Vier Kolleginnen und Kollegen sitzen gemeinsam im Konferenzraum, zwei weitere sind per Videokonferenz zugeschaltet. Während im Raum diskutiert, gelacht und spontan auf Ideen reagiert wird, versuchen die beiden virtuell zugeschalteten Kollegen, überhaupt zu Wort zu kommen. Bis sie ihre Gedanken einbringen können, ist die Diskussion schon längst weiter. Eigentlich nehmen alle am selben Meeting teil. Doch haben auch alle die gleichen Möglichkeiten, sich einzubringen?
Studien zeigen, dass die räumliche Trennung bei hybriden Meetings die Gruppendynamik beeinflussen kann. Wer gemeinsam im Konferenzraum sitzt, hat dabei häufig Vorteile. Das liegt nicht nur an der Technik.
Inhaltsverzeichnis
Warum in Hybrid-Meetings zwei Gruppen entstehen
Bei hybriden Meetings sitzt ein Teil der Beschäftigten gemeinsam im Konferenzraum, während andere per Videokonferenz teilnehmen. Das stellt besondere Anforderungen an die Technik: Alle müssen sich gegenseitig hören und sehen können. Doch selbst wenn Mikrofone, Kameras und Internetverbindung einwandfrei funktionieren, können die zugeschalteten Personen benachteiligt werden. Denn neben den bereits bekannten Technikproblemen bei hybriden Meetings, beeinflusst auch die räumliche Nähe, wie Menschen miteinander kommunizieren.
Wer gemeinsam in einem Konferenzraum sitzt, bildet leichter eine eigene Gruppe. Das kann zulasten der Beschäftigten gehen, die sich nur digital zuschalten. Zu diesem Ergebnis kommen Forschende der FAU Erlangen-Nürnberg in einer qualitativen Studie. Sie haben dafür hybride Meetings in einer internationalen Unternehmensberatung und an der Hochschule beobachtet. Ihre Untersuchung zeigt, dass räumliche Nähe die Gruppenbildung fördert und dadurch Remote-Teilnehmende aus der gemeinsamen Interaktion ausgeschlossen werden können. Räumliche Nähe erleichtert spontane Kommunikation und kann das Gefühl verstärken, zu einer gemeinsamen Gruppe zu gehören. Wer nur digital zugeschaltet ist, teilt diese unmittelbare Umgebung nicht.
Das Problem ist nicht ausschließlich technisch: Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler identifizieren drei Einflussbereiche, nämlich das Meeting-Management, Kommunikations- und Kollaborationstechnologie sowie menschliche Gruppendynamik.
Wer im Raum sitzt, kommt leichter zu Wort
Wer gemeinsam im Konferenzraum sitzt, kann unmittelbar auf Blickkontakt, Gestik und spontane Wortmeldungen reagieren. Für zugeschaltete Beschäftigte ist das schwieriger: Je nach Kameraeinstellung sind nonverbale Signale kaum erkennbar, und durch Verzögerungen bei der Übertragung kann es passieren, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Dadurch kann es für Remote-Teilnehmende schwieriger werden, sich in laufende Diskussionen einzubringen.
Während die Anwesenden häufig direkt erkennen können, wann jemand etwas sagen möchte, sind Remote-Teilnehmende auf die audiovisuelle Übertragung angewiesen. Sie müssen einen geeigneten Moment finden, um sich einzuschalten, ohne andere zu unterbrechen. Virtuelle Handzeichen oder Chatnachrichten können dabei helfen, werden aber nicht immer rechtzeitig wahrgenommen.
Dadurch kann ein Ungleichgewicht entstehen: Die Personen im Konferenzraum bestimmen möglicherweise stärker den Gesprächsfluss, während zugeschaltete Beschäftigte größere Schwierigkeiten haben, ihre Ideen einzubringen. Allerdings bedeutet das nicht, dass Anwesende grundsätzlich mehr Einfluss haben. Auch die Zusammensetzung der Gruppe und die Moderation können eine Rolle spielen.
