Anforderungsmanagement: Erfolgreicher Arbeiten durch richtiges Fragen
Viele Projekte scheitern an mäßigem Anforderungsmanagement. Expertin Denise Seidemann, Principal Solutions Consultant bei dem Tech-Unternehmen PTC, erklärt, was eine gute Anforderung ausmacht, was die häufigsten Fehler sind und gibt Tipps dafür, wie man richtige Fragen formuliert, damit Projekte erfolgreich verlaufen. Und: Wer lernt im Projektmanagement die richtigen Anforderungen zu benennen, der wird auch eine KI mit präzisen Prompts füttern können.
Die Kunst präziser Anforderungen für erfolgreiche Projekte und KI-Entwicklung.
Foto: PantherMedia / Andrii Yalanskyi
Ingenieurinnen und Ingenieure wissen doch selbst, was zu tun ist und brauchen keine großen Worte, um Projekte zum Erfolg zu führen, oder?
Wenn es so einfach wäre! Auch wenn Ingenieurinnen und Ingenieuren dieser Ruf vorauseilt, sollten sie sehr früh klar und detailliert formulieren, was Ziele und Anforderungen an ein Projekt sind. Es ist wichtig, dass das implizite Wissen, das in den Köpfen der Experten steckt, dokumentiert wird. Was mitunter nicht ausreichend berücksichtigt wird ist, dass das Schreiben guter Anforderungen über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts oder Produktes entscheiden kann. Denn unpräzise Anforderungen können zu kostspieligen Fehlern und Verzögerungen führen, weil ein Projekt aus dem Ruder läuft – oder gar ganz scheitert.
Wie läuft es besser?
Wesentlich ist, dass der Projektumfang von Anfang an durch eine saubere Anforderungserstellung gut definiert, dokumentiert und kontrolliert wird. Ein gutes Requirements Engineering beinhaltet das Brainstorming, die Dokumentation, die Analyse und die Priorisierung der Anforderungen. Die müssen außerdem nachvollziehbar sein, um die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern und Interessengruppen zu unterstützen, damit alle am Projekt Beteiligten Änderungen nachvollziehen können. Gerade diese Traceability ist einer der wichtigsten Punkte, um Änderungen durchgehend umzusetzen. Der erste Schritt besteht daher darin, die Aufzeichnung der Anforderungen zu erstellen. Dies ist das wichtigste Mittel, um die Bedürfnisse der Benutzer an die Entwickler zu übermitteln oder zu übersetzen. Außerdem unterstützt eine solche Sammlung von Anforderungen die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern.
Was läuft bei Projekten und im Teamwork oft schief?
Anforderungen zu formulieren ist eigentlich keine allzu schwierige Aufgabe. Dennoch werden oft diese Fehler gemacht:
- Verwendung falscher oder inkonsistenter Terminologie.
- Zu vage oder zweideutige Formulierungen.
- Zu spezifische und wortreiche Formulierungen.
- Beschreibungen, wie etwas zu implementieren ist, anstatt zu beschreiben, was erforderlich ist.
- Falsche Annahmen.
Bei Anforderungen auf die Details achten
Ihre Top-Tipps: Wie formuliert man aussagekräftige Anforderungen?
Ingenieure und Ingenieurinnen müssen auf die Details achten und sicherstellen, dass sie die Anforderungen bestmöglich strukturieren, formulieren und präsentieren. Idealerweise sollte jede Anforderungserklärung diese Elemente enthalten:
- Die Rolle des Benutzers.
- Erklärung, wie der Benutzer von der Anforderung (dem Produkt oder Projekt) profitiert.
- Skizze des gewünschten Zustandes, der mit Hilfe der Anforderung erreicht werden soll.
- Metriken, die das Testen der Anforderungen ermöglichen.
Eine allgemeine Faustregel besagt, dass eine Anforderung wie folgt lauten sollte: Das „Produkt“ soll „etwas“ bereitstellen beziehungsweise ermöglichen, um das „gewünschte Ergebnis“ zu erzielen.
Merkmale einer guten Anforderung
Aber wie lässt sich konkret eine gute Anforderung formulieren, die kleine Fragen offenlässt. Was gehört dazu?
