Erst abgesagt, dann eingestellt: Warum ein Recruiter die passende Erfahrung übersah

Eine Bewerbung kann fachlich passen und trotzdem mit einer Absage enden. Der Karriereberater Bastian Hughes hat das selbst erlebt. Während seiner zehn Jahre im Recruiting lehnte er einen Bewerber zunächst ab. Einige Zeit später wurde derselbe Mann eingestellt.

„Ich habe schon mal einen Bewerber abgesagt und einige Zeit später haben wir genau diesen Bewerber eingestellt“, erzählt Hughes bei dem VDI nachrichten Recruiting Tag in Frankfurt.

Die Stelle hatte sich in der Zwischenzeit kaum verändert. Auch der Bewerber war nicht plötzlich besser qualifiziert. Der entscheidende Unterschied lag darin, wie seine Erfahrung wahrgenommen wurde.

Bewerbung: Wenn die passende Erfahrung nicht erkannt wird

Der Bewerber hieß Benjamin. Hughes prüfte damals seine Unterlagen. Fachlich fand er das Profil interessant. Eine bestimmte Methodik, die für die Stelle relevant war, konnte er in der Bewerbung allerdings nicht erkennen.

Seine Schlussfolgerung: Die gesuchte Erfahrung fehlt. Benjamin bekam eine Absage. Am nächsten Morgen meldete er sich telefonisch. Die gesuchte Erfahrung habe er durchaus, erklärte er. Sie ergebe sich aus seiner bisherigen Tätigkeit.

Hughes schaute sich die Bewerbung erneut an und erkannte den Zusammenhang. „Die Erfahrung war vorhanden, aber ich hatte die Verbindung nicht erkannt“, sagt er.

Benjamin wurde erneut betrachtet, später zum Vorstellungsgespräch eingeladen und schließlich eingestellt.

Für Hughes steckt darin eine wichtige Unterscheidung: „Vorhandene Passungen und erkennbare Passungen sind nicht dasselbe.“

Was nach dem Absenden der Bewerbung passiert

Für Bewerber ist der Ablauf zunächst klar: Stellenanzeige lesen, Anforderungen prüfen, Unterlagen verschicken.

Im Unternehmen sieht die Situation anders aus. Hinter einer ausgeschriebenen Stelle steht meist ein konkreter Bedarf. Vielleicht hat jemand das Unternehmen verlassen. Vielleicht wächst ein Team oder ein Projekt steht unter Zeitdruck. Vielleicht braucht eine Führungskraft jemanden, der schnell Verantwortung übernehmen kann.

Zwei Stellen mit demselben Jobtitel können deshalb zu unterschiedlichen Anforderungen führen.

Nach dem Absenden landet eine Bewerbung häufig zunächst im Recruiting. Dort muss eine erste Verbindung hergestellt werden: Was sucht das Unternehmen und welche dieser Anforderungen sind im Profil des Bewerbers erkennbar?

Hughes kennt diese Situation aus eigener Erfahrung. Als Recruiter musste auch er technische Profile beurteilen, obwohl er selbst nicht aus einem technischen Fachbereich kommt. Im Recruiting ist das keine ungewöhnliche Situation. Selten ist dagegen die Kombination beider Kompetenzen: technisches Know-how und Erfahrung im Recruiting.

„Ich bin Recruiter, ich bin vom Background BWLer, und trotzdem muss ich eine Entscheidung treffen“, sagt er.

Für Bewerber bedeutet das: Ein Lebenslauf sollte die Verbindung zwischen der eigenen Erfahrung und den Anforderungen der Stelle möglichst verständlich machen.

Eine Absage kommt nicht immer von einem Algorithmus

Eine standardisierte Absage kann schnell den Eindruck erwecken, dass ein automatisiertes System über die Bewerbung entschieden hat. Hughes hält diesen Schluss für voreilig. In seinem eigenen Beispiel war es kein System, das Benjamin aussortierte. „Das System hat ihn aber nicht aussortiert. Das war ich, ein Mensch.“

Auch eine automatisch verschickte Absage sagt deshalb zunächst wenig darüber aus, wie die Entscheidung zustande gekommen ist.

Im Vorstellungsgespräch zählt die Wirkung

„Der Fachbereich interessiert sich weniger dafür, ob Benjamin seinen Lebenslauf richtig designed hat oder es irgendwie schick aussieht“, sagt Hughes.

Interessanter sei, was der Bewerber im Unternehmen bewirken könne. „Welches Problem kann er lösen? Was wird mit ihm besser, schneller, stabiler oder überhaupt erst möglich?“

Für das Vorstellungsgespräch empfiehlt Hughes deshalb, die eigene berufliche Erfahrung mit konkreten Ergebnissen zu verbinden. Eine einfache Struktur hilft dabei: Was war die Situation? Was hat die Person konkret getan? Was war danach anders?

So entsteht aus einer Tätigkeitsbeschreibung ein Beispiel für die eigene Wirkung.

Bewerbungsgespräch: Was soll nach sechs Monaten anders sein?

Für die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch empfiehlt Hughes eine konkrete Frage: „Woran merkt der Fachbereich nach sechs Monaten, dass ich die richtige Person für diesen Job war?“ Die Antwort darauf kann helfen, passende Beispiele aus dem eigenen Berufsleben auszuwählen.

