Der letzte Tag im Job: Die Macht des Offboardings

Offboarding & Exit-Gespräch: Der letzte Eindruck eines Unternehmens prägt die Arbeitgebermarke oft stärker als der erste Kontakt.

Foto: Smarterpix/AndreyPopov

Der Moment, in dem Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist kein Abschluss – sondern ein Test. Genau hier zeigt sich, wie ernst ein Unternehmen seine Kultur, seine Führung und seine Wertschätzung wirklich nimmt.

Wie man es schon öfters gehört hat: Menschen kündigen nicht einfach einen Job. Sie verlassen Erfahrungen, Führungskulturen und manchmal ungelöste Probleme. Genau deshalb beginnt ein professionelles Offboarding nicht erst am letzten Arbeitstag und endet nicht mit der Rückgabe des Firmenlaptops. Unternehmen investieren viel Zeit in Recruiting und Onboarding, unterschätzen jedoch häufig den letzten Abschnitt der Employee Journey: das Exit-Gespräch und den strukturierten Offboarding-Prozess.

Dabei steckt gerade hier enormes strategisches Potenzial. Ein professionell geführtes Exit-Gespräch liefert wertvolle Einblicke in Unternehmenskultur, Mitarbeiterzufriedenheit und interne Prozesse. Gleichzeitig kann ein durchdachter Offboarding-Prozess die Arbeitgebermarke stärken, Risiken minimieren und langfristige Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitenden sichern.

Was ist ein Exit-Gespräch?

Ein Exit-Gespräch ist ein strukturiertes Feedbackgespräch zwischen einem ausscheidenden Mitarbeitenden und dem Unternehmen, meist geführt durch HR oder Führungskräfte. Ziel ist es, ehrliches und reflektiertes Feedback zu erhalten, um die Gründe für die Kündigung besser zu verstehen und daraus organisatorische Verbesserungen abzuleiten.

Das Exit-Gespräch findet typischerweise in den letzten Arbeitstagen statt und bildet einen wichtigen Bestandteil eines professionellen Offboardings. Es bietet beiden Seiten die Möglichkeit, die Zusammenarbeit wertschätzend und konstruktiv abzuschließen.

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Typische Ziele eines Exit-Gesprächs:

• Ursachen für Kündigungen identifizieren
• Verbesserungspotenziale im Unternehmen erkennen
• Feedback zur Unternehmenskultur erhalten
• Arbeitsprozesse und Strukturen optimieren
• Mitarbeiterbindung langfristig stärken
• Wertschätzung im Abschluss ausdrücken

Ein Exit-Gespräch ist dabei weit mehr als eine Formalität. Es ist ein strategisches Instrument der Organisationsentwicklung und ein zentraler Bestandteil moderner HR-Strategien.

Was bedeutet Offboarding?

Offboarding beschreibt den gesamten Prozess des Mitarbeiteraustritts und umfasst organisatorische, technische und zwischenmenschliche Maßnahmen. Ziel ist es, den Übergang professionell, sicher und wertschätzend zu gestalten.

Ein strukturierter Offboarding-Prozess beinhaltet unter anderem:

• Übergabe von Aufgaben und laufenden Projekten
• Wissenstransfer an Teams oder Nachfolger
• Rückgabe von Arbeitsmitteln und Geräten
• Deaktivierung von Benutzerkonten und Zugängen
• Administrative und rechtliche Schritte
• Durchführung des Exit-Gesprächs
• Verabschiedung und nachhaltige Beziehungspflege

Während viele Unternehmen stark in das Onboarding investieren, wird Offboarding häufig unterschätzt – obwohl gerade dieser Prozess langfristige Auswirkungen auf Kultur, Sicherheit und Arbeitgeberattraktivität hat.

Warum professionelles Offboarding so wichtig ist

Ein Mitarbeiteraustritt wird in vielen Unternehmen noch immer als rein administrativer Abschluss betrachtet. In der Realität ist Offboarding jedoch ein strategischer Prozess innerhalb der Employee Journey, der direkten Einfluss auf Wissenstransfer, Sicherheit und Arbeitgeberimage hat.

