Eine Minute kann über den nächsten Karriereschritt entscheiden. So viel Zeit nehmen sich 35 % der befragten Personalverantwortlichen höchstens, um eine Bewerbung erstmals zu sichten. Gleichzeitig lassen sich Anschreiben und Lebensläufe mit ChatGPT schnell formulieren und an eine Stellenausschreibung anpassen. Auch Unternehmen setzen zunehmend künstliche Intelligenz ein, um Bewerbungen vorzusortieren.
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Damit entsteht eine neue Situation im Recruiting: Auf der einen Seite steht eine KI-gestützte Bewerbung, auf der anderen eine KI-gestützte Auswahl. Doch was passiert, wenn die Technik darüber entscheidet, wer überhaupt eine Chance auf ein Vorstellungsgespräch bekommt?
„Wenn ein Anschreiben durch eine KI erstellt wird und eine KI das Anschreiben wiederum ausliest, dann kann man sich darüber unterhalten, für wen ist das überhaupt noch sinnvoll?“, sagt Tim Verhoeven, Senior Talent Strategy Advisor bei Indeed, im Gespräch mit ingenieur.de am Rande der Indeed FutureWorks, das HR-Fachevent in Düsseldorf.
Für ihn sollte künstliche Intelligenz den Bewerbungsprozess erleichtern. Sie darf aber nicht dazu führen, dass der persönliche Austausch auf der Strecke bleibt.
Jede dritte Bewerbung mit KI erstellt
Wie stark sich der Bewerbungsmarkt verändert, zeigt eine Censuswide-Umfrage von Indeed unter 300 Personalentscheidern in Deutschland. 56 % der Befragten erhalten heute mehr Bewerbungen pro ausgeschriebener Stelle als noch vor zwölf Monaten. 21 % berichten von einem deutlichen Anstieg. Bei 43 % gehen bis zu 50 Bewerbungen pro Stelle ein.
Den Anteil der mithilfe von KI erstellten Bewerbungen schätzen die Personalverantwortlichen auf durchschnittlich 33 %. Damit entsteht nach ihrer Einschätzung ungefähr jede dritte Bewerbung mit Unterstützung künstlicher Intelligenz.
Das beeinflusst auch die Bewertung der Unterlagen. 54 % der Befragten sagen, dass das Anschreiben für sie an Aussagekraft verloren hat. Auch Formulierungen im Lebenslauf (46 %), schriftliche Antworten in Bewerbungsformularen (43 %) und zu Hause bearbeitete Testaufgaben (33 %) werden kritischer bewertet. 41 % sortieren Bewerbungen direkt aus, wenn sie offensichtlich vollständig von einer KI verfasst wurden.
Gleichzeitig fehlt den Personalabteilungen häufig die Zeit, jede Bewerbung sorgfältig zu prüfen. 42 % der Befragten setzen offiziell Software oder KI-Systeme zur Vorauswahl ein. Weitere 28 % berichten, dass Mitarbeitende auf frei verfügbare Werkzeuge wie ChatGPT zurückgreifen, weil es keine offizielle Lösung gibt.
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Warum ein Lebenslauf allein nicht reicht
Der steigende Konkurrenzdruck ist für Verhoeven ein wichtiger Teil der Erklärung. Wenn weniger Stellen ausgeschrieben werden und mehr Menschen nach einer Beschäftigung suchen, wächst die Zahl der Bewerbungen, die Personalabteilungen bearbeiten müssen. Die erste Sichtung wird dadurch zur organisatorischen Herausforderung.
Doch ein Lebenslauf sagt nur begrenzt aus, wie gut jemand eine Aufgabe tatsächlich bewältigen kann. Verhoeven hält es deshalb für wichtig, die Vorauswahl von der eigentlichen Eignungsprüfung zu unterscheiden. Software kann Qualifikationen mit den Anforderungen einer Stelle abgleichen. Ob jemand fachlich und persönlich passt, sollte sich aber auch im weiteren Auswahlprozess zeigen.
Strukturierte Interviews und persönliche Gespräche bieten dafür wichtige Anhaltspunkte. Die Technik sollte Recruiter entlasten, damit sie mehr Zeit für geeignete Kandidatinnen und Kandidaten haben.
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So sollte ein Lebenslauf für Mensch und Software aussehen
Für Ingenieurinnen und Ingenieure empfiehlt Verhoeven, die eigenen Kompetenzen klar und verständlich darzustellen. Ein technisch ausgefeiltes oder besonders kreatives Layout ist nicht automatisch von Vorteil. Wenn eine Software die Inhalte nicht zuverlässig auslesen kann, geraten wichtige Qualifikationen möglicherweise aus dem Blick.