Hier sind acht Punkte zu nennen:
- Notwendigkeit.
Fragen Sie nach den Drei Ws:
• Was werden wir tun?
• Warum tun wir es?
• Wer profitiert davon?Wenn Sie diese Fragen nicht leicht beantworten können, ist es wahrscheinlich, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Benutzer nicht vollständig verstehen. - Klarheit.
Sobald Sie sich vergewissert haben, dass eine Anforderung tatsächlich notwendig ist, können Sie sie aufschreiben. Jetzt ist es unglaublich wichtig, so klar, direkt und unmissverständlich wie möglich zu sein. Einfache Sätze sorgen dafür, dass jeder, der sie liest, ihre Bedeutung auf die gleiche Weise verstehen kann. Vermeiden sollte man: Passiv-Formulierungen, Schlagwörter, Jargon, Abkürzungen, Akronyme oder andere Begriffe, die nicht allgemein bekannt sind (wenn sie aus irgendeinem Grund nicht vermieden werden können, sollten sie in ein Glossar aufgenommen werden), mehrdeutige Adverbien, vage Ausdrücke, die schwer zu prüfen und zu verifizieren sind sowie negative Formulierungen, die beschreiben, was nicht getan werden sollte (beschreiben Sie stattdessen, was getan werden sollte). - Konsistenz.
Hier ein kleiner Trick: Viele Leute sagen, wenn eine Anforderung nicht auf einen Post-it-Zettel passt, ist sie bereits zu lang. Denken Sie kurz und bündig, damit sie möglichst gut lesbar ist. Das macht es den Beteiligten und Entwicklern leichter, die Anforderungen eines Projekts zu organisieren, aufzunehmen und zu analysieren. Die Anforderungen sollten so kurz wie möglich sein, aber dennoch alle erforderlichen Informationen enthalten. Die Verwendung einer inkonsistenten Terminologie bei der Erfassung von Anforderungen kann zu Verwirrung, Fehlern und Verzögerungen führen. Die Erstellung eines Projektglossars zu Beginn des Projekts, in dem Begriffe definiert werden, trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Stellen Sie sicher, dass alle Begriffe aufgelistet sind, sich nicht widersprechen und dass die Sprache der Benutzer und Entwickler übereinstimmt. Hier unterstützen semi-formale Sprachen wie die UML und SysML diesen Prozess. Formuliert beziehungsweise verfeinert man Anforderungen zusätzlich in Diagrammen, hilft das bei der Definition und zum späteren Verständnis aller Projektbeteiligten. - Präzision.
Dies mag ziemlich offensichtlich erscheinen, aber es betont werden. Nur weil Sie davon ausgehen, dass eine Anforderung benötigt wird, heißt das nicht, dass die von Ihnen getroffenen Annahmen auch tatsächlich zutreffend und korrekt sind. - Durchführbarkeit.
Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die Annahmen in der Anforderung korrekt sind, müssen Sie sicherstellen, dass sie technisch machbar sind. Werfen Sie zunächst einen Blick auf das Projektbudget und den Zeitplan und dann auf die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Wenn die Anforderung unter den gegebenen Bedingungen praktisch umgesetzt werden kann, sind Sie startklar. - Prioritäten.
Die Anforderungen sollten nach Typ kategorisiert und dann nach Prioritäten geordnet werden. Die genauen Kategorien hängen von Ihrer Organisation ab, aber die wichtigsten Arten von Anforderungen sind diese:
• Funktionale Anforderungen.
• Nicht-funktionale Anforderungen.
• Geschäftliche Anforderungen.
• System-Anforderungen.
Die Kategorisierung der Anforderungen erleichtert es den Beteiligten, sie durchzulesen, zu verwalten und herauszufinden, welche für ihre Aufgaben am wichtigsten sind. Die Priorisierung der Anforderungen hilft dabei, den Projektumfang und den Zeitplan für die Umsetzung der einzelnen Anforderungen genau festzulegen. - Nachprüfbarkeit.