Wenn Offboarding unstrukturiert erfolgt, entstehen schnell gravierende Nachteile: wertvolles Wissen geht verloren, Sicherheitsrisiken steigen und der letzte Eindruck beim Mitarbeitenden kann negativ geprägt werden. Genau dieser letzte Eindruck wirkt jedoch oft nachhaltiger als viele Maßnahmen während der gesamten Beschäftigungszeit.

Ein professionell gestalteter Offboarding-Prozess bietet dagegen klare Vorteile für Unternehmen:

• Wissenssicherung: Erfahrungswissen bleibt im Unternehmen und geht nicht durch den Austritt verloren.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Ehemalige Mitarbeitende bleiben oft beruflich und privat vernetzt und beeinflussen die externe Wahrnehmung nachhaltig.
• Besseres Verständnis von Mitarbeiterfluktuation: Wiederkehrende Kündigungsgründe werden sichtbar und ermöglichen gezielte Optimierungen in Führung, Struktur und Entwicklung.
• Minimierung von Sicherheitsrisiken: Zugänge, Systeme und Daten werden kontrolliert entzogen, wodurch Datenschutz- und IT-Risiken reduziert werden.

Insgesamt zeigt sich, dass Offboarding weit mehr ist als ein organisatorischer Pflichtprozess. Es ist ein zentraler Bestandteil moderner Personalstrategie, der operative Sicherheit mit kultureller Weiterentwicklung verbindet. Unternehmen, die Offboarding ernst nehmen, gewinnen nicht nur Kontrolle über Prozesse, sondern auch wertvolle Erkenntnisse für ihre zukünftige Entwicklung.

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Offboarding-Erfahrungen in kununu-Bewertungen

Im Rahmen einer umfassenden Analyse wurden insgesamt 196.102 kununu-Bewertungen untersucht, die zwischen dem 1. Jänner 2023 und dem 31. Dezember 2025 in Österreich abgegeben wurden. Innerhalb dieser Gesamtmenge enthielten 1857 Bewertungen konkrete Hinweise auf Erfahrungen im Zusammenhang mit dem Offboarding. Dafür wurden Begriffe ausgewertet, die direkt mit dem Ende eines Arbeitsverhältnisses verknüpft sind, darunter unter anderem Austritt, Offboarding, Kündigung, letzter Arbeitstag sowie Abschied.

Auch wenn der Anteil dieser Bewertungen mit 0,95 % vergleichsweise gering erscheint, zeigen die Ergebnisse dennoch deutliche Muster. Sobald das Thema Offboarding in einer Bewertung erwähnt wird, verändert sich die Wahrnehmung eines Arbeitgebers signifikant. So sinkt die durchschnittliche Weiterempfehlungsrate von 71,4 % auf lediglich 20,1 %, wenn Offboarding-Erfahrungen Teil der Bewertung sind.

Noch deutlicher zeigt sich der Effekt beim sogenannten „kununu Score“, der verschiedene Faktoren wie Gehalt, Arbeitsbedingungen, Unternehmenskultur und Work-Life-Balance zusammenführt. Bewertungen mit Offboarding-Bezug erreichen im Schnitt nur 2,47 von 5 Sternen, während Bewertungen ohne entsprechende Nennung deutlich höher bei 3,78 Sternen liegen.

Bestandteil des Employer Brandings

„Die Zahlen legen nahe, dass man Offboarding nicht rein als administrativen Abschluss und lästige Pflicht sehen sollte, sondern als strategischen Bestandteil des Employer Brandings. Der letzte Eindruck, den ein Unternehmen hinterlässt, wirkt oft nachhaltiger als der erste – und zahlt auf die Strahlkraft eines Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt ein“, so Dario Wilding.

„Ehemalige Mitarbeitende sind zentrale Stimmen der Arbeitgebermarke – ihre Exit-Erfahrung entscheidet, ob sie zu Fürsprecherinnen oder Kritikern werden“, resümiert Dario Wilding, Head of External Communications der Arbeitgeber-Vergleichsplattform kununu.

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