Elektronische Rechnungen sind ab 2025 im B2B-Bereich Pflicht. Mit der Büro- und Projektmanagement-Software Weise-Control von Weise Software können E-Rechnungen angezeigt und verarbeitet sowie rechtskonform erstellt und archiviert werden.
E-Rechnungen anzeigen, erstellen und verarbeiten
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen von Unternehmen an inländische Unternehmen (B2B) in einem strukturierten digitalen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und archiviert werden. Das strukturierte Datenformat muss eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen und der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Das ermöglicht eine medienbruchfreie Rechnungsbuchung, prüfung und freigabe, die Büroprozesse rationalisiert, Kosten senkt und die Umwelt schont. Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnung und sind für ab 2025 erbrachte Leistungen nicht mehr zulässig. Bis Ende 2027 geltende Übergangsregelungen bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers. Da die neue E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmen gilt, müssen jetzt auch viele Architektur- und Ingenieurbüros ihre Prozesse und gegebenenfalls Software-Werkzeuge anpassen.
Weise-Control erfüllt E-Rechnungspflicht ab 2025
Erfüllt werden die ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben zum Beispiel von Weise-Control. Die Büro- und Projektmanagement-Software (BMSP) von Weise Software kann E-Rechnungen bereits seit 2020 erstellen. Mit der aktuellen Version 2025 können E-Rechnungen in den normkonformen, strukturierten und maschinenlesbarem Formaten X-Rechnung, ZUGFeRD und Faktur-X jetzt auch angezeigt und verarbeitet werden. Zudem vereinfacht Weise-Control in Verbindung mit dem optionalen Modul HOAI/GoBD auch eine revisionssichere Rechnungsablage und Archivierung von E-Rechnungen nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Ein Anwesenheits-Dashboard, inklusive Kontaktdaten zur schnellen Mitarbeiter-Erreichbarkeit, eine Projektzeiten- und Mitarbeitereinsatzplanung und eine Zeiterfassung mit automatischer Transponderdaten-Übernahme sind weitere Neuerungen.
Jetzt auch mit KI-Unterstützung
Ein neu integrierter KI-Assistent erleichtert zudem den Büroalltag – durch eine automatische Untergliederung von Auftragspositionen inklusive Aufwands-und Stundenschätzung, den Vorschlag von Sollzeitplänen, die Erzeugung oder Übersetzung von Detailbeschreibungen sowie den Entwurf von Anschreiben und Abschlusstexten für Angebote und Rechnungen. Weise-Control 2025 wird vollständig lokal auf dem Computer oder Server des Anwenders installiert. Dieses Software-Konzept bietet viele Vorteile: einen Offline-Zugriff auf Büro- und Projektdaten, eine Zugriffsmöglichkeit auf lokale Ressourcen wie beispielsweise Drucker, Kameras etc., eine vollständige Kontrolle über die eigenen Daten, mehr Datensicherheit und Datenschutz. Zudem ist die Kaufsoftware gegenüber vielen Miet- oder Abo-Modellen kostengünstiger.
Weitere Programme
Über das Programm Weise-Control 2025 hinaus bietet Weise Software mit den Programmen für die Bauzeitenplanung, Bautagebuch- oder Fluchtplan-Erstellung, das SiGe-, Dokumenten- oder Kundenmanagement zahlreiche weitere, ineinander greifende Lösungen für Planer aus einer Hand. Neu ist auch das Programm E-Rechnung 2025, das speziell für die rechtskonforme Abrechnung von Pauschal- und Zeithonoraren (ohne HOAI) konzipiert wurde.