Bei einer Ingenieurstelle können das etwa Erfahrungen aus Entwicklungsprojekten, der Produktion, der Prozessoptimierung oder der Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen sein. Wichtig ist der Bezug zur konkreten Position.

Wer beantworten kann, welchen konkreten Beitrag er oder sie im Unternehmen leisten kann, hat nach Hughes’ Einschätzung meist schon viele Ansatzpunkte für das Gespräch. Das hilft nicht nur im Vorstellungsgespräch. Auch später, etwa bei einer Gehaltsverhandlung nach einigen Jahren im Unternehmen, kommt es darauf an, den eigenen Beitrag und die erzielten Ergebnisse klar benennen zu können.

Warum der Fachbereich die Einstellung begründen muss

Nach dem Vorstellungsgespräch müssen Recruiting und Fachbereich eine Entscheidung treffen. Der Bewerber ist dann nicht mehr dabei.

Eine zentrale Frage lautet: Warum diese Person? Denn eine Einstellung muss intern begründet werden können. Eine Führungskraft muss unter Umständen gegenüber anderen Verantwortlichen erklären, weshalb sie sich für einen Kandidaten entschieden hat.

„Irgendjemand muss irgendwann sagen, ich würde Benjamin nehmen. Und häufig kommt dann die nächste Frage. Warum?“ Für diese Entscheidung braucht es konkrete Argumente.

Natürlich können auch Gegenargumente existieren. Ein anderer Kandidat bringt vielleicht mehr Erfahrung mit. Eine lange Kündigungsfrist kann gegen einen Bewerber sprechen. Oder bestimmte Kenntnisse fehlen noch. Für Hughes bedeutet eine Einstellung deshalb nicht, dass jemand alle Anforderungen perfekt erfüllt.

„Ein Bewerber wird nicht eingestellt, weil er perfekt ist. Die Entscheidung fällt, wenn es genügend gute Gründe gibt, sich für diese Person zu entscheiden, und diese Gründe überwiegen.“

Drei Fragen für die Bewerbung

Aus seinem Beispiel leitet Hughes drei Fragen ab, die Bewerber bei der Vorbereitung nutzen können.

1. Warum komme ich für diese Stelle infrage?

Welche Anforderungen aus der Stellenanzeige erfülle ich? Wo ist meine bisherige Erfahrung für die Stelle relevant? Und wird dieser Zusammenhang aus meinen Bewerbungsunterlagen überhaupt deutlich? Das lässt sich einfach testen: Zeigen Sie Ihren Lebenslauf einer Person, die Ihre berufliche Erfahrung nicht kennt, und fragen Sie, ob sie erkennen kann, warum Sie für die Stelle geeignet sind. Bastian Hughes hat dafür einen ungewöhnlichen Praxistipp: Fragen Sie Ihre Schwiegermutter.

2. Was kann ich dort konkret bewirken?

Welches Problem kann ich mit meiner Erfahrung lösen? Was kann nach meiner Einstellung besser, schneller oder stabiler laufen?

3. Womit kann meine Einstellung intern begründet werden?

Welche konkreten Argumente bleiben nach dem Vorstellungsgespräch? Was kann die Führungskraft sagen, wenn sie ihre Entscheidung gegenüber anderen Verantwortlichen erklären muss?

Für Benjamin führte die Antwort auf diese Fragen letztlich zur Einstellung. Seine Qualifikation hatte sich nicht grundlegend verändert. Hughes erkannte seine passende Erfahrung, der Fachbereich konnte seinen möglichen Beitrag einschätzen und anschließend gab es genügend Argumente für die Einstellung.

Eine Bewerbung muss die eigene Erfahrung verständlich machen

Die Geschichte zeigt, wo Bewerbungen scheitern können: Eine relevante Erfahrung kann vorhanden sein, ohne dass sie im Auswahlprozess erkannt wird.

Deshalb lohnt es sich, die eigene Bewerbung aus der Perspektive des Arbeitgebers zu lesen. Welche Verbindung zwischen den Anforderungen der Stelle und der eigenen Erfahrung ist sofort verständlich? Wo könnte ein Recruiter nachfragen müssen?

Auch im Vorstellungsgespräch sollte es um mehr gehen als um die Aufzählung bisheriger Aufgaben.

Hughes bringt seine Empfehlung auf eine einfache Formel: „Warum komme ich für diese Stelle in Frage? Was kann ich dort konkret bewirken? Womit kann man gegenüber meiner Einstellung intern begründen?“

Für Bewerber heißt das: Die eigene Qualifikation sollte zur Stelle passen. Sie muss im Bewerbungsprozess aber auch erkennbar und für den Arbeitgeber nachvollziehbar sein.

Bastian Hughes verfügt über langjährige Erfahrung in der Automobilbranche, im Recruiting und in der Personalvermittlung. Seine berufliche Laufbahn begann bei einem großen Automobilhersteller im Raum Köln, wo er externe Ingenieure im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung betreute. Anschließend wechselte er in die Unternehmensberatung und später in die Personalvermittlung. Heute ist Hughes als Karriereexperte und Host des Podcasts „Berufsoptimierer“ tätig. Dabei beschäftigt er sich unter anderem mit Bewerbung, beruflicher Neuorientierung und Karriereentwicklung.

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