Fast ein Tag pro Woche weg: Warum Projektleiter kaum zum Planen kommen

In deutschen Dienstleistungsunternehmen verbringen Projekt- und Betriebsleitende laut einer aktuellen Studie fast einen ganzen Arbeitstag pro Woche mit Ineffizienzen und ungeplanten Aufgaben. KI soll dabei helfen, Projekte besser zu steuern und Risiken früher zu erkennen.

Projekt- und Betriebsleitende in deutschen Dienstleistungsunternehmen verwenden nach einer Studie von Vanson Bourne im Auftrag des Softwareanbieters Unit4 rund 15 % ihrer Arbeitszeit auf Ineffizienzen und ungeplante Aufgaben. Bei einzelnen Projekten machen solche ungeplanten Aktivitäten demnach etwa 27 % der Projektzeit aus. Diese Zeit fehlt dann für die eigentliche Planung und Steuerung von Projekten.

Für Unternehmen kann das teuer werden. 80 % der Befragten geben in der Untersuchung an, dass operative Ineffizienzen die finanzielle Entwicklung ihres Unternehmens beeinträchtigen. Für Finanzverantwortliche stellt sich damit die Frage, wie sich Projekte besser planen, Ressourcen gezielter einsetzen und Probleme früher erkennen lassen.

KI soll Projekte früher auf Risiken prüfen

Künstliche Intelligenz wird dabei von den Befragten vor allem als Werkzeug für bessere Entscheidungen gesehen. 61 % sehen Potenzial darin, mithilfe von KI mehr Transparenz über die Projekt- und Finanzleistung zu schaffen. 58 % erwarten Unterstützung dabei, Risiken für die Kundenzufriedenheit während eines Projekts früher zu erkennen. 53 % nennen die Planung und Verteilung von Ressourcen als wichtigen Einsatzbereich.

Damit verschiebt sich der Blick auf KI: Es geht nicht nur darum, einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren. Die Technologie soll Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammenführen und damit schneller sichtbar machen, wenn ein Projekt aus dem vorgesehenen Rahmen läuft.

Für Projektleitende könnte das beispielsweise bedeuten, dass sich Abweichungen bei Kosten, Zeitaufwand oder verfügbaren Mitarbeitenden früher erkennen lassen. Probleme müssen dann nicht erst sichtbar werden, wenn ein Projekt bereits in Verzug geraten ist.

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Vernetzte Daten statt einzelner Softwarelösungen

Bei der technischen Ausstattung sehen die Befragten Nachholbedarf. 59 % wünschen sich integrierte Systeme für Projekt-, Finanz- und Ressourcenmanagement. 57 % halten einfachere und intelligentere Lösungen für Zeiterfassung und Stundenzettel für wichtig. Bei 55 % stehen automatisierte oder KI-gestützte Prozesse für das Spesenmanagement weit oben auf der Liste.

Für Unternehmen wird damit die Frage wichtiger, wie ihre Daten zusammengeführt werden können. KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen. Eine bessere Datengrundlage ist deshalb eine Voraussetzung dafür, dass Unternehmen die Technologie für Planung und Steuerung von Projekten sinnvoll einsetzen können.

Für Finanzverantwortliche geht es bei ineffizienten Abläufen nicht allein um verlorene Arbeitszeit. Entscheidend ist, welche Folgen diese Zeitverluste für Umsatz und Margen haben. „Für CFOs geht es längst nicht mehr nur darum, wie viel Zeit verloren geht, sondern was diese verlorene Zeit für Umsatz, Margen und künftiges Wachstum bedeutet“, sagt Laura Gidley, Deputy CFO bei Unit4.

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Verlorene Arbeitszeit bremst Projekte und Wachstum

Die Zahlen der Studie zeigen, wie groß das Problem aus Sicht der Befragten ist: 68 % geben an, dass ein beträchtlicher Teil ihrer Arbeitszeit für Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung verloren geht. 80 % sehen dadurch negative Auswirkungen auf das finanzielle Ergebnis ihres Unternehmens.

Die Folgen reichen laut Studie bis zur Auftragsabwicklung. 66 % der Befragten berichten von spürbaren oder erheblichen Einschränkungen bei der Übernahme neuer Aufträge. Ebenfalls 66 % sehen negative Auswirkungen auf die Projektrentabilität und die Margen. Bei 63 % leidet demnach die Produktivität der Mitarbeitenden.

Gidley sieht deshalb vor allem in der Verbindung von Finanz-, Projekt- und Ressourcendaten einen Ansatzpunkt. Unternehmen könnten dadurch Risiken früher erkennen und Entscheidungen auf einer breiteren Datengrundlage treffen. „KI entfaltet ihr volles Potenzial, wenn sie auf vernetzten Daten aufbaut“, sagt die Unit4-Managerin.

Für Unternehmen bedeutet das: Nicht jede Aufgabe, die sich automatisieren lässt, hat automatisch einen großen wirtschaftlichen Effekt. Interessanter ist die Frage, ob sich mit den verfügbaren Daten Probleme bei Projekten früher erkennen lassen – etwa bevor Verzögerungen, zusätzliche Kosten oder sinkende Margen entstehen.

Die Studie wurde von Vanson Bourne im Auftrag von Unit4 durchgeführt. Sie untersucht die Situation von Dienstleistungsunternehmen und deren Umgang mit operativen und finanziellen Prozessen. Wichtig zur Einordnung: Unit4 bietet selbst Software für Projekt- und Finanzsteuerung an.

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