Praxis entscheiden sich immer mehr Kunden und wir intern genauso – lieber für einen motivierten B-Kandidaten mit weniger Erfahrung, der aber menschlich, vom Humor und von der Einstellung her perfekt ins Team passt und Energie mitbringt. Berufserfahrung kann man erlernen, die richtige Haltung und intrinsische Motivation bringt man mit.

Kann eine KI denn zumindest das zukünftige Entwicklungspotenzial eines Bewerbers erkennen?

Wenn man die KI mit ausreichend Unternehmensdaten füttert, etwa den Wachstumszielen für die nächsten drei bis fünf Jahre, kann sie stützende Hinweise geben wie: „Dieser Bewerber könnte in einem Jahr für Position X interessant sein.“ Was sie aber nicht kann: Aus einem Lebenslauf herauslesen, ob ein Berufseinsteiger das Potenzial hat, einmal stellvertretender Geschäftsführer zu werden. Das merkt man nur im persönlichen Kontakt. Um Führungsaufgaben zu übernehmen, braucht man Kommunikationsstärke und Charisma – das zeigt sich erst im Gespräch.

KI als Werkzeug, nicht als Entscheider

Gibt es abschließend einen Punkt, den Sie Unternehmen und Bewerbern im Umgang mit Künstlicher Intelligenz mit auf den Weg geben möchten?

Ich empfehle vor allem kleineren Betrieben, ihre emotionale Abwehrhaltung gegenüber KI abzulegen. Es hilft nicht zu sagen: „Wir wollen das nicht, bei uns zählt nur die Menschlichkeit.“ KI ist weder gut noch schlecht – sie ist neutral.

Wer sich der Technologie komplett verschließt, handelt sich einen Wettbewerbsnachteil ein, weil Prozesse mit KI schlicht effizienter und kostengünstiger werden. Genauso davor warnen möchte ich aber, ins andere Extrem zu verfallen und zu glauben, KI könne in einem Jahr alles ersetzen. Wer Entscheidungen nur noch auf KI-Basis trifft, wird retrospektiv merken, dass die eigene Menschenkenntnis die bessere Wahl gewesen wäre. Man sollte KI sachlich dort einsetzen, wo es um messbare, objektive Aufgaben geht – und überall dort darauf verzichten, wo es um den Menschen geht.

Das klingt nach einem sehr pragmatischen Ansatz: KI als ganz normales Arbeitsmittel – wie ein Werkzeug.

Ganz genau. Der Vergleich mit einem Werkzeug passt perfekt. KI ist wie ein Hammer oder ein Schraubenzieher. Für die eine Aufgabe ist der Hammer genau das Richtige, für eine andere ist er völlig ungeeignet. Es ist ein Tool, bei dem man am Zahn der Zeit bleiben sollte. Aber am Ende ist es nur ein Werkzeug. Und ein Werkzeug allein entscheidet nie darüber, ob ein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht.

Wenn man KI als Werkzeug betrachtet, stellt sich auch die Haftungsfrage: Wer trägt die Verantwortung, wenn durch den Einsatz von KI eine Fehlentscheidung im Recruiting getroffen wird?

Zu 100 Prozent der Mensch beziehungsweise die Führungskraft. Genau aus diesem Grund dürfen Personalentscheidungen niemals vollständig an eine Technologie abgegeben werden. Wer KI als das nutzt, was sie ist – ein unterstützendes Hilfsmittel für Routineaufgaben –, behält den Kopf frei für das Wesentliche: die persönliche Begegnung, die Führungsverantwortung und das richtige Bauchgefühl für Menschen.

Vielen Dank für das Gespräch!

Florian Sedlmayer ist Gründer und Geschäftsführer von Sedlmayer Consulting. Das Unternehmen unterstützt Schweizer KMU bei der Suche nach qualifizierten Fachkräften.

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