Bessere Organisation 22.12.2020, 07:01 Uhr

Innovative Software löst bekannte Probleme bei der Pflege

Zahlreiche Vorgaben von Krankenkassen sowie juristische Bestimmungen machen den Arbeitsalltag in stationären Pflege- und Betreuungseinrichtungen sehr komplex. Die Firma Standard Systeme GmbH will mit ihrer Software „vision4care“ die notwendige Unterstützung bieten.

Pflegepersonal mit Tablet in der Hand

Statt dicker Akten und Papierkram bieten Softwarelösungen neue Möglichkeiten in der Pflege.

Foto: panthermedia.net/billiondigital

Das Besondere an der Qualitätsmanagementsoftware „vivsion4care“: Sie beinhaltet eine zentrale Organisationsplattform, ein internes Kommunikationssystem und Intranet. Dabei kann sie mobil abgerufen werden, von jedem Ort, da es eine webbasierte Softwarelösung ist. Dem Unternehmen kam es bei der Entwicklung vor allem darauf an, dass alle wichtigen Informationen für Mitarbeiter und das leitende Personal in einem Tool gebündelt vorliegen, es möglichst intuitiv bedienbar ist und damit auch in der Praxis Mitarbeitern, die wenig software-affin sind, einen guten Zugang bietet.

Eine wichtige Säule im Berufsalltag von Pflegekräften ist ein möglichst lückenloser Informationsfluss. Um diesen zu gewährleisten, gibt es bei „vision4care“ ein internes Nachrichtensystem. Es ermögliche den Mitarbeitern, per SMS miteinander zu kommunizieren und wichtige Informationen auf diesem Weg zu transportieren. Diese SMS könnten sowohl an einzelne Mitarbeiter wie auch an definierte Gruppen gesendet und von diesen empfangen werden.

Rollen und Workflows festlegen, um Abläufe zu automatisieren

Die Software unterstütze auch bei den Materialbestellungen für Wohnbereiche, Kunden oder Einrichtungen. Sie erstelle automatisierte Meldungen, die der für den Einkauf verantwortliche Mitarbeiter erhält. Das soll den Arbeitsprozess und den Austausch vereinfachen und beschleunigen. Ein spezielles Aufgabenmanagement ermögliche es, sowohl Einzelaufgaben für Mitarbeiter als auch wiederkehrende Aufgaben mit verschiedenen Intervallen zur Wiederholung zu erstellen. Dabei könne man auch für bestimmte Rollen einen festgelegten Workflow bestimmen. Der Vorteil: Der Mitarbeiter seien in der Lage, bereits während der Bearbeitung zu erkennen, welche Schritte als nächstes anstehen. Eine Schnellverlinkung ermögliche es, dass alle Benutzer in unterschiedlichen Prozessen dem festgelegten Workflow folgen.

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Die Software böte auch die Möglichkeit, Veranstaltungen und Fortbildungen zu planen. Dabei ließen sich Termine, Inhalte und Teilnehmerlisten über das System verwalten. Das spare Zeit, erleichtere die Organisation und schaffe Übersichtlichkeit in den Prozessen, gibt der Hersteller an. Darüber hinaus gebe es eine Funktion, mit der Besprechungsprotokolle anschaulich erstellt werden. Sie seien für alle Teilnehmer einsehbar. Wenn sie auch einem größeren Personenkreis bekannt sein sollen, könne man sie als News veröffentlichen.

Virtuelles schwarzes Brett bildet wichtige Infos und Neuigkeiten ab

Die Software biete zusätzlich eine Informationsdatenbank, in der wichtige Neuigkeiten für alle Mitarbeiter hinterlegt werden können. Dazu gehören beispielsweise Informationen aus dem Betriebsrat, Mitteilungen und Ankündigen. Ein virtuelles schwarzes Brett ermögliche es, dort Informationen bereit zu stellen – entweder für alle Nutzer oder auch nur für einen bestimmten Personenkreis. Das soll den Austausch vereinfachen, bürokratische Hürden abbauen und am Ende alle Mitarbeiter schneller auf den gleichen Wissensstand bringen. Für die Weiterentwicklung von Themen, zur Unterstützung von Workshops oder anderen Methoden zum Brainstorming gebe es eine Whiteboard-Funktion innerhalb der Software.

Auch bei der Verwaltung von Gebäuden, Fuhrparks und der hauseigenen Technik will das Portal unterstützen. So ließe sich der Verbrauch von Strom, Gas und Wasser pro Verbrauchsstelle in beliebigen Zeitintervallen erfassen und dokumentieren. Prüfvorschriften, Mängelberichte und bevorstehende Termine, zum Beispiel für Inspektionen bei Dienstfahrzeugen, könnten ebenfalls über das System verwaltet werden.

Interaktives Handbuch, Verletzungen während der Arbeit dokumentieren, wichtige Kennzahlen

Da das Unternehmen Standard Systeme GmbH nach eigenen Aussagen nicht nur bei der Dokumentation unterstützen möchte, sondern auch bei der Verbesserung des Qualitäts- und Hygienemanagements, haben die Entwickler im Rahmen der Software auch dafür Möglichkeiten eingebaut: Jede Einrichtung könne ein interaktives Handbuch anlegen, das dem hauseigenen Qualitätsmanagement und individuellen Hygienemanagement diene. Mithilfe eines Editors fügt man eigenen Text oder eine Verlinkung ein, auch eine bereits vorhandene Datei kann verknüpft werden. Für jedes eingegebene Dokument muss ein Kapitel angegeben werden, das für die notwendige Struktur sorgen soll. Mitarbeiter haben die Chance, über das Portal Verbesserungen und Abweichungen zu melden. Diese sammele das System automatisch und leite es an den zuständigen Beauftragten für das Thema weiter.

Mitarbeiter aus dem Leitungskreis könnten alle wichtigen Kennzahlen, Mängel aus den verschiedenen Unternehmensbereichen sowie weitere relevante Informationen über das Portal gezielt abrufen, um alle Themen stets im Blick zu behalten. Entsteht eine Verletzung während der Arbeitszeit oder auf dem Weg dorthin, sei „vivsion4care“ auch dafür geeignet, dieses entsprechend zu dokumentieren.

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Von Nina Draese

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