Firmenwagen rein beruflich? – Experte klärt auf

Doch so einfach ist es nicht mit dem Firmenwagen, denn dabei muss man einige steuerliche Aspekte beachten. Darüber sprechen wir mit Prof. Dr. Christoph Juhn. Er ist Experte für Steuerrecht und geschäftsführender Partner der Kanzlei JUHN Partner.

Wie wird ein Firmenwagen steuerlich behandelt, wenn er ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird?

Steuerlich birgt die rein berufliche Nutzung eines Firmenwagens wesentliche Vorteile. Da der Wagen nur im Dienst gefahren wird, entfällt die Besteuerung des sogenannten geldwerten Vorteils aufgrund privater Nutzung.

Kann ein Unternehmen einem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, ohne dass dieser privat genutzt wird?

Prinzipiell kann ein Unternehmen einem Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellen, ohne dass es zur privaten Nutzung freigegeben wird. Hier gilt es klare Regeln zur Nutzung des Fahrzeugs zu etablieren. Dabei muss beispielsweise auch deutlich werden, dass ein ausdrückliches Verbot auch gelegentliche Privatfahrten umfasst ebenso wie Trips zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte. In einer Dienstwagenrichtlinie oder im Überlassungsvertrag für den Wagen sollte außerdem stehen, wie die Firma mögliche Verstöße sanktioniert.

Firmenwagen mit 1% Regelung

Welche steuerlichen Anforderungen gibt es, wenn der Mitarbeiter kein Fahrtenbuch führt?

Führt ein Mitarbeiter kein Fahrtenbuch, hängt die Steuerlast zunächst immer davon ab, wie das Fahrzeug genutzt wird und welchen Antrieb der Dienstwagen hat. Kommt ein reiner Verbrenner auch außerhalb des Jobs für nicht berufliche Zwecke zum Einsatz, gilt die Nutzung des Autos steuerlich als Sachbezug und damit als geldwerter Vorteil.

Diese Regelung trifft übrigens auch Geschäftsführer einer GmbH, denn arbeitsrechtlich gesehen sind sie lediglich Angestellte. Entsprechend berechnet sich der Anteil der privaten Nutzung alternativ zum Fahrtenbuch üblicherweise pauschal mit der 1-%-Regelung. Pro Monat wird dabei 1 Prozent des Fahrzeuglistenpreises (brutto) veranschlagt. Für Trips zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöht sich der Betrag noch einmal um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer.

Für GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer besteht jedoch die Möglichkeit, einen Dienstwagen auch für private Zwecke zu nutzen, ohne dass dabei Steuern anfallen, wenn die Überlassung des Fahrzeugs im Rahmen eines Mietvertrags geschieht. Dazu kauft der Gesellschafter einen Pkw aus privaten Mitteln und vermietet ihn partiell an die eigene GmbH. In der Mietvereinbarung lässt sich beispielsweise festhalten, dass die GmbH den Dienstwagen zu 90 % nutzen darf, während die restlichen 10 % der privaten Nutzung des Gesellschafters dienen. Das Argument ist hier: Die private Nutzung des Autos geschieht auf Basis der Tatsache, dass der Gesellschafter auch wirtschaftlicher Eigentümer des Fahrzeugs ist, weshalb die Nutzung nicht besteuert wird. Entsprechend findet weder die Fahrtenbuchmethode noch die 1-%-Regel Anwendung. Gleichzeitig besteht bei einer solchen Lösung die Option, die Nutzung des Autos von der GmbH für betriebliche Zwecke zu 90 % als Betriebskosten zu verbuchen. Dazu zählt auch das Entgelt, das die GmbH dem Gesellschafter für die Überlassung seines Fahrzeugs zahlt.

Trips mit den Firmenautos tracken

Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass ein Firmenwagen tatsächlich nur für dienstliche Zwecke genutzt wird, um die steuerlichen Vorteile zu wahren?

Um sicherzustellen, dass ein Firmenwagen nur dienstlich im Einsatz ist und die steuerlichen Vorteile gewahrt bleiben, können Unternehmen ganz unterschiedliche Maßnahmen ergreifen. Neben den bereits erwähnten klaren Regeln kommen in Betrieben beispielsweise GPS- oder Telematik-Systeme zum Einsatz, um Trips mit den Firmenautos zu tracken. So lässt sich unter anderem feststellen, ob ein Wagen außerhalb der Arbeitszeiten in Gebrauch ist. Voraussetzung für die Nutzung einer solchen Technik ist allerdings die Beachtung der Datenschutzbestimmungen.

Das könnte eine erhebliche Nachzahlung nach sich ziehen

Welche Konsequenzen hat es, wenn der Mitarbeiter den Firmenwagen doch privat nutzt, ohne dies korrekt zu dokumentieren?

