Als Grundregel gilt: informativ, freundlich, klar und im besten Fall gut in Erinnerung bleibend. Speziell für Berufseinsteiger gilt, erkundigen Sie sich bei Ihren Kolleginnen und Kollegen, wie das im Unternehmen gehandhabt wird.
Vorsicht bei Witzigkeiten – das kommt nicht gut an
Ein absolutes No-Go sind Formulierungen, die keinerlei Mehrwert bieten. „Ich bin nicht da und melde mich, wenn ich zurück bin“, hilft zum Beispiel keinem. Oder auch Witzigkeiten wie „Ich liege in der Sonne und kann dir gerade nicht weiterhelfen“ sind in professionellen Kontexten absolut zu vermeiden. Sie sind zwar nicht da, aber Ihre Nachricht. Sie geht an Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzte, die Kundschaft und Stakeholder. Also sollte Sie sich genau überlegen, was und wie Sie kommunizieren wollen.
Abwesenheitsnotiz sollte die wichtigsten Fakten vermitteln
Grundsätzlich gilt, ein Abwesenheitsassistent sollte die wichtigsten Fakten vermitteln, denn auch wenn Sie in die Pause gehen, das Geschäftsleben geht weiter.
Hier sind die wichtigsten Tipps:
- Ab wann sind Sie wieder erreichbar. Das ist wichtig, denn dann kann man entscheiden, ob sich das Warten lohnt oder ob man einen Ersatzkontakt nutzen muss.
- Benennen Sie eine Vertretung und geben Sie die entsprechenden Kontaktdaten an. Sprechen Sie das vorher ab und vermeiden Sie ein Abwesenheits-Ping-Pong. Nichts ist für die, die den Alltag aufrechterhalten so nervig wie die Weiterleitung von einem Abwesenheitsassistenten zum nächsten.
- Erklären Sie, was mit Ihren Mails während Ihrer Abwesenheit passiert. Werden sie weitergeleitet, gelöscht oder bearbeitet?
- Erklären Sie, was passiert, wenn Sie wieder da sind. Beantworten Sie dann die Mails oder soll man sich noch mal bei Ihnen melden, wenn sich die Anfrage bis dahin nicht erledigt hat? Sorgen Sie für Klarheit.
- Überprüfen Sie den Abwesenheitsassistenten noch mal auf Fehler. Nichts ist so unprofessionell wie eine fehlerhafte Nachricht, die über Wochen Ihre Vertretung ist und an Kunden, Vorgesetzte und Stakeholder geht.
- Vermeiden Sie witzige Formulierungen, Ihre Kollegen mögen das verstehen, ihre Vorgesetzten und Kunden möglicherweise nicht.
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Sie sind im Urlaub – schalten Sie mal ab
Und last but not least, vermeiden Sie Formulierungen wie „Ich lese meine Mails unregelmäßig“. Damit ist keinem geholfen und am wenigsten Ihnen. Sie haben sich den Urlaub verdient und Sie sollten ihn nutzen, um sich zu erholen und sich mit Familie, Freunden und Abenteuern zu beschäftigen. Untersuchungen zeigen, dass die Menschen, die ständig im Urlaub erreichbar sind und Ihre Mails checken, deutlich häufiger an Erschöpfung und Schlafproblemen leiden. Die Arbeitswelt dreht sich auch mal drei Wochen ohne Sie weiter, Ihr Abwesenheitsassistent regelt das für Sie.
In diesem Sinne: Schöne Ferien.
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