Ein weiterer Punkt, der bei der Strukturierung von Anforderungen zu beachten ist, ist, dass sie überprüfbar sein sollten. Dies ist ein weiterer Grund dafür, dass die Anforderungen so klar und eindeutig wie möglich sein müssen. Wenn sie voll von vagen Begriffen wie „maximieren“ oder „minimieren“, „einfach“, „flexibel“ oder „sicher“ sind, wird es schwieriger, sie konkret zu überprüfen. - Rückverfolgbarkeit.
Die Rückverfolgbarkeit von Anforderungen bedeutet, dass sichergestellt wird, dass es Verbindungen zwischen Anforderungen und anderen Einheiten im Projekt gibt. Dies ermöglicht es Projektmanagern, Entwicklern und Stakeholdern, den gesamten Lebenszyklus einer Anforderung in alle Richtungen und in Bezug auf andere Komponenten zu dokumentieren und zu verfolgen. Schließlich ermöglicht die Rückverfolgbarkeit die Ermittlung von Unstimmigkeiten, Lücken oder Fehlern bei der Umsetzung von Anforderungen.
Richtige Software für das Anforderungsmanagement
Welche Tools können dabei helfen?
Ganz gleich, ob man Software entwickelt, Produkte konstruiert oder komplexe Projekte managed – die richtige Software für das Anforderungsmanagement ist unerlässlich, um Prozesse zu straffen, die Zusammenarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass die Projektergebnisse die Erwartungen der Beteiligten erfüllen. Software wie Codebeamer von PTC hilft, Komplexität zu bewältigen und Entwicklungsprozesse zu straffen, einschließlich Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Entwicklung, Testen und Qualitätssicherung. Wichtig bei solchen Tools ist unter anderem, dass man Workflows, Felder und Vorlagen an spezifische Projektanforderungen anpassen kann, es konfigurierbare Dashboards und Berichtsfunktionen zur Verfolgung des Projektfortschritts gibt.
Wer richtige Anforderungen formulieren kann, wird gut mit KI zusammenarbeiten können, richtig?
Unbedingt! Denn auch hier gilt: Ein guter Prompt ist klar, präzise und relevant. Er gibt der KI genügend Informationen, um zu verstehen, was von ihr erwartet wird – so wie das auch für die Anforderungen an ein Entwicklerteam gilt. Ein Prompt sollte in klarer und unmissverständlicher Sprache formuliert sein. Also bitte keine langen und wirre Sätze, die mit mehrdeutigen Begriffen durchsetzt sind! Außerdem ist es wichtig, dass man möglichst viel Kontext in die Aufforderung aufnimmt.
Denise Seidemann, Principal Solutions Consultant bei dem Tech-Unternehmen PTC.
Foto: privat
Ihre Top 3-Tipps?
- Spezifisch sein.
Je spezifischer ein Prompt ist, desto genauer wird die Antwort der KI, also eines Sprachmodells wie ChatGPT, sein. Ein guter Prompt muss genug Details enthalten, um die KI in die richtige Richtung zu lenken. - Klare Sprache nutzen.
Fachjargon und komplizierte Formulierungen vermeiden. Das gilt auch für vermeintlich bekannte Abkürzungen und Terminologien. Die KI kann am besten mit klaren und einfachen Anweisungen arbeiten. - Kontext herstellen.
So viel Kontext wie möglich in den Prompt packen – ihn aber damit auch nicht überfrachten. Sich darauf konzentrieren, was der KI hilft, Anforderungen besser zu verstehen und relevantere Antworten zu liefern.
Denise Seidemann beschäftigt sich bei dem Tech-Unternehmen PTC mit den Themen Systems und Software Engineering. Nach ihrem Informatikstudium sammelte sie Erfahrungen im Bereich Digitale Fabrik, sowie Anforderungs- und Software Engineering. Seit mehr als zehn Jahren konzentriert sie sich auf die Zusammenarbeit mit Automobilherstellern und Zulieferern im Bereich Anforderungs- und Testmanagement, sowie modellbasierter Systementwicklung (MBSE) zur Digitalisierung und Vernetzung von Daten, um die steigende Produktkomplexität zu managen.
Ein Beitrag von:
