Es muss nicht immer Teams sein
Ob Projekte erfolgreich sind und man im Job weiterkommt, hängt maßgeblich davon ab, gekonnt zu kommunizieren. Doch viele neue Kommunikationswege sorgen für Verwirrung.
Digitale Kollaborations-Tools sind sehr beliebt. Aber in welcher Situation wir am besten kollaborieren?
Foto: PantherMedia / Peopleimages
Bevor es ein Meeting sein muss, reicht oft auch ein Telefonat. Wie entscheidet man richtig, welche Nachricht in welchem Format übermittelt werden sollte? Christoph Magnussen von der New-Work-Beratung Blackboat erklärt, in welcher Situation wir wie am besten kollaborieren.
Spätestens nach Corona erfreuen sich digitale Kollaborations-Tools großer Beliebtheit. Doch muss es immer ein Teams-Meeting sein?
Nein, sollte es auch nicht! Wir alle haben im Arbeitsalltag unterschiedliche Bedürfnisse und befinden uns in unterschiedlichen Situationen. Wenn ich gerade die Kids in den Kindergarten bringe, wird es schwieriger, mich in Videocalls einzuwählen. Habe ich Kolleginnen und Kollegen länger nicht gesehen, kann es wiederum sehr schön sein, sich mal wieder in die Augen zu blicken. Es kommt, wie in vielen Situationen, darauf an. Aber die Möglichkeiten bei den digitalen Kollaborations-Tools sind so vielfältig – da decken Videocalls wie Teams-Meetings nur einen kleinen Teilbereich ab.
Wenn ein Telefonat eine bessere Lösung ist…
Ab wann wird es zu kompliziert, so dass ein simples Telefonat besser wäre?
Die Frage ist gar nicht: Videocall oder Telefonat? Vielmehr kommt es auf die Unterscheidung zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation an. Zum einen, weil es sich eher an die Arbeitsrealität anpasst – wenn meine Kollegin oder mein Kollege gerade unterwegs ist, kann ich ihm oder ihr trotzdem über Teams, Slack & Co. schreiben. Zum anderen, weil es mit einbezieht, dass unser Gehirn Informationen unterschiedlich schnell verarbeitet. Prasselt in einer synchronen Kommunikationsumgebung zu viel auf uns ein, schalten wir ab. Bei asynchronen Gesprächen können wir uns viel intensiver mit dem Gesagten oder Geschriebenen auseinandersetzen und dann strukturiert antworten. Haben wir also vor einem komplizierten Gespräch vorab asynchron zum Beispiel die Agenda oder konkrete Inhalte gelesen, fällt es uns leichter, im Gespräch Lösungen zu finden.
Lässt sich wirklich alles online und remote klären? Gerade wenn es um komplizierte technische Zusammenhänge geht?
Kollaboration funktioniert erstmal unabhängig vom Kanal und kann auch bei komplizierten Zusammenhängen online erfolgreich sein. Was hier jedoch wichtig ist: Es kommt nicht auf die Wahl des einen richtigen Kanals an, sondern darauf, dass unsere unterschiedlichen Kommunikationstools ineinandergreifen.
Kommunikationskanäle für Ingenieurinnen und Ingenieure
Wie das? Wie hilft die von Ihnen entwickelte Kollaborations-Matrix dabei?
Wir haben die Kollaborations-Matrix bei Blackboat entwickelt, um die verschiedenen Kommunikationssituationen abzubilden und so eine Art Guideline für die Wahl des richtigen Kommunikations-Tools an die Hand zu geben. Generell gilt, je emotionaler das Thema, desto synchroner der Kanal. Feedback-Gespräche sollten deshalb zum Beispiel immer im direkten Austausch passieren. Je asynchroner der Kanal, desto einfacher funktioniert die Kommunikation dann auch remote. Zusätzlich hilft es aber, wenn Unternehmen, die mit so einer Art Matrix arbeiten, feste Regeln für bestimmte Kommunikationssituationen aufstellen und so die Wahl für das richtige Kommunikations-Tool noch leichter fällt und intuitiv wird.
Ihre Tipps: Wann und für was sollten Ingenieurinnen und Ingenieure welchen Kommunikationskanal wählen?
Ist man sich unsicher, welchen Kanal man wählen soll, hilft ein Blick auf die Matrix. Emotionale Gespräche sollten, wenn möglich, im Büro geführt werden. Vieles andere lässt sich aber auch asynchron über die vielen digitalen Kommunikations-Tools klären. Gerade Gespräche, die viel Hintergrundwissen erfordern, lassen sich asynchron gut vorbereiten, da so alle Personen genug Zeit haben, sich einzulesen und vorzubereiten.
Welche Folgen hat es, wenn wenig angemessene Kommunikationskanäle gewählt werden?
Im schlimmsten Fall führt es dazu, dass man im Team nicht gut zusammenarbeitet. Ist die Kommunikation schlecht, leidet die Kollaboration. So kann ein Feedback, was per Mail versendet wird, für schlechte Stimmung sorgen, während man vielleicht in Meetings, die mit zu viel neuen Informationen vollgepackt sind, schnell abschaltet und nichts mehr mitbekommt. In den meisten Fällen führt deshalb ein nicht angemessener Kommunikationskanal zu Frustration, weil es meist nicht den gewünschten Effekt zur Folge hat.
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