Warum Beschäftigte im Büro einen Informationsvorsprung haben können
Der persönliche Austausch kann Beschäftigten im Büro auch außerhalb der eigentlichen Besprechung Vorteile verschaffen. Eine Befragung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) unter mehr als 4000 Büro- und Wissensarbeitenden zeigt, dass Beschäftigte ihren Informationsstand im Büro deutlich höher einschätzen als im Homeoffice. Als wichtigen Grund für die Büropräsenz nennen sie den sozialen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.
Das deutet darauf hin, dass wichtige Informationen nicht nur in offiziellen Besprechungen ausgetauscht werden, sondern auch im direkten Kontakt zwischendurch. Wer überwiegend von zu Hause arbeitet, hat möglicherweise weniger Gelegenheiten für solche informellen Gespräche. Die Frage, wie viel Büropräsenz für Ingenieurinnen und Ingenieure tatsächlich sinnvoll ist, wird deshalb auch vor dem Hintergrund verschärfter Präsenzregeln diskutiert. Ob sich daraus langfristig Nachteile bei Entscheidungen oder Karrierechancen ergeben, lässt sich aus der Untersuchung allerdings nicht ableiten.
Warum die Technik das Problem nicht allein lösen kann
Eine gute Kamera oder eine stabile Internetverbindung reichen allein nicht aus, wenn die Moderation ausschließlich die Menschen im Raum berücksichtigt. Dennoch kann die technische Gestaltung beeinflussen, wie gleichberechtigt die Teilnehmenden miteinander kommunizieren.
Das zeigt eine Untersuchung von Microsoft Research zum Konferenzsystem Hybridge. Die Forschenden entwickelten ein experimentelles System, das zugeschalteten Personen mehr Kontrolle über ihre virtuelle Anwesenheit im Konferenzraum gibt.
Anders als bei einer klassischen Videokonferenz werden Remote-Teilnehmende auf Bildschirmen rund um einen Konferenztisch dargestellt. Gleichzeitig erhalten sie eine digitale Ansicht des Raumes und können selbst bestimmen, an welcher Stelle sie virtuell erscheinen und aus welcher Perspektive sie die Anwesenden betrachten möchten.
Die Forschenden verglichen Hybridge mit herkömmlichen hybriden Videokonferenzen und persönlichen Besprechungen. Dabei zeigte sich, dass das experimentelle System die Unterschiede zwischen anwesenden und zugeschalteten Personen beim Gefühl gemeinsamer Anwesenheit und beim wahrgenommenen Handlungsspielraum verringern konnte. Auch der Gesprächsfluss wurde gegenüber der klassischen Galerieansicht besser bewertet.
Ein ähnliches Ziel verfolgt das ebenfalls von Microsoft Research entwickelte System Perspectives. Hier werden die Videobilder aller Teilnehmenden digital zu einem gemeinsamen virtuellen Besprechungsraum zusammengeführt. Jede Person erhält eine räumlich konsistente Perspektive auf die anderen.
In einer Untersuchung mit 60 Teilnehmenden verglichen die Forschenden Perspectives mit verschiedenen herkömmlichen Videokonferenzansichten. Das System unterstützte unter anderem das Gefühl gemeinsamer Anwesenheit und verringerte die wahrgenommene kognitive Belastung.
Beide Untersuchungen verdeutlichen, dass es bei hybriden Meetings nicht nur darauf ankommt, ob die Technik funktioniert. Auch die Darstellung der Teilnehmenden und ihre Möglichkeiten, miteinander zu interagieren, spielen eine Rolle. Allerdings handelt es sich um experimentelle Systeme. Ob sich ihre Vorteile im regulären Arbeitsalltag langfristig bestätigen, bleibt offen.
Sind vollständig digitale Meetings die bessere Wahl?
