Zwei Arbeitstage unproduktiv 22.10.2013, 15:23 Uhr

E-Mail- und Besprechungsfluten halten Büroangestellte vom Arbeiten ab

Die digitale Kommunikationsflut treibt deutsche Büros in den Wahnsinn: Immer mehr Angestellte ärgern sich über unnütze E-Mails und schlecht organisierte Besprechungen. Nur drei von fünf Arbeitstagen werden als produktiv empfunden.

Beschäftigte in Büros fühlen sich im stärker durch die elektronische Kommunikation abgelenkt. Nur drei von fünf Arbeitstagen werden als produktiv empfunden, so eine neue Studie.

Beschäftigte in Büros fühlen sich im stärker durch die elektronische Kommunikation abgelenkt. Nur drei von fünf Arbeitstagen werden als produktiv empfunden, so eine neue Studie.

Foto: Wolfgang Thieme/dpa

Die Zeiten des Web 2.0 machen den Menschen in seiner Kommunikation flexibler denn je. Und davon sollten eigentlich auch Unternehmen profitieren. Tun sie aber nicht, sagt eine neue Studie der AKAD Hochschule in Leipzig: Denn mittlerweile verbringen Büroangestellte so viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails, der Präsenz in sozialen Netzwerken und Abstimmungen mit den Kollegen, dass sie zwei der fünf Arbeitstage zeitlich als unproduktiv empfinden.

Überstunden: Die meisten Angestellten arbeiten länger als vereinbart

„Eine Ursache liegt im beständig wachsenden Kommunikationsaufwand“, erklärt Prof. Daniel Markgraf, Leiter der neuen Arbeitseffizienz-Studie. Die Mitarbeiter kommunizieren mit Kunden und sprechen sich intern ab. Dabei scheint sich der schnelle Griff zur Tastatur zu einer wahren Reizüberflutung aufzuschaukeln. „Jeder Vierte empfindet die Hälfte der empfangenen E-Mails als unproduktiv.

Viele Beschäftigte fühlen sich durch E-Mails zwar abgelenkt, doch die meisten schätzen sie als große Erleichterung der Kommunikation.

Viele Beschäftigte fühlen sich durch E-Mails zwar abgelenkt, doch die meisten schätzen sie als große Erleichterung der Kommunikation.

Foto: AKAD Hochschule Leipzig

Trotzdem werden E-Mails von 79 Prozent als große Erleichterung der Kommunikation empfunden, weniger als zehn Prozent sehen keine Vereinfachung in diesem Bereich. Dennoch sagt auch die Hälfte der Befragten, dass E-Mails kein Ersatz für ein Gespräch am Telefon sind, sondern nur eine Ergänzung.

Die Teilnehmer der Studie erhalten täglich im Schnitt 36 berufliche E-Mails. 25 Prozent der Befragten erhalten zwar weniger als 20 Mails am Tag, dabei liegen 25 Prozent bei mehr als 50 Mails täglich. Zwei Drittel der Befragten verbringen bis zu zwei Stunden täglich mit der Bearbeitung von E-Mails. Knapp zwei Drittel lesen und bearbeiten zudem berufliche E-Mail auch in der Freizeit.

So überrascht es nicht, dass die Angestellten Überstunden schieben, um ihre Arbeit zu schaffen. Die mehr als 1500 Befragten gaben an, im Schnitt rund 16 Prozent länger als vertraglich vereinbart zu arbeiten. Bei einer 40-Stunden-Woche entspricht das fast einem Tag zusätzlich.

Für die meisten sind E-Mails zwar eine Erleichterung, aber ein Drittel fühlt sich durch den elektronischen Mail-Verkehr belastet.

Für die meisten sind E-Mails zwar eine Erleichterung, aber ein Drittel fühlt sich durch den elektronischen Mail-Verkehr belastet.

Foto: AKAD Hochschule Leipzig

Trotzdem haben viele Arbeitnehmer nicht das Gefühl, genügend zu arbeiten. Dieser Trend dürfte sich verhärten, wenn sich berufliche Social-Media-Aktivitäten im Büro ausbreiten. Doch soweit sei es noch nicht, sagt Markgraf: „Facebook und Skype sind auch im beruflichen Umfeld auf dem Vormarsch, dort aber noch nicht etabliert.“

Bis zu 70 Prozent der vereinbarten To-dos landen im Mülleimer

Auch die Qualität der Besprechungen scheint in vielen Unternehmen unter der kaum zu bewältigenden Informationslast zu leiden. So werden laut Studie nur 60 Prozent der vereinbarten To-dos tatsächlich umgesetzt. Jürgen Kurz, Geschäftsführer der tempus GmbH und ebenfalls an der Studie beteiligt, überrascht das nicht: „Die Erfahrungen aus meiner Beratungspraxis decken sich mit den ermittelten Zahlen. In Großunternehmen werden laut Aussagen der Mitarbeiter eher nur 30 bis 40 Prozent der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben tatsächlich erledigt.

Manchmal hilft schon ein aufgeräumter Schreibtisch

Da sich häufende Überstunden auf Dauer keine Lösung darstellen, wird die Verbesserung der digitalen Büroorganisation in Zukunft eine wichtige Aufgabe der Unternehmensführung sein. Dabei sind die ersten Verbesserungsmöglichkeiten laut Studie oftmals recht trivial und wirken sogar recht lustig: Denn knapp die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz um mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnten.

Von Patrick Schroeder
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