Unabhängig davon, wie arbeitsrechtliche Sanktionen in der firmeneigenen Richtlinie ausgestaltet sind, hat ein Verstoß vor allem steuerliche Konsequenzen – und das sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen. Geht das Finanzamt davon aus, dass ein Firmenwagen undokumentiert auch für private Zwecke genutzt wird, kann die Behörde nachträglich über die 1-%-Regelung eine pauschale Besteuerung des geldwerten Vorteils ansetzen. Und das sogar über mehrere Jahre hinweg, was eine erhebliche Nachzahlung nach sich zieht. Außerdem darf der Fiskus sogenannte Säumniszinsen in Höhe von 0,5 % pro Monat für die nicht ordnungsgemäß abgeführten Abgaben verlangen. Gibt es Anzeichen für eine bewusste Umgehung der Steuerpflicht, sehen sich Unternehmen schnell mit der Steuerfahndung konfrontiert, die solche Verstöße als Steuerhinterziehung ahndet, was unter Umständen sogar strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringt.

Gibt es eine Möglichkeit, die private Nutzung des Firmenwagens ohne Fahrtenbuch zu versteuern?

Bei einer privaten Nutzung kommt die Besteuerung des sogenannten geldwerten Vorteils zum Tragen. Dabei fallen für Arbeitnehmer Abgaben an, deren Höhe sich üblicherweise mit der sogenannten 1-%-Regelung oder über die Fahrtenbuchmethode ermitteln lässt.

Wie wirkt sich die Nutzung eines Firmenwagens ohne Privatnutzung auf die Gehaltsabrechnung aus?

Auf der Gehaltsabrechnung wird bei einem Firmenwagen ohne Privatnutzung in der Regel keine zusätzliche Position für die Fahrzeugnutzung ausgewiesen. Da kein geldwerter Vorteil zu versteuern ist, gibt es auch keinen entsprechenden Abzug oder Zusatz in der Abrechnung. Die Gehaltsabrechnung bleibt also unverändert und entspricht in dieser Hinsicht jener von Mitarbeitern, die mit privaten oder öffentlichen Mitteln zur Arbeit kommen.

Was sind die steuerlichen Implikationen, wenn ein Fahrzeug als „geschlossener Poolwagen“ zur Verfügung gestellt wird?

Um steuerliche Vorteile von einem „geschlossenen Poolwagen“ zu erhalten bzw. die Besteuerung eines geldwerten Vorteils zu vermeiden, gelten bestimmte Voraussetzungen. So wird ein solches Fahrzeug in der Regel von mehreren Mitarbeitern gemeinschaftlich, ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt und steht ihnen lediglich während der Arbeitszeit zur Verfügung. Entsprechend braucht es wieder klare Regeln für die Nutzung des Wagens und eine Dokumentationsrichtlinie. Außerdem sollte das Fahrzeug auch auf dem Betriebsgelände abgestellt werden. Parkt das Auto dauerhaft vor dem Haus eines Mitarbeiters, könnte das auf eine private Nutzung hindeuten und steuerliche Vorteile gefährden.

Sind Unternehmen verpflichtet, für die Nutzung des Fahrzeugs (auch ohne Privatnutzung) eine pauschale Steuerzahlung zu leisten?

Unternehmen sind nicht generell verpflichtet, für die Nutzung eines ausschließlich beruflich genutzten Fahrzeugs eine pauschale Steuer als Lohnsteuer für ihre Mitarbeiter abzuführen. Nur wenn eine private Nutzung zugelassen ist oder nachgewiesen wird, dass Fahrten zur Wohnung des Arbeitnehmers stattfinden, werden solche Abgaben ans Finanzamt relevant. Umso wichtiger ist ein sauber geführtes Fahrtenbuch oder eine interne Dokumentation der beruflichen Nutzung. Das schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter vor möglichen Forderungen des Finanzamts.

E-Auto als Firmenwagen?

Wie könnte die steuerliche Behandlung von Dienstwagen in der Zukunft aussehen, vor allem im Hinblick auf Elektrofahrzeuge und neue Mobilitätslösungen?

In der steuerlichen Behandlung von Dienstwagen wird sich angesichts der verstärkten Förderung von Elektromobilität und neuen Mobilitätslösungen vermutlich einiges ändern. Günstiger ist es in Sachen Steuer bereits jetzt, wenn es sich bei dem Firmenwagen um einen Plug-in-Hybrid oder ein Elektroauto handelt. Anstatt der 1-%-Regel kann bei Ersterem gemäß des Bruchteilsansatzes der Bruttolistenpreis zur Hälfte angesetzt werden, etwa, wenn das Fahrzeug eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm pro Kilometer hat. Bei einem neu angeschafften Stromer (nach dem 31.12.2023) sinkt die Bemessungsgrundlage sogar auf 25 % – vorausgesetzt, der Listenpreis bleibt unterhalb der aktuellen Bemessungsgrenze von 70.000 Euro. Wird der Kabinettsentwurf für den Bundeshaushalt 2025 beschlossen, soll dieser Wert sogar auf 95.000 Euro steigen, sodass auch Fahrer von Premiumwagen von dem vergünstigten Ansatz profitieren. Bisher zeigt sich der Gesetzgeber hier weniger großzügig. Bei E-Autos, die teurer als 70.000 Euro sind, darf die Besteuerung gemäß Bruchteilsansatz lediglich um die Hälfte reduziert werden, sofern die Anschaffung hierfür in die Zeit zwischen Januar 2019 und Dezember 2030 fällt.