Das Postfach wird ständig gecheckt, das Handy vibriert – aber wann kommt endlich die Rückmeldung? Und wie lange dauert es eigentlich, bis man den Job wirklich bekommt?
Im Schnitt dauert es 70 Tage, 19 Bewerbungen und 4 Vorstellungsgespräche, bis eine Stelle besetzt ist. Das zeigt der XING Bewerbungsreport 2025, basierend auf 2,5 Millionen Bewerbungen aus dem onlyfy Bewerbungsmanager.
Die Wartezeiten bis zur Einstellung unterscheiden sich stark je nach Branche. Am längsten dauert es in IT & Softwareentwicklung sowie im Ingenieurwesen & Technik, wo es durchschnittlich jeweils 86,8 Tage dauert.
Branchenvergleich:
- Industrie & Maschinenbau: 84,9 Tage bis zur Einstellung, bei durchschnittlich 2,4 Interviews pro Stelle.
- Pflege: 57,9 Tage.
- Remote-Jobs: erhalten im Schnitt 8 Bewerbungen mehr als vergleichbare Stellen ohne Remote-Option.
Längste Dauer von Bewerbung bis Einstellung:
- IT & Softwareentwicklung – 86,8 Tage
- Ingenieurwesen & Technik – 86,8 Tage
- Lehre, Forschung & Entwicklung – 85,1 Tage
- Industrie & Maschinenbau – 84,9 Tage
Der richtige Mix macht’s
Obwohl sich der Arbeitsmarkt aus Sicht vieler Unternehmen etwas entspannt hat, bremst der Fachkräftemangel vor allem in Engpassbranchen weiterhin das Wachstum. Der XING Bewerbungsreport 2025 zeigt: Wer Active Sourcing und Stellenanzeigen kombiniert und dabei verstärkt digitale Plattformen nutzt, kann offene Stellen schneller besetzen. In Pflege- und Gesundheitsberufen wie Kranken- und Altenpflege oder bei Notfallsanitätern dauert es laut Bundesagentur für Arbeit im Schnitt mehr als 80 Tage, bis eine Stelle besetzt ist. Über XING gelingt das deutlich schneller – im Schnitt nach 57,6 Tagen. Als Engpassberufe gelten Jobs, die Unternehmen im Durchschnitt nicht innerhalb von 80 Tagen besetzen können. Auch bei Erziehern und Sozialpädagogen verkürzt XING die Besetzungszeit auf etwa 67 bis 70 Tage, deutlich weniger als die Werte aus der Engpassanalyse.
„Der Vergleich macht deutlich: Der richtige Kanalmix beschleunigt die Besetzung selbst in stark umkämpften Berufsfeldern – und verschafft Unternehmen einen entscheidenden Zeitvorteil im Wettbewerb um Talente“, erklärt Thomas Kindler, Managing Director XING. „Recruiting ist kein Massengeschäft, sondern eine Frage der Zielgenauigkeit“, pointiert der Experte.
Wie viele Bewerbungen pro Stelle? Die Branchen im Vergleich
Der Fachkräftemangel zeigt sich auch an der Zahl der Bewerbungen. Am wenigsten Bewegung gibt es auf der Plattform bei Jobs im Bereich Personaldienstleistungen – hier landen im Schnitt nur 9 Bewerbungen pro Ausschreibung. Die Trefferquote ist ebenfalls niedrig: Für eine Besetzung braucht es im Schnitt 6,4 Interviews. Immerhin geht es schnell – nach etwa 50 Tagen ist die Stelle meist vergeben.
Ähnlich sieht es in Erziehung, Bildung & Wissenschaft (13 Bewerbungen) sowie Gesundheit & Soziales (14 Bewerbungen) aus. Auch hier ist die Auswahl klein, die Besetzung aber oft zügig. Das zeigt: Wenige Bewerbungen bedeuten nicht automatisch lange Wartezeiten – wenn der Bedarf groß ist, entscheiden Unternehmen schneller.
Ganz anders bei kreativen Berufen wie Marketing, Grafikdesign oder PR: Marketing & Werbung kommen auf rund 35 Bewerbungen, Grafikdesign & Architektur auf 32 und Produktmanagement auf 25. Die große Auswahl macht die Entscheidung jedoch aufwendiger und kann die Time-to-Hire verlängern.
Beliebt sind auch Remote-Jobs: Sie bringen im Schnitt acht Bewerbungen mehr ein.
Über alle Branchen hinweg dauert es nach Veröffentlichung einer Stelle im Schnitt 3,2 Tage bis zur ersten Bewerbung (Time-to-First-Application) und 21 Tage bis zum ersten Interview (Time-to-First-Interview). Nach etwa 70 Tagen ist die Position in der Regel besetzt. Durchschnittlich führen 19 Bewerbungen und vier Interviews zu einer Einstellung.
Wie lange warten Unternehmen nach dem ersten Interview?
Besonders auffällig ist, dass ein großer Teil der gesamten Einstellungsdauer nach dem ersten Gespräch liegt. Im Durchschnitt dauert es zwar nur 21 Tage bis zum ersten Interview, doch von diesem Zeitpunkt bis zur finalen Einstellung vergehen oft noch einmal 49 Tage. Diese Verzögerungen entstehen vor allem durch manuelle Abstimmungen, mangelnde Transparenz im Ablauf und langsame interne Kommunikation. Ohne digitale Prozesse zieht sich der Recruiting-Prozess unnötig in die Länge.
„Hier sehen wir ein großes Potenzial zur Effizienzsteigerung“, erklärt Thomas Kindler. „Digitale Bewerbermanagementsysteme helfen, Abstimmungen zwischen Fachabteilungen, HR und Kandidaten zu beschleunigen und reduzieren die Zeit zwischen Interview und Einstellung oft erheblich.
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