Ein hybrides Meeting soll eigentlich das Beste aus beiden Arbeitswelten verbinden: den persönlichen Austausch im Büro und die Flexibilität des Homeoffice. Doch gerade diese Mischung kann zum Problem werden. Während die Beschäftigten im Konferenzraum direkt miteinander kommunizieren, sind die zugeschalteten Kolleginnen und Kollegen auf Kameras, Mikrofone und die Aufmerksamkeit der anderen angewiesen.
Bei einem vollständig digitalen Meeting sind dagegen alle über ihren eigenen Bildschirm zugeschaltet. Alle nutzen dieselben Funktionen, können sich virtuell melden und sehen die anderen Teilnehmenden in einer vergleichbaren Darstellung. Die räumliche Trennung zwischen einer Gruppe im Konferenzraum und den übrigen Beschäftigten entfällt damit.
Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass rein virtuelle Meetings gerechter sind. Auch dort können einzelne Personen die Diskussion dominieren oder Wortmeldungen übergangen werden. Die Forschung zur Gruppenbildung in hybriden Meetings legt jedoch nahe, dass eine einheitliche Teilnahmeform zumindest bestimmte Nachteile der räumlich getrennten Gruppen verringern könnte.
Gerade bei Besprechungen, in denen wichtige Entscheidungen getroffen oder gemeinsam Ideen entwickelt werden sollen, kann es deshalb sinnvoll sein, dass sich alle Beschäftigten einzeln digital zuschalten, auch diejenigen, die sich am selben Bürostandort befinden.
Wie hybride Meetings für alle fairer werden
Damit alle Beschäftigten gleichermaßen an einer hybriden Besprechung teilnehmen können, reicht eine funktionierende Videokonferenztechnik allein nicht aus. Entscheidend ist auch, wie das Meeting organisiert und moderiert wird. Denn eine fehlende Meeting-Kultur kann dazu führen, dass Besprechungen ineffizient ablaufen und Beschäftigte unnötig Zeit verlieren. Wer die Besprechung leitet, sollte darauf achten, dass die zugeschalteten Kolleginnen und Kollegen nicht zu bloßen Zuschauern werden.
Dabei können folgende Maßnahmen helfen:
- Remote-Teilnehmende aktiv einbeziehen: Die Moderation sollte regelmäßig gezielt nach Wortmeldungen der zugeschalteten Beschäftigten fragen und darauf achten, dass diese nicht übergangen werden.
- Klare Gesprächsregeln festlegen: Wortmeldungen sollten für alle erkennbar sein. Eine feste Reihenfolge kann insbesondere bei größeren Besprechungen verhindern, dass einzelne Personen die Diskussion dominieren.
- Technik richtig einsetzen: Gute Raummikrofone, geeignete Kameraperspektiven und eine stabile Internetverbindung erleichtern die Kommunikation. Wichtig ist, dass zugeschaltete Personen alle Anwesenden hören und möglichst auch sehen können.
- Informelle Entscheidungen vermeiden: Wichtige Beschlüsse sollten nicht ausschließlich zwischen den Anwesenden vor oder nach dem Meeting getroffen werden. Ergebnisse und Zuständigkeiten gehören in eine gemeinsame Dokumentation.
- Alle einzeln zuschalten: Bei besonders wichtigen Diskussionen kann es sinnvoll sein, dass sich auch die Beschäftigten im Büro jeweils über ihren eigenen Rechner beteiligen. So haben alle eine vergleichbare digitale Ausgangssituation. Allerdings müssen dabei mögliche Audioprobleme berücksichtigt werden.
Ein vollständig digitales Meeting kann deshalb unter bestimmten Bedingungen sogar die bessere Wahl sein. Denn wenn alle Teilnehmenden über dieselbe Plattform kommunizieren, entfällt zumindest die räumliche Trennung zwischen einer Gruppe im Konferenzraum und den übrigen Beschäftigten. Das garantiert zwar noch keine gleichberechtigte Beteiligung, kann aber eine wichtige Voraussetzung dafür schaffen.
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