Stattdessen rät der Indeed-Experte zu einer pragmatischen Gestaltung:
- Fachkenntnisse konkret benennen: Relevante Kompetenzen und Erfahrungen sollten deutlich werden. Jobtitel allein reichen dafür nicht immer aus.
- Eine klare Struktur wählen: Überschriften und Abschnitte sollten logisch aufgebaut sein. Ungewöhnliche grafische Elemente können die automatische Auswertung erschweren.
- Fachbegriffe gezielt einsetzen: Die Begriffe sollten zur Stelle und zum tatsächlichen Erfahrungsprofil passen.
- KI als Unterstützung nutzen: ChatGPT kann Formulierungen verbessern und dabei helfen, Erfahrungen verständlicher darzustellen. Die Bewerbung sollte trotzdem die eigene berufliche Laufbahn widerspiegeln.
Verhoeven warnt zugleich davor, jede Absage auf einen Algorithmus zurückzuführen. Wer nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird, muss nicht zwangsläufig an einer automatisierten Auswahl gescheitert sein. Bei mehr Konkurrenz um weniger Stellen kann es auch ohne KI schwieriger werden, eine Einladung zu erhalten.
Wenn Unternehmen mit Schatten-KI arbeiten
Nicht nur Bewerbende nutzen frei verfügbare KI-Anwendungen. Auch in Personalabteilungen greifen Mitarbeitende teilweise auf eigene Lösungen zurück, wenn geeignete Systeme fehlen. Diese sogenannte Schatten-KI kann zum Problem werden, wenn unklar bleibt, nach welchen Kriterien Bewerbungen bewertet werden oder wie personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Die Umfrage zeigt außerdem, dass die menschliche Kontrolle nicht überall selbstverständlich ist. Von den Personalverantwortlichen, die Software oder KI zur Vorauswahl nutzen, geben 11 % an, dass automatisch aussortierte Bewerbungen vor einer Absage nicht mehr von einem Menschen geprüft werden. Bei weiteren 39 % erfolgt die Kontrolle nur stichprobenartig oder im Zweifelsfall. 49 % prüfen nach eigenen Angaben jede aussortierte Bewerbung noch einmal inhaltlich.
63 % aller Befragten befürchten, dass dadurch geeignete Kandidatinnen und Kandidaten verloren gehen.
Verhoeven sieht deshalb die Arbeitgeber in der Pflicht, ihre Recruiting-Teams mit geeigneten Werkzeugen auszustatten und klare Regeln für deren Einsatz zu schaffen. Dazu gehört auch, dass Menschen die Ergebnisse der KI kritisch prüfen.
Rechtlich setzt die Datenschutz-Grundverordnung automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung Grenzen. Bestimmte KI-Systeme zur Bewerberauswahl gelten nach dem AI Act der EU zudem als Hochrisiko-Systeme. Die entsprechenden Pflichten sollen nach dem in der Pressemitteilung genannten Zeitplan ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Bereits bestehende Datenschutzvorgaben müssen Unternehmen unabhängig davon beachten.
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KI soll den Weg zum Vorstellungsgespräch öffnen
Für Verhoeven liegt die Chance der Automatisierung darin, Personalabteilungen von Routineaufgaben zu entlasten. Wenn Software dabei hilft, passende Qualifikationen schneller zu erkennen, müssen Recruiter nicht Hunderte Lebensläufe im Detail lesen. Die gewonnene Zeit sollte in Gespräche mit geeigneten Bewerbenden fließen.
Auch Ingenieurinnen und Ingenieure können KI nutzen, um ihre Unterlagen zu verbessern. Entscheidend ist, dass ihre tatsächlichen Fähigkeiten und Erfahrungen erkennbar bleiben. Eine Bewerbung sollte nicht nur technische Kriterien erfüllen, sondern auch einen Eindruck von der Person vermitteln, die hinter den Qualifikationen steht.
Denn im Arbeitsalltag kommt es nicht allein darauf an, ob ein Lebenslauf zu einer Stellenanzeige passt. Menschen müssen miteinander kommunizieren, Probleme lösen und im Team arbeiten. Der Bewerbungsprozess sollte deshalb nicht an einer automatisierten Vorauswahl enden.
Verhoeven bringt seine Forderung im Gespräch mit ingenieur.de auf den Punkt: „Das Ziel ist am Ende, Mensch soll mit Mensch sprechen, weil später auch Mensch mit Mensch arbeitet.“
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