Personalakte – was hinein gehört und wer es sehen darf
VDI nachrichten, Düsseldorf, 3. 3. 06, cha – Fast jeder Arbeitgeber führt über seine Angestellten Personalakten, sei es in Form der klassischen Akte oder in elektronischer Form. Die Art und Weise der Führung und des Umgangs mit den Akten ist in mehrfacher Hinsicht durch das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers bestimmt.
So darf nicht alles, was der Arbeitgeber als relevant erachtet, Eingang in die Personalakten finden. Zulässiger Inhalt der Personalakten sind ohne weiteres so genannte objektive Unterlagen, also der Arbeitsvertrag, die vom Arbeitnehmer hereingereichten Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Urlaubslisten, Zeugnisse über Weiterbildungen und auch Unterlagen über erfolgte, vom Arbeitgeber zu beachtende Gehaltspfändungen.
Auch subjektive Unterlagen, wie Beurteilungen, Zeugnisse und Abmahnungen gehören in die Personalakte, nicht aber persönliche Aufzeichnungen und Gedanken des Arbeitgebers über die Fähigkeiten oder das Verhalten des Arbeitnehmers.
Ebenso wenig gehören betriebsärztliche Befunde und sonstige ärztliche Unterlagen, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, hinein. Schließlich dürfen nur solche Unterlagen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden, die einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Die Gerichte hatten sich bereits mit Fällen zu beschäftigen, in denen Arbeitgeber die Ehescheidungsakte des Arbeitnehmers zu den Unterlagen genommen hatten selbst vor einer vollständigen Kopie einer Ermittlungsakte hatte ein Arbeitgeber nicht Halt gemacht. Diese und andere Dokumente über das außerdienstliche Verhalten des Arbeitnehmers haben aber grundsätzlich in den Personalakten nichts zu suchen, da sie für das Arbeitsverhältnis keinerlei Relevanz haben.
Die Personalakten sind vom Arbeitgeber vertraulich zu behandeln, sie sind so aufzubewahren, dass sie nicht allgemein zugänglich sind. Zugang zu den Akten ist nur den Sachbearbeitern zu gewähren, wobei der Kreis der mit den Akten beschäftigten Mitarbeiter möglichst gering zu halten ist. Auch darf nicht jeder Sachbearbeiter Einsicht in die gesamte Akte nehmen, sondern nur zu dem jeweils benötigten Teil. Geht es beispielsweise um die Abrechnung der Urlaubstage, sind Abmahnungen und ähnlich sensible Unterlagen entweder herauszunehmen oder in verschlossenen Umschlägen in die Akte zu heften.
Der Arbeitnehmer hat jederzeit das Recht, in die über ihn geführten Akten Einsicht zu nehmen, auch ohne besonderen Anlass. Er kann dabei Abschriften oder Kopien anfertigen und auch ein Betriebsratsmitglied, das insoweit einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegt, hinzuziehen.
Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme wird ergänzt durch Gestaltungsrechte. Der Arbeitnehmer kann – in Grenzen – den Inhalt der Personalakte mitbestimmen. So hat er beispielsweise das Recht, Erklärungen abzugeben, die der Personalakte beizufügen sind. Das ist besonders bei Ermahnungen und Abmahnungen sowie bei negativen Beurteilungen relevant. Der Arbeitnehmer kann zu den enthaltenen Tatsachenbehauptungen und Werturteilen eine Gegendarstellung verfassen.
Der Arbeitnehmer hat schließlich das Recht, Unterlagen aus der Akte entfernen zu lassen. Dieses Tilgungsrecht besteht immer dann, wenn die Unterlagen nicht in die Personalakte gehören, wie beispielsweise Abmahnungen mit unzutreffendem Inhalt. Hat der Arbeitnehmer das Recht, ein Schriftstück entfernen zu lassen, so muss dieses vollständig aus der Akte genommen werden. Diese Selbstverständlichkeit musste das Landesarbeitsgericht Köln noch einmal ausdrücklich feststellen, nachdem ein findiger Arbeitgeber die wegen einiger unzulässiger Passagen gerügte Abmahnung stellenweise überklebt hatte. Damit war dem Arbeitnehmer natürlich wenig geholfen, da – wie es das Gericht genannt hat – die unrichtige Angabe weiterhin als Makel ersichtlich war.
Das Tilgungsrecht besteht schließlich auch hinsichtlich solcher Unterlagen, die ursprünglich rechtmäßig in der Personalakte waren, nach einer gewissen Zeit jedoch an Bedeutung verloren haben und dadurch für das Arbeitsverhältnis irrelevant geworden sind. Das gilt in erster Linie für Abmahnungen, die nach einer gewissen Zeit (regelmäßig nach zwei bis drei Jahren) zu entfernen sind. Der Arbeitnehmer kann seine Einsichts- und Gestaltungsrechte auch mit gerichtlicher Hilfe durchsetzen – ohne dass der Arbeitgeber die Prozessunterlagen zur Personalakte nehmen darf! JASMIN THEURINGER
Die Autorin arbeitet seit 1996 als Anwältin u. a. mit dem Schwerpunkt Arbeitsrecht in der Steuerberatungs- und Anwaltskanzlei Bellinger in Düsseldorf. (Serie wird fortgesetzt.)
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