Fachkräftelücke im öffentlichen Dienst: KI kann einspringen

Eine Studie der Unternehmensberatung McKinsey zeigt, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz im öffentlichen Dienst den Fachkräftemangel deutlich verringern kann. Derzeit fehlen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene rund 550.000 Vollzeitkräfte. Den Studienautoren zufolge hat KI das Potenzial, diese Lücke um bis zu ein Drittel zu verkleinern, was etwa 165.000 Vollzeitstellen entspricht.

Björn Münstermann, Co-Autor der Studie erklärte: „Während bislang nur rund 20 Prozent der Aufgaben bei Tätigkeiten, die die Anwendung komplexen Fachwissens erfordern, Automatisierungspotenzial aufwiesen, können mittels KI nun bis zu 55 Prozent dieser Aufgaben automatisiert erledigt werden“. Das Potenzial sei enorm. Die KI könne die Aufgabenerledigung spürbar erleichtern.

Eine Analyse des ifo-Instituts zeigt, dass der Stellenzuwachs im öffentlichen Dienst nicht allein durch das Bevölkerungswachstum und die daraus resultierenden zusätzlichen Aufgaben für die Behörden erklärt werden kann. Der öffentliche Dienst wächst seit Jahren schneller als die Bevölkerung. Während 2008 noch 55 Beschäftigte je 1000 Einwohner im öffentlichen Dienst tätig waren, waren es 2022 etwa 62, was einem Anstieg von 13 Prozent entspricht.

Chatbot als Kommunikationspartner

Julia Klier, Co-Autorin der Studie, erklärte, dass die Technologie im öffentlichen Dienst bisher hauptsächlich für die bürgerorientierte Kommunikation durch Chatbots eingesetzt werde. Diese Chatbots konnten in ersten Fällen rund die Hälfte der Anfragen übernehmen, die zuvor von Callcentern bearbeitet werden mussten. Weitere Anwendungsgebiete seien das Erstellen von Zusammenfassungen, die Automatisierung von Änderungsanträgen, die bisher manuell bearbeitet wurden, die Generierung neuer Inhalte wie Broschüren sowie die Softwareentwicklung.

In einem Beispiel aus der Studie wird erläutert, dass die Stadt Heidelberg in ihrer öffentlichen Verwaltung das Pilotprojekt „Lumi“ eingeführt hat. Lumi ist ein Chatbot, der Bürgerinnen und Bürgern sowie Besuchern Fragen zur Stadt Heidelberg beantwortet. Anders als einfache Stichwortsuchen simuliert Lumi eine menschliche Konversation.

Seit Beginn der Testphase hat Lumi mehr als 4.500 Gespräche geführt und über 21.000 Fragen beantwortet. Die Themen reichen dabei von klassischen Verwaltungsdienstleistungen wie der Verlängerung eines Personalausweises bis zur Anmeldung eines Hundes.

Effizienz der Verwaltungsabläufe steigern

Der Einsatz von KI in der Verwaltung kann die Effizienz der Verwaltungsabläufe steigern, zur Entlastung der Mitarbeiter beitragen und die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern verbessern. Durch die Automatisierung von Verwaltungsdienstleistungen bei gebundenen Entscheidungen mithilfe regelbasierter KI können diese Leistungen schneller erbracht werden, wodurch Ressourcen geschont werden, die beispielsweise für die Bürgerberatung oder komplexere Verwaltungsverfahren benötigt werden. Nicht zuletzt ermöglicht künstliche Intelligenz (KI) die Analyse, Aufbereitung und Verarbeitung großer Datenmengen.

Zur Ermittlung des durch GenAI realisierbaren Produktivitätspotenzials wurden in der Studie rund 2.100 verschiedene Arbeitstätigkeiten und die dafür erforderlichen Fähigkeiten analysiert. Auf dieser Grundlage ließen sich die Automatisierungs- und Produktivitätspotenziale für etwa 850 Berufe bestimmen. Besonders die Steuer- und Kommunalverwaltungen könnten in der öffentlichen Verwaltung vom Einsatz von GenAI profitieren, da in diesen Bereichen sowohl große Fachkräftelücken bestehen als auch erhebliche Automatisierungspotenziale vorhanden sind. Bereiche wie der Polizeivollzugsdienst sowie Schulen und Kitas bieten dagegen nur geringes Unterstützungspotenzial durch GenAI.

„Durch die Automatisierung von Aufgaben und Tätigkeiten mittels GenAI lässt sich nicht nur der Bedarf an zusätzlichen Fachkräften verringern, sondern Beschäftigte können frei gewordene Arbeitszeit verstärkt den anspruchsvolleren Aufgaben wie der Beurteilung von Ermessensentscheidungen oder dem Bürgerdialog widmen“, kommentiert Julia Klier, Senior Partnerin bei McKinsey und Co-Autorin der Studie. Sie betonte, dass für eine erfolgreiche Implementierung von GenAI in der öffentlichen Verwaltung ein strategischer Ansatz erforderlich sei. Dieser umfasse die Identifikation geeigneter Anwendungsfälle, den Aufbau der notwendigen GenAI-Fähigkeiten bei den Beschäftigten sowie die Berücksichtigung von GenAI-Risiken und Datenschutz.

Sicherheit bei der Nutzung von GenAI in der Verwaltung

In der Studie wird u a. auch darauf hingewiesen, dass Sicherheit bei der Nutzung von GenAI in der Verwaltung eine noch größere Rolle spielt als in privaten Unternehmen. „Bei der Einführung von GenAI-Anwendungen muss immer auch das Thema Risikominimierung mitgedacht werden. Das gilt nicht nur für rechtliche und technologische Risiken, sondern auch die Stärkung von Risikobewusstsein bei den Beschäftigten“, erklärt Julian Kirchherr, Partner bei McKinsey und ebenfalls Co-Autor der Studie.

Hier sind besonders zwei Risiken zu beachten:

• Vertrauliche Behördendaten könnten an die Öffentlichkeit gelangen oder gestohlen werden, wenn Verwaltungsmitarbeiter diese versehentlich in KI-Modelle eingeben.
• Ergebnisse, die veraltete, unvollständige oder ungenaue Informationen (sogenannte Halluzinationen) enthalten, könnten das Vertrauen der Öffentlichkeit in staatliche Dienstleistungen gefährden.